Wprowadzenie
Jakie są najlepsze metody zarządzania pulą talentów w każdym momencie? Niedobór talentów, zmieniające się demografia, wahania gospodarcze, to tylko niektóre z wielu czynników, które sprawiły, że zarządzanie talentami stało się dużym wyzwaniem. Planowanie Siły Roboczej pojawia się jako rozwiązanie, które pozwala dostosować zasoby ludzkie do ewoluujących wymagań rynku i szybko dostosować się do tych zmian. Bez odpowiedniego planowania siły roboczej i przewidywania, które z niego wynika, cierpi zarówno biznes, jak i jego pracownicy. To dzieje się tuż przed naszymi oczami: w 2023 roku ponad 262 000 pracowników technicznych zostało zwolnionych z powodu zbytniego zatrudnienia w czasie pandemii, a ten trend niestety kontynuował się w 2024 roku.
Jasne jest, że firmy są pod coraz większą presją, aby zoptymalizować swoje najcenniejsze aktywa - swoją siłę roboczą. Decyzje o tym, kogo zatrudnić, przeszkolić lub zwolnić, mogą oznaczać różnicę między kwitnieniem a ledwo przetrwaniem. Chociaż żadna ilość planowania miejsca pracy nie może być w 100% odporna na przyszłość, pomaga to menedżerom, decydentom i profesjonalistom HR w efektywnym skalowaniu, odpowiedzialnym redukowaniu zatrudnienia lub transformacji siły roboczej poprzez podnoszenie kwalifikacji.
Narzędzia do planowania siły roboczej
Począwszy od strategii rekrutacji, osoby odpowiedzialne za zatrudnienie muszą zdecydować, które role wymagają większej liczby pracowników, a które są mniej krytyczne.Może to brzmieć jak oczywistość, ale priorytety rekrutacyjne ulegają częstszym zmianom wraz z rozwojem technologii AI i narzędzi automatyzacji.
I to prowadzi nas do znaczenia zrozumienia, gdzie obecnie znajduje się pulę talentów twojej organizacji w porównaniu do tego, gdzie chciałbyś ją skierować. Analizy luki tej rozbieżności mogą ocenić obecną wydajność i zidentyfikować, co jest potrzebne do osiągnięcia idealnych poziomów produktywności. W międzyczasie, aby zapewnić, że obecni pracownicy są zaangażowani i zmotywowani, zdrowa rura talentów z planem sukcesji może pomóc zidentyfikować i rozwijać przyszłych liderów.
Podczas gdy więcej zasobów jest przeznaczanych na kluczowe funkcje pracy, szczera ocena obecnych wydatków na siłę roboczą może również odkryć, na co warto wydawać pieniądze, a co niepotrzebnie obciąża przepływ gotówki. W tym przypadku analizy kosztów mogą być również wykorzystane jako sposób porównania i oceny zalet i wad różnych taktyk redukcji kosztów. Celem tutaj jest zrobienie więcej za mniej.
Celowa rekrutacja
Solidna strategia rekrutacyjna z właściwymi oczekiwaniami stanowi podstawę sukcesu zespołu jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Niestety, 74% nowych pracowników już szuka nowej pracy w ciągu pierwszych sześciu miesięcy.Złe zatrudnienie nie tylko sprawia, że pracownicy są nieszczęśliwi, ale również powoduje finansowe cierpienie firmy. Koszt złego zatrudnienia wykracza poza początkowe koszty rekrutacji, obejmując wydatki na przyjęcie do pracy i szkolenia. Szacuje się nawet, że zły wybór pracownika może kosztować firmę do 30% zarobków pracownika w pierwszym roku pracy.
W kontekście ewoluujących trendów i zakłóceń technologicznych, takich jak rosnące znaczenie generatywnej sztucznej inteligencji, dobrze przemyślana strategia rekrutacji powinna informować interesariuszy o najlepszych sposobach dostosowania swojej siły roboczej do przyszłych wymagań. Może to obejmować analizę potencjału automatyzacji w celu decydowania o roli do rozwinięcia lub redukcji, zapewniając, że zasoby są alokowane tam, gdzie najbardziej potrzebne są ludzkie umiejętności.
Biorąc pod uwagę różne poziomy starszeństwa, dostosowane podejścia do kanałów rekrutacji mogą również uczynić proces bardziej efektywnym. Niektóre platformy, na przykład, są specjalnie dostosowane do stanowisk na poziomie początkowym i junior, co może prowadzić do napływu kandydatów, którzy są świeżo po studiach i otwarci na naukę nowych sposobów działania.
Analiza luki
Aby zrozumieć, jak obecny stan Twojego zasobu talentów porównuje się do jego aspiracyjnego stanu, rozważ użycie analizy luki. Ten proces oceny pozwala menedżerom na wskazanie konkretnych obszarów, gdzie potrzebne są dodatkowe zasoby i siła robocza, lepsze procesy lub dalsze szkolenia.
Analizy luki mogą być oparte na różnorodnych punktach odniesienia, które są istotne dla danego tematu. W przypadku planowania siły roboczej, powszechnym punktem odniesienia jest FTE, czyli pełny etat. FTE pomaga menedżerom i specjalistom HR zrozumieć obciążenie pracowników w ustandaryzowany sposób, niezależnie od tego, czy pracują na pełny etat, czy na część etatu.
