概要
あなたのチームメンバーは、自分たちのタスクが明確でない、またはプロジェクトの目標を常に達成できないと感じていますか？ガントチャートは、経営者がプロジェクトをスケジュールし、チームメンバーを適切に進行させ、タスクを責任を持って委任するのに役立ちます。究極のガントチャートコレクションをダウンロードして、従業員の同期を取り、生産性を向上させましょう。このコレクションには、標準的なガントチャート2種類と、在庫ガントチャート、予約ガントチャートが含まれています。
結果
ガントチャートは、プロジェクト管理の重要な要素として、あらゆる種類のチームによって使用されています。基本的に、ガントチャートは活動と時間の視覚的な表現であり、プロジェクトがどの程度の時間を要するか、またプロジェクトの寿命を通じてリソースをどのように監視するかを見るために使用されます。実行するタスクは垂直軸にリストされ、時間間隔は水平軸に配置されます。
このチャートは、ヘンリー・ガントにちなんで名付けられました。彼は最初にこのチャートを、ルーチンな操作の生産性レベルを測定し、どの従業員が良好なパフォーマンスを発揮し、どの従業員が遅れているかを確認するために使用しました。最初のガントチャートは紙に書かれており、スケジュールを調整するたびにチャートを完全に再描画する必要がありました。
Ultimate Gantt Collectionのチャートを使用すれば、プロジェクトのスケジュールを即座に微調整したり調整したりすることができます。従業員は、自分が何を完了する必要があり、各タスクにどれだけの時間が割り当てられているかを明確に理解することができます。これにより、チームメンバーは自分たちの進捗を追跡し、期限を先取りし、プロジェクトのマイルストーンを特定することができます。
最初の2つのツールは、タスクと従業員によって組織化されたプロジェクトベースのガントチャートです。3つ目のツールは、さまざまな場所での予約をスケジュールするためのガントチャートです。4つ目のツールは、在庫の使用とコストを追跡するためのガントチャートです。
ツール1: ガントチャート
最初のツールは標準的なガントチャートです。実行するタスクと、それらが割り当てられているチームメンバーが縦軸にリストされています。日付は横軸にリストされています。
プロジェクト、会社、プロジェクトマネージャーの名前が上部に記載されています。これらの名前は置き換えることができ、チャートは再利用することができます。青色のフォントで表示されるテキストは、ユーザーが特定のプロジェクトに適用すべきユニークな入力を示しています。
各プロジェクトタスクには、タスクを完了するための日付範囲が設定されています。範囲は、各タスクに割り当てられた日数を変更することで調整することができます。日数が変更されると、日付範囲もそれに合わせて自動的に変更されます。このようにして、チャートは自動的に期限を生成します。各タスクの水平バーも日付範囲に一致します。
プロジェクトの開始日と終了日は、水平行に表示される日付を決定します。表示週の入力は、タイムラインのどの週が水平行に表示されるかを変更します。プロジェクトの開始日は緑のボックスで、プロジェクトの終了日は赤のボックスでマークされます。現在の日付は青のボックスでマークされます。これらのボックスは、作業がスケジュール通りに進行していることをユーザーが確認できるようにします。
また、従業員は進行状況の列を使用して、自分が割り当てられたタスクの完了率を調整することもできます。完了率が調整されると、灰色の進行状況バーがそれを反映して変化します。これにより、従業員は自分がどの位置にいるかを明確に視覚化することができます。
ツール2：従業員ガントチャート
2つ目のツールは、標準的なガントチャートの別バージョンです。このチャートは、タスクを従業員ごとに縦軸でグループ化します。従業員の名前は縦軸に、カレンダーの日付は横軸に記載されます。割り当てられたタスクとその期間は、各従業員の名前の下に記載されます。タスクに割り当てられた日数が変更されると、日付範囲と水平バーが自動的にそれに合わせて変更されます。色付きの水平バーは、プロジェクト全体での各従業員のワークロードをプロジェクトマネージャーが視覚化するのに役立ちます。前のシートと同様に、従業員は割り当てられたタスクの進行状況を更新するために、完了率を記入することで、そのタスクの進行状況バーを調整することができます。
従業員のスケジュールにボトルネックがあると判断できるのは、水平バーが重なっている場合です。その後、作業量を増やすか減らすかを調整できます。このようにしてスケジュールの競合も特定できます。この機能は、従業員とマネージャーの両方に安心感を提供します。
ツール3：予約チャート
3つ目のツールは、さまざまな場所での予約をスケジュールするためのガントチャートです。このテンプレートは、指定された時間範囲内に特定の場所でイベントがいつどこで行われるかを視覚化するのに役立ちます。この時間範囲は、開始時間と時間間隔の入力を変更することで簡単に調整できます。再び、時間は水平軸に記載されますが、今回は特定のイベントと場所が垂直軸に記載されます。各イベントの割り当て時間が変わると、水平バーも変わります。
スケジュールは日ごとに分割されます。ユーザーはスケジュールを設定したい日までスクロールダウンし、各予約の時間と場所を入力します。開始時間と終了時間が記入されると、その範囲が自動的に水平バーで埋まります。ユーザーは各予約のユニークな予約、場所、開始/終了時間を入力する必要があります。予約は場所ごとにグループ化されるため、ユーザーは指定された場所が過剰または不足していないことを確認できます。各場所の水平な色付きのバーは重ならないようにする必要があります。それ以外の場合、その場所でスケジューリングの競合が発生しています。
ツール4：在庫チャート
第四のツールは、在庫の使用とコストを追跡するためのガントチャートです。開始時間と間隔の長さは、特定のスケジュールに合わせて変更することができます。これらを調整すると、時間のリストが自動的に変更されます。ユーザーは、会社のアイテムやリソースのリストを最初の列に記入します。アイテムはカテゴリー別にグループ化され、例えば"ビデオ機器"や"家具"などです。アイテムはまた、"椅子1"や"椅子2"のような特定のアイテムのタイプ別にグループ化することもできます。各アイテムには一意の時間間隔ごとのコストが割り当てられ、そのアイテムの合計値は自動的に計算されます。
このチャートは、誰が現在アイテムを所持しているかを追跡するために使用することができます。アイテムをチェックアウトする従業員やゲストは、それを使用する時間間隔の対応するセルに自分の名前を入力することができます。各名前付きセルには自動的に特定の色が割り当てられます。
このチャートは、在庫管理プロセス全体を効率化します。それは企業に、誰が現在アイテムを所持していて、それをどのくらいの時間使用しているかを見ることを可能にします。また、どのリソースが高い需要があり、どのリソースがそうでないかも示します。必要に応じて追加のリソースを注文することもできます。
なぜガントチャートが必要なのか？
ガントチャートはプロジェクト計画によく使用されますが、これらのテンプレートが示すように、その価値はそれをはるかに超えています。これらのチャートを使用することで、プロジェクトリーダーはリソースの管理を改善し、より明確なスケジュールを作成することができます。
