मुख्य प्रदर्शन सूचक (KPI) रिपोर्ट्स आमतौर पर चार्ट्स, ग्राफ और सारणीय जानकारी का मिश्रण होती हैं, जिससे उन्हें डेटा-भारी और अत्यधिक समय-ग्रहण होता है। हमारी KPIs, मापदंड, और लक्ष्य रिपोर्ट प्रस्तुति आपको KPIs को प्रभावी रूप से दृश्यीकरण करने, लक्ष्यों के खिलाफ प्रगति का पालन करने के लिए प्रदर्शन में सुधार करने और आपके संगठन में साप्ताहिक, मासिक और त्रैमासिक रिपोर्ट्स को लगभग बिना किसी परेशानी के साझा करने की अनुमति देती है।
इस स्लाइड का उपयोग अपने मापदंडों से एक त्वरित सारांश रिपोर्ट बनाने के लिए करें, फिर अपनी टीम या हितधारकों को प्रत्येक KPI पर चलाएं, समझाएं कि कौन से मिल चुके हैं या वर्तमान में पूरे किए जा रहे हैं, और कौन से अतिरिक्त संसाधनों और ध्यान की आवश्यकता है।
कन्वर्जन दर डिजिटल उत्पादों और सेवाओं के लिए सबसे महत्वपूर्ण KPIs में से एक है। इस स्लाइड के साथ, आप अपने कन्वर्जन दर प्रदर्शन की स्थिति पर चर्चा कर सकते हैं, जिसमें अद्वितीय और वापसी वाले ग्राहकों, बाउंस दर, आदि शामिल हैं।
आवेदन
KPI समाधान प्लेटफॉर्म, Simple KPI के अनुसार, ये पांच कदम आपको एक प्रभावी रिपोर्ट बनाने में मदद करेंगे:
एक संक्षिप्त विवरण बनाएं – यह एक सारांश है जो रिपोर्ट के मापदंडों को निर्धारित करने का उद्देश्य रखता है, जो प्रश्नों का उत्तर देगा, जैसे: इस KPI रिपोर्ट का उद्देश्य और लक्ष्य क्या है? स्टेकहोल्डर्स कौन हैं? इस रिपोर्ट का उद्देश्य क्या है (अर्थात, क्या यह स्ट्रेटेजिक, ऑपरेशनल, स्थिर या इंटरैक्टिव है?) रिपोर्ट कब और कैसे वितरित की जाएगी?
KPIs को परिभाषित करें – जब समग्र उद्देश्य स्थापित हो जाता है, तो आपको जरूरत होने वाले सभी KPIs और मापदंडों की सूची बनानी होती है। KPIs को ऐसे प्रश्नों का उत्तर देना होगा जैसे: बिक्री अपने लक्ष्यों के खिलाफ कितनी अच्छी कर रही है? इन KPIs का समर्थन करने वाला डेटा प्राप्त करना कठिन हो सकता है, क्योंकि यह डेटा वर्तमान, प्रासंगिक और विश्वसनीय होना चाहिए।
अपने KPIs को प्रस्तुत करें – उपयुक्त चार्ट्स, ग्राफ और सारणी डेटा का उपयोग करें जो मापदंडों को सबसे सरल तरीके से प्रस्तुत करें। "चार्ट्स को प्रासंगिक, केंद्रित और संदर्भ में रखें। अपने KPIs को एक तार्किक क्रम में प्रस्तुत करें ताकि जानकारी की प्रवाह या 'कहानी' असंगत न हो," विशेषज्ञ कहते हैं।
एक प्रोटोटाइप बनाएं – पहले ड्राफ्ट बनाने से शुरू करें।आप डमी डेटा का उपयोग प्लेसहोल्डर के रूप में कर सकते हैं और इस मसौदे को अपनी टीम और हितधारकों के बीच वितरित कर सकते हैं, जो आपको अपनी अंतिम KPI रिपोर्ट को पूरा और पॉलिश करने के लिए अंतर्दृष्टि और प्रतिक्रिया प्राप्त करने में सहायता करेगा।
संशोधित और जारी करें - जब रिपोर्ट तैयार हो जाती है और सत्यापन के लिए जांची जाती है, तो इसे अंतिम रूप दें और वितरित करें। विशेषज्ञ कहते हैं, नियमित रिपोर्टिंग समीक्षा और रखरखाव अवधियों का निर्माण करना आपको रिपोर्टिंग "ब्लोट" से बचाने में मदद करेगा, और जानकारी को संबंधित और अद्यतित रखने में मदद करेगा।
विशेषज्ञ सलाह
"संख्या चटाई करने वाले लोग संचालन प्रबंधकों को स्प्रेडशीट्स और वित्तीय परिणामों और उत्पादन मापदंडों के सटीक विभाजन के साथ बाधित करते हैं। [...] प्रबंधकों को लगता है कि उनसे ऐसे छलांग लगाने की मांग की जा रही है जिन्हें वे वास्तव में समझते नहीं हैं - और विशेष रूप से चाहते भी नहीं हैं," स्ट्रेटेजी और प्रदर्शन मापन में मान्यता प्राप्त विशेषज्ञ, ग्राहम केनी, हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू (HBR) के लिए अपने लेख में लिखते हैं। बर्नआउट से बचने और प्रभावी KPI रिपोर्ट्स बनाने के लिए, CEOs और प्रबंधकों को KPIs के बारे में निम्नलिखित सत्यों को ध्यान में रखने की आवश्यकता है, केनी कहते हैं:
KPIs (Key Performance Indicators) play a crucial role in reporting project metrics and the state of a project. They provide a quantifiable measure that allows a company to gauge the performance of various aspects of a project. This can include factors like project completion time, cost, scope, and quality. By tracking these KPIs, companies can have a clear understanding of the project's progress and whether it's on track to meet its objectives. They can also identify any issues or areas of improvement early on, allowing for timely intervention and course correction. This ultimately leads to more efficient and effective project management.
