Los informes de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) suelen contener una mezcla de gráficos, diagramas e información tabular, lo que los hace pesados en datos y extremadamente laboriosos. Nuestra presentación Informe de KPIs, Métricas y Objetivos te permite visualizar eficazmente los KPIs, seguir el progreso en relación a los objetivos para mejorar el rendimiento y compartir informes semanales, mensuales y trimestrales en toda tu organización de manera casi sin esfuerzo.
Utiliza esta diapositiva para construir un informe resumido rápido a partir de tus métricas, luego guía a tu equipo o a los interesados a través de cada KPI, explicando cuáles se han cumplido o se están cumpliendo actualmente, y cuáles requieren recursos y atención extra.
La tasa de conversión es uno de los KPIs más importantes para los productos y servicios digitales. Con esta diapositiva, puedes discutir el estado de tu rendimiento de la tasa de conversión, incluyendo clientes únicos y recurrentes, tasa de rebote, etc.
Aplicación
Según una plataforma de soluciones de KPI, Simple KPI, estos cinco pasos te ayudarán a construir un informe efectivo:
Crear una visión general – se trata de un resumen que tiene como objetivo establecer los criterios del informe, que respondería a preguntas como: ¿Cuál es el objetivo y la meta de este informe de KPI? ¿Quiénes son los interesados? ¿Cuál es el propósito de este informe (es decir, es estratégico, operativo, estático o interactivo?) ¿Cuándo y cómo se distribuirá el informe?
Definir los KPIs – cuando se establece el objetivo general, enumera todos los KPIs y métricas que necesitarás. Los KPIs deben responder a preguntas como: ¿Cómo están las ventas en relación a sus objetivos? Obtener los datos que respaldan estos KPIs puede ser la parte complicada, ya que estos datos deben ser actuales, relevantes y creíbles.
Presenta tus KPIs – utiliza gráficos, diagramas y datos tabulares apropiados que presenten las métricas de la manera más sencilla posible. "Mantén los gráficos relevantes, enfocados y en contexto. Presenta tus KPIs en un orden lógico para mantener el flujo de información o la 'historia' sin que se desarticule", dicen los expertos.
Construye un prototipo – comienza creando un primer borrador. Puedes usar datos ficticios como marcadores de posición y distribuir este borrador a tu equipo e interesados, lo que te permitirá obtener percepciones y comentarios para completar y pulir tu informe final de KPI.
Refina y lanza – cuando el informe esté listo y verificado por su precisión, finalízalo y distribúyelo. Los expertos dicen que establecer períodos regulares de revisión y mantenimiento de informes te ayudará a evitar el "hinchamiento" de los informes, y ayudará a mantener la información relevante y actualizada.
Consejo de experto
"Los encargados de los números se hacen cargo y pueden abrumar a los gerentes operativos con hojas de cálculo y desgloses precisos de los resultados financieros y las medidas de producción. […] los gerentes sienten que se les pide que salten a través de aros que realmente no entienden, y que no quieren particularmente", escribe un reconocido experto en estrategia y medición de rendimiento, Graham Kenny, en su artículo para Harvard Business Review (HBR). Para evitar el agotamiento y crear informes de KPI efectivos, los CEOs y gerentes deben tener en cuenta las siguientes verdades sobre los KPIs, dice Kenny:
KPIs (Key Performance Indicators) play a crucial role in reporting project metrics and the state of a project. They provide a quantifiable measure that allows a company to gauge the performance of various aspects of a project. This can include factors like project completion time, cost, scope, and quality. By tracking these KPIs, companies can have a clear understanding of the project's progress and whether it's on track to meet its objectives. They can also identify any issues or areas of improvement early on, allowing for timely intervention and course correction. This ultimately leads to more efficient and effective project management.
A company can use KPIs to drive results for stakeholders by ensuring that the KPIs reflect the value creation process, which is a two-way street. This means that the company needs to develop measures that not only reflect what the company wants from its employees but also how well the company delivers on what the employees want. This approach ensures that employees are engaged, which in turn drives results for other stakeholders such as customers. Furthermore, the company needs to consider causality when looking at performance measures. Leading indicators should predict future performance. If the organization does well with employees now, it will drive results for other stakeholders in the future.
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Los KPIs son sobre relaciones – por ejemplo, se invierte mucho tiempo y dinero en medir los niveles de satisfacción del personal, especialmente en las grandes empresas. Lo importante a recordar, dice Kenny, es que "los KPIs deben reflejar el hecho de que la creación de valor es una calle de doble sentido. Quieres que los empleados estén comprometidos porque necesitas algo de ellos. Y la calle de doble sentido para los empleados está definida por cómo la empresa cumple con las cosas que ellos quieren." Desafortunadamente, la mayoría de las organizaciones no logran desarrollar medidas en ambos lados.
Considera la causalidad – la mayoría de los gerentes miran un conjunto de medidas de rendimiento solo como una tabla de números. Como los números parecen ser concurrentes, los gerentes no cuestionan la forma en que cada medida impacta a las otras con el tiempo. Pero los indicadores líderes, enfatiza Kenny, deben predecir el futuro. "Si tu organización lo hace bien con los empleados ahora, eso impulsa los resultados para otros interesados como los clientes mañana. Si tu organización lo hace bien con los clientes mañana, entonces los resultados para los accionistas mejorarán al día siguiente", escribe.
Los indicadores clave de rendimiento son solo medidas parciales de algo – a medida que las condiciones alrededor de tu organización, departamento o sección cambian, prepárate para adaptar tus medidas de rendimiento. "Es establecer y reajustar, no establecer y olvidar", nos recuerda Kenny. Para repensar cómo desarrollas tus medidas de rendimiento, escribe, mira el rendimiento como una calle de doble sentido y observa las conexiones entre los indicadores y el impacto que tienen uno sobre el otro. Lo más importante, siempre esté listo para adaptarte a las circunstancias cambiantes.
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