Productivity Planner

Sinopse

O foco aguçado é difícil de alcançar, por isso você precisa de uma rotina de produtividade sólida. Seja trabalhando em casa ou compartilhando tarefas com a equipe, nosso Productivity Planner deck ajuda a manter sua agenda disciplinada e o progresso sob controle. Use este recurso em temas de cores claras ou escuras e encontre conselhos (que incluímos nos destaques da apresentação abaixo) de especialistas em produtividade da Asana e Vox Media.

25 questions and answers

What are some tips from productivity experts at Asana and Vox Media for using the Productivity Planner?

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The content does not provide specific tips from productivity experts at Asana and Vox Media for using the Productivity Planner. However, it suggests that using a productivity routine can help maintain discipline and track progress. It also mentions the use of a resource deck in light or dark color themes.

What are some strategies for maintaining productivity when working from home?

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Some strategies for maintaining productivity when working from home include establishing a solid productivity routine, keeping a disciplined schedule, and regularly checking progress. Using resources such as productivity decks can also be beneficial. Advice from productivity experts at companies like Asana and Vox Media can also be helpful.

What are some ways to customize the Productivity Planner to fit individual needs?

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The content does not provide specific ways to customize the Productivity Planner. However, generally, customization can be achieved by prioritizing tasks based on individual needs, setting personal deadlines, and incorporating personal productivity methods.

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Destaques do slide

Use este slide para comunicar seu plano para uma estratégia de melhoria de produtividade. Você pode incluir: fazer pausas regulares, realizar reuniões em pé, trabalhar em intervalos de 90 minutos, minimizar interrupções e evitar multitarefas.

Com este slide, compartilhe seu calendário de gerenciamento de projetos com a equipe. Desta forma, será mais fácil para todos visualizarem a agenda e entenderem os prazos, e para você - monitorar e acompanhar o progresso.

Observe que nosso deck oferece slides para planejadores de produtividade diários, semanais e mensais. Aproveite cada um deles para otimizar o fluxo de trabalho 27/7. E para o planejamento de produtividade anual, use nosso mais novo 2021 Calendar.

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What are the benefits of using both light and dark color themes in a productivity planner deck?

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The benefits of using both light and dark color themes in a productivity planner deck include enhancing visual appeal, reducing eye strain, and accommodating different user preferences. Light themes are often associated with clarity and simplicity, making them ideal for daytime use. Dark themes, on the other hand, are often associated with a more focused and less distracting environment, making them ideal for nighttime use. By offering both options, you can cater to a wider range of user preferences and ensure that your productivity planner is accessible and comfortable to use at any time of the day.

How can a productivity planner assist in project management?

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A productivity planner can assist in project management by providing a structured way to organize tasks, deadlines, and goals. It can help in visualizing the schedule, understanding the deadlines, and monitoring the progress of the project. It can also aid in optimizing workflow by allowing for regular breaks, minimizing interruptions, and avoiding multitasking. Furthermore, it can facilitate standing meetings and work in 90-minute intervals for increased efficiency.

What are some effective ways to communicate a productivity improvement strategy?

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Some effective ways to communicate a productivity improvement strategy include sharing a project management calendar with the team to help everyone visualize the schedule and understand deadlines. It's also beneficial to use productivity planners on a daily, weekly, and monthly basis to optimize workflow. Other strategies can include taking regular breaks, holding standing meetings, working in 90-minute intervals, minimizing interruptions, and avoiding multitasking.

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Estatísticas

Aqui estão algumas estatísticas importantes sobre produtividade para manter em mente ou até mesmo incluir em sua apresentação:

• A produtividade melhora em 20-25% em organizações com funcionários conectados, dizem consultores da McKinsey & Company
• Funcionários de alto desempenho têm três coisas em comum: talento, alto engajamento e mais de 10 anos de experiência na empresa, de acordo com a Gallup
• Funcionários engajados têm 27% mais chances de mostrar um desempenho "excelente", de acordo com a Gallup
• 95% dos líderes de RH dizem que o esgotamento dos funcionários está "sabotando a retenção da força de trabalho", segundo um relatório da Kronos Incorporated e Future Workplace
• Funcionários que exercem suas forças diariamente são 8% mais produtivos e seis vezes mais propensos a se engajar, de acordo com a Gallup
• Organizações com um forte processo de integração melhoram a produtividade em mais de 70%, segundo relatórios do Glassdoor

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What are the potential impacts of not having a strong onboarding process?