A company can use KPIs to drive results for stakeholders by ensuring that the KPIs reflect the value creation process, which is a two-way street. This means that the company needs to develop measures that not only reflect what the company wants from its employees but also how well the company delivers on what the employees want. This approach ensures that employees are engaged, which in turn drives results for other stakeholders such as customers. Furthermore, the company needs to consider causality when looking at performance measures. Leading indicators should predict future performance. If the organization does well with employees now, it will drive results for other stakeholders in the future.
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KPIs संबंधों के बारे में होते हैं - उदाहरण के लिए, स्टाफ की संतुष्टि स्तरों को मापने में बहुत समय और पैसा खर्च किया जाता है, विशेष रूप से बड़ी कंपनियों में।केनी कहते हैं कि याद रखना महत्वपूर्ण है कि "KPIs को यह तथ्य दर्शाने की आवश्यकता होती है कि मूल्य सृजन एक दो-दिशा की सड़क है। आप चाहते हैं कि कर्मचारी सक्रिय हों क्योंकि आपको उनसे कुछ चाहिए। और कर्मचारियों के लिए दो-दिशा की सड़क का परिभाषा कैसे कंपनी उन्हें जो चाहिए वह कितनी अच्छी तरह से प्रदान करती है।" दुर्भाग्यवश, अधिकांश संगठन दोनों पक्षों के आसपास मापदंड विकसित करने में विफल रहते हैं।
कारणवाद का विचार करें - अधिकांश प्रबंधक केवल एक संख्या की तालिका के रूप में प्रदर्शन मापदंडों को देखते हैं। क्योंकि संख्याएँ समकालीन प्रतीत होती हैं, प्रबंधक प्रत्येक मापदंड का समय के साथ दूसरों पर प्रभाव कैसे होता है, इसे सवाल नहीं उठाते हैं। लेकिन केनी जोर देते हैं, अग्रणी संकेतकों को भविष्य का अनुमान लगाना चाहिए। "अगर आपका संगठन कर्मचारियों के साथ अब अच्छा काम करता है, तो वह कल ग्राहकों जैसे अन्य हितधारकों के लिए परिणाम ला सकता है। अगर आपका संगठन कल ग्राहकों के साथ अच्छा काम करता है, तो परस्पर सहयोगी परिणामों में सुधार होगा," वह लिखते हैं।
मुख्य प्रदर्शन संकेतक केवल कुछ की आंशिक माप हैं - जैसे-जैसे आपके संगठन, विभाग या खंड के चारों ओर की स्थितियाँ बदलती हैं, अपने प्रदर्शन मापदंडों को अनुकूलित करने के लिए तैयार रहें। "यह सेट और रीसेट है, सेट और भूल जाएं नहीं," केनी हमें याद दिलाते हैं। अपने प्रदर्शन मापदंडों को विकसित करने के तरीके को पुन: सोचने के लिए, वह लिखते हैं, प्रदर्शन को एक दो-दिशा की सड़क के रूप में देखें और संकेतकों के बीच संबंधों और उनके एक-दूसरे पर प्रभाव के लिए देखें।सबसे महत्वपूर्ण बात, हमेशा बदलती परिस्थितियों के अनुसार अनुकूलित होने के लिए तैयार रहें।
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