The Surprising Science of Meetings

Zusammenfassung

Wie können Sie hochinteraktive Meetings leiten, die Kreativität, Effektivität und Dynamik freisetzen? Obwohl Meetings oft mühsam und unproduktiv sind, sind sie ein großer Teil des täglichen Unternehmenslebens. Manager nehmen jede Woche an 12 Meetings teil. In den Vereinigten Staaten finden täglich über 55 Millionen Meetings statt und sie kosten unglaubliche 1,4 Billionen Dollar pro Jahr.

The Surprising Science of Meetings stützt sich auf umfangreiche, hochmoderne Forschung, um Ihnen bewährte Taktiken zur Leitung von hochproduktiven und ansprechenden Meetings zu geben. Mit diesen Meeting-Führungsfähigkeiten können Sie bessere Teamerfolge erzielen, Karrierewachstum sicherstellen und organisatorischen Wert schaffen.

Top 20 Erkenntnisse

1. In weniger als vierzig Jahren ist die Anzahl der Meetings, die an einem Tag stattfinden, von 11 Millionen auf beeindruckende 55 Millionen in den Vereinigten Staaten gestiegen. Diese Meetings kosten unglaubliche 1,4 Billionen Dollar oder 8,2% des US-BIP pro Jahr.
2. Die Anzahl der Meetings steigt, je höher man auf der Unternehmensleiter steigt. Im Durchschnitt nehmen Nicht-Manager an 8 Meetings pro Woche teil, während Manager an 12 Meetings teilnehmen. Das obere Management verbringt den größten Teil seiner Zeit in aufeinanderfolgenden Meetings.
3. In einer globalen Umfrage von Microsoft gaben 69% der Befragten an, dass Meetings nicht produktiv seien. Eine aktuelle Studie fand heraus, dass Meetings die mit Abstand größte Ursache für Zeitverschwendung am Arbeitsplatz sind. Schlechte Meetings werden auf jährlich 250 Milliarden Dollar an verschwendeter Zeit geschätzt. Keine andere Unternehmensinvestition in dieser Größenordnung wird so nachlässig behandelt.
4. Meetings können nicht abgeschafft werden. Die Zeit, die in Meetings verbracht wird, ist die "Kulturelle Steuer", die eine Organisation für die Schaffung von Inklusion, Beteiligung, Teamarbeit, Kommunikation und Zusammenhalt in der Organisation zahlt. Was reduziert werden muss, ist die Zeit, die in unnötigen oder schlecht organisierten Meetings verschwendet wird.
5. Ein organisatorischer Fokus auf die Effektivität von Meetings kann erhebliche Leistungssteigerungen freisetzen. Wie Andy Grove, der ehemalige CEO von Intel, sagte: "So wie Sie es keinem Mitarbeiter erlauben würden, ein Bürogerät im Wert von 2000 Dollar zu stehlen, sollten Sie niemandem erlauben, mit der Zeit seiner Kollegen davonzugehen".
6. Kognitive Verzerrungen machen Führungskräfte anfällig dafür, ihre Meetings positiver zu bewerten als andere Teilnehmer. Eine Umfrage von Verizon ergab, dass Befragte Meetings, die von ihnen initiiert wurden, 79% der Zeit als extrem oder sehr produktiv bewerteten, im Gegensatz zu nur 56% für Meetings, die von anderen initiiert wurden. Organisationen müssen Schulungen in den besten Praktiken zur Meeting-Moderation anbieten und die Qualität der Meeting-Parameter in ihre 360-Grad-Feedback-Umfragen aufnehmen.
7. Das Sammeln von Feedback der Teilnehmer zu Meetings kann wertvoll sein, um die Qualität der Meetings zu bewerten und die Wirksamkeit von Interventionen zu messen. Weight Watchers hat dies getan, indem sie einen einfachen Touchscreen außerhalb von Konferenzräumen installiert haben, an dem die Teilnehmer Meetings auf einer Fünf-Punkte-Skala bewerten konnten.
8. Forschungen zeigen, dass Meetings 50% der Zeit zu spät beginnen, was zu Frustration der Mitarbeiter und schlechten Ergebnissen führt. Nutzen Sie die 50/25-Regel von Google, um einstündige Meetings auf 50 Minuten und 30-minütige Meetings auf 25 Minuten zu verkürzen. Dies gibt den Mitarbeitern Übergangszeit, um zu vermeiden, dass sie zu zukünftigen Meetings zu spät kommen.
9. Huddles sind schnelle zehnminütige, stehende Meetings, die jeden Tag morgens stattfinden. Sie dienen dazu, die am Vortag geleistete Arbeit zu besprechen, Aufgaben für den Tag festzulegen und den Fortschritt bei wichtigen Zielen zu überprüfen. Die aufgewendete Zeit kann Stunden an Nacharbeit vermeiden.
