Productivity Planner

Synopsis

La concentration aiguë est insaisissable, c'est pourquoi vous avez besoin d'une routine de productivité solide. Que vous travailliez à domicile ou que vous partagiez des tâches au sein de l'équipe, notre jeu de cartes Productivity Planner aide à maintenir votre emploi du temps discipliné et à vérifier les progrès. Utilisez cette ressource dans des thèmes de couleur claire ou sombre et trouvez des conseils (que nous avons inclus dans les points forts de la présentation ci-dessous) des experts en productivité chez Asana et Vox Media.

25 questions and answers

What are some tips from productivity experts at Asana and Vox Media for using the Productivity Planner?

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The content does not provide specific tips from productivity experts at Asana and Vox Media for using the Productivity Planner. However, it suggests that using a productivity routine can help maintain discipline and track progress. It also mentions the use of a resource deck in light or dark color themes.

What are some strategies for maintaining productivity when working from home?

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Some strategies for maintaining productivity when working from home include establishing a solid productivity routine, keeping a disciplined schedule, and regularly checking progress. Using resources such as productivity decks can also be beneficial. Advice from productivity experts at companies like Asana and Vox Media can also be helpful.

What are some ways to customize the Productivity Planner to fit individual needs?

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The content does not provide specific ways to customize the Productivity Planner. However, generally, customization can be achieved by prioritizing tasks based on individual needs, setting personal deadlines, and incorporating personal productivity methods.

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Points forts de la diapositive

Utilisez cette diapositive pour communiquer votre plan pour une stratégie d'amélioration de la productivité. Vous pouvez inclure : prendre des pauses régulières, tenir des réunions debout, travailler par intervalles de 90 minutes, minimiser les interruptions et éviter le multitâche.

Avec cette diapositive, partagez votre calendrier de gestion de projet avec l'équipe. De cette façon, il sera plus facile pour tout le monde de visualiser le calendrier et de comprendre les échéances, et pour vous - de surveiller et de suivre les progrès.

Notez que notre jeu de cartes offre des diapositives pour les planificateurs de productivité quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Profitez de chacun d'eux pour optimiser le flux de travail 27/7. Et pour la planification de la productivité annuelle, utilisez notre tout dernier 2021 Calendar.

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What are the benefits of using both light and dark color themes in a productivity planner deck?

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The benefits of using both light and dark color themes in a productivity planner deck include enhancing visual appeal, reducing eye strain, and accommodating different user preferences. Light themes are often associated with clarity and simplicity, making them ideal for daytime use. Dark themes, on the other hand, are often associated with a more focused and less distracting environment, making them ideal for nighttime use. By offering both options, you can cater to a wider range of user preferences and ensure that your productivity planner is accessible and comfortable to use at any time of the day.

How can a productivity planner assist in project management?

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A productivity planner can assist in project management by providing a structured way to organize tasks, deadlines, and goals. It can help in visualizing the schedule, understanding the deadlines, and monitoring the progress of the project. It can also aid in optimizing workflow by allowing for regular breaks, minimizing interruptions, and avoiding multitasking. Furthermore, it can facilitate standing meetings and work in 90-minute intervals for increased efficiency.

What are some effective ways to communicate a productivity improvement strategy?

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Some effective ways to communicate a productivity improvement strategy include sharing a project management calendar with the team to help everyone visualize the schedule and understand deadlines. It's also beneficial to use productivity planners on a daily, weekly, and monthly basis to optimize workflow. Other strategies can include taking regular breaks, holding standing meetings, working in 90-minute intervals, minimizing interruptions, and avoiding multitasking.

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Statistiques

Voici quelques statistiques importantes sur la productivité à garder à l'esprit ou même à inclure dans votre présentation:

• La productivité s'améliore de 20 à 25% dans les organisations avec des employés connectés, selon les consultants de McKinsey & Company
• Les employés performants ont trois points communs : le talent, un fort engagement et plus de 10 ans d'expérience au sein de l'entreprise, selon Gallup
• Les employés engagés ont 27% de chances en plus de montrer une performance "excellente", selon Gallup
• 95% des responsables RH disent que l'épuisement professionnel est "un sabotage de la rétention de la main-d'œuvre", selon un rapport de Kronos Incorporated et Future Workplace
• Les employés qui utilisent leurs forces quotidiennement sont 8% plus productifs et six fois plus susceptibles d'être engagés, selon Gallup
• Les organisations avec un processus d'intégration solide améliorent la productivité de plus de 70%, selon Glassdoor

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What are the potential impacts of not having a strong onboarding process?

