O que é "Kanban"? Kanban é uma estrutura de gerenciamento de projetos que utiliza uma visualização de cartões para organizar tarefas em um quadro, permitindo que os membros da equipe vejam facilmente em que estágio de fluxo de trabalho cada tarefa ou projeto se encontra. O sistema Kanban, inventado na Toyota, ajudou a transformar a montadora de uma empresa que vendia menos de trezentos carros por ano para uma das maiores montadoras do mundo, gerando centenas de bilhões em receita em 2021. Abaixo, explicamos o Kanban e suas origens, como funciona um "Quadro Kanban", e como você pode baixar e personalizar o modelo de planilha Kanban Board que criamos para começar.
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O sistema Kanban foi desenvolvido pelo engenheiro industrial Taiichi Ohno na Toyota na década de 1950. O termo Kanban vem de duas palavras japonesas, "Kan" 看 que significa sinal, e "Ban" 板, que significa quadro, também conhecido como "quadro de avisos." O termo foi popularizado no Japão por volta de 1600 quando a economia decolou, e as cidades japonesas foram inundadas por empresas concorrentes que precisavam de placas artísticas para se destacar e competir por clientes. Essa tradição continuou até os letreiros de neon, LED e painéis de publicidade 3D que povoam as cidades japonesas hoje. Os melhores desses letreiros comunicavam seu valor central de maneira tão clara e concisa quanto possível.
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O sistema Kanban de Ohno usa cartões de sinalização em um quadro para mostrar visualmente em que estágio uma tarefa está, e orientar os espectadores sobre quais ações tomar a seguir em um fluxo de trabalho de processo. Nas próprias palavras de Ohno, o sistema foi projetado, "para produzir apenas o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária." Ohno inventou este sistema a pedido do CEO da Toyota, Kiichiro Toyoda, que queria que a Toyota competisse com a produtividade das empresas americanas de automóveis em menos de três anos. No entanto, a empresa estava em tão mau estado que nem sequer podiam contratar novos funcionários. Eles não tinham o equipamento que os americanos tinham, e não podiam contratar novas pessoas, então tiveram que desenvolver um sistema interno para aumentar sua produtividade.
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Taiichi Ohno trabalhou seu caminho até se tornar gerente da oficina de máquinas e eventualmente se tornou um diretor. Durante esse tempo, ele identificou sete áreas-chave de desperdício que contribuíam para o desempenho reduzido da empresa. Em particular, eles enfrentaram problemas de superprodução e estoque de matéria-prima, que criavam desperdício quando a demanda do consumidor flutuava. Então Ohno precisava criar um sistema para sinalizar quando um novo produto era necessário, que pudesse ser compartilhado com a linha de produção e o fornecedor de matérias-primas no momento certo…
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A epifania veio em 1956 quando Ohno foi aos EUA e visitou a rede de supermercados americana Piggly Wiggly.O sistema inspirou-o a usar cartões de papel em toda a cadeia de suprimentos para rastrear a demanda e sinalizar ações conforme necessário. Esses cartões seriam anexados à linha de produção até que um cartão fosse finalizado. O cartão então seria anexado ao carro, e uma vez vendido, o cartão retornaria à linha de produção. Somente quando o cartão retornasse à linha é que os trabalhadores poderiam começar a desenvolver um novo produto. Mesmo assim, os cartões seriam mantidos em uma "fila pendente" até atingirem um número específico, que indicava que havia demanda suficiente para continuar. (Fonte)
Os cartões não eram usados apenas para carros - mas cada material no processo de produção tinha seu próprio cartão Kanban para que os fornecedores trabalhassem com o mesmo sistema. Isso reduziu o estoque, melhorou a eficiência e proporcionou visibilidade em toda a cadeia de suprimentos. Em 1964, o sistema Kanban se espalhou por toda a empresa e foi usado em todos os processos na Toyota. Eventualmente, levou ao maior sistema de produção da Toyota, sobre o qual você pode ler mais em nosso resumo do livro de mesmo nome Sistema de Produção Toyota, ou assistir a um vídeo como parte de nossa explicação do modelo de apresentação Process Optimization Methodologies.