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Not having a strong onboarding process can lead to several negative impacts. It can result in lower productivity, as organizations with a strong onboarding process have been shown to improve productivity by over 70%. It can also lead to lower employee engagement and retention, as employees who are not properly onboarded may not feel connected to the organization and may be more likely to leave. Additionally, it can lead to lower performance, as engaged employees are more likely to show excellent performance.

What are the potential benefits of a 70% increase in productivity due to a strong onboarding process?

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A 70% increase in productivity due to a strong onboarding process can lead to several potential benefits. Firstly, it can significantly boost the overall output of the organization, leading to higher profits. Secondly, it can improve employee engagement and satisfaction, as employees who are more productive are often more engaged and satisfied with their work. Thirdly, it can reduce employee turnover, as employees who are productive and engaged are less likely to leave the organization. Lastly, it can enhance the organization's reputation, as high productivity levels can be a sign of a well-run, efficient organization.

How can a company ensure its employees are exercising their strengths daily?

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A company can ensure its employees are exercising their strengths daily by creating an environment that encourages the use of these strengths. This can be done through regular feedback and recognition, providing opportunities for growth and development, and implementing strength-based training programs. Additionally, managers should be trained to identify and leverage the strengths of their team members. It's also important to align tasks and projects with employees' strengths whenever possible.

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Aplicação

Jim Whitehurst, o Presidente e CEO da Red Hat, um bem-sucedido provedor de software de código aberto, compartilhou suas dicas para máxima produtividade em seu artigo para a "Inc."

• Planeje sua semana – "Nas noites de domingo, eu me sento com minha lista de objetivos importantes para o ano e para cada mês. Esses objetivos informam todas as semanas e me ajudam a manter o foco", compartilha Whitehurst.
• Reserve tempo para tarefas – reserve um tempo para concluir tarefas específicas.Por exemplo, reserve períodos para "Escrever nova proposta", ou "Elaborar apresentação" ou "Revisar e aprovar materiais de marketing."
• Siga uma lista de tarefas realista – atribua tempos a cada tarefa. Se você tem seis horas de reuniões agendadas hoje e oito horas de tarefas, é provável que essas tarefas não sejam concluídas.
• Padrão de reuniões de 30 minutos – "Quem inventou o padrão de uma hora no software de calendário desperdiçou milhões de horas de pessoas. [...] Não seja escravo dos padrões das ferramentas de calendário. Agende uma hora apenas se você absolutamente sabe que precisa dela", diz Whitehurst.
• Pare de fazer várias tarefas ao mesmo tempo – o problema com a multitarefa é que um foco dividido torna você menos produtivo. Mesmo que você esteja apenas fazendo coisas sem importância, ainda assim – você não está 100% presente.
• Aproveite o tempo ocioso – Whitehurst diz: "Meus maiores períodos de inatividade durante o dia de trabalho ocorrem quando dirijo para o trabalho, quando volto para casa e quando estou nos aeroportos. Então, me concentro muito em como usar esse tempo. Quase sempre agendo ligações para a minha ida ao trabalho. É fácil: levo as crianças para a escola e as deixo em um horário específico; então posso fazer uma ligação das 8:00 às 8:30. Normalmente não agendo ligações para a volta para casa, para que eu possa retornar ligações, especialmente para pessoas na Costa Oeste."
• Controle seu tempo – controle seu tempo e você ficará surpreso com quanto dele você gasta fazendo coisas que não são produtivas. Nota: as informações que você registra podem ser direcionais, não precisas.
• Seja consciente sobre o almoço – qualquer tempo que você reserve para o almoço, seja consciente sobre como você o gasta. "Se você gosta de comer na sua mesa e continuar trabalhando, tudo bem. Mas se você se beneficia de usar a pausa para recarregar as energias, o almoço é um momento em que a multitarefa pode ser ótima: você pode fazer networking, socializar e ajudar a construir a cultura da sua empresa - mas não se você estiver saindo para almoçar com as mesmas pessoas todos os dias", diz Whitehurst.
• Comece todos os dias da maneira certa – faça exercícios logo pela manhã porque o exercício é energizante. Pesquisas mostram que o exercício aeróbico moderado pode melhorar seu humor por até 12 horas.