10. Meetings können zwischen 1000 und 3000 Dollar an Teilnehmerzeit und Gehältern kosten. Führungskräfte müssen sich auf Meetings vorbereiten, genau wie sie es für ein Kundentreffen oder einen Workshop tun. Die Punkte der Meeting-Agenda müssen sorgfältig nach strategischer Bedeutung eingestuft werden. Forschungen zeigen, dass frühe Agenda-Punkte in Meetings viel mehr Aufmerksamkeit erhalten.
11. Es ist eine großartige Idee, potenzielle Agenda-Punkte von den Teilnehmern einzuholen. Dies schafft ein größeres Gefühl von Inklusion, Engagement und Beteiligung. Eine ausgezeichnete Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, einige Tage vor dem Meeting eine E-Mail zu senden. Wenn ein Punkt nicht passt, muss der Leiter dies persönlich mit dem Teilnehmer besprechen oder auf ein zukünftiges Meeting verschieben.
12. Halten Sie Meetings klein. Forschungen zeigen, dass über 50% der Meetings zwei oder mehr zusätzliche Teilnehmer haben, als für die Meeting-Agenda erforderlich. Größere Meetings haben schlechtere Gruppenerfahrungen, mehr Passivität und höhere Fälle von negativem Verhalten. Daten von Bain and Company zeigen, dass die Entscheidungseffektivität um 10% reduziert wird, für jede Person, die über sieben Mitglieder hinaus hinzugefügt wird.
13. Bevor ein Meeting einberufen wird, muss der Leiter sorgfältig eine bestimmte Meeting-Technik auswählen. Die übliche Methode der Gruppendiskussion zu jedem Agenda-Punkt ist nur eine von vielen möglichen Wegen. Der Erfolg des Meetings hängt davon ab, den am besten geeigneten Modus für die Agenda auszuwählen.
14. Das Design von Besprechungsräumen ist wichtig. Amazon verwendet in Meetings einen leeren Stuhl, um den Kunden zu repräsentieren. Dies dient als physischer Hinweis, um die Teilnehmer dazu zu bringen, in ihren Entscheidungen kundenorientiert zu sein. Der leere Stuhl kann auch dazu verwendet werden, andere abwesende Stakeholder zu repräsentieren.
15. Walking Meetings sind großartig für kurze Diskussionen mit weniger als vier Teilnehmern. Sie brechen Barrieren ab, verbessern die Kommunikation und fördern das kreative Denken. Eine Umfrage des Inc. Magazins zeigt, dass 90 Tage Walking Meetings zu höheren Energieleveln, verbesserter Konzentration und größerem Engagement führen können. Die Forschung von Stanford zeigte einen Anstieg der Kreativität um 80%, wenn die Teilnehmer gingen, anstatt zu sitzen.
16. Erwägen Sie die Schaffung von technologiefreien Meetings, bei denen die Teilnehmer ihre Telefone draußen abgeben. Dies verbessert die Konzentration und verhindert Multitasking. Längere Meetings können kurze Technologiepausen beinhalten.
17. Brainwriting nutzt die Kraft der Stille, um kreative Ideen zu generieren. Die Teilnehmer schreiben ihre Ideen still auf Blätter. Die Ideen werden dann in Eimer organisiert und die wichtigen werden weiter mündlich oder durch Schreiben von Kommentaren diskutiert. Der Prozess dauert ein Drittel der Zeit von traditionellen Brainstorming-Meetings und generiert fast 41% mehr originelle Ideen.
18. Amazon ersetzt die Präsentation von Ideen durch stilles Lesen. Der erste Teil des Meetings ist dem stillen Lesen eines detaillierten Vorschlags vorbehalten. Danach folgt eine lebhafte Diskussion. Dieser Ansatz beseitigt die Notwendigkeit von Vorarbeiten, bringt alle auf den gleichen Stand und führt zu tiefergehenden Diskussionen.
19. Vermeiden Sie Telefonkonferenzen, da sie erhebliche Kommunikations- und Engagement-Herausforderungen schaffen. Wenn sie unvermeidlich sind, müssen sie kurz gehalten und auf die Darstellung von Schlüsselherausforderungen konzentriert sein. Dies kann durch Offline-Aktivitäten wie Kleingruppendiskussionen oder Brainstorming auf Plattformen wie Google Docs ergänzt werden. Schließlich kann ein weiteres kurzes Meeting einberufen werden, um den weiteren Weg zu bestimmen.
20. Forschungen zeigen, dass das Aufteilen von Meetings in zwei Teile verhindert, dass die Teilnehmer einen vorzeitigen Konsens suchen. Dies führt zu besseren Qualitätsergebnissen. Unternehmen wie Boeing und Cadbury haben dies zu einem Teil ihrer Kultur gemacht.