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Not having a strong onboarding process can lead to several negative impacts. It can result in lower productivity, as organizations with a strong onboarding process have been shown to improve productivity by over 70%. It can also lead to lower employee engagement and retention, as employees who are not properly onboarded may not feel connected to the organization and may be more likely to leave. Additionally, it can lead to lower performance, as engaged employees are more likely to show excellent performance.

What are the potential benefits of a 70% increase in productivity due to a strong onboarding process?

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A 70% increase in productivity due to a strong onboarding process can lead to several potential benefits. Firstly, it can significantly boost the overall output of the organization, leading to higher profits. Secondly, it can improve employee engagement and satisfaction, as employees who are more productive are often more engaged and satisfied with their work. Thirdly, it can reduce employee turnover, as employees who are productive and engaged are less likely to leave the organization. Lastly, it can enhance the organization's reputation, as high productivity levels can be a sign of a well-run, efficient organization.

How can a company ensure its employees are exercising their strengths daily?

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A company can ensure its employees are exercising their strengths daily by creating an environment that encourages the use of these strengths. This can be done through regular feedback and recognition, providing opportunities for growth and development, and implementing strength-based training programs. Additionally, managers should be trained to identify and leverage the strengths of their team members. It's also important to align tasks and projects with employees' strengths whenever possible.

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Application

Jim Whitehurst, le président et PDG de Red Hat, un fournisseur de logiciels open source à succès, a partagé ses conseils pour une productivité maximale dans son article pour "Inc."

• Planifiez votre semaine – "Le dimanche soir, je m'assois avec ma liste d'objectifs importants pour l'année et pour chaque mois. Ces objectifs informent chaque semaine et m'aident à rester sur la bonne voie", partage Whitehurst.
• Bloquer du temps pour les tâches – réservez du temps pour accomplir des tâches spécifiques. Par exemple, prévoyez des périodes pour "Rédiger une nouvelle proposition", ou "Préparer une présentation" ou "Examiner et approuver les matériaux de marketing".
• Suivez une liste de tâches réaliste – attribuez des temps à chaque tâche. Si vous avez six heures de réunions prévues aujourd'hui et huit heures de tâches, il y a de fortes chances que ces tâches ne soient pas réalisées.
• Préférez les réunions de 30 minutes – "Celui qui a inventé la durée par défaut d'une heure dans les logiciels de calendrier a gaspillé des millions d'heures de travail. [...] Ne soyez pas esclave des paramètres par défaut de l'outil de calendrier. Ne programmez une heure que si vous savez absolument que vous en avez besoin", dit Whitehurst.
• Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois – le problème avec le multitâche est qu'une concentration divisée vous rend moins productif. Même si vous ne faites que des choses sans importance, vous n'êtes toujours pas à 100% présent.
• Exploitez le temps marginal – Whitehurst dit : "Mes plus grands temps morts pendant la journée de travail surviennent lorsque je conduis pour aller travailler, lorsque je rentre chez moi, et lorsque je suis dans les aéroports. Alors je me concentre vraiment sur la façon d'utiliser ce temps. Je programme presque toujours des appels pour mon trajet vers le travail. C'est facile : j'emmène les enfants à l'école et je les dépose à une heure précise ; puis je peux faire un appel de 8h00 à 8h30. Je ne programme généralement pas d'appels pour le trajet du retour afin de pouvoir rappeler, surtout aux personnes sur la côte Ouest.
• Suivez votre temps – suivez votre temps et vous serez étonné de la quantité que vous passez à faire des choses qui ne sont pas productives. Note : les informations que vous enregistrez peuvent être directionnelles, pas précises.
• Soyez réfléchi à propos du déjeuner – quel que soit le temps que vous prenez pour le déjeuner, soyez réfléchi sur la façon dont vous le passez. "Si vous aimez manger à votre bureau et continuer à travailler, très bien. Mais si vous bénéficiez de la pause pour vous ressourcer, le déjeuner est un moment où le multitâche peut être formidable : Vous pouvez réseauter, socialiser et aider à construire la culture de votre entreprise--mais pas si vous sortez déjeuner avec les mêmes personnes tous les jours," dit Whitehurst.
• Commencez chaque journée correctement – faites de l'exercice dès le matin car l'exercice est énergisant. Les recherches montrent que l'exercice aérobique modéré peut améliorer votre humeur jusqu'à 12 heures.

