چگونه تاثیر اعضای فردی تیم، سرمایه گذاران، مشتریان یا حتی نهادهای نظارتی را بر موفقیت یا شکست یک پروژه اندازه گیری می کنید؟ پروژه ها اغلب Stakeholder Analysis را برای ارزیابی و اولویت بندی شرکت کنندگان و بازیکنان کلیدی بر اساس تاثیر، نگرش، علاقه و خطر بالقوه شامل می شوند. از چارچوب Stakeholder Analysis برای شناسایی تهدیدات، فرصت ها و در نهایت ایجاد محصولات نهایی بهتر استفاده کنید.
Ask follow up
کارهای بزرگ اغلب دارای بسیاری از ذینفعان هستند که به طور مستقیم یا غیرمستقیم به نتیجه کمک می کنند. این ملاحظات که اغلب پروژه ها را به جهات مختلف هدایت می کنند، تجزیه و تحلیل ذینفعان بخشی مفید و اغلب ضروری از مدیریت پروژه است.
بر خلاف بسیاری از تجزیه و تحلیل های مبتنی بر عدد که کسب و کارها معمولا انجام می دهند، تجزیه و تحلیل ذینفعان نیز اجزای کیفی مانند احساسات و نگرش ها را در نظر می گیرد. مسئولیت های ذینفعان فراتر از تنها عملکرد های کسب و کار روزمره تعیین می شوند. با داشتن چشم انداز میان مدت تا بلند مدت، تجزیه و تحلیل ذینفعان سعی می کند تاثیر بالقوه، مثبت یا منفی، ذینفعان خاص را بر نتایج پروژه و حتی فراتر از آن پیش بینی کند.
Ask follow up
فرآیند تجزیه و تحلیل ذینفعان ابتدا ذینفعان کلیدی مرتبط با یک پروژه را شناسایی می کند. این افراد اصلی شرکت کننده در پروژه، افراد اصلی علاقه مند به پروژه و افرادی هستند که ممکن است تحت تاثیر آن قرار گیرند، با یا بدون مشارکت فعال. این افراد یا نهادها سپس به عنوان ذینفعان داخلی در مقابل ذینفعان خارجی طبقه بندی می شوند.
Ask follow up
پس از شناسایی ذینفعان، نقاط را به هم وصل کنید و آنها را در زمینه طرح کلی پروژه خود قرار دهید. کدام بخش از فرآیند پروژه هر یک از آنها درگیر یا تحت تاثیر خواهد بود؟ چگونه آنها در طول این فرآیند به یکدیگر متصل یا قطع ارتباط خواهند شد؟
سپس، ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنید. این شامل نحوه بازی ذینفعان در جزئیات پروژه و اهداف و انتظارات کسب و کار است.
در نهایت، تصمیم بگیرید که کدام اقدامات آینده بر اساس خطرات، تهدیدات و فرصت هایی که از تجزیه و تحلیل شما کشف شده است، اجرا شوند. هر گونه تجزیه و تحلیل را در مورد عواقب احتمالی انجام دهید، سپس اندازه گیری کنید که آیا باید تغییراتی در آنها ایجاد کنید یا خیر. (اسلاید 3)
ذینفعان داخلی اعضایی درون سازمان هستند. آنها می توانند مدیران ارشد، تیم رهبری، کارمندان و غیره باشند. سمت راست این اسلاید برخی از موارد رایج برای هر نوع ذینفع را فهرست می کند. هنگام توسعه پروژه خود، احساس راحتی کنید و آنها را با نام های واقعی افراد یا سازمان ها جایگزین کنید.
ذینفعان متصل افرادی هستند که یک رابطه اقتصادی یا قراردادی با سازمان دارند.اینها می توانند روابط تجاری مداوم، شرکای استراتژیک، سهامداران، تامین کنندگان و توزیع کنندگان، بانکداران و مالیات برداران، یا خرده فروشان باشند.
بر خلاف ذینفعان داخلی، ذینفعان خارجی کسانی هستند که مستقیماً در سازمان دخیل نیستند، اما ترجیحات و واکنش های آنها به تصمیمات تجاری سازمان و مسیر آن گاهی اوقات می تواند بسیار موثر باشد. در سطح کلی، این می تواند دولت باشد، زیرا قادر است قوانین و مقرراتی را اجرا کند که مستقیماً بر شرکت تأثیر می گذارد، گروه های حامی برای ترویج یا محکوم کردن شرکت، سازمان های رسانه ای و نحوه تصویرسازی آنها از شرکت، یا اجتماعات اجتماعی که در سطح محلی یا بین المللی مشارکت دارند.
