Meeting & Agenda (Part 4)

Sinopse

Você sente falta de controle sobre quanto tempo gasta em reuniões? Evite reuniões prolongadas com melhores ferramentas para preparar, liderar e acompanhar após a próxima reunião de sua equipe. Baixe nossa mais recente coleção de modelos Meeting & Agenda (Part 4) para sincronizar seus membros da equipe e aumentar a eficiência geral do trabalho.

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O modelo inclui ferramentas como cadência operacional, checklists de reunião, atas de sessão, feedback de reunião, painéis de reunião, visões gerais de stakeholders, agenda do apresentador, folhas de brainstorming da equipe, instruções de acompanhamento de reunião e detalhamento de critérios de reunião. Além disso, assista ao vídeo explicativo completo para saber quanto tempo gastamos em reuniões em 2021 e a análise da Microsoft sobre a duração ideal de uma reunião.

Questions and answers

How does the meeting criteria breakdown tool help in conducting effective meetings?

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The meeting criteria breakdown tool aids in conducting effective meetings by providing a structured approach to evaluate the necessity and effectiveness of a meeting. It helps in identifying the purpose, objectives, and expected outcomes of the meeting, ensuring that the meeting is necessary and will be productive. It also assists in determining the appropriate participants, duration, and format of the meeting. This tool can also be used to evaluate the meeting's success post-session, providing insights for improvement in future meetings.

What are the meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template?

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The meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template are not explicitly detailed in the content provided. However, typically, such instructions would include steps like reviewing and finalizing the meeting minutes, assigning and tracking the progress of action items, scheduling follow-up meetings if necessary, and communicating the decisions and action items to all relevant stakeholders.

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Destaques da ferramenta Destaques da ferramenta

Cadência operacional

A cadência de reuniões é o ritmo, número e ritmo de reuniões em toda a sua organização. Este slide de cadência operacional fornece um resumo de alto nível da cadência de reuniões de sua equipe. Ele esboça um ano inteiro de reuniões de relance, com pontos codificados por cores para determinar se a reunião será individual, revisão de objetivos, revisão de desempenho ou conversa de carreira. Mais útil para gerentes, essa visualização pode ser usada para agendar revisões e acompanhar reuniões com membros individuais da equipe de forma consistente.

Questions and answers

How can a well-structured meeting and agenda contribute to the team's productivity?

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A well-structured meeting and agenda can significantly contribute to a team's productivity by ensuring clear communication and efficient use of time. It helps in setting clear expectations for what needs to be discussed and decided in the meeting, thus avoiding unnecessary discussions and digressions. It also ensures that all important points are covered and nothing important is missed out. Moreover, a well-structured agenda helps in keeping the meeting focused and on track, thus saving time and increasing efficiency. It also helps in preparing the participants for the meeting, as they know what to expect and can come prepared.

Can you explain how to use the Operational cadence slide for different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation?

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The Operational cadence slide is a tool that helps manage and visualize the schedule of different types of meetings throughout the year. It uses color-coded dots to distinguish between different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation. To use it, you would assign a color to each type of meeting and mark the dates on the slide accordingly. This allows you to see at a glance when each type of meeting is scheduled. It's particularly useful for managers to schedule reviews and track meetings with individual team members on a consistent basis.

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Por exemplo, os executivos podem acompanhar as revisões trimestrais, planejar avaliações de desempenho a cada seis meses, ou até mesmo planejar aumentos, promoções ou conversas sobre mudanças de função com bastante antecedência. Essas reuniões podem ser individuais entre gerentes e associados ou reuniões de nível superior, onde um associado se encontra com um diretor ou executivo acima de seu gerente imediato. (Slide 27)

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Checklist de reunião

Uma ferramenta de checklist de reunião é útil tanto para aqueles que organizam reuniões quanto para os participantes que desejam se preparar para uma reunião com antecedência. Esta visualização de checklist abrange o que os executivos precisam preparar antes de uma reunião, planejar durante a reunião e acompanhar após a reunião, para que cada reunião seja produtiva e curta.

Questions and answers

What are some important tasks that should be included in a meeting checklist?

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Some important tasks that should be included in a meeting checklist are:

1. Setting the meeting's objective: This is the main reason why the meeting is being held. It should be clear and concise.

2. Preparing the agenda: This includes all the topics that will be discussed during the meeting.

3. Inviting the participants: Ensure that all necessary stakeholders are invited and informed about the meeting.

4. Preparing and distributing materials: If there are any documents or materials needed for the meeting, they should be prepared and distributed in advance.

5. Setting up the meeting space: This includes ensuring that the meeting room is available and properly set up.

6. Following up after the meeting: This includes sending out meeting minutes and following up on action items.

How can a checklist be used to set expectations for a meeting?

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A checklist can be used to set expectations for a meeting by outlining the key points and tasks that will be covered during the meeting. It serves as a guide for the meeting lead to ensure all important topics are addressed. Additionally, sharing the checklist with team members prior to the meeting can help them understand what will be discussed, allowing them to prepare accordingly. This can lead to more efficient and productive meetings.

