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Zusammenfassung

Sobald ein oder zwei Teilnehmer sich in ein virtuelles Meeting "einwählen", beginnt die Produktivität zu leiden, da Teilnehmer oft virtuelle Meetings als Lizenz zum Multitasking interpretieren, berichtet die "Harvard Business Review". Jetzt, da die Arbeit von zu Hause aus die neue Norm ist, ist es besonders wichtig, effektive und proaktive Meetings durchzuführen. Kommunizieren Sie dies Ihrem Team mit unserer Virtuelle Besprechungen Präsentation. Um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern, haben wir einfache Regeln und technische Anweisungen zu den Folien hinzugefügt.

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The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.

Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.

There are several ways to make virtual meetings more engaging and interactive. First, set clear expectations and guidelines for participation. Encourage attendees to turn on their cameras to foster a more personal connection. Use interactive features like polls, quizzes, or breakout rooms to keep attendees involved. Incorporate visual aids like slides or shared documents to keep the meeting focused. Lastly, allow time for questions and discussion to ensure everyone's voice is heard.

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Höhepunkte der Folie

Mit dieser Folie teilen Sie die grundlegenden Spielregeln für alle virtuellen Meetings in Ihrem Unternehmen, wie zum Beispiel das Stummschalten von Mikrofonen, wenn die Teammitglieder nicht sprechen, das Ein- oder Ausschalten von Videos (je nach Unternehmensrichtlinie), usw.

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Zu Ihrer Bequemlichkeit haben wir die Schriftgrößen angepasst, um größer als unsere üblichen Schriftgrößen zu sein. In Anbetracht dessen, dass Ihr Publikum diese nun auf einem Desktop oder Laptop anstelle eines Vollformatprojektors betrachten wird, sollte dies das Erlebnis verbessern.

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Lassen Sie Ihr Team wissen, dass sie immer eine Meeting-Agenda im Voraus senden (und erhalten) sollten. Auf diese Weise hat jeder ein besseres Kontrollgefühl und genügend Zeit, sich besser auf das Meeting vorzubereiten und aktiv teilzunehmen.

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The success of a virtual meeting can be measured in several ways. One of the most common methods is participant engagement, which can be gauged through the active participation of attendees, their contribution to the discussion, and their understanding of the meeting's objectives. Another way to measure success is by the achievement of the meeting's goals, which should be clearly defined and communicated before the meeting. Additionally, the effectiveness of the meeting's organization, such as adherence to the agenda and time management, can also indicate the meeting's success.

There are several ways to engage team members in a virtual meeting. First, ensure that everyone understands the basic ground rules, such as muting mics when not speaking and having video on or off depending on company policy. Second, send a meeting agenda in advance so everyone can prepare and actively participate. Third, consider using larger fonts for presentations as your audience will be viewing these on a desktop or laptop instead of a full-size projector. Finally, encourage active participation and open communication during the meeting.

The rules of virtual meetings can be adapted for different types of meetings by considering the purpose and participants of the meeting. For instance, a brainstorming session might require everyone to have their video on for better interaction, while a large-scale company update might be more efficient if everyone except the speaker is muted. Additionally, the use of different tools and features can be adapted depending on the meeting type. For example, a training session might make use of screen sharing or whiteboard features, while a project update might require file sharing capabilities.

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Überblick

Da unsere Häuser und Arbeitsplätze zusammenwachsen und die Grenzen zwischen unserem persönlichen und beruflichen Leben verschwimmen, ist es entscheidend, die Etikette für virtuelle Meetings zu befolgen. Eine Geschäftskommunikationsplattform, Slack, gibt folgende Richtlinien für das Protokoll von Remote-Meetings:

