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Sinossi

Ti sei mai chiesto come Jeff Bezos o Elon Musk riescono a essere così produttivi? O come Google, Asana o LinkedIn pianificano la loro produttività? In questo spiegone, passeremo in rassegna le tecniche che le migliori aziende utilizzano per aumentare la loro produttività. Imparerai come gestire le riunioni, pianificare la tua giornata, programmare la tua settimana e gestire i progetti su base mensile proprio come fanno i migliori leader aziendali del mondo.

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Risultato

Con questo framework, otterrai informazioni sui migliori strumenti per la gestione della produttività e su come i pianificatori di produttività possono influenzare la tua giornata. A differenza degli obiettivi trimestrali o annuali, questi strumenti di pianificazione della produttività sono per l'azione immediata, che sia per giorno, per settimana o per mese. Questi strumenti possono non solo essere utilizzati per te stesso, ma condivisi tra i team in modo che tutti possano pianificare le loro giornate di conseguenza, soprattutto con l'aumento del lavoro remoto e degli stili di lavoro dei nomadi digitali.

Evidenza degli strumenti

Pianificatore giornaliero

Quindi, come rimani produttivo su base giornaliera? Essendo l'AD di due grandi aziende, Elon Musk ha bisogno di massimizzare la sua gestione del tempo, motivo per cui utilizza un framework chiamato MIT.

MIT, o il compito più importante, richiede che tu triage la giornata per iniziare con i compiti più critici. Poi, multitask i compiti meno importanti che possono essere eseguiti simultaneamente.Nel 2018, una email trapelata ai dipendenti Tesla ha rivelato alcuni consigli aggiuntivi sulla produttività. Musk ha consigliato ai dipendenti Tesla di evitare riunioni eccessive o frequenti e ha persino suggerito di uscire da una riunione nel momento in cui smette di fornire valore.

Per pianificare la tua giornata, utilizza questa visualizzazione del pianificatore giornaliero per visualizzare l'agenda della tua giornata in formato lista. Elenca le tue responsabilità e riunioni in un formato orario con una sezione per aggiungere eventuali note pertinenti al compito. Per seguire Elon Musk, inizia la giornata con il tuo compito più importante. (Diapositiva 3)

Nella barra laterale, puoi scrivere un breve riassunto del tuo obiettivo per la giornata in modo da rimanere concentrato sul tuo obiettivo principale anche mentre affronti una serie di compiti spesso non correlati.

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Piano settimanale

Quindi hai pianificato la tua giornata, ma cosa ne dici della settimana? Come rimani produttivo mentre gestisci compiti quotidiani e riunioni settimanali? Jeff Bezos ha un'idea...

Nel 2018, l'AD di Amazon ha condiviso alcuni spunti sulla cultura aziendale riguardo alle riunioni. Per cominciare, utilizza una "regola delle due pizze" per mantenere piccole le riunioni. Se due pizze non bastano per nutrire la sala, ci sono troppe persone alla riunione. Bezos richiede inoltre che tutte le riunioni prevedano un memo di sei pagine che tutti leggono insieme in silenzio all'inizio di ogni riunione prima di discutere approfonditamente l'argomento.Questo serve per fornire una conversazione di alta qualità in cui tutti hanno gli stessi dettagli chiave da cui partire, come un'aula di studio.

Amazon insegna ai suoi dirigenti a scrivere e riscrivere questi memo per settimane prima che siano pronti per essere presentati. La presentazione narrativa focalizza l'attenzione su ciò che è importante rispetto a ciò che non lo è, e l'alto standard del memo crea una cultura in cui le riunioni si tengono solo per gli argomenti più importanti.

Per pianificare la tua settimana, puoi utilizzare un piano settimanale per focalizzare la tua attenzione come Bezos. Evidenzia le tue quattro attività più importanti di ogni giorno insieme al tempo associato che prevedi di dedicare a ciascuna. Puoi applicare la tecnica di riunione di Bezos per limitare le riunioni solo agli argomenti più importanti. (Diapositiva 18)

Ad esempio, se un argomento di discussione non è correlato alle tue 4 attività più importanti del giorno, potrebbe non essere abbastanza importante da programmare una riunione. Questo ti aiuterà a ridurre la tua attenzione e il tempo sottratto a ciò che è più importante per la tua attività.

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Cronologia settimanale

Quindi hai il tuo giorno e il tuo piano settimanale. Come sfrutti al meglio la settimana per massimizzare la tua produttività?

