Planejador de Produtividade (Parte 2)

Sinopse

Já se perguntou como Jeff Bezos ou Elon Musk se mantêm tão produtivos? E como o Google, Asana ou LinkedIn planejam sua própria produtividade? Neste explicativo, vamos revisar as técnicas que as principais empresas usam para aumentar sua produtividade. Você aprenderá como conduzir reuniões, planejar seu dia, agendar sua semana e gerenciar projetos em uma base mensal, assim como os principais líderes de negócios do mundo fazem.

Questions and answers

Can you compare the productivity planning methods of Jeff Bezos and Elon Musk?

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Jeff Bezos and Elon Musk, both have unique productivity planning methods. Bezos is known for his 'two pizza rule' where he ensures that teams are small enough to be fed by two pizzas, promoting efficiency and communication. He also advocates for high standards and long-term thinking. Musk, on the other hand, prefers working in intense time blocks, often working up to 120 hours a week. He believes in constant learning and iterating on ideas. Both emphasize the importance of decision making and prioritizing tasks.

What are the practical applications of the productivity planner in the tech industry?

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The practical applications of the productivity planner in the tech industry are numerous. It can be used to plan and manage projects on a monthly basis, schedule weekly tasks, and organize daily activities. It can also be used to run efficient meetings, similar to how top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk do. Furthermore, tech companies like Google, Asana, and LinkedIn use productivity planning techniques to increase their overall productivity. These techniques can be applied to any tech company to improve time management, project execution, and team collaboration.

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Resultado

Com este framework, você obterá insights sobre as principais ferramentas para gerenciamento de produtividade e como os planejadores de produtividade podem impactar seu dia. Diferentemente das metas trimestrais ou anuais, essas ferramentas de planejamento de produtividade são para ação imediata, seja por dia, por semana ou por mês. Essas ferramentas não só podem ser usadas para você mesmo, mas compartilhadas entre as equipes para que todos possam planejar seus dias de acordo, especialmente à medida que o trabalho remoto e os estilos de trabalho nômade digital se tornam mais comuns.

Questions and answers

Can you compare the productivity tools from the Productivity Planner with other productivity management tools?

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The Productivity Planner provides a unique approach to productivity management. Unlike other tools that focus on quarterly or annual goals, the Productivity Planner emphasizes immediate action on a daily, weekly, or monthly basis. This makes it a versatile tool that can be used individually or shared across teams. It's particularly useful in remote work and digital nomad work styles. However, a direct comparison with other tools would depend on the specific tool in question, as each has its own strengths and features.

What are the common challenges in applying the productivity tools from the Productivity Planner and how can they be overcome?

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Common challenges in applying productivity tools from the Productivity Planner may include difficulty in maintaining consistency, lack of understanding of how to use the tools effectively, and resistance to change in established routines. Overcoming these challenges can be achieved by setting realistic goals, seeking guidance or training on how to use the tools, and gradually integrating the tools into daily routines.

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Destaques da ferramenta

Planejador diário

Então, como você se mantém produtivo em uma base diária? Como CEO de duas grandes empresas, Elon Musk precisa maximizar seu gerenciamento de tempo, razão pela qual ele usa um framework chamado MIT.

MIT, ou a tarefa mais importante, requer que você triage o dia para começar com as tarefas que são mais críticas. Em seguida, você multitarefa tarefas menos importantes que podem ser feitas simultaneamente. Em 2018, um e-mail vazado para os funcionários da Tesla revelou alguns conselhos adicionais sobre produtividade. Musk aconselhou os funcionários da Tesla a evitar reuniões excessivas ou frequentes e até sugeriu sair de uma reunião no segundo em que ela para de fornecer valor.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the MIT productivity technique and explain how?

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A company like Amazon could benefit from the MIT productivity technique. This technique, which prioritizes the most important tasks, could help Amazon manage its vast and diverse operations more effectively. By focusing on the most critical tasks first, Amazon could ensure that key projects and initiatives are completed on time and to a high standard. Less important tasks, which can be done simultaneously, could then be delegated or automated, freeing up more time for strategic planning and decision making.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the MIT productivity technique?

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While the content does not provide specific case studies, the MIT (Most Important Task) productivity technique is widely recognized and used by successful individuals and companies. For instance, Elon Musk's advice to Tesla employees to prioritize critical tasks and avoid unnecessary meetings aligns with the MIT technique. However, for specific case studies demonstrating its effectiveness, further research would be required.

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Para planejar seu próprio dia, use esta visualização do planejador diário para ver a programação do seu dia em formato de lista. Liste suas responsabilidades e reuniões em um formato de hora em hora com uma seção para adicionar quaisquer notas que sejam relevantes para a tarefa. Para seguir Elon Musk, comece o dia com sua tarefa mais importante. (Slide 3)

Questions and answers

How can companies implement the day planner visualization in their daily operations?

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Companies can implement the day planner visualization in their daily operations by encouraging employees to list their responsibilities and meetings in an hour-by-hour format. This can be done using digital tools or physical planners. A section for notes relevant to each task can also be included. Starting the day with the most important task, as Elon Musk does, can also be a part of this implementation. This method can help in better time management and increased productivity.

