La Sorprendente Ciencia de las Reuniones

Sinopsis

¿Cómo puedes liderar reuniones altamente atractivas que desbloqueen la creatividad, la eficacia y el dinamismo? Aunque las reuniones suelen ser tediosas e improductivas, son una gran parte de la vida corporativa cotidiana. Los gerentes asisten a 12 reuniones cada semana. Más de 55 millones de reuniones tienen lugar cada día en los Estados Unidos y cuestan una increíble suma de $1.4 billones anualmente.

La Sorprendente Ciencia de las Reuniones se basa en una extensa investigación de vanguardia para proporcionarte tácticas probadas para liderar reuniones altamente productivas y atractivas. Con estas habilidades de liderazgo en reuniones, puedes crear mejores victorias en equipo, asegurar el crecimiento profesional y crear valor organizacional.

Los 20 mejores insights

1. En menos de cuarenta años, el número de reuniones que se realizan en un día ha saltado de 11 millones a unos impresionantes 55 millones en los Estados Unidos. Estas reuniones cuestan una increíble suma de $1.4 billones, o el 8.2% del PIB de los Estados Unidos anualmente.
2. El número de reuniones aumenta a medida que uno asciende en la escalera corporativa. En promedio, los no gerentes asisten a 8 reuniones por semana, mientras que los gerentes asisten a 12 reuniones. La alta dirección pasa la mayor parte de su tiempo en reuniones consecutivas.
3. En una encuesta global de Microsoft, el 69% de los encuestados sintió que las reuniones no eran productivas. Un estudio reciente encontró que las reuniones son la causa más significativa de pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Se estima que las malas reuniones cuestan $250 mil millones al año en tiempo desperdiciado. Ninguna otra inversión corporativa de esta escala se trata de manera tan casual.
4. Las reuniones no pueden ser eliminadas. El tiempo dedicado a las reuniones es el "Impuesto Cultural" que una organización paga por crear inclusión, participación, trabajo en equipo, comunicación y cohesión en la organización. Lo que debe reducirse es el tiempo desperdiciado en reuniones innecesarias o mal organizadas.
5. El enfoque organizacional en la eficacia de las reuniones puede desbloquear ganancias de rendimiento significativas. Como dijo Andy Grove, el ex CEO de Intel: "Así como no permitirías que un compañero de trabajo robe una pieza de equipo de oficina valorada en $2000, no deberías dejar que nadie se lleve el tiempo de sus compañeros gerentes".
6. Los sesgos cognitivos hacen que los líderes sean propensos a pensar más favorablemente sobre sus reuniones que otros asistentes. Una encuesta de Verizon encontró que los encuestados calificaban las reuniones iniciadas por ellos como extremadamente o muy productivas el 79% del tiempo, en comparación con solo el 56% para las reuniones iniciadas por otros. Las organizaciones deben proporcionar capacitación en las mejores prácticas de facilitación de reuniones e incluir parámetros de calidad de reunión en sus encuestas de retroalimentación de 360 grados.
7. Recoger comentarios de los asistentes a las reuniones puede ser valioso para evaluar la calidad de las reuniones y medir la efectividad de las intervenciones. Weight Watchers hizo esto instalando una sencilla pantalla táctil fuera de las salas de conferencias donde los participantes podían calificar las reuniones en una escala de cinco puntos.
8. La investigación muestra que las reuniones comienzan tarde el 50% del tiempo, lo que lleva a la frustración de los empleados y a malos resultados. Utiliza la regla 50/25 de Google para acortar las reuniones de una hora a 50 minutos y las reuniones de 30 minutos a 25 minutos. Esto da a los empleados tiempo de transición para evitar llegar tarde a futuras reuniones.
9. Los huddles son reuniones rápidas de diez minutos, de pie, que ocurren todos los días por la mañana. Se utilizan para discutir el trabajo realizado el día anterior, establecer tareas para el día y hacer un balance del progreso en los objetivos clave. El tiempo dedicado puede evitar horas de rehacer el trabajo.
10. Las reuniones pueden costar entre $1000 y $3000 en tiempo de asistencia y salarios. Los líderes deben prepararse para las reuniones de la misma manera que lo hacen para una reunión con un cliente o un taller. Los puntos del orden del día de la reunión deben clasificarse cuidadosamente en función de su importancia estratégica. La investigación muestra que los primeros puntos del orden del día reciben mucha más atención en las reuniones.
