Giriş
Her zaman yetenek havuzunuzu yönetmenin en iyi yöntemleri nelerdir? Yetenek eksiklikleri, değişen demografikler, ekonomik dalgalanmalar, bunlar yetenek yönetimini oldukça zorlaştıran birçok faktörden sadece birkaçı. İşgücü Planlama evrimleşen piyasa talepleriyle insan kaynaklarını uyumlu hale getirmek ve bu değişikliklere hızla uyum sağlamak için bir çözüm olarak ortaya çıkıyor. Yeterli işgücü planlaması ve bununla gelen öngörü olmadan, hem işletme hem de çalışanları zarar görür. Bu, tam gözlerimizin önünde gerçekleşiyor: 2023'te, pandemi yıllarında aşırı işe alım nedeniyle 262.000'den fazla teknoloji çalışanı işten çıkarıldı ve bu trend ne yazık ki 2024'e de devam etti.
Açıkça, şirketler en değerli varlıklarını — işgüçlerini — optimize etmek için artan bir baskı altında. Kimi işe alacağınıza, kimin eğitim alacağına veya kimin işten çıkarılacağına dair kararlar, gelişme ve zar zor hayatta kalma arasındaki farkı belirleyebilir. İşyeri planlamasının hiçbir miktarı %100 geleceğe dayanıklı olamaz, ancak yöneticilere, karar vericilere ve İK profesyonellerine verimli bir şekilde büyümeyi, sorumlu bir şekilde küçülmeyi veya beceri geliştirme yoluyla işgücünü dönüştürmeyi sağlar.
İşgücü planlama araçları
İşe alım stratejisiyle başlayarak, işe alım sorumlularının hangi rollerin daha fazla personele ihtiyaç duyduğuna ve hangilerinin daha az kritik olduğuna karar vermesi gerekiyor.Şimdi, bu biraz basit gibi gelebilir, ancak işe alım öncelikleri, AI teknolojisindeki gelişmeler ve otomasyon araçlarındaki hızlanma ile daha sık değişikliklere tabi olmaktadır.
Ve bu bizi, organizasyonunuzun yetenek havuzunun şu anda nerede olduğunu ve nereye yönlendirmek istediğinizi anlamanın önemine getirir. Bu farkın boşluk analizleri, mevcut performansı ölçebilir ve ideal verimlilik seviyelerine ulaşmak için neyin gerektiğini belirleyebilir. Bu arada, mevcut çalışanların ilgili ve motive olmasını sağlamak için, sağlıklı bir yetenek havuzu ve bir halefiyet planlaması için bir plan, gelecekteki liderleri belirlemeye ve yetiştirmeye yardımcı olabilir.
Daha fazla kaynak kritik işlevlere ayrılırken, mevcut işgücü giderlerinin dürüst bir incelemesi de paranın neye harcanmaya değer olduğunu ve neyin gereksiz yere nakit akışını tükettiğini ortaya çıkarabilir. Bu durumda, maliyet analizleri, farklı maliyet azaltma taktiklerinin artılarını ve eksilerini karşılaştırmak ve tartmak için de kullanılabilir. Buradaki hedef, daha azla daha fazlasını yapmaktır.
Hedefe yönelik işe alım
Doğru beklentilerle sağlam bir işe alım stratejisi, işe ilk gün başlamadan önce takım başarısı için zemini hazırlar. Ne yazık ki, yeni işe alınanların %74'ü ilk altı ay içinde zaten yeni bir iş arıyor.Yanlış işe alım sadece çalışanları mutsuz eder, aynı zamanda şirketi de mali olarak zarara uğratır. Kötü bir işe alımın maliyeti, başlangıçta yapılan işe alım maliyetlerinin ötesine geçerek, işe alım ve eğitim masraflarına uzanır. Aslında, kötü bir işe alımın bir şirkete, çalışanın ilk yıl kazançlarının %30'una kadar maliyeti olabileceği tahmin edilmektedir.
Generatif AI gibi gelişen trendler ve teknolojik kesintiler bağlamında, iyi düşünülmüş bir işe alım stratejisi, paydaşlara işgüçlerini gelecekteki taleplere uygun hale getirmek için en iyi yolları belirlemelidir. Bu, otomasyonun potansiyelini inceleyerek hangi rollerin genişletileceğine veya azaltılacağına karar verme, kaynakların en çok insan becerilerine ihtiyaç duyulan yerlere tahsis edilmesini sağlama gibi konuları içerebilir.
Gerekli olan çeşitli kıdem seviyeleri göz önüne alındığında, işe alım kanallarına özel yaklaşımlar süreci daha verimli hale getirebilir. Örneğin, belirli platformlar özellikle giriş ve junior seviye pozisyonlara yöneliktir, bu da yeni mezun olan ve yeni şeyler öğrenmeye açık olan başvuru sahiplerinin sayısında bir artışa yol açabilir.
Açık Analizi
Yetenek havuzunuzun mevcut durumunun hedeflenen durumla nasıl karşılaştığını anlamak için açık analizi kullanmayı düşünün. Bu değerlendirme süreci, yöneticilere ek kaynak ve işgücü, daha iyi süreçler veya daha fazla eğitim gerektiren belirli alanları belirlemelerine olanak sağlar.
Boşluk analizleri, konuyla ilgili olan çeşitli referanslara dayanabilir. İşgücü planlaması durumunda, yaygın bir referans FTE veya tam zamanlı eşdeğerdir. FTE, yöneticilerin ve İK profesyonellerinin, çalışanların iş yükünü tam zamanlı veya yarı zamanlı çalışsalar bile standart bir şekilde anlamalarına yardımcı olur.