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  • Stellen Sie während des Meetings alle vor und geben Sie jedem die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten
  • Starren Sie nicht auf Ihr Handy, während andere Personen präsentieren
  • Unterbrechen Sie andere Personen nicht, wenn sie sprechen (oder versuchen zu sprechen)
  • Testen Sie alle Technologien (einschließlich Kamera/Video, WLAN und Bildschirmfreigabe) vor dem Meeting
  • Lesen Sie die Agenda und kommen Sie vorbereitet
  • Arbeiten Sie nicht an anderen Aufgaben (wie E-Mail-Check) während des virtuellen Meetings
  • Schalten Sie alle Benachrichtigungen aus und stellen Sie sicher, dass Ihr Handy stummgeschaltet ist
  • Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder in einer ruhigen Umgebung ohne unnötige Ablenkungen sind
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Virtual meetings can enhance team collaboration by allowing team members to connect and communicate regardless of their physical location. They can foster a sense of unity and shared purpose, as everyone can contribute their ideas and feedback in real time. Virtual meetings also enable teams to work on tasks together, share screens for demonstrations or presentations, and use various tools for brainstorming and decision-making. However, it's important to ensure that all team members are familiar with the technology used, that they have a quiet and distraction-free environment, and that they are fully engaged in the meeting.

Some tools that can enhance the effectiveness of virtual meetings include video conferencing software like Zoom or Microsoft Teams, collaborative tools like Google Docs or Trello, screen sharing tools, and project management tools like Asana or Slack. It's also beneficial to use a stable and reliable internet connection, a good quality camera and microphone, and a quiet and distraction-free environment.

The effectiveness of virtual meetings can be measured by several factors. These include the level of participation, the clarity of communication, the achievement of meeting objectives, and the technical quality of the meeting. Feedback from participants can also provide valuable insights into the effectiveness of the meeting.

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"Im Zweifelsfall üben Sie einfach Höflichkeit. Die Menschen wollen während eines Online-Meetings gehört, gesehen und respektiert werden - genau wie überall sonst", sagen die Experten von Slack.

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Anwendung

Slack bietet auch einen umfassenden Leitfaden für Remote-Meetings.Hier ist, was zu tun ist, sagt das Slack-Team:

  1. Wählen Sie das richtige virtuelle Meeting-Tool – es gibt viele Technologien, die den Prozess der Durchführung eines Online-Meetings einfacher, schneller und kollaborativer gestalten – der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welches dieser Tools für Ihr Team geeignet ist.
  2. Legen Sie das Fundament für erfolgreiche virtuelle Meetings – dazu gehört, sich mit Personen vertraut zu machen, die das Team noch nicht persönlich getroffen hat; andere Teammitglieder und ihre Fachkenntnisse kennenzulernen; Menschen das Gefühl zu geben, dass sie ein gleichberechtigter und integraler Bestandteil des Gesprächs sind; mögliche Probleme in Bezug auf Kommunikationsstile oder unterschiedliche Standpunkte vor den Meetings zu identifizieren.
  3. Setzen Sie eine Agenda und stimmen Sie sich auf Remote-Meeting-Richtlinien ab – es ist wichtig, eine klare Meeting-Agenda zu erstellen, die Folgendes beinhaltet: Schlüsselthemen, Meeting-Struktur, Teammitglieder oder Teams, die anwesend sein werden, was jedes Teammitglied oder Team zur Besprechung beitragen soll und alle relevanten Dokumente, Dateien oder Recherchen.
  4. Halten Sie alle Beteiligten engagiert – das bedeutet, Zeit für lockere Gespräche zu haben, alle sich vorstellen zu lassen, jedem Mitglied eine Aufgabe zuzuweisen, damit sich niemand unbehaglich fühlt und Introvertierte einzubeziehen.
  5. Nachverfolgung – stellen Sie sicher, dass nach dem Meeting jeder eine gute Vorstellung von den Lieferergebnissen und den nächsten Schritten hat und versteht, wer für die Nachverfolgung jedes Elements oder jeder Aufgabe verantwortlich ist, wann die Lieferergebnisse fällig sind und wann das nächste Meeting oder der nächste Check-in stattfinden wird.
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A team leader can ensure that the meeting ends on time by setting a clear agenda with specific time slots for each topic. This agenda should be shared with all participants before the meeting. The leader should also keep track of the time during the meeting and gently steer the conversation back to the agenda if it strays off topic. Using a timer or alarm can also help keep the meeting on track. Lastly, the leader should encourage participants to keep their comments brief and to the point, and save any off-topic discussions for after the meeting.