What are the practical applications of the day planner visualization in the tech industry?

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The day planner visualization has several practical applications in the tech industry. It helps in organizing and managing tasks effectively by providing a clear view of the day's schedule in a list format. This can be particularly useful for tech professionals who often juggle multiple tasks and projects. It allows them to prioritize tasks, allocate time efficiently, and keep track of important meetings or deadlines. Moreover, it can be used to note down any relevant information related to the tasks, aiding in better task management and productivity.

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Na barra lateral, você pode escrever um breve resumo para seu objetivo do dia para que você permaneça focado em seu objetivo principal, mesmo enquanto enfrenta uma série de tarefas muitas vezes não relacionadas.

Plano semanal

Então, você planejou seu dia a dia, mas e a semana a semana? Como você se mantém produtivo enquanto equilibra tarefas diárias e reuniões semanais? Jeff Bezos tem uma ideia...

Em 2018, o CEO da Amazon compartilhou alguns insights sobre a cultura da empresa em relação às reuniões. Para começar, ele usa uma "regra de duas pizzas" para manter as reuniões pequenas. Se duas pizzas não alimentam a sala, há muitas pessoas na reunião. Bezos também exige que todas as reuniões forneçam um memorando de seis páginas que todos leem juntos em silêncio no início de cada reunião antes de discutir o tópico em profundidade.Este é para proporcionar uma conversa de alta qualidade onde todos têm os mesmos detalhes-chave para trabalhar, como uma sala de estudos.

Questions and answers

What are some case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Productivity Planner is designed using techniques employed by top companies like Amazon, Google, Asana, and LinkedIn. For instance, Amazon's practice of writing and rewriting memos for weeks before presentation is a testament to their focus on productivity. However, for detailed case studies demonstrating the effectiveness of the Productivity Planner, one may need to refer to additional resources or the creators of the planner.

How can the techniques in the Productivity Planner be implemented in day-to-day operations?

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The techniques in the Productivity Planner can be implemented in day-to-day operations by setting clear goals, prioritizing tasks, and maintaining a disciplined schedule. It's important to focus on high-impact tasks and eliminate distractions. Regular reviews of progress and adjustments based on feedback are also crucial. The use of productivity tools and apps can further enhance efficiency.

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A Amazon ensina seus executivos a escrever e reescrever esses memorandos por semanas antes de estarem prontos para apresentar. A apresentação narrativa concentra a atenção no que é importante sobre o que não é, e o alto padrão do memorando cria uma cultura onde as reuniões são realizadas apenas para os tópicos mais importantes.

Questions and answers

What are the practical applications of the productivity planner in a business setting?

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The practical applications of a productivity planner in a business setting include planning and prioritizing tasks, managing time effectively, and improving overall productivity. It can be used to highlight the top four most important tasks on each day along with the associated time planned for each task. This helps in focusing attention on the most crucial tasks. It can also be used to limit meetings only to the most important topics, thereby saving time and increasing efficiency.

How can the productivity planner help in running meetings effectively?

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The productivity planner can help in running meetings effectively by allowing you to apply techniques like those used by Jeff Bezos. You can limit meetings only to the most important topics, thus ensuring that time is not wasted on less crucial matters. This focus on priority tasks can lead to more efficient and productive meetings.

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Para planejar sua semana, você pode usar um plano semanal para focar sua atenção como Bezos. Destaque suas quatro tarefas mais importantes em cada dia, juntamente com o tempo associado que você planeja trabalhar em cada uma. Você pode aplicar a técnica de reunião de Bezos para limitar as reuniões apenas aos tópicos mais importantes. (Slide 18)

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Por exemplo, se um tópico de discussão não se relaciona com suas 4 tarefas mais importantes do dia, pode não ser importante o suficiente para agendar uma reunião. Isso ajudará você a reduzir sua atenção e tempo sendo retirados do que é mais importante para o seu negócio.

Cronograma semanal

Então você tem seu dia e seu plano semanal. Como você aproveita ao máximo a semana para maximizar sua produtividade?

O Google pioneirizou o conceito de sprint de cinco dias como uma maneira de projetar, prototipar e testar ideias de forma rápida e eficiente. O sprint de cinco dias é usado por gerentes de produto e desenvolvedores de produto para construir e lançar um protótipo que normalmente leva meses para desenvolver como um MVP em um período de cinco dias. Na segunda-feira, você mapeia o problema que deseja resolver. Na terça-feira, você tem uma ideia. Na quarta-feira, você decide seguir em frente com o teste. Na quinta-feira você desenvolve, e na sexta-feira você lança como um teste com entrevistas com clientes para obter feedback.

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How can the Productivity Planner be used to manage projects on a month-to-month basis?

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The Productivity Planner can be used to manage projects on a month-to-month basis by setting up monthly goals and breaking them down into weekly and daily tasks. This can be done using the sprint framework mentioned in the content. Each day's priority can be highlighted with a sub-heading to expand on the task that needs to be accomplished. This way, the team can have a clear visualization of the tasks and their progress throughout the month.

