Productivity Planner (Part 2)

Sinopse

Já se perguntou como Jeff Bezos ou Elon Musk se mantêm tão produtivos? E como o Google, Asana ou LinkedIn planejam sua própria produtividade? Neste explicativo, vamos revisar as técnicas que as principais empresas usam para aumentar sua produtividade. Você aprenderá como conduzir reuniões, planejar seu dia, agendar sua semana e gerenciar projetos em uma base mensal, assim como os principais líderes de negócios do mundo fazem.

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What are the key components of a successful daily and weekly planning strategy?

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The key components of a successful daily and weekly planning strategy include setting clear goals, prioritizing tasks, allocating time effectively, and regularly reviewing progress. It's important to start each day with a clear understanding of what needs to be achieved and then prioritize tasks based on their importance and urgency. Time should be allocated to each task based on its complexity and importance. At the end of the day and week, it's crucial to review what has been accomplished and what needs to be adjusted for future planning.

How can proper meeting management enhance productivity?

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Proper meeting management can significantly enhance productivity by ensuring that time is used efficiently. This includes setting a clear agenda, keeping the meeting focused on the topic, and ensuring that all participants are prepared. Additionally, effective meeting management can help to foster a culture of collaboration and engagement, which can lead to more innovative ideas and solutions. It also reduces the likelihood of miscommunication and misunderstandings, which can slow down progress.

What are some effective ways to manage projects on a month-to-month basis?

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Effective ways to manage projects on a month-to-month basis include setting clear goals and objectives, creating a detailed project plan, and regularly reviewing and updating the plan. It's also important to communicate effectively with the team, track progress against the plan, and adjust as necessary. Using project management tools can also be helpful in organizing tasks and deadlines.

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Resultado

Com este framework, você obterá insights sobre as principais ferramentas para gerenciamento de produtividade e como os planejadores de produtividade podem impactar seu dia. Diferentemente das metas trimestrais ou anuais, essas ferramentas de planejamento de produtividade são para ação imediata, seja por dia, por semana ou por mês. Essas ferramentas não só podem ser usadas para você mesmo, mas compartilhadas entre as equipes para que todos possam planejar seus dias de acordo, especialmente à medida que o trabalho remoto e os estilos de trabalho nômade digital se tornam mais comuns.

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How can the Productivity Planner be applied in the context of remote work and digital nomad work styles?

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The Productivity Planner can be effectively applied in the context of remote work and digital nomad work styles by providing a structured approach to task management. It allows individuals to prioritize tasks, set daily, weekly, or monthly goals, and track progress over time. This can be particularly beneficial for remote workers and digital nomads who may not have the traditional office structure to guide their day. The planner can also be shared across teams, enabling everyone to plan their days accordingly and stay aligned on team goals and tasks, which is crucial in a remote work setup.

What are the main components of the Productivity Planner framework?

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The main components of the Productivity Planner framework are the tools for productivity management. These tools are designed for immediate action, whether it's per day, per week, or per month. They can be used individually or shared across teams. The framework is designed to accommodate various work styles, including remote work and digital nomad work styles.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While the content does not provide specific case studies, it does mention that the Productivity Planner uses techniques employed by top companies like Google, Asana, and LinkedIn. These companies' success can be seen as an indirect testament to the effectiveness of the productivity techniques in the planner. However, for direct case studies, you may need to refer to the companies' individual reports or third-party research.

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Destaques da ferramenta

Planejador diário

Então, como você se mantém produtivo em uma base diária? Como CEO de duas grandes empresas, Elon Musk precisa maximizar seu gerenciamento de tempo, razão pela qual ele usa um framework chamado MIT.

MIT, ou a tarefa mais importante, requer que você triage o dia para começar com as tarefas que são mais críticas. Em seguida, você multitarefa tarefas menos importantes que podem ser feitas simultaneamente. Em 2018, um e-mail vazado para os funcionários da Tesla revelou alguns conselhos adicionais sobre produtividade. Musk aconselhou os funcionários da Tesla a evitar reuniões excessivas ou frequentes e até sugeriu sair de uma reunião no segundo em que ela para de fornecer valor.

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What are some key productivity techniques used by top business leaders like Jeff Bezos or Elon Musk?

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Top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk use several productivity techniques. One of them is prioritizing the Most Important Task (MIT) of the day and starting with it. This helps in focusing on the critical tasks first. They also advise against excessive or frequent meetings and suggest leaving a meeting as soon as it stops providing value. Multitasking is also used for less important tasks that can be done simultaneously.

How can the concept of multitasking be effectively applied in a work environment?

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Multitasking can be effectively applied in a work environment by prioritizing tasks based on their importance and urgency. Start with the most critical tasks (MIT) and then move on to less important tasks that can be done simultaneously. However, it's important to note that excessive multitasking can lead to decreased productivity and errors. Therefore, it's crucial to find a balance and avoid multitasking when it involves complex tasks that require full attention. Also, avoid excessive or frequent meetings and feel free to leave a meeting if it stops providing value.

What are some strategies to avoid excessive or frequent meetings in a business setting?