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How can one balance between meetings and tasks effectively?

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One can balance between meetings and tasks effectively by mapping out the week in advance, blocking out specific time for tasks, following a realistic to-do list, defaulting to 30-minute meetings unless an hour is absolutely necessary, and quitting multitasking. It's also important to leverage edge times, such as early mornings or late evenings, when there are fewer distractions.

What are some other resources available for improving productivity?

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There are several resources available for improving productivity. These include productivity apps like Asana, Trello, or Evernote that help with task management and organization. Online courses or workshops on time management can also be beneficial. Reading books on productivity, such as 'Getting Things Done' by David Allen or 'Deep Work' by Cal Newport, can provide valuable insights. Additionally, implementing productivity techniques like the Pomodoro Technique or the Eisenhower Box can also be helpful. Remember, the key is to find a system that works best for you and your specific needs.

What are some other ways to ensure productivity in a team?

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Some other ways to ensure productivity in a team include setting clear goals and expectations, promoting open communication, providing the necessary tools and resources, encouraging continuous learning and development, recognizing and rewarding performance, and fostering a positive and supportive work environment. It's also important to regularly review and adjust strategies as needed to maintain productivity.

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Conselho de especialista

Especialistas da Asana – uma ferramenta de gerenciamento de projetos, reuniram uma lista de citações dos gurus da gestão de produtividade que gerentes de negócios, produtores, gerentes de projetos e outros profissionais podem empregar.

Kerry Anne Hoffman, Gerente Sênior de Produto, Operações de Marketing na Classpass

"Minha principal dica de gerenciamento de trabalho é sempre refletir após um projeto. Então você pode levar tudo o que aprendeu e criar um manual para estar pronto na próxima vez que precisar planejar e gerenciar um projeto semelhante."

Joshua Zerkel, Chefe de Comunidade na Asana

"Trate seu calendário como um jogo de Tetris: Remova qualquer coisa não urgente e desnecessária da sua lista de tarefas. Existem coisas que você pode revisitar em uma data posterior ou há algo que pode ser removido completamente? Não tenha medo de dar um passo adiante, bloqueando algum tempo "ocupado" no seu calendário para trabalhar."

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Jamie Berger, Assistente Executiva do Presidente na Mercy for Animals

Amarre tudo aos objetivos organizacionais. A primeira pergunta a sempre fazer é, "Este projeto nos ajudará a avançar em direção aos nossos objetivos organizacionais? Este é o melhor uso do nosso tempo agora?"

Dana Barrett, Chefe de Marketing de Produto na Asana

"Quando sua equipe está trabalhando duro em direção a um objetivo, a última coisa que eles precisam é ficar atolados por outra reunião de atualização de status. Claro, às vezes as reuniões são necessárias, mas sempre que possível, eu recomendo compartilhar atualizações através da aba de Progresso do seu projeto. "

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Corri Skinner, Diretora Sênior de Operações Criativas na Vox Media

"Para gerenciar com sucesso um projeto, você precisa priorizar. Você nunca terá tanto tempo e recursos como todos nós esperamos, então para fazer tudo, você precisa se concentrar nos itens que terão o maior impacto. Em seguida, certifique-se de que essas prioridades estejam claras para os stakeholders para que você possa definir expectativas e para sua equipe para que eles se concentrem no trabalho certo."

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