Zusammenfassung

Die Teilnahme an Meetings kann oft eine frustrierende Erfahrung sein. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage bewerteten 3164 Arbeitnehmer Meetings als die mit Abstand größte Ursache für Zeitverschwendung am Arbeitsplatz. Schlechte Meetings werden auf jährlich 250 Milliarden Dollar an verschwendeter Zeit geschätzt. Es gibt auch psychologische Kosten in Form von Mitarbeiterfrustration und Zeit, die nach einem schlechten Meeting zum Abschalten benötigt wird. Aber die Menge an Zeit, die in Meetings verbracht wird, steigt nur. In den Vereinigten Staaten finden jeden Tag über 55 Millionen Meetings statt.

Meetings können nicht abgeschafft werden. Sie sind die "Kulturelle Steuer", die eine Organisation für die Schaffung von Inklusion, Beteiligung, Teamarbeit, Kommunikation und Zusammenhalt zahlt. Organisationen können die Fallstricke schlechter Meetings vermeiden, indem sie Erkenntnisse aus hochmoderner Forschung anwenden.

Kennen Sie sich selbst

Studien deuten darauf hin, dass Führungskräfte ihre Besprechungen konsequent positiver bewerten als andere Teilnehmer. Eine Telefonumfrage von Verizon ergab, dass 79% der Befragten die von ihnen initiierten Besprechungen als extrem oder sehr produktiv einstuften, im Gegensatz zu lediglich 56% für Besprechungen, die von Kollegen begonnen wurden.

Was Organisationen tun können

Um diese Voreingenommenheiten zu überwinden, sollten Organisationen ihren Führungskräften qualitativ hochwertige Schulungen in der Besprechungsmoderation anbieten. Die jährlichen Mitarbeiterengagement-Umfragen und 360-Grad-Feedback-Umfragen müssen Parameter zur Qualität von Besprechungen enthalten. Dies wird selbst in Fortune 500-Unternehmen selten gemacht. Einige Unternehmen nehmen die Qualität von Besprechungen jedoch ernst. Weight Watchers hat Touchscreen-Tablets außerhalb von Konferenzräumen installiert, an denen Mitarbeiter die Besprechung auf einer einfachen Fünf-Punkte-Skala bewerten können. Dies half ihnen, die Qualität der Besprechungen zu beurteilen, geeignete Maßnahmen zu entwerfen und die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Verbesserung der Besprechungsqualität zu messen.

Feedback geben

Führungskräfte müssen auf informelle Hinweise wie Teilnehmer, die während der Besprechung auf ihren Handys arbeiten, und Nebengespräche achten, um zu erkennen, dass die Dynamik der Besprechung nicht ideal ist. Es ist am besten, alle drei Monate eine periodische Bewertung der Besprechungsqualität durchzuführen, indem man eine anonyme Kurzumfrage durchführt. Ein einfacher Fragenkatalog könnte sein:

• Was sollte man als Besprechungsleiter aufhören zu tun?
• Was sollte man anfangen zu tun, was derzeit nicht getan wird?
• Was funktioniert gut und sollte fortgesetzt werden?

Die Anweisungen zur Umfrage müssen die Absicht des Leiters, die Qualität der Besprechungen zu verbessern, klar kommunizieren. Die Ergebnisse der Umfrage müssen zusammen mit spezifischen Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme geteilt werden. Dies dient dazu, die Exzellenz von Besprechungen zu einem Teil der Unternehmenskultur zu machen.