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Some strategies to avoid excessive or frequent meetings in a business setting include:

1. Clearly define the purpose and objectives of each meeting. If the objectives can be achieved through an email or a quick chat, then a meeting may not be necessary.

2. Limit the number of attendees. Only invite those who are directly involved in the meeting's purpose.

3. Set a strict agenda and stick to it. This helps to keep the meeting focused and efficient.

4. Encourage open communication. If team members feel comfortable sharing their ideas and concerns outside of meetings, there may be less need for frequent meetings.

5. Evaluate the necessity of recurring meetings. Sometimes, these become a habit rather than a necessity.

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Para planejar seu próprio dia, use esta visualização do planejador diário para ver a programação do seu dia em formato de lista. Liste suas responsabilidades e reuniões em um formato de hora em hora com uma seção para adicionar quaisquer notas que sejam relevantes para a tarefa. Para seguir Elon Musk, comece o dia com sua tarefa mais importante. (Slide 3)

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How can companies implement the techniques from the Productivity Planner in their daily operations?

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Companies can implement the techniques from the Productivity Planner in their daily operations by first understanding the productivity techniques used by successful individuals and companies. They can then adapt these techniques to their own context. For instance, they can start the day with the most important task, as Elon Musk does. They can also visualize their day's schedule in a list format, listing responsibilities and meetings in an hour-by-hour format with a section to add any notes that are relevant to the task. It's important to remember that these techniques should be adapted to the specific needs and context of the company.

Can a startup company benefit from the Productivity Planner and if so, how?

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Yes, a startup company can greatly benefit from the Productivity Planner. It can help in organizing tasks, prioritizing important work, and managing time effectively. By starting the day with the most important task, as suggested by Elon Musk, startups can ensure critical tasks are not neglected. The planner can also assist in visualizing the day's schedule in a list format, which can be beneficial in managing meetings and responsibilities.

How does the Productivity Planner enhance business strategy?

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The Productivity Planner enhances business strategy by providing a structured approach to managing tasks and responsibilities. It allows businesses to prioritize their most important tasks, ensuring they are completed first. This can lead to increased efficiency and productivity. The planner also provides a visualization of the day's schedule, which can help in better time management and planning. Furthermore, it allows for note-taking related to each task, which can be useful for tracking progress and identifying areas for improvement.

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Na barra lateral, você pode escrever um breve resumo para seu objetivo do dia para que você permaneça focado em seu objetivo principal, mesmo enquanto enfrenta uma série de tarefas muitas vezes não relacionadas.

Plano semanal

Então, você planejou seu dia a dia, mas e a semana a semana? Como você se mantém produtivo enquanto equilibra tarefas diárias e reuniões semanais? Jeff Bezos tem uma ideia...

Em 2018, o CEO da Amazon compartilhou alguns insights sobre a cultura da empresa em relação às reuniões. Para começar, ele usa uma "regra de duas pizzas" para manter as reuniões pequenas. Se duas pizzas não alimentam a sala, há muitas pessoas na reunião. Bezos também exige que todas as reuniões forneçam um memorando de seis páginas que todos leem juntos em silêncio no início de cada reunião antes de discutir o tópico em profundidade.Este é para proporcionar uma conversa de alta qualidade onde todos têm os mesmos detalhes-chave para trabalhar, como uma sala de estudos.

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What are some other unique productivity techniques used by top business leaders like Elon Musk or Jeff Bezos?

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Elon Musk is known for his "time blocking" method, where he breaks his entire day into 5-minute slots and plans everything ahead. He also follows the "critical path" method, focusing on tasks that directly affect the company's goals. Jeff Bezos, on the other hand, is known for his "two-pizza rule" for meetings, meaning if two pizzas can't feed the entire meeting room, there are too many people in it. He also requires a six-page memo to be read at the start of each meeting to ensure everyone is on the same page.

How can the 'two-pizza rule' be implemented in other business environments to enhance productivity?

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The 'two-pizza rule' can be implemented in other business environments to enhance productivity by limiting the size of the team or meeting attendees. The idea is to keep the team or meeting small enough that two pizzas could feed everyone. This encourages more focused and efficient discussions, as fewer people means less time spent on managing differing opinions and more time on problem-solving. Additionally, it promotes a culture of inclusivity where everyone's voice can be heard. It's important to note that this rule is not a one-size-fits-all solution and should be adapted based on the nature and needs of the business.

Can you compare the meeting strategies of Amazon with other top companies like Google or Asana?

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Amazon's meeting strategy, as shared by CEO Jeff Bezos, includes the "two-pizza rule" where the size of the meeting is kept small enough that two pizzas can feed the room. Bezos also requires a six-page memo to be read in silence at the start of each meeting to ensure everyone has the same key details. Google, on the other hand, encourages an open culture where employees at all levels are encouraged to voice their ideas and opinions. They also use data-driven decision making in their meetings. Asana's meeting culture focuses on mindfulness, clarity, and transparency. They have a practice of setting the intention at the start of the meeting and a closing round at the end to ensure everyone is on the same page.

