میٹنگ اور ایجنڈا (حصہ 2)

خلاصہ

میساچوسٹس انسٹی ٹیوٹ آف ٹیکنالوجی کی مطالعہ نے یہ ثابت کیا ہے کہ کیونکہ زیادہ تر پیشہ ورانہ عمر کی اوسط 45 سال ہوتی ہے، آپکو ملاحظہ ہوگا کہ آپ نے میٹنگوں میں 22 سال گزار دیے ہیں۔ جب تک آپ کنٹرول نہیں لیتے اور ہر منٹ کو ماینے رکھتے ہیں۔ ہماری میٹنگ اور ایجنڈا (حصہ 2) پیش کش کے ساتھ اپنی میٹنگوں کو پیداواری بنائیں اور اسے استعمال کرکے خود اور ساتھیوں کے لئے کام کے گھنٹوں کو بچائیں اور ہمیشہ اپنے مقاصد تک پہنچیں۔ مزید سلائیڈ آپشنز کے لئے، ہمارے Meeting & Agenda ڈیک کو چیک کریں۔

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'میٹنگ اور ایجنڈا (حصہ 2)' presentation — 27 slides

میٹنگ اور ایجنڈا (حصہ 2)

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$132

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

اطلاق

یونیورسٹی آف نارتھ کیرولائنا شارلٹ میں چانسلر کے پروفیسر سٹیون جی۔ روگلبرگ کہتے ہیں کہ ایک مؤثر میٹنگ کا سب کچھ صحیح ایجنڈا پر منحصر ہوتا ہے، اور صحیح ایجنڈا کا سب کچھ میٹنگ سے پہلے، دوران اور بعد صحیح سوالات پوچھنے پر منحصر ہوتا ہے۔ انہوں نے اپنے مضمون کے لئے ہارورڈ بزنس ریویو (HBR) میں اس کے حصول کے لئے مندرجہ ذیل تکتیکوں کی تجویز دی ہے:

• وہ سوالات تیار کریں جو مخصوص اور چیلنجنگ ہوں - تحقیق نے یہ دکھایا ہے کہ مشکل، لیکن حاصل کرنے کے قابل مقاصد سب سے زیادہ محرک قسم کے مقاصد ہوتے ہیں۔ "اسی طرح، ایجنڈا کے سوالات کو چیلنج کرنے کے لئے تیار کیا جانا چاہئے، لیکن اتنا بے تحاشا نہ ہوں کہ حاضرین انہیں سنجیدگی سے نہ لیں اور مایوسی کا سامنا کریں،[/EDQ] روگلبرگ کہتے ہیں۔
• تعاون کرکے واقعی اہمیت والی چیزوں کی شناخت کریں – صحیح سوالات کی شناخت کے لئے، ایک میٹنگ کے رہنما کو سب سے پہلے اپنے نقطہ نظر سے ممکنہ سوالات پیدا کرنا چاہئے؛ پھر ایجنڈا تیار ہوتے ہوئے شرکاء سے رائے لیں۔ جب آپ کے خود کے ممکنہ میٹنگ سوالات کی تعریف ہوجائے اور شرکاء سے حاصل کی گئی بصیرتوں کو جمع کرلیں، تو ہر سوال کی قدر و قیمت اور حکمت عملی کی اہمیت پر غور کریں، اور وہ سوالات خارج کردیں جو کم اہم ہیں۔
• سب سے زیادہ اہم سوالات کو ترجیح دیں – مطالعے یہ دکھاتے ہیں کہ ایجنڈا کے شروع میں موجود مواد کو وقت اور توجہ کی نا موزوں مقدار ملتی ہے، بغیر اس کے کہ یہ کتنا اہم ہو، روگلبرگ کہتے ہیں۔ تو اپنے سب سے زیادہ دلچسپ سوالات کو میٹنگ کے شروع میں رکھیں۔ "یہ نہ صرف اہم معاملات کی کوریج کی یقینی بنائے گا بلکہ یہ شرکاء کی توجہ تیزی سے قبض کرنے اور میٹنگ کی قدر کو ظاہر کرنے کا بھی ایک طریقہ ہے۔ اور جبکہ یہ ٹھیک ہے کہ میٹنگ کی شروعات میں 5 منٹ یا اس سے زیادہ کی خبروں اور نوٹس کے ساتھ شروع کریں، اس کے ختم ہونے کے بعد، سب سے زیادہ چیلنجنگ، اہم، اور پریشان کن سوالات کا مکمل طور پر سامنا کریں،[/EDQ] وہ تجویز کرتے ہیں۔
• ایجنڈا پر عمل کریں – جب آپ کے سوالات مکمل ہوجائیں، تو میٹنگ کا ایجنڈا پہلے ہی تقسیم کردیں، تاکہ شرکاء کو میٹنگ میں پیش کیے جانے والے سوالات کی تیاری کے لئے وقت ملے۔ روگلبرگ میٹنگ کے رہنماؤں کو یہ بھی ترغیب دیتے ہیں کہ وہ میٹنگ کا ایجنڈا میٹنگ کی دعوت میں شامل کریں تاکہ اسے تلاش کرنا آسان ہو؛ پھر ایجنڈا پر عمل کریں۔روگلبرگ کہتے ہیں: "سب سے کامیاب لیڈرز صرف یہ سوچتے ہیں کہ میٹنگ میں کیا چیزوں کو شامل کیا جانا چاہیے، بلکہ ہر آئٹم کو کس طرح کور کیا جانا چاہیے۔"