Can you compare the sprint framework with other productivity planning techniques?

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The Sprint framework is a productivity planning technique that is part of the Agile methodology. It focuses on dividing the work into small, manageable parts called 'sprints', usually lasting for a week or two. Each sprint has a clear goal and the progress is reviewed at the end of each sprint. This allows for flexibility and quick adjustments to changes.

On the other hand, traditional productivity planning techniques, such as the Waterfall model, involve a linear approach where the entire project is planned at the beginning and changes are difficult to implement.

Another technique is the Kanban method, which visualizes the workflow, limits work-in-progress, and maximizes efficiency.

In comparison, the Sprint framework's strength lies in its adaptability and focus on continuous improvement. However, the best technique depends on the specific needs and context of the project.

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Embora o Google tenha projetado esse processo em torno do lançamento de um produto em uma semana, você também pode usar o processo SCRUM Sprint para lidar com recursos ou tarefas acumuladas ao longo de uma semana a semana.

Uma visão de cronograma semanal ajuda a destacar a prioridade máxima de cada dia. Usando o framework sprint, você pode destacar a prioridade de cada dia com um subtítulo para expandir a tarefa que precisa ser realizada. Esta visualização pode ser a fonte de verdade para sua equipe enquanto você navega pelo processo de sprint. (Slide 10)

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Gráficos de Gantt

Os sprints semanais são uma ótima maneira de maximizar a produtividade de semana a semana. Então, como você acompanha seu progresso em tarefas de longo prazo?

Asana é uma ferramenta SaaS de produtividade que muitas empresas usam para gerenciamento de equipe, e publica um blog com dicas de produtividade fornecidas por sua equipe. O Gerente de Engenharia da empresa, Greg Sabo, recomenda não fazer nenhum trabalho antes de ter uma tarefa designada para isso, o que inclui verificar sua caixa de entrada.Ele também diz que você deve sempre definir uma data de vencimento para cada tarefa. Na data de vencimento de uma tarefa ou antes, você deve concluí-la ou atribuir uma nova data de vencimento. Esse foco consciente nas datas de vencimento ajuda você a permanecer produtivo e focado em concluir as tarefas de maneira oportuna.

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Para acompanhar sua produtividade em várias tarefas e atribuições, um gráfico de Gantt mensal com barras de progresso pode ajudar. As barras de rastreamento podem ser estendidas à medida que o progresso aumenta ao longo de um período de tempo definido, então, se você se encontrar movendo uma data de vencimento, pode estender a barra incompleta de acordo. (Slide 21)

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Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs?

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Yes, there are several case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs (Objectives and Key Results). One of the most notable examples is Google. In 1999, Google was the 18th search engine to arrive on the web. The company needed to make tough choices, keep its team on track, and measure what mattered. Google used OKRs as the key tool that helped lead the company to 10x growth many times over, according to Co-Founder Larry Page.

Can you name a company that could benefit from OKRs and explain how?

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A company that could benefit from OKRs (Objectives and Key Results) is a startup company in the tech industry. OKRs could help this company by providing a clear framework for defining and tracking objectives, as well as measuring their outcomes. With OKRs, the startup can align its team around achievable goals, focus efforts on measurable results, and foster transparency across the organization. This can lead to increased productivity, better decision-making, and faster growth.

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Tarefas mensais

Então, você tem sua produtividade de mês a mês. Mas e quando você quer acompanhar seu progresso em direção a metas de longo prazo, mais aspiracionais?

Em 1999, o Google era o 18º motor de busca a chegar à web. A empresa precisava tomar decisões difíceis, manter sua equipe no caminho certo e medir o que importava; o Google usou uma ferramenta chamada OKRs, ou objetivos e resultados-chave, como a principal ferramenta que ajudou a empresa a crescer 10 vezes mais, de acordo com o co-fundador Larry Page.

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Até 2017, o Google havia construído sete produtos, cada um com um bilhão ou mais usuários - Search, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay e Gmail.

Embora você possa usar gráficos de Gantt para simplesmente acompanhar o progresso em direção à conclusão, você pode usar essa visualização de tarefa mensal para acompanhar seus OKRs. Neste caso, seu progresso é medido contra seu objetivo com os benchmarks de sucesso definidos por suas métricas de resultados-chave.(Slide 24)

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Como diz o CEO do LinkedIn, Jeff Weiner, esses objetivos são "algo que você quer realizar ao longo de um período de tempo específico que se inclina para uma meta esticada em vez de um plano declarado." Mesmo que as metas sejam aspiracionais, elas devem ter cronogramas de curta duração para criar "maior urgência e maior participação mental"

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Ferramentas adicionais

Para mais ferramentas para aumentar sua produtividade, baixe esta apresentação Planejador de Produtividade (Parte 2). Você obterá mais variações e visualizações para ajudar a planejar cada tipo de produtividade, com visualizações diárias, semanais e mensais.