I rapporti sugli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) contengono tipicamente una combinazione di grafici, diagrammi e informazioni tabulari, rendendoli ricchi di dati e estremamente impegnativi in termini di tempo. La nostra presentazione Rapporto su KPI, Metriche e Obiettivi ti permette di visualizzare efficacemente i KPI, monitorare i progressi rispetto agli obiettivi per migliorare le prestazioni e condividere rapporti settimanali, mensili e trimestrali in tutta la tua organizzazione quasi senza sforzo.
Utilizza questa slide per creare un breve rapporto di sintesi dai tuoi indicatori, poi guida il tuo team o gli stakeholder attraverso ogni KPI, spiegando quali sono stati o stanno attualmente venendo raggiunti, e quali richiedono risorse e attenzione extra.
Il tasso di conversione è uno dei KPI più importanti per i prodotti e i servizi digitali. Con questa slide, puoi discutere lo stato delle tue prestazioni di tasso di conversione, inclusi clienti unici e di ritorno, tasso di rimbalzo, ecc.
Applicazione
Secondo una piattaforma di soluzioni KPI, Simple KPI, questi cinque passaggi ti aiuteranno a costruire un rapporto efficace:
Crea una panoramica - si tratta di un riassunto che mira a stabilire i criteri del rapporto, che risponderebbe alle domande, come: Qual è l'obiettivo e l'obiettivo di questo rapporto KPI? Chi sono gli stakeholder? Qual è lo scopo di questo rapporto (cioè, è strategico, operativo, statico o interattivo?) Quando e come verrà distribuito il rapporto?
Definisci i KPI - quando l'obiettivo generale è stabilito, elenca tutti i KPI e le metriche di cui avrai bisogno. I KPI devono rispondere a domande come: Quanto bene stanno andando le vendite rispetto ai loro obiettivi? Ottenere i dati che supportano questi KPI può essere la parte difficile, poiché questi dati devono essere attuali, pertinenti e credibili.
Presenta i tuoi KPI - utilizza grafici appropriati, grafici e dati tabulari che presenteranno le metriche nel modo più semplice possibile. "Mantieni i grafici pertinenti, focalizzati e in contesto. Presenta i tuoi KPI in un ordine logico per mantenere il flusso di informazioni o la 'storia' da diventare sconnesso," dicono gli esperti.
Costruisci un prototipo - inizia con la creazione di una prima bozza.È possibile utilizzare dati fittizi come segnaposti e distribuire questa bozza al tuo team e agli stakeholder, il che ti permetterà di ottenere intuizioni e feedback per completare e perfezionare il tuo rapporto KPI finale.
Raffina e rilascia - quando il rapporto è pronto e controllato per l'accuratezza, finalizzalo e distribuiscilo. Gli esperti dicono che l'istituzione di periodi regolari di revisione e manutenzione dei rapporti ti aiuterà a evitare il "gonfiore" dei rapporti e manterrà le informazioni pertinenti e aggiornate.
Consigli degli esperti
"I numeri prendono il sopravvento e possono sopraffare i manager operativi con fogli di calcolo e ripartizioni precise dei risultati finanziari e delle misure di output. […] i manager si sentono come se fossero chiesti di saltare attraverso cerchi che non capiscono realmente - e non vogliono particolarmente," scrive un esperto riconosciuto in strategia e misurazione delle prestazioni, Graham Kenny, nel suo articolo per Harvard Business Review (HBR). Per evitare l'esaurimento e creare rapporti KPI efficaci, i CEO e i manager devono tenere a mente le seguenti verità sui KPI, dice Kenny:
KPIs (Key Performance Indicators) play a crucial role in reporting project metrics and the state of a project. They provide a quantifiable measure that allows a company to gauge the performance of various aspects of a project. This can include factors like project completion time, cost, scope, and quality. By tracking these KPIs, companies can have a clear understanding of the project's progress and whether it's on track to meet its objectives. They can also identify any issues or areas of improvement early on, allowing for timely intervention and course correction. This ultimately leads to more efficient and effective project management.
A company can use KPIs to drive results for stakeholders by ensuring that the KPIs reflect the value creation process, which is a two-way street. This means that the company needs to develop measures that not only reflect what the company wants from its employees but also how well the company delivers on what the employees want. This approach ensures that employees are engaged, which in turn drives results for other stakeholders such as customers. Furthermore, the company needs to consider causality when looking at performance measures. Leading indicators should predict future performance. If the organization does well with employees now, it will drive results for other stakeholders in the future.
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I KPI riguardano le relazioni - per esempio, si spende molto tempo e denaro per misurare i livelli di soddisfazione del personale, soprattutto nelle grandi aziende.È importante ricordare, dice Kenny, che i "KPI devono riflettere il fatto che la creazione di valore è una strada a doppio senso. Si desidera che i dipendenti siano coinvolti perché si ha bisogno di qualcosa da loro. E la strada a doppio senso per i dipendenti è definita da quanto bene l'azienda soddisfa le cose che loro desiderano." Sfortunatamente, la maggior parte delle organizzazioni non riesce a sviluppare misure su entrambi i lati.
Considera la causalità - la maggior parte dei manager guarda un insieme di misure di performance solo come una tabella di numeri. Poiché i numeri sembrano essere contemporanei, i manager non mettono in discussione il modo in cui ogni misura influisce sulle altre nel tempo. Ma gli indicatori principali, sottolinea Kenny, dovrebbero prevedere il futuro. "Se la tua organizzazione si comporta bene con i dipendenti ora, ciò genera risultati per altre parti interessate come i clienti domani. Se la tua organizzazione si comporta bene con i clienti domani, allora i risultati degli azionisti saranno migliorati il giorno dopo," scrive.
Gli indicatori chiave di performance sono solo misure parziali di qualcosa - man mano che le condizioni attorno alla tua organizzazione, dipartimento o sezione cambiano, sii pronto a personalizzare le tue misure di performance. "È impostare e reimpostare, non impostare e dimenticare," ci ricorda Kenny. Per ripensare a come sviluppi le tue misure di performance, scrive, guarda la performance come una strada a doppio senso e osserva le connessioni tra gli indicatori e l'impatto che hanno l'uno sull'altro.Più importante, essere sempre pronti a reagire e adattarsi alle circostanze mutevoli.
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