Spójrz na to w ten sposób, jeśli w twoim zespole jest 20 specjalistów ds. obsługi klienta, a każdy z nich ma FTE na poziomie 0.7, oznacza to, że łącznie ten zespół specjalistów ds. obsługi klienta stanowi 14 FTE. Sumując FTE każdej roli, można zobaczyć, które role są niedoobsadzone i potrzebują więcej pomocy ze względu na ilość pracy, którą mają przydzieloną, a które role są nadmiernie obsadzone i mogą być redukowane.
Planowanie sukcesji
Po uzyskaniu jasnego obrazu składu obecnej siły roboczej, następnym krokiem jest zabezpieczenie przyszłości firmy poprzez planowanie sukcesji. Ta strategia otwiera drogę do stałego napływu talentów, którzy są zdolni do przejęcia kluczowych ról w razie potrzeby. Narzędzia takie jak siatka dziewięciu pól kategoryzują pracowników na podstawie ich wyników i potencjału, wyróżniając tych, którzy nadają się na role liderów.
Pracownicy, którzy znajdują się w kategorii "przyszły lider", są najlepszym wyborem, ponieważ nie tylko wykazali się konsekwentnie doskonałymi wynikami, ale także wykazują wysokie ambicje i motywację.Z drugiej strony, osoby z kategorii "niewystarczająco wydajne" nie tylko podlegają stagnacji kariery, ale mogą być również pierwszymi, które odczują skutki redukcji zatrudnienia.
Ostatecznie, kiedy odpowiedni pracownicy są przydzielani do odpowiedniego rodzaju pracy, jest to sytuacja korzystna dla obu stron - nie tylko optymalizuje to wartości biznesowe, które każdy pracownik może wygenerować, wykorzystując swoje największe atuty i najlepsze umiejętności, ale potwierdzenie ich wyników może również zachęcić do lepszej retencji pracowników. Szacuje się, że całkowite koszty zatrudnienia nowej osoby mogą wynosić trzy do czterech razy więcej niż pensja na danym stanowisku - zdecydowanie warto więc zainwestować pieniądze i wysiłek, aby utrzymać najlepszych pracowników zadowolonymi.
Analiza kosztów
Gdy koszt utrzymania siły roboczej przewyższa wartości biznesowe, które są generowane, wówczas liczba pracowników przestaje być atutem, a staje się obciążeniem. W planowaniu siły roboczej częścią analizy kosztów jest ocena obecnej sytuacji. Na przykład, jaki jest całkowity koszt siły roboczej? Można to podzielić według poziomu wydajności, stażu pracy lub funkcji pracy.
Innym sposobem przeprowadzenia tej analizy jest oparcie się na strukturze organizacyjnej zespołu.Na przykład, dla zespołu, którego głównym zadaniem jest marketing i sprzedaż, ile kosztuje firmę utrzymanie pracowników zarządzających programem PR w ramach tego działu? Co z tymi, którzy są odpowiedzialni za strategię wejścia na rynek?
Drugim aspektem analizy kosztów jest porównywanie różnych opcji oszczędzania. Oszczędności mogą przyjmować różne formy. Na przykład, pomimo niedawnych sprzeciwów ze strony niektórych CEO, firma może nadal stwierdzić, że zwiększenie procentowego udziału zdalnej siły roboczej może generować największe oszczędności. Inną powszechną strategią oszczędzania jest redukcja zatrudnienia, lub niektóre firmy lubią używać eufemizmu "reorganizacja". W takim przypadku warto obliczyć, jaka część siły roboczej powinna zostać zredukowana, nie naruszając przy tym jakości pracy. Czy są to pracownicy pierwszej linii, czy może są to nadzorcy pierwszego i drugiego poziomu?
Raporty i tablice kontrolne
Na koniec, raporty i tablice kontrolne pozwalają wewnętrznym decydentom dysponować odpowiednimi danymi liczbowymi i statystycznymi, aby podejmować właściwe decyzje. Niektóre z tych tablic kontrolnych są nie tylko pomocne w planowaniu siły roboczej, ale są również niezbędne w zarządzaniu zasobami ludzkimi w ogóle. Na przykład, wykresy pokazujące skład liczby pracowników według różnych zmiennych, takich jak typ pracy czy dział.
Śledzenie pracowników, którzy są blisko emerytury, może również pomóc w planowaniu sukcesji, jak wcześniej wspomniano.Ile osób planuje wkrótce przejść na emeryturę? I co firma musiałaby zrobić, aby zastąpić te role? Czy byłoby to poprzez zatrudnienie z zewnątrz? Czy poprzez awanse wewnętrzne?
Podsumowanie
Dzięki Planowanie Siły Roboczej, menedżerowie zyskują solidny zestaw narzędzi do nawigacji w zmieniającym się popycie i podaży na dzisiejszym rynku talentów. Od opracowywania sprytnych strategii rekrutacyjnych zgodnych z postępem technologicznym, po przeprowadzanie analiz luk, które ujawniają i niwelują braki, te strategie służą jako podstawa do zabezpieczenia przyszłości biznesu. Analiza kosztów, planowanie sukcesji i skuteczne mechanizmy raportowania dodatkowo wyposażają decydentów w efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. Te ramy wspierają ewolucję i odporność najcenniejszego aktywa firmy: jej pracowników.