11. Es una gran idea buscar posibles puntos del orden del día de los asistentes. Esto crea mayores sentimientos de inclusividad, compromiso y participación. Una excelente manera de hacer esto es enviar un correo electrónico unos días antes de la reunión. Si un punto no encaja, el líder debe abordar esto personalmente con el asistente o trasladarlo a una futura reunión.
12. Mantén las reuniones pequeñas. La investigación muestra que más del 50% de las reuniones tienen dos o más asistentes extra de los necesarios para el orden del día de la reunión. Las reuniones más grandes tienen peores experiencias de grupo, más pasividad y mayores instancias de comportamientos negativos. Los datos de Bain and Company muestran que por cada persona añadida más allá de siete miembros, la efectividad de la toma de decisiones se reduce en un 10%.
13. Antes de convocar una reunión, el líder debe elegir cuidadosamente una técnica de reunión particular. El método típico de discusión grupal sobre cada punto del orden del día es una de las muchas formas posibles. El éxito de la reunión depende de seleccionar el modo más adecuado para el orden del día.
14. El diseño de las salas de reuniones importa. Amazon utiliza una silla vacía en las reuniones para representar al cliente. Esto sirve como una señal física para hacer que los asistentes sean centrados en el cliente en sus decisiones. La silla vacía puede ser utilizada para representar a otros stakeholders ausentes también.
15. Las reuniones caminando son excelentes para discusiones cortas con menos de cuatro asistentes. Rompen barreras, mejoran la comunicación y mejoran el pensamiento creativo. Una encuesta de la revista Inc. muestra que 90 días de reuniones caminando pueden llevar a niveles de energía más altos, mejor enfoque y mayor compromiso. La investigación de Stanford mostró un salto del 80% en la creatividad cuando los participantes estaban caminando en lugar de sentados.
16. Considera la creación de reuniones libres de tecnología donde los asistentes depositen sus teléfonos fuera. Esto mejora el enfoque y evita la multitarea. Las reuniones más largas pueden incluir breves descansos tecnológicos.
17. El brainwriting utiliza el poder del silencio para generar ideas creativas. Los participantes escriben silenciosamente ideas en hojas de papel. Las ideas se organizan luego en cubos, y las más importantes se discuten más a fondo de forma vocal o escribiendo comentarios. El proceso toma un tercio del tiempo de las reuniones tradicionales de lluvia de ideas mientras genera casi un 41% más de ideas originales.
18. Amazon reemplaza la presentación de ideas con lectura silenciosa. La primera parte de la reunión se reserva para leer en silencio una propuesta detallada. Luego sigue una discusión vigorosa. Este enfoque elimina la necesidad de trabajo previo, pone a todos en la misma página y resulta en discusiones más profundas.
19. Evita las reuniones telefónicas ya que crean desafíos significativos de comunicación y compromiso. Cuando son inevitables, deben ser cortas y centradas en delinear los desafíos clave. Esto puede ser seguido por actividades fuera de línea como discusiones en pequeños grupos o brainstorming en plataformas como Google Docs. Finalmente, se puede convocar otra reunión corta para determinar el camino a seguir.
20. La investigación muestra que dividir las reuniones en dos partes evita que los asistentes busquen un consenso prematuro. Esto conduce a resultados de mejor calidad. Empresas como Boeing y Cadbury han hecho esto parte de su cultura.

Resumen

Asistir a reuniones a menudo puede ser una experiencia frustrante. En una encuesta reciente, 3164 trabajadores calificaron las reuniones como la causa más significativa de pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Se estima que las malas reuniones cuestan $250 mil millones al año en tiempo desperdiciado. También hay costos psicológicos en términos de frustración de los empleados y tiempo dedicado a relajarse después de una mala reunión. Pero la cantidad de tiempo dedicado a las reuniones solo está aumentando. En los Estados Unidos, se realizan más de 55 millones de reuniones cada día.