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Se você é o líder da reunião, pode usar esta lista para se responsabilizar pelo seu plano enquanto a reunião está em andamento. Você também pode compartilhá-la com outros membros da equipe para definir as expectativas do que a reunião incluirá. Este checklist é personalizável para ser editado para quaisquer tarefas que sejam mais importantes para você marcar como concluídas. (Slide 3)

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Minutas da sessão

Ao conduzir suas reuniões, é útil fazer anotações e detalhar o que cada reunião abordará com as minutas da sessão.Este slide de minutos de sessão divide uma agenda em diferentes segmentos de tempo que são unidos por vários objetivos de sessão. Os minutos da sessão podem ser usados para definir objetivos para uma reunião e registrar decisões para ações de acompanhamento.

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Um sistema de bandeiras codificado por cores permite que os executivos indiquem se uma sessão específica será apenas remota, remota e offline, ou completamente offline. Isso é útil para planos de reuniões pós-pandêmicos, uma vez que as estruturas de trabalho mudaram e muitas reuniões hoje em dia são virtuais. (Slide 12)

Questions and answers

How can digital tools help in preparing, leading, and following up after a meeting?

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Digital tools can greatly assist in preparing, leading, and following up after a meeting. They can help in scheduling the meeting, sending out invites, and setting the agenda. During the meeting, digital tools can facilitate real-time collaboration, note-taking, and recording for future reference. After the meeting, these tools can assist in distributing minutes, tracking action items, and gathering feedback. They can also help in analyzing the effectiveness of the meeting and planning for future ones.

What are some potential challenges in gathering feedback after a meeting and how can they be overcome?

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Some potential challenges in gathering feedback after a meeting include lack of participant engagement, unclear or biased questions, and difficulty in analyzing feedback. These can be overcome by ensuring the feedback process is easy and quick, questions are clear and unbiased, and using tools or software for analysis.

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Feedback da reunião

Depois de concluir uma reunião, é vital acompanhar quaisquer decisões tomadas para garantir que as conclusões da reunião levem à ação. Se você planeja revisitar o tópico para outra sessão, ou planeja realizar um workshop, programa de treinamento, ou até mesmo uma convenção, você vai querer sondar seus participantes e reunir seus pensamentos com um formulário de feedback. Os organizadores da reunião são responsáveis por preencher as perguntas, enquanto os participantes preenchem o formulário e movem as marcas de verificação para avaliar cada pergunta de ruim a ótimo. (Slide 21)

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Painel de reuniões

Por fim, um painel de reuniões pode ajudar os executivos a acompanhar todas as suas próximas reuniões em uma visão semanal, diária e mensal de uma só vez. Esta visualização fornece um calendário para detalhar onde você está no ano.Uma visão geral no topo fornece quantas reuniões estão agendadas, remarcadas ou canceladas de relance. Na seção de hoje, você pode acompanhar quais reuniões você tem a seguir, os horários de cada uma e os membros que irão participar. E uma seção de lembretes no canto inferior esquerdo pode ser usada para anotar notas. (Slide 30)

Questions and answers

What are the practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry?

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The practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry can vary based on the industry's needs. However, generally, it can be used to prepare for meetings, lead them effectively, and follow up after them. It can help in creating stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. This can save time and increase work efficiency. It can also be used to sync team members and ensure everyone is on the same page.

What are the main components of the Meeting & Agenda collection?

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The main components of the Meeting & Agenda collection include stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. These tools are designed to help prepare, lead, and follow up after meetings, thereby increasing overall work efficiency.

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Estudo de caso: Microsoft

Essas ferramentas ajudam você a se preparar melhor antes de uma reunião para gastar menos tempo nelas. Isso é importante, pois a Microsoft descobriu que o número médio de reuniões aumentou em 2021. Em uma pesquisa com 30.000 trabalhadores, a Microsoft descobriu que o tempo gasto no Microsoft Teams aumentou 2,5 vezes ao redor do mundo, e a reunião média agora é 10 minutos mais longa, com 45% mais chats por semana e 42% mais chats por hora. Esse tempo extra levou a sentimentos de "sobrecarga de trabalho" e esgotamento. A Microsoft também descobriu que a fadiga se instala após 30 a 40 minutos de concentração. É por isso que a empresa recomenda limitar as reuniões a 25 minutos ou no máximo 50 minutos com um intervalo de 5 minutos no meio para dar tempo ao cérebro de recarregar.

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Conclusão

Se 25 minutos parecem muito curtos para você, você precisa de uma melhor preparação. Baixe esta coleção Meeting & Agenda (Part 4) para mais slides sobre visões gerais de stakeholders, agendas de apresentadores, folhas de brainstorming de equipe, instruções de acompanhamento de reuniões e desdobramentos de critérios de reuniões para economizar tempo e horas de trabalho.Além disso, você pode baixar nossos anteriores Reunião & Agenda (Parte 2) e Meetings & Agendas (Part 3) frameworks para mais slides.

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