सारांश
क्या आपकी टीम के सदस्य अपने कार्यों के प्रति अस्पष्ट हैं या निरंतर रूप से अपने परियोजना लक्ष्यों को चूक रहे हैं? गैंट चार्ट्स सहायक अधिकारियों को परियोजनाओं की अनुसूची तैयार करने, अपने टीम के सदस्यों को ट्रैक पर रखने और कार्यों को जिम्मेदारीपूर्वक सौंपने में मदद करते हैं। अंतिम गैंट संग्रह डाउनलोड करें ताकि आपके कर्मचारियों को सिंक करें और उत्पादकता में वृद्धि करें। संग्रह में दो प्रकार के मानक गैंट चार्ट्स के साथ-साथ एक इन्वेंटरी गैंट चार्ट और एक आरक्षण गैंट चार्ट शामिल हैं।
परिणाम
गैंट चार्ट्स का हर प्रकार की टीम द्वारा परियोजना प्रबंधन के एक अभिन्न घटक के रूप में उपयोग किया जाता है। मूल स्तर पर, गैंट चार्ट्स गतिविधि के खिलाफ समय की विजुअल प्रतिष्ठापन होती हैं। वे इसे देखने के लिए उपयोग किए जाते हैं कि परियोजनाएं कितनी देर लेंगी और एक परियोजना की अवधि के दौरान संसाधनों की निगरानी करते हैं। कार्यों को करने के लिए सूचीबद्ध किए गए कार्य लंबवत अक्ष पर सूचीबद्ध होते हैं, जबकि समय अंतराल समतल अक्ष पर रखे जाते हैं।
चार्ट हेनरी गैंट के नाम पर नामित है, जिन्होंने मूल रूप से चार्ट्स का उपयोग नियमित कार्यों के लिए उत्पादकता स्तरों को मापने और देखने के लिए किया था कि कौन से कर्मचारी अच्छा प्रदर्शन कर रहे थे और कौन पीछे रह गया। पहले गैंट चार्ट्स कागज पर लिखे गए थे, और जब भी अनुसूची में कोई समायोजन करना पड़ता था, तो चार्ट्स को पूरी तरह से फिर से खींचना पड़ता था।
अल्टिमेट गैंट संग्रह में चार्ट्स के साथ, परियोजना अनुसूचियाँ उड़ान में ट्वीक और समायोजित की जा सकती हैं। कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से पता होगा कि उन्हें क्या पूरा करना है और प्रत्येक कार्य के लिए उन्हें कितना समय दिया गया है।यह टीम के सदस्यों को अपनी प्रगति का पता लगाने, समय सीमा से पहले काम करने और परियोजना के मील के पत्थर की पहचान करने की अनुमति देता है।
पहले दो उपकरण कार्य-आधारित गैंट चार्ट हैं जो कार्य और कर्मचारी द्वारा संगठित हैं। तीसरा उपकरण विभिन्न स्थानों में आरक्षण को अनुसूचित करने के लिए एक गैंट चार्ट है। चौथा उपकरण इन्वेंटरी के उपयोग और लागत को ट्रैक करने के लिए एक गैंट चार्ट है।
उपकरण 1: गैंट चार्ट
पहला उपकरण एक मानक गैंट चार्ट है। कार्य करने के लिए, साथ ही उन टीम के सदस्यों के साथ जिन्हें वे सौंपे गए हैं, वर्टिकल अक्ष पर सूचीबद्ध होते हैं। तारीखें हॉरिज़ॉन्टल अक्ष पर सूचीबद्ध होती हैं।
परियोजना, कंपनी, और परियोजना प्रबंधक के नाम शीर्ष पर सूचीबद्ध होते हैं। इन नामों को बदला जा सकता है, और चार्ट को पुनः उपयोग किया जा सकता है। नीले रंग के फ़ॉन्ट में लिखा गया पाठ एक अद्वितीय इनपुट सूचित करता है जिसे उपयोगकर्ता को अपनी विशिष्ट परियोजना के लिए लागू करना चाहिए।
