Meeting & Agenda (Part 4)

Synopsis

Vous sentez-vous un manque de contrôle sur le temps que vous passez en réunions ? Évitez les réunions qui s'éternisent avec de meilleurs outils pour préparer, diriger et faire le suivi après la prochaine réunion de votre équipe. Téléchargez notre dernière collection de modèles Meeting & Agenda (Part 4) pour synchroniser vos membres d'équipe et augmenter l'efficacité globale du travail.

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Le modèle comprend des outils tels que la cadence opérationnelle, les listes de contrôle des réunions, les procès-verbaux des séances, les commentaires sur les réunions, les tableaux de bord des réunions, les aperçus des parties prenantes, le calendrier des présentateurs, les feuilles de remue-méninges de l'équipe, les instructions de suivi des réunions et la ventilation des critères de réunion. De plus, regardez la vidéo explicative complète pour savoir combien de temps nous avons passé en réunions en 2021 et la répartition de Microsoft de la durée idéale de la réunion.

Questions and answers

How does the meeting criteria breakdown tool help in conducting effective meetings?

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The meeting criteria breakdown tool aids in conducting effective meetings by providing a structured approach to evaluate the necessity and effectiveness of a meeting. It helps in identifying the purpose, objectives, and expected outcomes of the meeting, ensuring that the meeting is necessary and will be productive. It also assists in determining the appropriate participants, duration, and format of the meeting. This tool can also be used to evaluate the meeting's success post-session, providing insights for improvement in future meetings.

What are the meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template?

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The meeting follow-up instructions in the Meeting & Agenda template are not explicitly detailed in the content provided. However, typically, such instructions would include steps like reviewing and finalizing the meeting minutes, assigning and tracking the progress of action items, scheduling follow-up meetings if necessary, and communicating the decisions and action items to all relevant stakeholders.

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Points forts de l'outil Points forts de l'outil

Cadence opérationnelle

La cadence des réunions est le rythme, le nombre et le rythme des réunions dans votre organisation. Cette diapositive de cadence opérationnelle fournit un résumé de haut niveau de la cadence des réunions de votre équipe. Elle présente un aperçu des réunions d'une année entière, avec des points codés par couleur pour déterminer si la réunion sera un face-à-face, une revue des objectifs, une évaluation des performances ou une conversation sur la carrière. Très utile pour les managers, cette visualisation peut être utilisée pour planifier les revues et suivre les réunions avec les membres individuels de l'équipe sur une base régulière.

Questions and answers

How can a well-structured meeting and agenda contribute to the team's productivity?

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A well-structured meeting and agenda can significantly contribute to a team's productivity by ensuring clear communication and efficient use of time. It helps in setting clear expectations for what needs to be discussed and decided in the meeting, thus avoiding unnecessary discussions and digressions. It also ensures that all important points are covered and nothing important is missed out. Moreover, a well-structured agenda helps in keeping the meeting focused and on track, thus saving time and increasing efficiency. It also helps in preparing the participants for the meeting, as they know what to expect and can come prepared.

Can you explain how to use the Operational cadence slide for different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation?

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The Operational cadence slide is a tool that helps manage and visualize the schedule of different types of meetings throughout the year. It uses color-coded dots to distinguish between different types of meetings such as one-on-one, goal review, performance review, or career conversation. To use it, you would assign a color to each type of meeting and mark the dates on the slide accordingly. This allows you to see at a glance when each type of meeting is scheduled. It's particularly useful for managers to schedule reviews and track meetings with individual team members on a consistent basis.

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Par exemple, les cadres peuvent suivre les revues trimestrielles, planifier des évaluations de performance tous les six mois, ou même planifier à l'avance des augmentations de salaire, des promotions ou des conversations sur les changements de rôle. Ces réunions peuvent être des entretiens individuels entre les managers et les associés ou des réunions de niveau supérieur où un associé rencontre un directeur ou un exécutif au-dessus de leur manager immédiat. (Diapositive 27)

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Checklist de réunion

Un outil de checklist de réunion est utile à la fois pour ceux qui organisent des réunions et pour les participants qui souhaitent se préparer à une réunion à l'avance. Cette visualisation de checklist couvre ce que les cadres doivent préparer avant une réunion, planifier pendant la réunion, et faire le suivi après une réunion afin que chaque réunion soit productive et courte.

Questions and answers

What are some important tasks that should be included in a meeting checklist?

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Some important tasks that should be included in a meeting checklist are:

1. Setting the meeting's objective: This is the main reason why the meeting is being held. It should be clear and concise.

2. Preparing the agenda: This includes all the topics that will be discussed during the meeting.

3. Inviting the participants: Ensure that all necessary stakeholders are invited and informed about the meeting.

4. Preparing and distributing materials: If there are any documents or materials needed for the meeting, they should be prepared and distributed in advance.

5. Setting up the meeting space: This includes ensuring that the meeting room is available and properly set up.

6. Following up after the meeting: This includes sending out meeting minutes and following up on action items.

How can a checklist be used to set expectations for a meeting?

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A checklist can be used to set expectations for a meeting by outlining the key points and tasks that will be covered during the meeting. It serves as a guide for the meeting lead to ensure all important topics are addressed. Additionally, sharing the checklist with team members prior to the meeting can help them understand what will be discussed, allowing them to prepare accordingly. This can lead to more efficient and productive meetings.

