Os Relatórios de Indicadores Chave de Desempenho (KPI) normalmente contêm uma mistura de gráficos, tabelas e informações tabulares, o que os torna pesados em termos de dados e extremamente demorados. A nossa apresentação Relatório de KPIs, Métricas e Objetivos permite-lhe visualizar eficazmente os KPIs, acompanhar o progresso em relação aos objetivos para melhorar o desempenho e partilhar relatórios semanais, mensais e trimestrais em toda a sua organização quase sem esforço.
Use este slide para construir um relatório resumido rápido a partir das suas métricas, depois conduza a sua equipe ou stakeholders através de cada KPI, explicando quais foram ou estão sendo atualmente atendidos, e quais requerem recursos e atenção extra.
A taxa de conversão é um dos KPIs mais importantes para produtos e serviços digitais. Com este slide, você pode discutir o estado do desempenho da sua taxa de conversão, incluindo clientes únicos e recorrentes, taxa de rejeição, etc.
Aplicação
De acordo com uma plataforma de soluções KPI, Simple KPI, estes cinco passos ajudarão você a construir um relatório eficaz:
Crie uma visão geral – esta é uma síntese que visa estabelecer os critérios do relatório, que responderia às perguntas, tais como: Qual é o objetivo e meta deste relatório KPI? Quem são os stakeholders? Qual é o propósito deste relatório (ou seja, é Estratégico, Operacional, Estático ou Interativo?) Quando e como o relatório será distribuído?
Defina os KPIs – quando o objetivo geral é estabelecido, liste todos os KPIs e métricas que você precisará. Os KPIs precisam responder a perguntas como: Quão bem as vendas estão se saindo em relação aos seus objetivos? Obter os dados que suportam esses KPIs pode ser a parte complicada, pois esses dados devem ser atuais, relevantes e credíveis.
Apresente seus KPIs – use gráficos, tabelas e dados tabulares apropriados que apresentarão as métricas da maneira mais simples possível. "Mantenha os gráficos relevantes, focados e em contexto. Apresente seus KPIs em uma ordem lógica para manter o fluxo de informações ou a 'história' de se tornar desconexa," dizem os especialistas.
Construa um protótipo – comece criando um primeiro rascunho. Você pode usar dados fictícios como placeholders e distribuir este rascunho para a sua equipe e stakeholders, o que permitirá obter insights e feedback para completar e aprimorar o seu relatório KPI final.
Refine e libere – quando o relatório estiver pronto e verificado quanto à precisão, finalize e distribua-o. Os especialistas dizem que a construção de períodos regulares de revisão e manutenção de relatórios ajudará a evitar o "inchaço" dos relatórios, e ajudará a manter as informações relevantes e atualizadas.
Conselho de especialista
"Os analistas de números assumem o controle e podem sobrecarregar os gerentes operacionais com planilhas e detalhamentos precisos de resultados financeiros e medidas de produção. [...] os gerentes sentem que estão sendo solicitados a passar por processos que não entendem realmente - e não querem particularmente", escreve um especialista reconhecido em estratégia e medição de desempenho, Graham Kenny, em seu artigo para a Harvard Business Review (HBR). Para evitar o esgotamento e criar relatórios de indicadores chave de desempenho eficazes, os CEOs e gerentes precisam ter em mente as seguintes verdades sobre os KPIs, diz Kenny:
KPIs (Key Performance Indicators) play a crucial role in reporting project metrics and the state of a project. They provide a quantifiable measure that allows a company to gauge the performance of various aspects of a project. This can include factors like project completion time, cost, scope, and quality. By tracking these KPIs, companies can have a clear understanding of the project's progress and whether it's on track to meet its objectives. They can also identify any issues or areas of improvement early on, allowing for timely intervention and course correction. This ultimately leads to more efficient and effective project management.
A company can use KPIs to drive results for stakeholders by ensuring that the KPIs reflect the value creation process, which is a two-way street. This means that the company needs to develop measures that not only reflect what the company wants from its employees but also how well the company delivers on what the employees want. This approach ensures that employees are engaged, which in turn drives results for other stakeholders such as customers. Furthermore, the company needs to consider causality when looking at performance measures. Leading indicators should predict future performance. If the organization does well with employees now, it will drive results for other stakeholders in the future.
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Os KPIs são sobre relacionamentos – por exemplo, muito tempo e dinheiro são gastos medindo os níveis de satisfação dos funcionários, especialmente em grandes empresas. O que é importante lembrar, no entanto, diz Kenny, é que "os KPIs precisam refletir o fato de que a criação de valor é uma via de mão dupla. Você quer que os funcionários estejam engajados porque precisa de algo deles. E a via de mão dupla para os funcionários é definida por quão bem a empresa entrega as coisas que eles querem." Infelizmente, a maioria das organizações falha em desenvolver medidas em torno de ambos os lados.
Considere a causalidade – a maioria dos gerentes olha para um conjunto de medidas de desempenho apenas como uma tabela de números. Como os números parecem ser simultâneos, os gerentes não questionam a maneira como cada medida impacta as outras ao longo do tempo. Mas os indicadores líderes, Kenny enfatiza, devem prever o futuro. "Se a sua organização se sair bem com os funcionários agora, isso impulsionará os resultados para outros stakeholders, como clientes, amanhã. Se a sua organização se sair bem com os clientes amanhã, então os resultados dos acionistas serão melhorados no dia seguinte", ele escreve.
Os indicadores chave de desempenho são apenas medidas parciais de algo – à medida que as condições ao redor de sua organização, departamento ou seção mudam, esteja preparado para adaptar suas medidas de desempenho. "É definir e redefinir, não definir e esquecer", Kenny nos lembra. Para repensar como você desenvolve suas medidas de desempenho, ele escreve, olhe para o desempenho como uma via de mão dupla e observe as conexões entre os indicadores e o impacto que eles têm um sobre o outro. Mais importante ainda, esteja sempre pronto para se adaptar às circunstâncias em mudança.
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