मैसाचुसेट्स इंस्टीट्यूट ऑफ टेक्नोलॉजी की अध्ययन ने दिखाया कि क्योंकि अधिकांश पेशेवरों का काम औसतन 45 वर्षों तक होता है, आप संभवतः 22 वर्षों तक बैठकों में बिताएंगे। जब तक आप नियंत्रण में नहीं लेते और हर मिनट का महत्वपूर्ण उपयोग नहीं करते। हमारे मीटिंग और एजेंडा (भाग 2) प्रस्तुति के साथ अपनी बैठकों को उत्पादक बनाएं और इसे अपने और सहयोगियों के लिए काम के घंटों की बचत करने के लिए उपयोग करें और हमेशा अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें। और अधिक स्लाइड विकल्पों के लिए, हमारे Meeting & Agenda डेक की जांच करें।
The Meeting & Agenda presentation aligns with the goal of efficient time management in professional settings by providing a structured format for meetings. This structure helps to keep the meeting focused and on track, reducing the likelihood of unnecessary tangents or discussions. Additionally, the presentation can help to clearly define the goals of the meeting, ensuring that all participants are aware of what needs to be achieved. This can lead to more productive discussions and a more efficient use of time.
Without specific resources to compare with, it's challenging to provide a direct comparison. However, the Meeting & Agenda presentation is designed to make meetings more productive and engaging. It can save hours of work and help reach meeting goals. It's effectiveness would depend on how well it's utilized and the specific needs of the user. Comparatively, other resources may offer different features or approaches, but without specific examples, a detailed comparison isn't possible.
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अनुप्रयोग
स्टीवन जी. रोगेलबर्ग, नॉर्थ कैरोलिना यूनिवर्सिटी शार्लट के चांसलर के प्रोफेसर, कहते हैं कि एक प्रभावी बैठक सही एजेंडा के बारे में होती है, और सही एजेंडा बैठक से पहले, दौरान और बाद में सही प्रश्न पूछने के बारे में होता है। उन्होंने अपने लेख में हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू (HBR)[/italic] के लिए इसे प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित तकनीकों का सुझाव दिया है:
Steven G. Rogelberg's tactics enhance business strategy by improving the effectiveness of meetings. He emphasizes the importance of having the right agenda, which is achieved by asking the right questions before, during, and after the meeting. This approach ensures that meetings are productive, goal-oriented, and engaging, which in turn contributes to the overall business strategy by facilitating better decision-making, improving communication, and fostering collaboration.
I'm sorry, but as this is a general question and answer service, we do not have access to specific case studies. However, Steven G. Rogelberg's tactics for effective meetings are widely recognized and implemented in various organizations. His emphasis on the right agenda and asking the right questions before, during, and after the meeting has proven to be effective in making meetings more productive. You may find specific case studies demonstrating the effectiveness of his tactics in business and management journals or by reaching out to organizations that have implemented his tactics.
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विशिष्ट और चुनौतीपूर्ण प्रश्नों का निर्माण करें[/bold] - अनुसंधान दिखाता है कि कठिन, लेकिन प्राप्य लक्ष्य सबसे प्रेरणादायक प्रकार के लक्ष्य होते हैं। "उसी तरह, एजेंडा प्रश्नों का निर्माण चुनौतीपूर्ण होना चाहिए, लेकिन इतना अत्यधिक नहीं होना चाहिए कि उपस्थितियों को उन्हें गंभीरता से नहीं लेने की और निराशा महसूस करने की स्थिति हो, रोगेलबर्ग कहते हैं।[/item][/item]
वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है, उसे पहचानने के लिए सहयोग करें[/bold] - सही प्रश्नों की पहचान करने के लिए, एक बैठक के नेता को पहले अपने दृष्टिकोण से संभावित प्रश्नों का उत्पादन करना चाहिए; फिर एजेंडा तैयार किया जा रहा होता है, तब उपस्थितियों से इनपुट मांगें। जब आपके स्वयं के संभावित बैठक प्रश्न परिभाषित हो जाते हैं और उपस्थितियों से प्राप्त सूचनाओं का संग्रहण किया जाता है, तो प्रत्येक प्रश्न के मूल्य और सामरिक महत्व पर सावधानीपूर्वक विचार करें, और कम महत्वपूर्ण प्रश्नों को बाहर कर दें।[/item]
सबसे महत्वपूर्ण प्रश्नों को पहले अधिकार दें[/bold] - अध्ययन दिखाते हैं कि एजेंडा की शुरुआत में सामग्री को अनुपातहीन मात्रा में समय और ध्यान मिलता है, चाहे इसका महत्व हो या नहीं, रोगेलबर्ग कहते हैं। इसलिए अपने सबसे आकर्षक प्रश्नों को बैठक की शुरुआत में रखें। "यह न केवल मुख्य मुद्दों की कवरेज की आश्वासन देगा; यह उपस्थितियों का ध्यान त्वरित रूप से आकर्षित करने और बैठक के मूल्य को संचारित करने का एक तरीका भी है। और जबकि यह ठीक है कि बैठक की शुरुआत 5 मिनट या उससे अधिक समय की खबरों और नोट्स के साथ करना, उसके बाद, सबसे चुनौतीपूर्ण, महत्वपूर्ण, और परेशान करने वाले प्रश्नों का समाधान करने में पूरी तरह से लग जाएं," वह सिफारिश करते हैं।[/item]
एजेंडा पर कार्यान्वयन करें[/bold] - जब आपके प्रश्न अंतिम रूप ले लेते हैं, तो बैठक का कार्यक्रम पहले ही वितरित कर दें, ताकि उपस्थितियों के पास बैठक में संबोधित किए जाने वाले प्रश्नों के लिए तैयारी करने का समय हो। रोगेलबर्ग बैठक के नेताओं को यह भी प्रोत्साहित करते हैं कि वे बैठक के निमंत्रण में सीधे बैठक का कार्यक्रम शामिल करें ताकि इसे आसानी से खोजा जा सके; फिर एजेंडा पर कार्यान्वयन करें।रोगेलबर्ग कहते हैं: "सबसे सफल नेता न केवल यह विचार करते हैं कि बैठक में क्या शामिल होना चाहिए, बल्कि प्रत्येक मद को कैसे कवर करना है।"[/item]
Not prioritizing important questions in a meeting agenda can lead to several negative consequences. Firstly, it can result in a lack of focus during the meeting, as attendees may spend disproportionate amounts of time on less important topics. This can lead to key issues being overlooked or not given the attention they require. Secondly, it can lead to frustration among attendees, particularly if they feel their time is being wasted on irrelevant discussions. Lastly, it can impact the overall productivity and effectiveness of the meeting, as the meeting may not achieve its intended goals or outcomes.