Google ha introdotto il concetto di sprint di cinque giorni come modo per progettare, prototipare e testare idee in un processo rapido ed efficiente.La sprint di cinque giorni viene utilizzata dai responsabili di prodotto e dagli sviluppatori di prodotti per costruire e lanciare un prototipo che normalmente richiede mesi per essere sviluppato come MVP in un periodo di cinque giorni. Il lunedì, si delinea il problema che si vuole risolvere. Il martedì, si elabora un'idea. Il mercoledì, si decide di procedere con il test. Il giovedì lo si sviluppa, e il venerdì lo si lancia come test con interviste ai clienti per ottenere feedback.

Sebbene Google abbia progettato questo processo per lanciare un prodotto in una settimana, è possibile utilizzare anche il processo SCRUM Sprint per affrontare funzionalità o incarichi arretrati su base settimanale.

Una vista cronologica settimanale aiuta a evidenziare la priorità principale di ogni giorno. Utilizzando il framework sprint, è possibile evidenziare la priorità di ogni giorno con un sottotitolo per espandere il compito che deve essere svolto. Questa visualizzazione può essere la fonte di verità per il tuo team mentre si naviga nel processo sprint. (Diapositiva 10)

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Diagrammi di Gantt

Le sprint settimanali sono un ottimo modo per massimizzare la produttività su base settimanale. Quindi, come si tiene traccia dei progressi su compiti a lungo termine?

Asana è uno strumento SaaS di produttività che molte aziende utilizzano per la gestione del team, e pubblica un blog con consigli sulla produttività forniti dal suo team.Il Manager di Ingegneria dell'azienda, Greg Sabo, raccomanda di non svolgere alcun lavoro prima di avere un compito assegnato per esso, che include la verifica della tua casella di posta. Dice anche che dovresti sempre impostare una data di scadenza per ogni compito. Il giorno della scadenza di un compito o prima, dovresti completarlo o assegnare una nuova data di scadenza. Questa attenzione consapevole alle date di scadenza ti aiuta a rimanere produttivo e concentrato sul completamento dei compiti in modo tempestivo.

Per monitorare la tua produttività attraverso questi molteplici compiti e incarichi, un diagramma di Gantt mensile con barre di progresso può aiutare. Le barre del tracker possono essere estese man mano che il progresso aumenta nel corso di un periodo di tempo stabilito, quindi se ti trovi a spostare una data di scadenza, puoi estendere la barra incompleta di conseguenza. (Diapositiva 21)

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Incarichi mensili

Quindi hai la tua produttività da mese a mese. Ma cosa succede quando vuoi monitorare i tuoi progressi verso obiettivi a lungo termine, più aspirazionali?

Nel 1999, Google era il 18° motore di ricerca ad arrivare sul web. L'azienda doveva fare scelte difficili, mantenere il suo team sulla giusta strada e misurare ciò che contava; Google ha utilizzato uno strumento chiamato OKR, ovvero obiettivi e risultati chiave, come lo strumento chiave che ha aiutato l'azienda a crescere 10 volte molte volte, secondo il co-fondatore Larry Page.

Entro il 2017, Google aveva sviluppato sette prodotti, ognuno con un miliardo o più di utenti - Ricerca, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay e Gmail.

Sebbene tu possa utilizzare i diagrammi di Gantt per monitorare semplicemente il progresso verso il completamento, puoi utilizzare questa visualizzazione mensile degli incarichi per monitorare i tuoi OKR. In questo caso, il tuo progresso viene misurato rispetto al tuo obiettivo con i benchmark per il successo impostati dalle tue metriche di risultati chiave.(Diapositiva 24)

Come dice il CEO di LinkedIn, Jeff Weiner, questi obiettivi sono "qualcosa che vuoi realizzare in un periodo di tempo specifico che tende verso un obiettivo ambizioso piuttosto che un piano dichiarato." Anche se gli obiettivi sono aspirazionali, dovrebbero avere tempi brevi per creare "una maggiore urgenza e una maggiore presenza mentale"

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Strumenti aggiuntivi

Per ulteriori strumenti per aumentare la tua produttività, scarica questa presentazione Pianificatore di Produttività (Parte 2). Otterrai più variazioni e visualizzazioni per aiutarti a pianificare ogni tipo di produttività, con visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili.

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