Las reuniones no pueden ser eliminadas. Son el "Impuesto Cultural" que una organización paga por crear inclusión, participación, trabajo en equipo, comunicación y cohesión. Las organizaciones pueden evitar las trampas de las malas reuniones aplicando insights de la investigación de vanguardia.

Conócete a ti mismo

La evidencia sugiere que los líderes perciben consistentemente sus reuniones de manera más favorable que otros asistentes. Una encuesta telefónica de Verizon encontró que el 79% de los encuestados calificó las reuniones iniciadas por ellos como extremadamente o muy productivas en comparación con un mero 56% para las reuniones iniciadas por sus pares.

Lo que las organizaciones pueden hacer

Para ayudar a superar estos sesgos, las organizaciones deben proporcionar a los líderes una capacitación de calidad en la facilitación de reuniones. Las encuestas anuales de compromiso de los empleados y las encuestas de retroalimentación de 360 grados deben incluir parámetros sobre la calidad de las reuniones. Esto rara vez se hace incluso en las empresas Fortune 500. Algunas empresas toman en serio la calidad de las reuniones. Weight Watchers instaló tabletas con pantalla táctil fuera de las salas de conferencias donde los empleados podían calificar las reuniones en una escala simple de cinco puntos. Esto les ayudó a evaluar la calidad de las reuniones, diseñar intervenciones apropiadas y medir la efectividad de las intervenciones para mejorar la calidad de las reuniones.

Enviar retroalimentación

Los líderes deben estar atentos a las señales informales como los asistentes multitarea en los teléfonos y las conversaciones paralelas para percibir que la dinámica de la reunión no es ideal. Es mejor hacer una evaluación periódica de la calidad de las reuniones cada tres meses utilizando una encuesta corta anónima. Un simple conjunto de preguntas podría ser:

• ¿Qué debería dejar de hacer como líder de reuniones?
• ¿Qué debería empezar a hacer que actualmente no se está haciendo?
• ¿Qué está funcionando bien y debería continuar?

Las instrucciones de la encuesta deben comunicar claramente la intención del líder de mejorar la calidad de las reuniones. Los resultados de la encuesta deben ser compartidos junto con acciones específicas para abordar estos problemas. Esto sirve para hacer de la excelencia en las reuniones una parte de la cultura organizacional.

Adopta el liderazgo de servicio

El Liderazgo de Servicio es una forma poderosa de crear un ambiente de reunión propicio donde el conocimiento, el talento y las habilidades de todos los asistentes salen a relucir. Un Líder de Servicio valora el tiempo de los demás y reconoce esto como central para el éxito personal y organizacional. Esto requiere una cuidadosa planificación y diseño de la agenda, los objetivos, la secuencia de temas y las estrategias de reunión.

Los comportamientos ideales para facilitar una reunión incluyen:

• Mantener un seguimiento del tiempo y marcar el ritmo de la reunión de manera efectiva.
• Resumir constantemente la discusión para asegurar que todos estén en la misma página
• Identificar preocupaciones subyacentes a través de una escucha atenta
• Fomentar los debates y gestionar los conflictos en torno a ideas clave para impulsar una mejor toma de decisiones
• Verificar periódicamente el consenso sin presionar a los asistentes
• Permanecer imparcial sin privilegiar el propio punto de vista en la discusión

Gestiona el tiempo de las reuniones de manera diferente

Un líder de reuniones debe planificar la duración en función de los objetivos de la reunión. Acortar las reuniones es una excelente manera de crear presión positiva y mantener la atención de los asistentes. Las investigaciones muestran que las reuniones comienzan tarde el 50% del tiempo, lo que lleva a la frustración de los empleados y a resultados de reuniones de menor calidad. Reducir la duración de las reuniones en 5-10 minutos crea tiempo para descansos y evita retrasos en futuras reuniones. Google sigue la regla 50/25: las reuniones de una hora se acortan a 50 minutos, y las reuniones de treinta minutos se acortan a 25 minutos.