Dienende Führung übernehmen

Die dienende Führung ist ein wirksamer Weg, um ein förderliches Besprechungsumfeld zu schaffen, in dem das Wissen, die Talente und die Fähigkeiten aller Teilnehmer zum Tragen kommen. Ein dienender Führer schätzt die Zeit anderer und erkennt dies als zentral für den persönlichen und organisatorischen Erfolg an. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Gestaltung der Tagesordnung, der Ziele, der Reihenfolge der Themen und der Besprechungsstrategien.

Ideale Verhaltensweisen bei der Moderation von Besprechungen umfassen:

• Die Zeit im Auge behalten und die Besprechung effektiv takten.
• Die Diskussion konsequent zusammenfassen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind
• Durch aufmerksames Zuhören zugrunde liegende Bedenken aufdecken
• Debatten fördern und Konflikte um Schlüsselideen managen, um bessere Entscheidungen zu treffen
• Regelmäßig auf Konsens prüfen, ohne die Teilnehmer unter Druck zu setzen
• Unparteiisch bleiben, ohne die eigene Sichtweise in der Diskussion zu bevorzugen

Besprechungen anders timen

Ein Besprechungsleiter muss die Dauer auf der Grundlage der Besprechungsziele planen. Das Verkürzen von Besprechungen ist eine hervorragende Möglichkeit, positiven Druck zu erzeugen und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten. Studien zeigen, dass Besprechungen 50% der Zeit zu spät beginnen, was zu Frustration bei den Mitarbeitern und schlechteren Besprechungsergebnissen führt. Das Verkürzen der Besprechungsdauer um 5-10 Minuten schafft Zeit für Pausen und vermeidet Verspätungen bei zukünftigen Besprechungen. Google folgt der 50/25-Regel: einstündige Besprechungen werden auf 50 Minuten verkürzt, und halbstündige Besprechungen werden auf 25 Minuten verkürzt.

Tägliche Huddles

Huddles sind kurze zehnminütige, vollständige Teammeetings, die jeden Tag zur gleichen Zeit am Morgen stattfinden. Dies erfordert eine perfekte Teilnahme und wird in der Regel im Stehen durchgeführt. Huddles werden verwendet, um schnell über wichtige Erfolge und die am Vortag geleistete Arbeit auf den neuesten Stand zu kommen, Prioritäten für den Tag festzulegen und den Fortschritt bei wesentlichen Zielen zu überprüfen und Hindernisse zu adressieren. Sie verbessern die Kommunikation über Silos hinweg, ermöglichen eine schnelle Problemlösung, fördern die Verantwortlichkeit und verbessern die Koordination unter den Teammitgliedern. Diese kurze Zeitinvestition kann Stunden an Arbeit einsparen, indem Missverständnisse gelöst und Doppelarbeit vermieden wird.

Hier sind zwei wichtige Dinge, die man bei der Moderation von Huddles beachten sollte:

1. Huddles sollten dem Team ermöglichen, einige längere Besprechungen zu eliminieren. Andernfalls wird es nur eine weitere Besprechung.
2. Huddles müssen straff gehalten und pünktlich beendet werden. Wenn sie zu spät enden, stören sie die Aktivitäten nach der Besprechung und führen zu Frustration bei den Mitarbeitern.

Führungskräfte sollten eine Besprechung frühzeitig beenden, wenn die Besprechungsziele erreicht wurden oder wenn die Mitarbeiter nicht produktiv sind.

Tagesordnung

Eine Besprechung kostet zwischen 1000 und 3000 Dollar an Teilnehmerzeit und Gehältern. Dies muss als eine Veranstaltung behandelt werden, die eine sorgfältige Planung erfordert. Führungskräfte müssen sich auf Besprechungen genauso vorbereiten wie auf ein Kundentreffen oder einen Workshop. In Besprechungen sollten nur Themen behandelt werden, die Diskussionen und Engagement erfordern. Gute Beispiele dafür sind die Identifizierung von Schlüsselrisiken und -chancen, die Bewertung des Fortschritts und die Identifizierung neuer Möglichkeiten. Themen, die dies nicht benötigen, können über Memos und E-Mails kommuniziert werden. Es ist eine gute Idee, Tagesordnungspunkte von den Teilnehmern einzuholen, um Engagement zu schaffen. Dies kann durch das Versenden einer E-Mail drei Tage vorher erfolgen, in der um Themen gebeten wird. Wenn ein Punkt nicht aufgenommen wird, muss er mit dem Mitarbeiter oder einer kleinen Gruppe außerhalb der Besprechung oder auf einer zukünftigen Besprechung besprochen werden.

