¿Cómo mides el impacto de los miembros individuales del equipo, inversores, clientes o incluso agencias reguladoras en el éxito o fracaso de un proyecto? Los proyectos a menudo incluyen Análisis de los Interesados para evaluar y priorizar a los participantes y actores clave en función de su influencia, actitudes, interés y riesgo potencial. Utiliza el marco Análisis de los Interesados para identificar amenazas, oportunidades y, en última instancia, crear mejores productos finales.
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Las grandes empresas a menudo tienen muchos interesados que contribuyen directa o indirectamente al resultado. Como estas consideraciones a menudo dirigen los proyectos en diferentes direcciones, el análisis de los interesados es una parte útil e indispensable de la gestión de proyectos.
A diferencia de muchos análisis basados en números que las empresas tienden a realizar, el análisis de los interesados también toma en cuenta componentes cualitativos, como las emociones y las actitudes. Las responsabilidades de los interesados se determinan más allá de las funciones comerciales inmediatas y cotidianas. Con una perspectiva a medio y largo plazo en mente, el análisis de los interesados intenta prever el impacto potencial, positivo o negativo, que los interesados particulares podrían tener en los resultados del proyecto y más allá.
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El proceso de análisis de los interesados primero identifica a los interesados clave involucrados en un proyecto. Estos son los principales participantes en el proyecto, las principales partes interesadas en el proyecto y las personas que podrían verse afectadas por él, con o sin participación activa. Estos individuos o entidades se clasifican luego como interesados internos versus externos.
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Después de haber identificado a los interesados, conecta los puntos y colócalos en el contexto de tu plan general del proyecto. ¿En qué parte del proceso del proyecto estará cada uno de ellos involucrado o afectado? ¿Cómo se conectarán o desconectarán entre sí a lo largo de ese proceso?
Luego, evalúa y analiza. Esto incluye cómo los interesados se relacionan con los detalles específicos del proyecto y los objetivos y expectativas comerciales.
Por último, decide las futuras medidas a implementar en función de los riesgos, amenazas y oportunidades descubiertos a partir de tu análisis. Realiza cualquier análisis sobre las posibles consecuencias, luego mide si hacer o no cambios en ellas. (Diapositiva 3)
Los interesados internos son miembros dentro de la organización. Pueden ser ejecutivos de nivel C, equipo de liderazgo, empleados, etc. El lado derecho de esta diapositiva enumera algunos ejemplos comunes para cada tipo de interesado. Al desarrollar tu proyecto, siéntete libre de reemplazarlos también con los nombres reales de individuos u organizaciones.
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Los interesados conectados son individuos que tienen una relación económica o contractual con la organización. Estos podrían ser relaciones comerciales en curso, socios estratégicos, accionistas, proveedores y distribuidores, prestamistas y financiadores, o minoristas.
A diferencia de los interesados internos, los interesados externos son aquellos que no están directamente involucrados con la organización, pero sus preferencias y reacciones a las decisiones comerciales y la trayectoria de la organización a veces pueden ser muy influyentes. A nivel macro, esto podría ser el gobierno, ya que tiene la capacidad de aprobar reglas y regulaciones que afectan directamente a la empresa, grupos de defensa para promover o denunciar a la empresa, organizaciones de medios y cómo retratan a la empresa, o comunidades sociales que están comprometidas local o internacionalmente.
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Los clientes podrían ser interesados externos. Por ejemplo, tal vez el objetivo final de un proyecto es reducir el costo de un producto central. Aunque los clientes no están activamente involucrados en las estrategias de precios o desarrollo, serán los primeros en la fila en ser afectados. Digamos que la disminución de precios hizo que los clientes estén más contentos y se sientan más inclinados a gastar su dinero, eso aumentaría tus ventas y ingresos. y la empresa podría alcanzar una mejor rentabilidad al final. (Diapositiva 5)
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La matriz de interesados ayuda a los gerentes a descubrir cuyas necesidades deben ser más consideradas a medida que se toman decisiones y se implementan las tareas del proyecto. Con tantos interesados involucrados, es difícil complacer a todos, por lo que utiliza esta matriz para tomar decisiones que sean más beneficiosas para los interesados más influyentes.
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Los criterios a medir son la influencia o poder del interesado (en el eje y) y el interés del interesado (en el eje x). Aunque tu empresa podría priorizar otros criterios no enumerados aquí, estos son dos de los más comunes para las evaluaciones.
Cuando el interés y la influencia de un grupo de interesados son ambos bajos, estos interesados deben ser considerados los menos. Simplemente monitórelos hasta que su nivel de interés aumente.
Si el nivel de interés del interesado es bajo, pero su poder es alto, intenta satisfacer sus necesidades e involucrarlos para aumentar su interés. Esto podría ser inversores de alto patrimonio neto o un grupo/individuo con el potencial de crear nuevas asociaciones y oportunidades de negocio. Incluso si no están participando en tu organización, si les entregas malos resultados, aún podrían tener un impacto, así que maneja con cuidado.
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Si el interés de un interesado es alto, pero su influencia es baja, muéstrales suficiente consideración e infórmales de cualquier anuncio próximo. También puedes hacer uso de su interés a través de su participación en áreas de bajo riesgo. Estos interesados podrían ser grandes seguidores con comentarios que cambien el juego más adelante.
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Si el interés y la influencia de un interesado son ambos altos, estos son los jugadores más importantes para tu operación y definitivamente deberían ser el foco. Necesitas gestionar activamente, complacer, comunicarte con ellos regularmente y pedirles consejo durante todo el proceso de toma de decisiones. (Diapositiva 8)
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Además del poder e influencia de los interesados, es importante monitorear también sus actitudes y sentimientos generales. Mapea las actitudes de cada interesado con esta diapositiva. A la derecha, los jugadores interesados comunes asociados con el proyecto se enumeran con íconos de flecha para visualizar qué jugadores son de apoyo y defensores, cuáles son neutrales e indiferentes al tema, y cuáles son críticos con tu proceso. Esta evaluación emocional también puede presentar riesgos potenciales de que ciertos interesados intenten bloquear el progreso de un proyecto porque no les gusta su dirección o cuestionan los resultados. (Diapositiva 11)
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Por último, organiza y registra tu panorama de interesados y enumera a los actores clave en una categoría. En este ejemplo, los interesados se separan por relación: interesados contractuales e interesados regulatorios.
Aquí, puedes seguir a cada interesado con una breve descripción de su objetivo para su participación, su nivel de poder e influencia, así como su nivel de riesgo.
En cuanto a los niveles de riesgo, los interesados con niveles de riesgo más altos son más propensos a poner en peligro el éxito o fracaso de un proyecto. También podrían ser más propensos a tomar acciones que podrían perjudicar tus objetivos finales. (Diapositiva 15)