प्रत्येक परियोजना कार्य को तारीखों की एक श्रृंखला दी जाती है जिसमें कार्य को पूरा किया जाना चाहिए। श्रृंखला को प्रत्येक कार्य के लिए निर्धारित दिनों की संख्या बदलकर समायोजित किया जा सकता है। जब दिनों की संख्या बदलती है, तो तारीख की श्रृंखला स्वचालित रूप से इसके साथ बदलती है। इस प्रकार, चार्ट स्वचालित रूप से समय सीमाएं उत्पन्न करता है। प्रत्येक कार्य के लिए क्षैतिज पट्टी भी तारीख की श्रृंखला से मेल खाती है।
परियोजना की शुरुआती तारीख और समाप्ति तारीखें हॉरिज़ॉन्टल पंक्ति में दिखाई देने वाली तारीखों को निर्धारित करती हैं।प्रदर्शन सप्ताह इनपुट बदलता है कि टाइमलाइन का कौन सा सप्ताह क्षैतिज पंक्ति में दिखाया जाता है। परियोजना की शुरुआती तारीख को हरे बॉक्स द्वारा चिह्नित किया जाता है, और परियोजना की समाप्ति तारीख को लाल बॉक्स द्वारा चिह्नित किया जाता है। वर्तमान तारीख को नीले बॉक्स द्वारा चिह्नित किया जाता है। ये बॉक्स उपयोगकर्ताओं को यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि काम समय से हो रहा है।
कर्मचारी प्रगति स्तंभ का उपयोग भी कर सकते हैं जिससे वे अपने आवंटित कार्य का वे कितना प्रतिशत पूरा कर चुके हैं, उसे समायोजित कर सकते हैं। जब पूर्णता का प्रतिशत समायोजित होता है, तो ग्रे प्रगति बार इसे दर्शाने के लिए बदल जाता है। यह कर्मचारियों को स्पष्ट दृश्यीकरण देता है कि वे कहां खड़े हैं।
उपकरण 2: कर्मचारी गैंट चार्ट
दूसरा उपकरण मानक गैंट चार्ट का एक वैकल्पिक संस्करण है। यह चार्ट कार्यों को कर्मचारी द्वारा लंबवत अक्ष में समूहीकृत करता है। कर्मचारी के नाम लंबवत अक्ष में सूचीबद्ध होते हैं, और कैलेंडर की तारीखें क्षैतिज अक्ष में सूचीबद्ध होती हैं। प्रतिष्ठित कार्य, और उनके आवंटित तारीख सीमाएं, प्रत्येक कर्मचारी के नाम के नीचे सूचीबद्ध होती हैं। जब किसी कार्य के लिए आवंटित दिनों की संख्या बदलती है, तो तारीख की सीमा और क्षैतिज बार स्वचालित रूप से बदल जाते हैं। रंगीन क्षैतिज बार परियोजना प्रबंधकों को परियोजना के दौरान प्रत्येक कर्मचारी के कार्यभार को दृश्यीकरण करने में मदद करते हैं। पिछली शीट की तरह, कर्मचारी आवंटित कार्यों पर अपनी प्रगति को अपडेट कर सकते हैं जिसमें पूर्णता का प्रतिशत लिखा होता है। यह उस कार्य के लिए प्रगति बार को समायोजित करेगा।
कर्मचारी के कार्यक्रम में बाधाएं तब पहचानी जा सकती हैं जबकि क्षैतिज बारों का ओवरलैप होता है। फिर कार्यभार या तो बढ़ाया जा सकता है या कम किया जा सकता है। इसी तरह से अनुसूची संघर्ष भी पहचाने जा सकते हैं। यह कार्यक्षमता कर्मचारियों और प्रबंधकों दोनों को शांति का अनुभव कराती है।
उपकरण 3: आरक्षण चार्ट
तीसरा उपकरण एक गैंट चार्ट है जिसका उपयोग विभिन्न स्थानों पर आरक्षण की अनुसूची बनाने के लिए किया जाता है। यह टेम्पलेट यह दिखाने में मदद करता है कि किस समय और कहां निर्धारित स्थानों पर घटनाएं होंगी। इस समय सीमा को प्रारंभ समय और समय अंतराल इनपुट्स में परिवर्तन करके आसानी से समायोजित किया जा सकता है। एक बार फिर, समय क्षैतिज अक्ष में सूचीबद्ध होते हैं, लेकिन अब विशेष घटनाओं और स्थानों को लंबवत अक्ष में सूचीबद्ध किया जाता है। प्रत्येक घटना के लिए निर्धारित समयों में परिवर्तन के साथ क्षैतिज बार बदलते हैं।