Ask follow up
مشتریان می توانند ذینفعان خارجی باشند. به عنوان مثال، شاید هدف نهایی یک پروژه کاهش هزینه یک محصول اصلی باشد. اگرچه مشتریان به طور فعال در استراتژی های قیمت گذاری یا توسعه شرکت نیستند، اما آنها اولین نفری هستند که تأثیر می پذیرند. بیایید بگوییم کاهش قیمت باعث شادی بیشتر مشتریان شد و آنها را بیشتر ترغیب به خرج کردن پول خود کرد، این می تواند فروش و درآمد شما را افزایش دهد. و شرکت می تواند در نهایت به سودآوری بهتری برسد. (اسلاید 5)
Ask follow up
ماتریس ذینفع به مدیران کمک می کند تا مشخص کنند نیازهای کدام ذینفع باید هنگام اتخاذ تصمیمات و اجرای وظایف پروژه بیشتر وزن داده شود. با توجه به تعداد زیاد ذینفعان، سخت است که همه را راضی کنید، بنابراین از این ماتریس برای اتخاذ تصمیماتی استفاده کنید که بیشترین منفعت را برای ذینفعان تأثیرگذار دارد.
معیارهایی که باید اندازه گیری شوند، تأثیر یا قدرت ذینفع (در محور y) و علاقه ذینفع (در محور x) است. در حالی که شرکت شما ممکن است معیارهای دیگری را که در اینجا ذکر نشده است را اولویت دهد، این دو از معیارهای رایج برای ارزیابی هستند.
وقتی علاقه و تأثیر یک گروه ذینفع هر دو پایین است، این ذینفعان باید کمتر در نظر گرفته شوند. فقط آنها را نظارت کنید تا زمانی که سطح علاقه آنها افزایش یابد.
اگر سطح علاقه یک ذینفع پایین است، اما قدرت آن بالا است، سعی کنید نیازهای آنها را برآورده کنید و آنها را برای افزایش علاقه خود درگیر کنید. این ممکن است سرمایه گذاران با ارزش بالا یا گروه / فردی با پتانسیل ایجاد شراکت ها و فرصت های تجاری جدید باشد. حتی اگر آنها در سازمان شما شرکت نکنند، اگر نتایج بدی به آنها ارائه دهید، هنوز هم می توانند تأثیر داشته باشند، بنابراین با دقت مدیریت کنید.
Ask follow up
اگر علاقه یک ذینفع بالا است، اما تأثیر آن پایین است، به آنها توجه کافی بدهید و آنها را از هر اعلامیه آینده مطلع کنید. شما همچنین می توانید از علاقه آنها با درگیر کردن آنها در مناطق کم ریسک استفاده کنید. این ذینفعان می توانند حامیان بزرگی با بازخورد تغییر دهنده بازی در آینده باشند.
اگر منافع و تأثیر یک ذینفع هر دو بالا باشند، این افراد مهمترین بازیکنان در عملیات شما هستند و قطعاً باید روی آنها تمرکز کنید. شما باید به طور فعال با آنها مدیریت کنید، آنها را ارام کنید، به طور منظم با آنها ارتباط برقرار کنید و در طول فرآیند تصمیم گیری از نظرات آنها استفاده کنید. (اسلاید 8)
علاوه بر قدرت و تأثیر ذینفعان، نگرش ها و احساسات عمومی آنها نیز مهم است که نظارت شود. با این اسلاید نگرش هر یک از ذینفعان را نقشه برداری کنید. در سمت راست، بازیکنان مشترک ذینفع مرتبط با پروژه با نمادهای پیکان برای نمایش اینکه کدام بازیکنان حامی و وکیل هستند، کدام ها بی طرف و بی تفاوت به موضوع هستند و کدام ها از فرآیند شما انتقاد می کنند، فهرست شده اند. این ارزیابی احساسی همچنین می تواند خطرات بالقوه ای را نشان دهد که برخی ذینفعان ممکن است سعی کنند پیشرفت یک پروژه را به دلیل عدم پسندیدن جهت آن یا سوال کردن نتایج مسدود کنند. (اسلاید 11)
Ask follow up
در نهایت، منظره ذینفعان خود را سازماندهی و ثبت کنید و بازیکنان کلیدی را در یک دسته بندی فهرست کنید. در این مثال، ذینفعان بر اساس رابطه جدا شده اند: ذینفعان قراردادی و ذینفعان نظارتی.
در اینجا، شما می توانید هر یک از ذینفعان را با توضیح مختصری از هدف آنها برای مشارکت، سطح قدرت و تأثیر آنها و همچنین سطح خطر آنها ردیابی کنید.
در مورد سطوح خطر، ذینفعان با سطوح بالاتر خطر احتمالاً موفقیت یا شکست یک پروژه را به خطر بیاندازند. آنها همچنین ممکن است بیشتر مایل باشند که اقداماتی انجام دهند که می تواند به اهداف نهایی شما آسیب بزند.(اسلاید 15)