ماہرانہ مشورہ

ہم نے دنیا بھر کے کاروباری لیڈرز سے میٹنگز پر اقوال جمع کیے ہیں جو شاندار، عملی مشورہ فراہم کرتے ہیں:

• ایلان مسک: – "اگر آپ میٹنگ میں قدر اضافہ نہیں کر رہے ہیں تو باہر چلے جائیں یا کال چھوڑ دیں۔"
• بل گیٹس: – "آپ کا ایک میٹنگ فیصلہ کرنے کے لئے ہوتا ہے، نہ کہ سوال پر فیصلہ کرنے کے لئے۔"
• جیسن فرائیڈ: – "میٹنگز کو نمک کی طرح ہونا چاہیے - ایک مصالحہ جو احتیاط سے چھڑکا جاتا ہے تاکہ کھانے کی خوشبو کو بہتر بنایا جا سکے، نہ کہ ہر فورک فل پر بے پرواہی سے ڈالا جائے۔ زیادہ نمک سے کھانا خراب ہو جاتا ہے۔ زیادہ میٹنگز سے حوصلہ اور حوصلہ خراب ہو جاتا ہے۔"
• مارک زکربرگ: – "لوگوں سے متعلقہ مواد کو پہلے بھیجنے کا مطالبہ کرتے ہیں تاکہ [ٹیم] بحث کے لئے وقت استعمال کر سکے،" اور "[Facebook] میٹنگ کے لئے بیٹھنے کے وقت اپنے مقصد کے بارے میں واضح ہونے کی کوشش کرتے ہیں - کیا [وہ] کمرے میں فیصلہ کرنے کے لئے ہیں یا بحث کرنے کے لئے؟" کہتی ہیں فیس بک کی چیف آپریٹنگ آفیسر، شیریل سینڈبرگ۔
• سندر پچائی: – "[...] مجھے نہیں پتہ کہ میٹنگ میں ہونے اور شرکت کرنے اور ای میل پر ہونے کا کیسے تعلق ہوتا ہے۔ میں نے دیکھا ہے کہ کچھ لوگ اسے زیادہ مؤثر طریقے سے کرتے ہیں۔ میں نے کبھی یہ سمجھنے کی کوشش نہیں کی۔""
• جیف بیزوس: – "[امیزون پر], ہم [...] میموز پڑھتے ہیں، خاموشی سے، میٹنگ کے دوران۔ یہ ایک مطالعہ ہال کی طرح ہے۔ ہر شخص میز کے گرد بیٹھتا ہے، اور ہم خاموشی سے پڑھتے ہیں، عموماً آدھے گھنٹے کے لئے، جتنا وقت ہمیں دستاویز کو پڑھنے میں لگتا ہے۔ اور پھر ہم اس پر بحث کرتے ہیں۔"
• ٹم کک: – "میٹنگ جتنی لمبی ہوگی، کام کم ہوگا۔"