Meeting & Agenda (Part 2)

Sinopse

Um estudo do Instituto de Tecnologia de Massachusetts mostrou que, como a maioria dos profissionais trabalha em média 45 anos, é provável que você passe 22 anos em reuniões. A menos que você tome controle e faça valer cada minuto. Garanta que suas reuniões sejam produtivas com nossa apresentação Meeting & Agenda (Part 2) e use-a para economizar horas de trabalho para você e seus colegas e sempre atingir seus objetivos. Para ainda mais opções de slides, confira nosso Meeting & Agenda deck.

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Aplicação

Steven G. Rogelberg, o professor da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte, diz que uma reunião eficaz é tudo sobre a pauta certa, e a pauta certa é tudo sobre fazer as perguntas certas antes, durante e após a reunião. Ele sugere as seguintes táticas para alcançar isso em seu artigo para Harvard Business Review (HBR):

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• Elabore perguntas que sejam específicas e desafiadoras – pesquisas mostram que metas difíceis, mas alcançáveis, são os tipos de metas mais motivadoras. "Da mesma forma, as perguntas da pauta devem ser projetadas para desafiar, mas não serem tão absurdas que os participantes deixem de levá-las a sério e experimentem frustração", diz Rogelberg.
• Colabore para identificar o que realmente importa – para identificar as perguntas certas, o líder de uma reunião deve primeiro gerar perguntas potenciais a partir de seu ponto de vista; em seguida, peça aos participantes que contribuam enquanto a pauta está sendo criada. Depois que suas próprias perguntas potenciais para a reunião são definidas e as percepções dos participantes são coletadas, reflita cuidadosamente sobre o valor e a importância estratégica de cada pergunta e exclua as perguntas que são menos importantes.
• Privilegie as perguntas mais importantes primeiro – estudos mostram que o conteúdo no início de uma pauta recebe quantidades desproporcionais de tempo e atenção, independentemente de sua importância, diz Rogelberg. Portanto, coloque suas perguntas mais convincentes no início da reunião. "Isso não só garantirá a cobertura de questões-chave; também é uma maneira de captar rapidamente a atenção dos participantes e transmitir o valor da reunião. E embora seja bom começar uma reunião com 5 minutos ou mais de notícias e notas, depois que isso terminar, dedique-se totalmente a abordar as perguntas mais desafiadoras, importantes e vexatórias", ele recomenda.
• Execute a pauta – quando suas perguntas estão finalizadas, distribua a pauta da reunião com antecedência, para que os participantes tenham tempo para se preparar para as perguntas a serem abordadas em uma reunião. Rogelberg também incentiva os líderes de reuniões a incluir a pauta da reunião diretamente no convite para a reunião, para que seja fácil de localizar; em seguida, execute a pauta.Rogelberg diz: "Os líderes mais bem-sucedidos não apenas consideram o que deve ser abordado em uma reunião, mas também como abordar cada item."

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Conselho de especialista

Coletamos citações dos líderes empresariais mundiais sobre reuniões que fornecem conselhos brilhantes e aplicáveis:

• Elon Musk: – "Se você não está agregando valor a uma reunião, saia ou desligue a chamada."
• Bill Gates: – "Você tem uma reunião para tomar uma decisão, não para decidir sobre a questão."
• Jason Fried: – "As reuniões devem ser como sal – um tempero polvilhado com cuidado para realçar um prato, não derramado imprudentemente sobre cada garfada. Muito sal destrói um prato. Muitas reuniões destroem o moral e a motivação."
• Mark Zuckerberg: – "pede às pessoas que enviem materiais com antecedência para que [a equipe] possa usar o tempo para discussão," e "[as equipes do Facebook] tentam ser claras sobre [seu] objetivo quando [eles] se sentam para uma reunião – estão [eles] na sala para tomar uma decisão ou para ter uma discussão?" diz a Diretora de Operações do Facebook, Sheryl Sandberg.
• Sundar Pichai: – "[...] Eu não sei como estar em uma reunião e participar e estar no email ao mesmo tempo. Eu vejo algumas pessoas fazendo isso de forma mais eficaz. Eu nunca descobri isso."
• Jeff Bezos: – "[Na Amazon], nós lemos [...] memorandos, silenciosamente, durante a reunião. É como uma sala de estudos. Todos se sentam ao redor da mesa, e lemos silenciosamente, geralmente por cerca de meia hora, o tempo que nos leva para ler o documento. E então discutimos."
• Tim Cook: – "Quanto mais longa a reunião, menos se realiza.""

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