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How can one balance between meetings and tasks effectively?

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One can balance between meetings and tasks effectively by mapping out the week in advance, blocking out specific time for tasks, following a realistic to-do list, defaulting to 30-minute meetings unless an hour is absolutely necessary, and quitting multitasking. It's also important to leverage edge times, such as early mornings or late evenings, when there are fewer distractions.

What are some other resources available for improving productivity?

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There are several resources available for improving productivity. These include productivity apps like Asana, Trello, or Evernote that help with task management and organization. Online courses or workshops on time management can also be beneficial. Reading books on productivity, such as 'Getting Things Done' by David Allen or 'Deep Work' by Cal Newport, can provide valuable insights. Additionally, implementing productivity techniques like the Pomodoro Technique or the Eisenhower Box can also be helpful. Remember, the key is to find a system that works best for you and your specific needs.

What are some other ways to ensure productivity in a team?

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Some other ways to ensure productivity in a team include setting clear goals and expectations, promoting open communication, providing the necessary tools and resources, encouraging continuous learning and development, recognizing and rewarding performance, and fostering a positive and supportive work environment. It's also important to regularly review and adjust strategies as needed to maintain productivity.

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Conseils d'experts

Les experts d'Asana – un outil de gestion de projet, ont compilé une liste de citations des gourous de la gestion de la productivité que les gestionnaires d'entreprise, les producteurs, les chefs de projet et autres professionnels peuvent utiliser.

Kerry Anne Hoffman, Senior Product Manager, Marketing Operations at Classpass

"Mon premier conseil en matière de gestion du travail est de toujours réfléchir après un projet.Ensuite, vous pouvez prendre tout ce que vous avez appris et créer un guide de procédures afin d'être prêt la prochaine fois que vous devrez planifier et gérer un projet similaire."

Joshua Zerkel, Responsable de la communauté chez Asana

"Traitez votre calendrier comme une partie de Tetris : retirez tout ce qui n'est pas urgent et inutile de votre liste de tâches. Y a-t-il des choses que vous pouvez revoir à une date ultérieure ou y a-t-il quelque chose qui peut être supprimé entièrement ? N'ayez pas peur d'aller plus loin en bloquant du temps "occupé" dans votre calendrier pour le travail."

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Jamie Berger, Assistante exécutive du Président chez Mercy for Animals

Reliez tout aux objectifs organisationnels. La première question à toujours se poser est : "Ce projet nous aidera-t-il à progresser vers nos objectifs organisationnels ? Est-ce le meilleur usage de notre temps en ce moment ?"

Dana Barrett, Responsable du marketing produit chez Asana

"Lorsque votre équipe travaille dur pour atteindre un objectif, la dernière chose dont elle a besoin est d'être ralentie par une autre réunion de mise à jour du statut. Bien sûr, parfois des réunions sont nécessaires, mais dans la mesure du possible, je recommande de partager les mises à jour via l'onglet Progression de votre projet. "

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Corri Skinner, Directrice senior des opérations créatives chez Vox Media

"Pour gérer un projet avec succès, vous devez prioriser. Vous n'aurez jamais autant de temps et de ressources que nous l'espérerions tous, donc pour tout faire, vous devez vous concentrer sur les éléments qui auront le plus d'impact.Assurez-vous ensuite que ces priorités sont claires pour les parties prenantes afin que vous puissiez définir les attentes et pour votre équipe afin qu'ils se concentrent sur le bon travail.

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