Reuniones diarias rápidas

Las reuniones rápidas son encuentros breves de diez minutos con todo el equipo que se realizan a la misma hora todas las mañanas. Esto exige una asistencia perfecta y generalmente se hace de pie. Las reuniones rápidas se utilizan para ponerse al día rápidamente sobre los logros críticos y el trabajo realizado el día anterior, establecer las prioridades del día y hacer un balance del progreso en los objetivos esenciales y abordar los obstáculos. Mejoran la comunicación entre los diferentes departamentos, permiten una resolución rápida de problemas, promueven la responsabilidad y mejoran la coordinación entre los miembros del equipo. Esta pequeña inversión de tiempo puede ahorrar horas de trabajo al resolver malentendidos y evitar rehacer tareas.

Aquí hay dos cosas esenciales que recordar mientras se facilitan las reuniones rápidas:

1. Las reuniones rápidas deben permitir al equipo eliminar algunas reuniones más largas. De lo contrario, se convierte en otra reunión más.
2. Las reuniones rápidas deben ser concisas y terminar a tiempo. Si termina tarde, interrumpirá las actividades posteriores a la reunión y llevará a la frustración de los empleados.

Los líderes deben terminar una reunión temprano cuando se hayan cumplido los objetivos de la reunión o cuando los empleados no estén siendo productivos.

Agenda

Una reunión cuesta entre $1000 y $3000 en tiempo de los asistentes y salarios. Esto debe ser manejado como un evento que requiere una cuidadosa planificación. Los líderes deben prepararse para las reuniones de la misma manera que lo hacen para una reunión con un cliente o un taller. Las reuniones sólo deben incluir temas que requieran discusiones y participación. Buenos ejemplos de estos son la identificación de riesgos y oportunidades clave, la evaluación del progreso y la identificación de nuevas oportunidades. Los temas que no necesitan esto pueden ser comunicados a través de memorandos y correos electrónicos. Es una buena idea obtener los puntos de la agenda de los asistentes para crear compromiso. Esto se puede hacer enviando un correo electrónico tres días antes solicitando temas. Si un tema no está incluido, debe ser abordado con el empleado o un pequeño grupo fuera de la reunión o trasladado a una futura reunión.

Diseña el flujo de la reunión

Por lo tanto, el orden de los puntos de la agenda claramente importa. La investigación encontró que los primeros puntos en la agenda reciben un tiempo y atención desproporcionados. Los objetivos de la reunión deben ser clasificados en función de su importancia estratégica. Los puntos de la agenda deben incluir no sólo problemas inmediatos, sino también objetivos a largo plazo. Los líderes pueden considerar comenzar las reuniones con los temas más convincentes y controvertidos para crear un verdadero debate y compromiso. Las reuniones siempre deben terminar con unos minutos para cubrir las conclusiones, los seguimientos y hasta una rápida sesión de preguntas y respuestas.

Utiliza una agenda con tiempo asignado

Asignar tiempo para cada punto en la agenda puede ser una herramienta útil cuando los líderes encuentran que la discusión se desvía. También puede asegurar que los puntos clave reciban la atención que requieren.

Asigna individuos directamente responsables

Los líderes pueden compartir el liderazgo asignando cada tarea de la reunión a un asistente. Apple designa a un Individuo Directamente Responsable (IDR) para todos los puntos de la agenda. El IDR es responsable de facilitar la discusión y manejar los seguimientos posteriores a la reunión. Esto hace que las reuniones sean más atractivas, fomenta el desarrollo de habilidades en la dirección de reuniones y aumenta la responsabilidad.

Es mejor circular una agenda unos días antes de la reunión. Si no hay temas convincentes para discutir, cancela la reunión.

Haz las reuniones más eficientes

Los estudios muestran que más del 50% de las reuniones tienen más de dos asistentes extra de lo que la agenda requería. Aunque esto se hace con la intención de ser inclusivo, las reuniones abultadas pueden ser subóptimas. Los datos de Bain and Company muestran que por cada persona añadida más allá de siete miembros, la efectividad en la toma de decisiones se reduce en un 10%. Además, el compromiso de los empleados se reduce cuando asisten a reuniones que no son relevantes para su trabajo.