Gestalten Sie den Ablauf der Besprechung

Daher ist die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte von großer Bedeutung. Untersuchungen haben ergeben, dass die ersten Punkte auf der Tagesordnung unverhältnismäßig viel Zeit und Aufmerksamkeit erhalten. Die Ziele der Besprechung müssen nach strategischer Bedeutung eingestuft werden. Die Tagesordnungspunkte sollten nicht nur unmittelbare Probleme, sondern auch langfristige Ziele umfassen. Führungskräfte können in Erwägung ziehen, Besprechungen mit den spannendsten und umstrittensten Themen zu beginnen, um echte Debatten und Engagement zu schaffen. Besprechungen müssen immer mit ein paar Minuten enden, um die wichtigsten Punkte, Nachverfolgungen und sogar eine schnelle Frage- und Antwortrunde zu behandeln.

Verwenden Sie eine zeitlich festgelegte Tagesordnung

Die Zuweisung von Zeit für jeden Punkt in der Tagesordnung kann ein nützliches Werkzeug sein, wenn Führungskräfte feststellen, dass die Diskussion in Abschweifungen gerät. Es kann auch sicherstellen, dass Schlüsselthemen die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen.

Weisen Sie direkt verantwortliche Personen zu

Führungskräfte können die Führung teilen, indem sie jede Besprechungsaufgabe einem Teilnehmer zuweisen. Apple weist jedem Punkt auf der Tagesordnung eine direkt verantwortliche Person (DRI) zu. Der DRI ist verantwortlich für die Moderation der Diskussion und die Nachverfolgung nach der Besprechung. Dies macht Besprechungen interessanter, fördert die Entwicklung von Fähigkeiten in der Leitung von Besprechungen und erhöht die Verantwortlichkeit.

Es ist am besten, die Tagesordnung ein paar Tage vor der Besprechung zu verteilen. Wenn es keine dringenden Themen zur Diskussion gibt, sollte die Besprechung abgesagt werden.

Gestalten Sie Besprechungen schlank

Studien zeigen, dass über 50% der Besprechungen mehr als zwei zusätzliche Teilnehmer haben, als die Tagesordnung erfordert. Obwohl dies mit der Absicht geschieht, inklusiv zu sein, können aufgeblähte Besprechungen suboptimal sein. Daten von Bain and Company zeigen, dass die Effektivität der Entscheidungsfindung um 10% sinkt, für jede Person, die über sieben Mitglieder hinaus hinzugefügt wird. Darüber hinaus sinkt das Engagement der Mitarbeiter, wenn sie an Besprechungen teilnehmen, die nicht relevant für ihre Arbeit sind.

Besprechungsleiter müssen versuchen, eine Besprechung so schlank wie möglich zu gestalten. Bei Google ist die maximale Anzahl von Teilnehmern 10. Amazon verwendet die "Zwei-Pizza-Regel" - zwei Pizzen sollten ausreichen, um alle Teilnehmer zu versorgen. Für Entscheidungsfindung und Problemlösung ist die ideale Besprechungsgröße 7 oder 8 Personen. Mit hervorragenden Moderationsfähigkeiten kann ein Leiter bis zu 12 Teilnehmer managen.Weniger als 15 Teilnehmer sind perfekt für kurze Besprechungen, Brainstorming und die Festlegung der Tagesordnung.

Wählen Sie die richtigen Teilnehmer aus

Hier sind einige Fragen für jedes Meeting-Ziel, die Führungskräften helfen können, die richtigen Teilnehmer auszuwählen:

• Wer hat Fachwissen für das Ziel?
• Wer sind die Schlüsselakteure und Entscheidungsträger?
• Wer benötigt diese Informationen?
• Wer wird die getroffenen Entscheidungen umsetzen?