Bunu şu şekilde düşünün, eğer ekibinizde 20 müşteri hizmetleri uzmanı var ve her birinin FTE'si 0.7 ise, bu demektir ki bu müşteri hizmetleri uzmanları ekibi toplamda 14 FTE oluşturur. Her rolün FTE'sini hesaplayarak, hangi rollerin yetersiz olduğunu ve atanan iş yükü miktarı için daha fazla yardıma ihtiyaç duyduğunu ve hangi rollerin aşırı personel olduğunu ve küçültülebileceğini görebilirsiniz.
Gelecek planlama
Mevcut işgücünün bileşiminin net bir anlayışı oluşturulduktan sonra, gelecek planlama ile şirketin geleceğini güvence altına almak gereklidir. Bu strateji, gerektiği gibi anahtar rolleri üstlenmeye yetenekli olan yeteneklerin sürekli bir akışını sağlar. Dokuz kutulu ızgara gibi araçlar, çalışanları performanslarına ve potansiyellerine göre kategorize eder, liderlik rolleri için uygun olanları vurgular.
"Geleceğin lideri" kategorisine giren çalışanlar en iyi seçeneğinizdir, çünkü sadece sürekli olarak mükemmel performans göstermekle kalmaz, aynı zamanda yüksek hırs ve azim sergiler.Diğer yandan, "düşük performanslı" kategorisinde olanlar sadece kariyer durgunluğuna tabi olmakla kalmaz, aynı zamanda küçülme dönemlerinde ilk etkilenenler de olabilirler.
Sonuçta, doğru çalışanlar doğru işlere atanırsa, bu karşılıklı kazançlı bir durumdur - sadece her çalışanın en büyük güçlerini ve en iyi yeteneklerini kullanarak üretebileceği iş değerlerini optimize etmekle kalmaz, aynı zamanda performanslarının onaylanması da daha iyi çalışan tutmayı teşvik edebilir. Yeni birini işe almanın toplam maliyetinin, pozisyonun maaşının üç ila dört katı olduğu tahmin edilmektedir - Dolayısıyla en iyi çalışanları mutlu tutmak kesinlikle paranın ve çabanın karşılığını verir.
Maliyet analizi
Bir işgücünü sürdürmenin maliyeti, üretilen iş değerlerini aştığında, personel sayınız artık bir varlık değil, bir yüktür. İşgücü planlaması söz konusu olduğunda, maliyet analizinin bir parçası mevcut durumu olduğu gibi değerlendirmektir. Örneğin, işgücünün toplam maliyeti nedir? Bu, performans seviyesi, kıdem veya işlevlere göre ayrıştırılabilir.
Bu analizi yapmanın bir başka yolu da, ekibin organizasyon şemasından yola çıkmaktır.Örneğin, ana işi pazarlama ve satış yapmak olan bir takım için, bu çatı altında halkla ilişkiler programını yöneten çalışanları desteklemek şirkete ne kadar mal olur? Peki ya go-to-market stratejisinden sorumlu olanlar?
Maliyet analizlerinin diğer bir parçası, farklı maliyet tasarrufu seçeneklerini karşılaştırmaktır. Maliyet tasarrufu farklı şekillerde gerçekleşebilir. Örneğin, bazı CEO'ların son zamanlarda itirazlarına rağmen, bir şirket hala uzaktan çalışanların oranını artırmanın en büyük maliyet tasarrufunu sağlayabileceğini bulabilir. Başka bir yaygın maliyet tasarrufu stratejisi ise küçülme, ya da bazı şirketlerin "yeniden organizasyon" eufemizmini kullanmayı tercih etmesidir. Bu durumda, iş kalitesinden ödün vermeden iş gücünün hangi kısmının azaltılması gerektiğini hesaplamak değerli olacaktır. Bu, birinci ve ikinci seviye yöneticiler mi, yoksa saha çalışanları mı olmalıdır?
Raporlama ve Gösterge Tabloları
Son olarak, raporlar ve gösterge tabloları, iç karar vericilere doğru kararları vermek için gerekli sayısal ve istatistiksel referansları sağlar. Bu gösterge tablolarının bazıları sadece iş gücü planlaması için değil, genel olarak İnsan Kaynakları yönetimi söz konusu olduğunda da vazgeçilmezdir. Örneğin, iş türüne veya departmana göre personel sayısı kompozisyonunu gösteren grafikler.
Emekliliğe yakın olan çalışanları takip etmek, daha önce belirttiğimiz gibi, halef planlamasına da yardımcı olabilir.Yakında kaç kişi emekli olacak? Ve bu rolleri doldurmak için şirketin ne yapması gerekecek? Bu, dışarıdan işe alım yoluyla mı olacak? Yoksa içeriden terfi yoluyla mı?
Sonuç
İşgücü Planlama ile yöneticiler, bugünün yetenek havuzundaki değişen arz ve talebi yönetmek için sağlam bir araç seti kazanır. Teknolojik ilerlemelerle uyumlu akıllı işe alım stratejileri geliştirmekten, eksiklikleri ortaya çıkaran ve gideren boşluk analizlerine kadar, bu stratejiler işletmeleri geleceğe hazırlamanın temelini oluşturur. Maliyet analizi, halef planlama ve güçlü raporlama mekanizmaları, karar vericileri insan kaynaklarının etkin bir şekilde tahsis edilmesiyle daha da güçlendirir. Bu çerçeveler, bir şirketin en değerli varlığının, yani insanlarının evrimini ve direncini destekler.