अनुसूचियाँ दिनों में विभाजित की जाती हैं। उपयोगकर्ता उस दिन तक स्क्रॉल कर सकते हैं जिसे वे अनुसूचित करना चाहते हैं, और प्रत्येक आरक्षण के समय और स्थान को इनपुट कर सकते हैं। एक बार जब प्रारंभ और समाप्ति समय लिखे जाते हैं, तो क्षैतिज बार स्वचालित रूप से उस सीमा को भर देंगे। उपयोगकर्ताओं को प्रत्येक आरक्षण के लिए अद्वितीय आरक्षण, स्थान, और प्रारंभ/समाप्ति समय इनपुट करना चाहिए। आरक्षण स्थान के आधार पर समूहीकृत किए जाते हैं, ताकि उपयोगकर्ता यह सुनिश्चित कर सकें कि एक निर्धारित स्थान अधिक या कम नहीं बुक किया गया है।प्रत्येक स्थान के लिए क्षैतिज, रंगीन बार्स एक-दूसरे के ऊपर नहीं होने चाहिए, अन्यथा उस स्थान पर अनुसूची संघर्ष है।
उपकरण 4: इन्वेंटरी चार्ट
चौथा उपकरण एक गैंट चार्ट है जिसका उपयोग इन्वेंटरी उपयोग और लागतों को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। प्रारंभ समय और अंतराल की लंबाई को किसी विशिष्ट अनुसूची को समायोजित करने के लिए बदला जा सकता है। जब ये समायोजित होते हैं, तो समयों की सूची स्वचालित रूप से बदल जाती है। उपयोगकर्ता अपनी कंपनी के आइटम्स या संसाधनों की एक सूची पहले स्तंभ में लिखते हैं। आइटम्स को श्रेणी के आधार पर समूहित किया जाता है, जैसे कि "वीडियो उपकरण" या "फर्नीचर." आइटम्स को एक विशिष्ट प्रकार के आइटम, जैसे कि "कुर्सी 1" और "कुर्सी 2." के आधार पर भी समूहित किया जा सकता है। प्रत्येक आइटम को एक अद्वितीय लागत प्रति समय अंतराल दी जाती है। उस आइटम के लिए कुल मूल्य स्वचालित रूप से गणना किया जाता है।
चार्ट का उपयोग यह ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है कि कौन वर्तमान में आइटम्स का अधिकारी है। कर्मचारी या अतिथि जो एक आइटम चेक आउट करते हैं, वे अपना नाम उस समय अंतराल के लिए संबंधित सेल में टाइप कर सकते हैं जिसमें वे इसका उपयोग करेंगे। प्रत्येक नामित सेल को स्वचालित रूप से एक विशिष्ट रंग दिया जाता है।
चार्ट पूरी इन्वेंटरी प्रबंधन प्रक्रिया को सरल बनाता है। यह कंपनियों को यह देखने की अनुमति देता है कि कौन वर्तमान में एक आइटम का अधिकारी है और कितने समय के लिए। यह भी दिखाता है कि कौन से संसाधन उच्च मांग में हैं और कौन से नहीं। अतिरिक्त संसाधन फिर आवश्यकता पड़ने पर आदेश दिए जा सकते हैं।
मुझे गैंट चार्ट की आवश्यकता क्यों है?
गैंट चार्ट्स का उपयोग अक्सर परियोजना योजना के लिए किया जाता है, लेकिन जैसा कि ये टेम्पलेट्स दिखा रहे हैं, उनका मूल्य इससे कहीं आगे बढ़ता है। इन चार्ट्स के उपयोग से, परियोजना नेताओं को अपने संसाधनों का प्रबंधन सुधारने और स्पष्ट अनुसूचियां बनाने में सहायता मिलेगी।