Los líderes de reuniones deben intentar hacer una reunión lo más eficiente posible. Para Google, el número máximo de asistentes es 10. Amazon utiliza la "regla de las dos pizzas" - dos pizzas deberían ser suficientes para alimentar a todos los asistentes. Para la toma de decisiones y la resolución de problemas, el tamaño ideal de la reunión es de 7 u 8 personas. Con habilidades de facilitación sobresalientes, un líder puede manejar hasta 12 asistentes. Tener menos de 15 asistentes es perfecto para reuniones rápidas, sesiones de lluvia de ideas y establecimiento de la agenda.

Elige a los asistentes adecuados

Aquí hay algunas preguntas para cada objetivo de la reunión que pueden ayudar a los líderes a elegir a los asistentes adecuados:

• ¿Quién tiene conocimientos sobre el tema del objetivo?
• ¿Quiénes son los principales interesados y tomadores de decisiones?
• ¿Quién necesita esta información?
• ¿Quién implementará las decisiones tomadas?

Mitigando los sentimientos heridos

Los empleados ven las invitaciones a las reuniones como una señal de ser valorados. Por lo tanto, excluir a individuos de las reuniones podría llevar a sentimientos de rechazo y a quemar puentes. Aquí hay cinco maneras de manejar esto:

1. Divide tu agenda en dos reuniones más pequeñas con diferentes asistentes:
2. Una agenda con tiempo asignado puede permitir que diferentes asistentes asistan sólo a las partes relevantes.
3. Busca ideas y aportes de los no asistentes y discútelos en la reunión. Esto se puede hacer con un simple correo electrónico solicitando comentarios antes de la reunión y un correo electrónico posterior compartiendo las conclusiones clave.
4. Comparte notas detalladas de la reunión con otros interesados para buscar aportes y experiencia.
5. Pide a algunos asistentes que representen a los interesados que no están presentes. El representante se pondrá en contacto con estos interesados, los mantendrá al tanto de las discusiones y pedirá aportes futuros.

Estas técnicas reducen el tamaño de la reunión mientras promueven sentimientos de inclusividad entre un grupo más grande de no asistentes.

Crea nuevos ritmos

Las reuniones pueden volverse repetitivas debido a que comienzan y terminan a la misma hora, se realizan en la misma sala y generalmente con la misma agenda. Romper estos patrones puede crear dinámicas frescas y hacer que las reuniones sean más atractivas.

Aprovecha el diseño de los asientos

Las investigaciones indican que las posiciones de los asientos influyen en la efectividad, el flujo de comunicación, la toma de decisiones y la creatividad. Las personas sentadas en la cabeza o al pie de la mesa tienen más probabilidades de hablar más y de ser escuchadas. El líder de la reunión debe diseñar activamente los asientos para crear las dinámicas sociales adecuadas. Esto se puede hacer haciendo que las personas cambien de posición en cada reunión o incluso cambiando de sala. Amazon utiliza una silla vacía en las reuniones para representar al cliente. Esto sirve como un recordatorio físico para que los asistentes sean centrados en el cliente en sus decisiones. La silla vacía también puede ser utilizada para representar a otros interesados ausentes.

Reuniones caminando

Las reuniones caminando pueden ayudar a romper barreras y mejorar la comunicación. También dificultan la multitarea, lo que resulta en un mayor enfoque. La investigación de la Universidad de Stanford muestra que el 80% de los participantes fueron más creativos mientras caminaban que cuando estaban sentados y en su mejor momento creativo cuando caminaban al aire libre. Estas reuniones son ideales para pequeñas reuniones de hasta cuatro asistentes. Funcionan mejor cuando la agenda no requiere herramientas tecnológicas o material de apoyo.

Reuniones de pie

Las reuniones de pie mejoran la colaboración y aumentan la participación en las ideas de los demás. Las investigaciones muestran que las reuniones de pie generalmente toman un 34% menos de tiempo que las reuniones sentadas. Aunque pueden funcionar para grupos más grandes, es esencial mantener estas reuniones cortas.