Verletzte Gefühle mildern

Mitarbeiter sehen Einladungen zu Meetings als Zeichen der Wertschätzung. Daher könnte das Ausschließen von Personen aus Meetings zu Gefühlen der Ablehnung und verbrannten Brücken führen. Hier sind fünf Möglichkeiten, damit umzugehen:

1. Teilen Sie Ihre Agenda in zwei kleinere Meetings mit unterschiedlichen Teilnehmern auf:
2. Eine zeitlich festgelegte Agenda kann es verschiedenen Teilnehmern ermöglichen, nur an relevanten Teilen teilzunehmen.
3. Suchen Sie Ideen und Beiträge von Nicht-Teilnehmern und diskutieren Sie diese im Meeting. Dies kann durch eine einfache E-Mail erfolgen, die vor dem Meeting um Feedback bittet und eine anschließende E-Mail, die die wichtigsten Erkenntnisse teilt.
4. Teilen Sie detaillierte Meeting-Notizen mit anderen Stakeholdern, um Beiträge und Fachwissen zu erhalten.
5. Bitten Sie einige Teilnehmer, Stakeholder zu vertreten, die nicht anwesend sind. Der Vertreter wird sich mit diesen Stakeholdern in Verbindung setzen, sie über die Diskussionen auf dem Laufenden halten und um zukünftige Beiträge bitten.

Diese Techniken reduzieren die Meeting-Größe und fördern gleichzeitig das Gefühl der Inklusion in einer größeren Gruppe von Nicht-Teilnehmern.

Schaffen Sie neue Rhythmen

Meetings können sich wiederholen, da sie immer zur gleichen Zeit beginnen und enden, im gleichen Raum stattfinden und in der Regel die gleiche Tagesordnung haben. Das Durchbrechen dieser Muster kann frische Dynamiken schaffen und zu engagierteren Meetings führen.

Nutzen Sie das Sitzplatzdesign

Forschungen zeigen, dass Sitzpositionen die Effektivität, den Kommunikationsfluss, die Entscheidungsfindung und die Kreativität beeinflussen. Personen, die am Kopf- oder Fußende des Tisches sitzen, sprechen wahrscheinlich mehr und werden eher gehört. Der Meeting-Leiter muss aktiv das Sitzplatzdesign gestalten, um die richtigen sozialen Dynamiken zu schaffen. Dies kann geschehen, indem die Leute bei jedem Meeting die Sitzplätze wechseln oder sogar die Räume wechseln. Amazon verwendet in Meetings einen leeren Stuhl, um den Kunden zu repräsentieren. Dies dient als physischer Hinweis, um die Teilnehmer in ihren Entscheidungen kundenorientiert zu machen. Der leere Stuhl kann auch zur Repräsentation anderer abwesender Stakeholder verwendet werden.

Walking Meetings

Walking Meetings können Barrieren abbauen und die Kommunikation verbessern. Sie machen auch Multitasking schwierig, was zu einer erhöhten Konzentration führt. Die Forschung der Stanford University zeigt, dass 80% der Teilnehmer beim Gehen kreativer waren als beim Sitzen und am kreativsten, wenn sie draußen gingen. Diese Meetings sind ideal für kleine Zusammenkünfte von bis zu vier Teilnehmern. Sie funktionieren am besten, wenn die Tagesordnung keine technologischen Hilfsmittel oder unterstützendes Material erfordert.

Standup Meetings

Standup Meetings verbessern die Zusammenarbeit und erhöhen das Engagement für die Ideen anderer. Forschungen zeigen, dass stehende Meetings im Allgemeinen 34% weniger Zeit in Anspruch nehmen als sitzende Meetings. Obwohl sie für größere Gruppen funktionieren können, ist es wichtig, diese Meetings kurz zu halten.

Setzen Sie die richtigen Stimmungen

Forschungen zeigen, dass Gruppen in positiver Stimmung solche in neutraler Stimmung bei kreativen Aufgaben, Team-Engagement und konstruktiven Gesprächen übertreffen. Da Meetings in der Regel als Unterbrechung des Arbeitsflusses eines Teilnehmers wahrgenommen werden, können die Teilnehmer mit negativem Gepäck kommen. Um Positivität zu schaffen, muss der Leiter die Teilnehmer herzlich begrüßen, Augenkontakt herstellen und Vorstellungen erleichtern. Der Stimmungszustand des Leiters beeinflusst stark die Stimmung der Teilnehmer und ist ein Prädiktor für die Gruppenleistung.