The most important questions should be privileged at the start of a meeting because studies show that content at the start of an agenda receives disproportionate amounts of time and attention, regardless of its importance. This means that if you place the most important questions at the beginning, they are more likely to be thoroughly discussed and addressed.
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विशेषज्ञ सलाह
हमने विश्व व्यापार नेताओं से बैठकों पर उद्धरण इकट्ठा किए हैं जो शानदार, लागू होने योग्य सलाह प्रदान करते हैं:
इलॉन मस्क:[/bold] – "यदि आप बैठक में मूल्य नहीं जोड़ रहे हैं, तो बाहर चले जाएं या कॉल छोड़ दें।"[/item]
बिल गेट्स:[/bold] – "आपकी एक बैठक होती है निर्णय करने के लिए, न कि प्रश्न पर निर्णय करने के लिए।"[/item]
जेसन फ्रीड:[/bold] – "बैठकों को नमक की तरह होना चाहिए - एक मसाला जो सतर्कता से एक व्यंजन को बढ़ाने के लिए छिड़का जाता है, न कि हर फोर्कफुल पर बेपरवाही से डाला जाता है। बहुत अधिक नमक एक व्यंजन को नष्ट कर देता है। बहुत सारी बैठकें मनोबल और प्रेरणा को नष्ट कर देती हैं।" [/item]
मार्क ज़ुकरबर्ग:[/bold] – "लोगों से पूछता है कि वे सामग्री को पहले भेजें ताकि [टीम] समय का उपयोग चर्चा के लिए कर सकें," और "[Facebook] एक बैठक के लिए बैठने के समय अपने लक्ष्य के बारे में स्पष्ट होने की कोशिश करती है - क्या [वे] कमरे में एक निर्णय लेने के लिए हैं या चर्चा करने के लिए?" कहती है Facebook की मुख्य संचालन अधिकारी, शेरिल सैंडबर्ग। [/item]
सुंदर पिचाई:[/bold] – "[...] मुझे नहीं पता कि कैसे एक बैठक में होने और सहभागी होने और एक ही समय में ईमेल पर होने का। मैंने देखा है कि कुछ लोग इसे अधिक प्रभावी रूप से करते हैं। मैंने कभी यह समझने का प्रयास नहीं किया।" [/item]
Jeff Bezos:[/bold] – "[Amazon], हम [...] संदेश पढ़ते हैं, चुपचाप, बैठक के दौरान। यह एक अध्ययन हॉल की तरह होता है। सभी लोग मेज के चारों ओर बैठते हैं, और हम चुपचाप पढ़ते हैं, आमतौर पर लगभग आधे घंटे के लिए, जितना समय हमें दस्तावेज़ पढ़ने में लगता है। और फिर हम इस पर चर्चा करते हैं।" [/item]
Tim Cook:[/bold] – "बैठक जितनी लंबी होगी, उत्पादन कम होगा।"[/item]
Implementing these strategies can have a significant impact on meeting goals and audience engagement. They can make meetings more productive and efficient, leading to better decision-making. They can also enhance audience engagement by ensuring that everyone's time is used effectively and that all participants feel valued and heard. This can lead to improved morale and motivation, and ultimately, better outcomes for the organization.
The insights from successful entrepreneurs can be incorporated into a meeting and agenda presentation in several ways. Firstly, ensure that every participant in the meeting is adding value, as suggested by Elon Musk. If they're not, they should feel free to leave. Secondly, as per Bill Gates' advice, the purpose of the meeting should be to make a decision, not to decide on the question. Thirdly, meetings should be used sparingly and effectively, like salt in a dish, as Jason Fried suggests. Fourthly, Mark Zuckerberg's approach of sending materials in advance for discussion can be adopted. Lastly, Jeff Bezos' method of reading memos silently during the meeting can be incorporated to ensure everyone is on the same page.