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A Amazon ensina seus executivos a escrever e reescrever esses memorandos por semanas antes de estarem prontos para apresentar. A apresentação narrativa concentra a atenção no que é importante sobre o que não é, e o alto padrão do memorando cria uma cultura onde as reuniões são realizadas apenas para os tópicos mais importantes.

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Para planejar sua semana, você pode usar um plano semanal para focar sua atenção como Bezos. Destaque suas quatro tarefas mais importantes em cada dia, juntamente com o tempo associado que você planeja trabalhar em cada uma. Você pode aplicar a técnica de reunião de Bezos para limitar as reuniões apenas aos tópicos mais importantes. (Slide 18)

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Por exemplo, se um tópico de discussão não se relaciona com suas 4 tarefas mais importantes do dia, pode não ser importante o suficiente para agendar uma reunião. Isso ajudará você a reduzir sua atenção e tempo sendo retirados do que é mais importante para o seu negócio.

Cronograma semanal

Então você tem seu dia e seu plano semanal. Como você aproveita ao máximo a semana para maximizar sua produtividade?

O Google pioneirizou o conceito de sprint de cinco dias como uma maneira de projetar, prototipar e testar ideias de forma rápida e eficiente. O sprint de cinco dias é usado por gerentes de produto e desenvolvedores de produto para construir e lançar um protótipo que normalmente leva meses para desenvolver como um MVP em um período de cinco dias. Na segunda-feira, você mapeia o problema que deseja resolver. Na terça-feira, você tem uma ideia. Na quarta-feira, você decide seguir em frente com o teste. Na quinta-feira você desenvolve, e na sexta-feira você lança como um teste com entrevistas com clientes para obter feedback.

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Embora o Google tenha projetado esse processo em torno do lançamento de um produto em uma semana, você também pode usar o processo SCRUM Sprint para lidar com recursos ou tarefas acumuladas ao longo de uma semana a semana.

Uma visão de cronograma semanal ajuda a destacar a prioridade máxima de cada dia. Usando o framework sprint, você pode destacar a prioridade de cada dia com um subtítulo para expandir a tarefa que precisa ser realizada. Esta visualização pode ser a fonte de verdade para sua equipe enquanto você navega pelo processo de sprint. (Slide 10)

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Gráficos de Gantt

Os sprints semanais são uma ótima maneira de maximizar a produtividade de semana a semana. Então, como você acompanha seu progresso em tarefas de longo prazo?

Asana é uma ferramenta SaaS de produtividade que muitas empresas usam para gerenciamento de equipe, e publica um blog com dicas de produtividade fornecidas por sua equipe. O Gerente de Engenharia da empresa, Greg Sabo, recomenda não fazer nenhum trabalho antes de ter uma tarefa designada para isso, o que inclui verificar sua caixa de entrada.Ele também diz que você deve sempre definir uma data de vencimento para cada tarefa. Na data de vencimento de uma tarefa ou antes, você deve concluí-la ou atribuir uma nova data de vencimento. Esse foco consciente nas datas de vencimento ajuda você a permanecer produtivo e focado em concluir as tarefas de maneira oportuna.

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Para acompanhar sua produtividade em várias tarefas e atribuições, um gráfico de Gantt mensal com barras de progresso pode ajudar. As barras de rastreamento podem ser estendidas à medida que o progresso aumenta ao longo de um período de tempo definido, então, se você se encontrar movendo uma data de vencimento, pode estender a barra incompleta de acordo. (Slide 21)

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Tarefas mensais

Então, você tem sua produtividade de mês a mês. Mas e quando você quer acompanhar seu progresso em direção a metas de longo prazo, mais aspiracionais?

Em 1999, o Google era o 18º motor de busca a chegar à web. A empresa precisava tomar decisões difíceis, manter sua equipe no caminho certo e medir o que importava; o Google usou uma ferramenta chamada OKRs, ou objetivos e resultados-chave, como a principal ferramenta que ajudou a empresa a crescer 10 vezes mais, de acordo com o co-fundador Larry Page.

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Até 2017, o Google havia construído sete produtos, cada um com um bilhão ou mais usuários - Search, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay e Gmail.

Embora você possa usar gráficos de Gantt para simplesmente acompanhar o progresso em direção à conclusão, você pode usar essa visualização de tarefa mensal para acompanhar seus OKRs. Neste caso, seu progresso é medido contra seu objetivo com os benchmarks de sucesso definidos por suas métricas de resultados-chave.(Slide 24)

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Como diz o CEO do LinkedIn, Jeff Weiner, esses objetivos são "algo que você quer realizar ao longo de um período de tempo específico que se inclina para uma meta esticada em vez de um plano declarado." Mesmo que as metas sejam aspiracionais, elas devem ter cronogramas de curta duração para criar "maior urgência e maior participação mental"

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Ferramentas adicionais

Para mais ferramentas para aumentar sua produtividade, baixe esta apresentação Productivity Planner (Part 2). Você obterá mais variações e visualizações para ajudar a planejar cada tipo de produtividade, com visualizações diárias, semanais e mensais.