Hier sind einige Möglichkeiten, die Stimmung im Meeting zu verbessern:

• Musik vor dem Meeting kann die richtige Stimmung setzen
• Das Servieren von Snacks kann die Kameradschaft fördern und die Stimmung beeinflussen
• Schaffung von technologiefreien Meetingzonen zur Verhinderung von Multitasking und Sicherstellung der Konzentration. Immer mehr Unternehmen bitten die Teilnehmer, ihre Handys an der Tür abzugeben. Wenn Meetings lang sind, sollten Sie Technologiepausen in Betracht ziehen.
• Verwendung von Klicker-Quizzen zur Durchführung von schnellen Umfragen zu Schlüsselfragen. Die Ergebnisse können sofort zusammengefasst, visualisiert und auf dem Bildschirm angezeigt werden. Dies bringt ein bisschen Spaß mit sich und erhöht gleichzeitig das Engagement.
• Lassen Sie die Teilnehmer vor dem Meeting ein paar Minuten lang in Paaren über Schlüsselthemen diskutieren. Dies bindet alle ein, bringt neue Ideen auf den Tisch und erleichtert es, Hemmungen zu überwinden.

Hören Sie auf zu reden

Gruppendenken kann Meetings dominieren, während einzigartige Einblicke verborgen bleiben. Daher ist es wichtig, Wege zu schaffen, um vielfältige und gegensätzliche Perspektiven auf den Tisch zu bringen. Ansätze, die auf Stille basieren, können überraschend effektiv sein, um dies zu erreichen.

Verwenden Sie Brainwriting

Brainwriting nutzt die Kraft der Stille, um vielfältige Ideen zu generieren. Die Teilnehmer schreiben ihre Antworten auf ein Meeting-Ziel still auf Papier, ohne ihren Namen hinzuzufügen. Die Papiere werden dann mit der Vorderseite nach unten in die Mitte des Tisches gelegt. Der Moderator gruppiert ähnliche Ideen, und die Teilnehmer stimmen über die Schlüsselideen ab, die diskutiert werden sollen. Diese Diskussion erfolgt schriftlich, wobei die Teilnehmer Kommentare zu jedem Ideenblatt hinzufügen. Der gesamte Prozess dauert ein Drittel der Zeit von traditionellen Brainstorming-Meetings und ist dabei inklusiv und engagierend. Studien zeigen, dass Brainwriting-Gruppen 20 % mehr Ideen und 42% mehr originelle Ideen als traditionelles Brainstorming produzierten.

Stilles Lesen

Amazon verwendet stilles Lesen, um die Effektivität von Meetings zu verbessern. Der Präsentator muss den Vorschlag gründlich in einem Standardformat schreiben. Der erste Teil des Meetings ist dem stillen Lesen des Vorschlags gewidmet. Dies stellt sicher, dass keine Vorarbeit für das Meeting erforderlich ist und alle auf der gleichen Seite sind. Da die Teilnehmer schneller lesen können als ein Präsentator sprechen kann, wird die gleiche Zeit verwendet, um die Idee ausführlicher zu studieren. Dies führt zu wesentlich tiefergehenden Diskussionen.

Vermeiden Sie Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen fördern Multitasking, mangelndes Engagement und schlechte Kommunikation aufgrund fehlender nonverbaler Hinweise. Wann immer möglich, ist es am besten, die Teilnehmer per Video teilnehmen zu lassen. Wenn dies nicht möglich ist, gibt es einige Möglichkeiten, das Meeting zu steuern:

Nutzen Sie Offline-Aktivitäten

Wenn Meetings mehr als fünf Personen umfassen, müssen sie durch Offline-Aktivitäten ergänzt werden. Nach einem kurzen ersten Meeting wird jede Herausforderung einem Unter-Team zur Offline-Diskussion zugewiesen. Später treffen sich die Vertreter der Unter-Teams mit dem Meeting-Leiter, um zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Dieser Ansatz verlagert viel Arbeit offline und hält Meetings fokussiert und minimal.

Die Anwendung einiger dieser Meeting-Techniken in Ihrer Organisation kann den derzeitigen defekten Zustand von Meetings beheben. Ihre Teilnehmer werden Ihnen dafür danken, dass Sie ihre Zeit wertschätzen. Dies wird frische Energie bringen, Kommunikationsbarrieren durchbrechen und eine höhere Produktivität freisetzen. Letztendlich können erfolgreiche Meetings andere inspirieren und Teil der Unternehmenskultur werden.