Streszczenie
Jak utrzymać zespoły skoncentrowane na zadaniach i współpracujące pomimo różnych lokalizacji i stref czasowych? W miarę jak praca hybrydowa staje się nową normą, kluczowe jest posiadanie solidnej struktury dla harmonogramów zespołów i przydziałów zadań. Nasza prezentacja Planowanie pracy zespołu dostarcza szablony, które pomogą wszystkim zrozumieć swoje zadania i uniknąć zbędnej komunikacji w tę i z powrotem. Wykorzystaj te slajdy, aby promować bardziej produktywne środowisko pracy, nawet w przypadku braku bezpośrednich spotkań twarzą w twarz.
Kompatybilność czasowa
Strefy czasowe zespołu
Nawet przed niedawnym wzrostem popularności pracy nomadzkiej, było powszechne dla firm z wieloma lokalizacjami biur, aby poświęcić dodatkową uwagę koordynacji zespołu, zwłaszcza gdy są zaangażowane różne strefy czasowe. Jasna wizualizacja pokazująca, którzy członkowie zespołu są dostępni w jakich lokalizacjach biur, może ułatwić obliczenia czasowe. (Slajd 6)
Ten slajd pokazuje godziny pracy w różnych strefach czasowych zespołu.Oto jak można to interpretować: Powiedzmy, że biuro Bruce'a znajduje się w stanie Illinois, który obserwuje Central Daylight Time, a godzina rozpoczęcia pracy to 9 rano. Bruce może chcieć wstrzymać się z telefonem do swojej koleżanki Alice w Kalifornii na początku dnia, ponieważ tam jest dopiero 7 rano i Alice nie jest jeszcze w pracy. Z drugiej strony, Lynne chętnie odbierze telefon, ponieważ jej dzień w Nowym Jorku już się rozpoczął o 10 rano. Aby zmienić perspektywę tego slajdu na, na przykład, Lynne, wystarczy przesunąć pionowy pasek do momentu, kiedy biuro w Nowym Jorku rozpoczyna dzień. Następnie edytuj czasy dla innych lokalizacji biur.
Rozkład stref czasowych
Mówiąc o strefach czasowych, ten slajd pomaga zobrazować członków zespołu, którzy znajdują się w tej samej strefie czasowej. Na pierwszy rzut oka widać, że David ma bliższe godziny pracy do Amy, w porównaniu do Mariny. Zasadniczo, gestaltowska zasada bliskości pozwala członkom zespołu szybko obliczyć, z kim mogą realistycznie komunikować się na czas. Ten wykres można również edytować, aby odzwierciedlał całe zespoły lub działy, a nie pojedynczych pracowników.(Slajd 24) Dla prostszego zobrazowania, jeśli Twoja organizacja musi uwzględniać tylko dwie lub trzy strefy czasowe, użyj tego slajdu, aby podkreślić godziny pracy każdego zespołu na osi czasu. (Slajd 25)
Zgodność terminów spotkań
Wszyscy doświadczyliśmy nieskończonych e-maili i wiadomości tylko po to, aby ustalić termin spotkania, który pasuje wszystkim, wszędzie, jednocześnie. Wykres, który jasno pokazuje zgodność terminów spotkań między biurami, może znacznie ułatwić ten proces i zaoszczędzić czas na te drobne wymiany. Załóżmy, że wykres jest odczytywany z perspektywy oddziału 2. Podczas gdy spotkanie zaplanowane na godzinę 17:00 w ich czasie wpada w przyjemne miejsce, pracownicy Głównego Oddziału mogą być mniej zadowoleni z decyzji, ponieważ byłoby to prawie 19:00 w ich czasie. (Slajdy 11-13)
Godziny pracy
Wzór zmian
Dla operacji wymagających odpowiedzi w czasie rzeczywistym lub zadań związanych z obsługą klienta przez całą dobę, harmonogram zmian jest niezbędny jako źródło prawdy dla wszystkich członków zespołu.Wzory zmian często różnią się w zależności od charakteru i wymagań biznesu, ale ich cele są takie same: określenie, kto jest odpowiedzialny za którą zmianę w danym okresie zmiany, oraz zapewnienie, że wszystkie zaplanowane zmiany spełniają wymagania dotyczące godzin.
Ten przykład ilustruje wzór zmian, który zmienia się co sześć dni w ciągu miesiąca. W tym przypadku, zespół 1 ma na swoim koncie pierwszą zmianę w pierwszym okresie zmian, który trwa od dnia 1 do dnia 6. Od dnia 7 do dnia 10 ma przerwę, po której następuje trzecia zmiana w dniach 11 i 12. Każda kropka może być wypełniona lub nie, w zależności od zmieniających się potrzeb planowania. (Slajd 22)
Wdrażanie pracy hybrydowej
Jako że możliwość pracy hybrydowej może być atrakcyjnym dodatkiem dla pracowników, dla firm korzystne jest bycie przejrzystym w kwestii swojej polityki pracy hybrydowej i tego, jak może się ona zmieniać z czasem. Ten slajd jest podzielony na trzy rzędy, które pokazują procent pracowników pracujących w pełni zdalnie, częściowo zdalnie i częściowo na miejscu, oraz w pełni na miejscu.(Slajd 30)
Kolumny ilustrują zmiany tych liczb w czasie. I w końcu, co pracownicy faktycznie preferują. W tym przypadku, możliwość dominacji pracy hybrydowej wydaje się obiecująca, ponieważ odpowiada preferencjom większości. Te wykresy kołowe mogą być edytowane na podstawie rzeczywistych danych generowanych przez Twoją organizację.
Hybrydowy harmonogram pracy
Po ustaleniu hybrydowego harmonogramu pracy, nie zapomnij poinformować o decyzji cały zespół. Role mogą być edytowane na działy, funkcje lub indywidualne nazwiska. Każda kropka może być zmodyfikowana, aby pokazać dzień pracy zdalnej, dzień w biurze lub dzień, który może pójść w obie strony.(Slajd 26)