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Si vous êtes le responsable de la réunion, vous pouvez utiliser cette liste pour vous tenir responsable de votre plan pendant que la réunion se déroule. Vous pouvez également la partager avec d'autres membres de l'équipe pour définir les attentes de ce que la réunion comprendra. Cette checklist est personnalisable pour être modifiée pour les tâches qui sont les plus importantes pour vous à cocher. (Diapositive 3)

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Compte-rendu de session

Lorsque vous menez vos réunions, il est utile de prendre des notes et de détailler ce que chaque réunion couvrira avec un compte-rendu de session.Cette diapositive de minutes de session décompose un ordre du jour en différents segments de temps qui sont unis par divers objectifs de session. Les minutes de session peuvent être utilisées pour définir des objectifs pour une réunion et enregistrer des décisions pour des actions de suivi.

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Un système de drapeaux codés par couleur permet aux dirigeants d'indiquer si une session particulière sera uniquement à distance, à distance et hors ligne, ou complètement hors ligne. Cela est utile pour les plans de réunion post-pandémiques car les structures de travail ont changé et de nombreuses réunions de nos jours sont virtuelles. (Diapositive 12)

Questions and answers

How can digital tools help in preparing, leading, and following up after a meeting?

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Digital tools can greatly assist in preparing, leading, and following up after a meeting. They can help in scheduling the meeting, sending out invites, and setting the agenda. During the meeting, digital tools can facilitate real-time collaboration, note-taking, and recording for future reference. After the meeting, these tools can assist in distributing minutes, tracking action items, and gathering feedback. They can also help in analyzing the effectiveness of the meeting and planning for future ones.

What are some potential challenges in gathering feedback after a meeting and how can they be overcome?

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Some potential challenges in gathering feedback after a meeting include lack of participant engagement, unclear or biased questions, and difficulty in analyzing feedback. These can be overcome by ensuring the feedback process is easy and quick, questions are clear and unbiased, and using tools or software for analysis.

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Retour sur la réunion

Après avoir conclu une réunion, il est essentiel de faire un suivi sur toutes les décisions prises pour s'assurer que les conclusions de la réunion mènent à l'action. Si vous prévoyez de revisiter le sujet pour une autre session, ou de planifier un atelier, un programme de formation, ou même une convention, vous voudrez sonder vos participants et recueillir leurs pensées avec un formulaire de feedback. Les organisateurs de la réunion sont responsables de remplir les questions, tandis que les participants remplissent le formulaire et déplacent les coches pour évaluer chaque question de mauvaise à excellente. (Diapositive 21)

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Tableau de bord de la réunion

Enfin, un tableau de bord de réunion peut aider les dirigeants à suivre toutes leurs réunions à venir à une vue hebdomadaire, quotidienne et mensuelle en même temps. Cette visualisation fournit un calendrier pour détailler où vous en êtes dans l'année.Un aperçu en haut indique combien de réunions sont prévues, reprogrammées ou annulées en un coup d'œil. Dans la section d'aujourd'hui, vous pouvez suivre les réunions à venir, les horaires de chacune et les membres qui y assistent. Et une section de rappel en bas à gauche peut être utilisée pour prendre des notes. (Diapositive 30)

Questions and answers

What are the practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry?

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The practical applications of the Meeting & Agenda collection in a specific industry can vary based on the industry's needs. However, generally, it can be used to prepare for meetings, lead them effectively, and follow up after them. It can help in creating stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. This can save time and increase work efficiency. It can also be used to sync team members and ensure everyone is on the same page.

What are the main components of the Meeting & Agenda collection?

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The main components of the Meeting & Agenda collection include stakeholder overviews, presenter schedules, team brainstorming sheets, meeting follow-up instructions, and meeting criteria breakdowns. These tools are designed to help prepare, lead, and follow up after meetings, thereby increasing overall work efficiency.

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Étude de cas : Microsoft

Ces outils vous aident à mieux vous préparer avant une réunion pour y passer moins de temps. C'est important, car Microsoft a constaté que le nombre moyen de réunions a augmenté en 2021. Dans une enquête auprès de 30 000 travailleurs, Microsoft a constaté que le temps passé dans les équipes de Microsoft a augmenté de 2,5x dans le monde, et la réunion moyenne dure maintenant 10 minutes de plus, avec 45% de chats en plus par semaine et 42% de chats en plus par heure. Ce temps supplémentaire a conduit à des sentiments de "surmenage" et d'épuisement. Microsoft a également constaté que la fatigue s'installe après 30 à 40 minutes de concentration. C'est pourquoi l'entreprise recommande de limiter les réunions à 25 minutes ou au maximum 50 minutes avec une pause de 5 minutes au milieu pour donner au cerveau le temps de se recharger.

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Conclusion

Si 25 minutes vous semblent trop courtes, vous avez besoin d'une meilleure préparation. Téléchargez cette collection Meeting & Agenda (Part 4) pour plus de diapositives sur les aperçus des parties prenantes, les horaires des présentateurs, les feuilles de brainstorming d'équipe, les instructions de suivi des réunions et les décompositions des critères de réunion pour gagner du temps et des heures de travail.De plus, vous pouvez télécharger nos précédents cadres Réunion & Ordre du jour (Partie 2) et Meetings & Agendas (Part 3) pour plus de diapositives.

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