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Hoje em dia, o sistema Kanban não é executado com cartões físicos.O Kanban foi eventualmente adotado pela indústria de software e é frequentemente usado com o método de gerenciamento de projetos Lean ou Agile. Agile é um estilo de gerenciamento de projetos iterativo, onde o gerente divide um grande projeto em projetos menores que são planejados, projetados, construídos e testados individualmente para serem entregues mais rapidamente. Como Agile é uma filosofia de gerenciamento de projetos, e Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, os dois podem ser usados simultaneamente e até incorporados à metodologia Scrum para trabalhar em um grupo de tarefas em um curto período conhecido como sprint. (Fonte)
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Os quadros Kanban digitais de hoje incorporam colunas codificadas por cores, que representam cada estágio de trabalho separado, e cartões, que representam tarefas individuais ou projetos a serem realizados. Os quadros Kanban também costumam vir com o que é conhecido como limites "WIP", que significam limites de "trabalho em andamento". Estes limitam o número de tarefas em uma determinada coluna/estágio, para que nenhum estágio fique sobrecarregado e se torne um gargalo. As Swimlanes podem ser usadas para separar tarefas entre equipes, atividades ou tipos de serviço. (Fonte)
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Quadros Kanban digitais como o Trello da Atlassian utilizam o sistema Kanban e oferecem funcionalidade adicional para organizar informações sobre cada tarefa e produto.Dessa forma, os quadros Kanban podem ser usados para gerenciar tarefas pessoais, construir um calendário editorial ou gerenciar um pipeline de vendas. Eles podem ajudar a gerenciar um roteiro de desenvolvimento de produto ou acompanhar um funil de recrutamento. Mas a maioria das organizações e gerentes de produto não precisa de software avançado para criar seu próprio quadro Kanban. Como a Toyota mostrou, tudo que você precisa é uma imagem clara de seu fluxo de trabalho e uma maneira de visualizar seu projeto à medida que ele passa por cada etapa.
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Primeiro, insira todas as tarefas para um projeto atual na lista de tarefas. Atribua a cada tarefa seu estágio, prioridade, responsável e datas de início e término. Em seguida, acompanhe o trabalho em andamento com as barras de progresso, quantas horas levou para concluir e, uma vez concluído, sua data final de conclusão. Para editar esses menus suspensos, você pode usar a guia de campos, para adicionar novos membros responsáveis da equipe, estágios e níveis de prioridade. Você também pode definir seu limite de trabalho em andamento, que é uma parte crítica do Kanban.
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No Kanban, cada tarefa é codificada por cores de acordo com seu nível de prioridade, de acordo com o estágio em que se encontra. Se um determinado estágio atingiu seu limite de WIP, a coluna do estágio ficará cinza. Isso é usado para que nenhuma parte do fluxo de trabalho fique sobrecarregada.
Se você prefere organizar suas tarefas de acordo com a data de vencimento próxima, uma visualização de calendário ordena a tarefa pela primeira data de vencimento em sua lista, para que você possa ver uma visão completa do calendário de 12 meses de todas as suas tarefas futuras.
E o painel acompanha a quantidade total de tarefas que foram concluídas em comparação com as que ainda precisam ser finalizadas, bem como quantas tarefas estão atribuídas a cada pessoa e em cada etapa. E isso é tudo que você precisa saber sobre Kanban. Não se esqueça, você pode baixar e personalizar esta planilha Kanban Board para suas próprias necessidades de gerenciamento de projetos para economizar tempo e horas de trabalho.
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E se você quiser mais ferramentas de planilha para ajudá-lo a alcançar seus objetivos mais importantes, confira nossa planilha de modelo Lista de Tarefas bem como nosso modelo de apresentação Task Tracker para visualizações alternativas de rastreador de tarefas e ferramentas de gerenciamento de projetos para concluir seu trabalho no prazo, todas as vezes.
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