There are several ways to handle distractions during a virtual meeting. First, ensure that you have a quiet and comfortable space to attend the meeting. Turn off any unnecessary notifications on your devices. If possible, use headphones to minimize background noise. During the meeting, stay focused on the agenda and participate actively. If you find your attention drifting, take a moment to refocus. It can also be helpful to take short breaks during long meetings to refresh your mind.

A team leader can ensure that the meeting agenda is followed during a virtual meeting by setting a clear agenda that includes key talking points, meeting structure, and responsibilities of each team member. The leader should also ensure that all relevant documents and files are shared in advance. During the meeting, the leader should guide the discussion according to the agenda, manage time effectively, and ensure that everyone is engaged and participates in the discussion.

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Statistiken

Der Cloud-Kommunikationsberater, Voip, hat die wichtigsten Statistiken zu virtuellen Meetings im Jahr 2020 zusammengefasst, die Sie für Ihre Präsentation lernen und nutzen können:

  • Die globale Belegschaft im Homeoffice hat seit 2005 um 140% zugenommen
  • Unternehmen sparen jährlich $11.000 pro Mitarbeiter durch die Nutzung von Videokonferenzsoftware
  • Mitarbeiter sparen durchschnittlich $2.000-$7.000 durch die Nutzung von Webkonferenztools, die ihnen das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen
  • Videokonferenztools können Unternehmen durch die Verkürzung von Projektzeiten zwischen 15%-30% der Gesamtprojektkosten einsparen
  • Videokonferenzen können Reisekosten um bis zu 30% reduzieren
  • Videokonferenzen haben den Bedarf an Geschäftsreisen um 47% reduziert
  • 62% der Unternehmen nutzen drei oder mehr Videokonferenzplattformen
  • Zoom hatte im Jahr 2020 täglich über 300 Millionen Meeting-Teilnehmer
  • Google Meet hatte im Jahr 2020 täglich über 100 Millionen Meeting-Teilnehmer
  • Microsoft Teams hatte im Jahr 2020 75 Millionen aktive tägliche Nutzer
  • Cisco WebEx hat derzeit über 300 Millionen Nutzer
  • 55% der Unternehmen ermöglichen die Arbeit von zu Hause aus
  • Die Arbeit von zu Hause aus wird von 2019-2022 um 77% zunehmen
  • Die Arbeit auf Gig-Basis von zu Hause aus wird von 2019-2022 um 19% zunehmen
  • 30% der Mitarbeiter arbeiten Vollzeit von zu Hause aus
  • 62% der Mitarbeiter arbeiten gelegentlich von zu Hause aus
  • Von 2010-2020 gab es einen Anstieg von 400% bei der Anzahl der Mitarbeiter, die mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten
  • 77% der Heimarbeiter berichten von höheren Produktivitätslevels beim Arbeiten von zu Hause aus
  • 23% der Heimarbeiter arbeiten länger von zu Hause aus als im Büro
  • 53% der Heimarbeiter nehmen weniger Urlaub als Büromitarbeiter
  • 74% der Mitarbeiter sagen, dass sie weniger wahrscheinlich ein Unternehmen verlassen würden, das Heimarbeit anbietet
  • 83% der Belegschaft sagt, dass die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, die Arbeitszufriedenheit erhöhen würde
  • 73% der Mitarbeiter sagen, dass ihre Arbeitgeber eine Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams erfordern
  • 72% der Unternehmen verzeichnen einen Anstieg bei projektbasierten Aufgaben
  • 66% der Mitarbeiter sagen, dass sie einen Anstieg bei virtuellen Teams erlebt haben
  • 72% der Unternehmen berichten von einem Anstieg bei der Zusammenarbeit mit Kunden
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