Establece los estados de ánimo adecuados

Las investigaciones muestran que los grupos en un estado de ánimo positivo superan a los que están en un estado de ánimo neutro en tareas creativas, compromiso del equipo y conversaciones constructivas. Dado que las reuniones suelen ser percibidas como una interrupción en el flujo de trabajo de un asistente, los asistentes pueden venir con un bagaje negativo. Para crear positividad, el líder debe saludar calurosamente a los asistentes, hacer contacto visual y facilitar las presentaciones. El estado de ánimo del líder influye fuertemente en el estado de ánimo de los asistentes y es un predictor del rendimiento del grupo.

Aquí hay algunas formas de mejorar el ambiente en la reunión:

• Reproducir música antes de la reunión puede establecer el ambiente adecuado
• Servir aperitivos puede fomentar la camaradería e influir en el estado de ánimo
• Crear zonas de reunión libres de tecnología para evitar la multitarea y garantizar la concentración. Cada vez más empresas piden a los asistentes que dejen los teléfonos en la puerta. Si las reuniones son largas, considere agregar descansos tecnológicos.
• Usar cuestionarios con clicker para hacer encuestas rápidas sobre preguntas clave. Los resultados pueden resumirse, visualizarse y mostrarse en la pantalla al instante. Esto aporta un poco de diversión, junto con un mayor compromiso.
• Hacer que los asistentes discutan temas clave en parejas durante unos minutos antes de que comience la reunión. Esto involucra a todos, aporta nuevas ideas a la mesa y facilita superar las inhibiciones.

Deja de hablar

El pensamiento grupal puede dominar las reuniones, mientras que las ideas únicas permanecen enterradas. Por lo tanto, es importante crear formas de traer perspectivas diversas y contrarias a la mesa. Los enfoques basados en el silencio pueden ser sorprendentemente efectivos para lograr esto.

Utiliza la escritura cerebral

La escritura cerebral aprovecha el poder del silencio para generar ideas diversas. Los asistentes escriben en silencio sus respuestas a un objetivo de reunión en papel sin agregar sus nombres. Los papeles se colocan boca abajo en el centro de la mesa. El facilitador agrupa ideas similares, y los asistentes votan sobre las ideas clave a discutir. Esta discusión se realiza por escrito con los participantes agregando comentarios a cada hoja de ideas. Todo el proceso toma un tercio del tiempo de las reuniones tradicionales de lluvia de ideas, siendo inclusivo y atractivo. Los estudios muestran que los grupos de escritura cerebral produjeron un 20% más de ideas y un 42% más de ideas originales que la lluvia de ideas tradicional.

Lectura en silencio

Amazon utiliza la lectura en silencio para mejorar la efectividad de las reuniones. El presentador tiene que escribir la propuesta a fondo en un formato estándar. La primera parte de la reunión se dedica a la lectura en silencio de la propuesta. Esto garantiza que no se necesita preparación previa para la reunión y todos están en la misma página. Dado que los asistentes pueden leer más rápido de lo que un presentador puede hablar, se utiliza el mismo tiempo para estudiar la idea de manera más extensa. Esto conduce a discusiones mucho más profundas.

Evita las reuniones telefónicas

Las llamadas fomentan la multitarea, la falta de compromiso y la mala comunicación debido a la falta de señales no verbales. Siempre que sea posible, es mejor hacer que los asistentes se unan a través de video. Si esto no es posible, aquí hay algunas formas de dirigir la reunión:

Aprovecha la actividad fuera de línea

Cuando las reuniones involucran a más de cinco personas, deben complementarse con actividades fuera de línea. Después de una reunión inicial rápida, cada desafío se asigna a un subequipo para ser discutido fuera de línea. Más tarde, los representantes del subequipo se reúnen con el líder de la reunión para discutir y tomar decisiones. Este enfoque traslada mucho trabajo fuera de línea y mantiene las reuniones enfocadas y mínimas.

Emplear algunas de estas técnicas de reunión en su organización puede solucionar el estado actual roto de las reuniones. Sus asistentes le agradecerán por valorar su tiempo. Esto traerá una energía fresca, romperá las barreras de comunicación y liberará una mayor productividad. En última instancia, las reuniones exitosas pueden inspirar a otros y convertirse en parte de la cultura organizacional.