الملخص
هل تحتاج إلى طريقة سريعة لزيادة الإنتاجية؟ تقدم لك عرضنا التقديمي مجموعة كانبان شرائح موارد قابلة للتخصيص يمكنك تنزيلها وتخصيصها لأي حاجة تجارية. يتضمن شرائح لقوالب Kanban، وخلفيات الميزات، وحدود العمل قيد التقدم، وأوقات الرصاص، والرسوم البيانية لـ Kanban، بالإضافة إلى العديد من الأمور الأخرى. دعونا نراجع كيف تعمل هذه الأدوات، وكيف يجعل كل منها إدارة المشروع أكثر سهولة وكفاءة بكثير.
كانبان
لوحة Kanban هي تمثيل بصري لعملية العمل. يمكن أن يؤدي Kanban إلى زيادات كبيرة في الإنتاجية الشخصية وعبر الفرق بقدر صغير من الجهد. هذا لأن أدمغة البشر يمكنها معالجة الصور 60،000X أسرع من النص. هنا يمكنك أن ترى أن كل مهمة مشفرة بالألوان لتظهر من هو المسؤول. في غضون دقائق، يمكن أن يحول Kanban فوضى المهام إلى عرض قابل للتنفيذ يتم مشاركته لما تم إنجازه، ما هو قيد التقدم، وما يجب القيام به التالي مع بطاقات مشفرة بالألوان.
الآن، تستخدم شركات من كل حجم في كل صناعة - مثل Apple، وPixar، وSpotify - لإدارة المشاريع بكفاءة وتنظيم المهام بطريقة واضحة وبصرية. وسأريك كيف يفعلون ذلك. على سبيل المثال، قامت Spotify بتنفيذ Kanban بعد أن واجهت صعوبة في تنفيذ المشاريع. قرروا الانتقال إلى نهج بسيط مع ثلاثة أقسام فقط: To Do، In Progress، و Done. كان هذا حتى لا يشعر أعضاء الفريق بالإرهاق من المهام.
يمكن أن تختلف تصميمات كانبان. في هذا المثال، يتم تنظيم المهام حسب الممرات، أو الأقسام، بدلاً من أعضاء الفريق الفرديين. هذه طريقة رائعة لتصور والتنسيق على مشروع يمتد عبر عدة فرق. (الشريحة 6)
[tool]trgv11zsp6[EDQ]]يجمع هذا اللوح كلا الأسلوبين للحصول على منظر أكثر تفصيلاً، مقسم إلى طلبات جديدة، مهام قيد التقدم، ومهام مكتملة. تظهر البطاقات العضو والقسم المسؤول عن كل مهمة. (الشريحة 10)
ميزات الانتظار
كانبان هو أداة قوية ومرنة يمكن أن تساعد الفرق على العمل بذكاء - ليس بجد - وتبسيط العمليات. بسبب ذلك، فهو شائع بين فرق البرمجيات، حيث يوجد تدفق مستمر لمتطلبات التطوير، التحسينات، وإصلاح الأخطاء التي تأتي وتحتاج إلى الترتيب.
بما أن هذه المهام الجديدة أو الميزات يمكن أن تتراكم، يستخدم كانبان ميزات الانتظار. من المهم جعل الانتظار قابل للإدارة وتصور الجدول الزمني للإكمال. ينظم هذا اللوح المهام حسب الحالة والتقدم. يظهر اللوح الميزات الجديدة التي تم طلبها، تلك التي تم فرزها - أو تم ترتيبها وتعيينها بالفعل - وتلك التي قيد التقدم أو قرب الإكمال. يمكن للفرق اختيار إزالة الأقسام المقسمة إذا أرادوا ومجرد سرد الميزات بدلاً من ذلك.(الشريحة 17)
[tool][EDQ]الحد الأقصى للعمل قيد التنفيذ والوقت اللازم
تم اختراع نظام Kanban لأول مرة بواسطة Toyota في أوائل الأربعينيات كوسيلة لتتبع المنتجات. كل بطاقة استخدموها تحتوي على معلومات مهمة مثل رقم الجزء، ومعلومات المصدر، ومعلومات الوجهة. ضمن النظام أن Toyota لا تنفق الأموال على الأجزاء التي ليست مطلوبة. كان النظام ناجحًا لدرجة أن Toyota تحولت من التشغيل بخسارة إلى المنافس العالمي الذي هو عليه اليوم. في الوقت الحالي، ما زالت Toyota تستخدم Kanban لإدارة عملية إنتاج السيارات وتقليل الإنفاق العبثي. إنه جيد لإدارة النفايات - ولكن ما هو الطريقة الأفضل للتأكد من وجود عدد كافٍ من أعضاء الفريق لإنجاز كل شيء؟
[tool][EDQ]إذا أصبحت قائمة الانتظار طويلة جدًا وكان هناك الكثير من المهام قيد التنفيذ، فسيكون هناك عرقلة، وسيتعرض أعضاء الفريق للإرهاق. هذا ليس مستدامًا. الطريقة للتغلب على ذلك هي من خلال حساب بسيط يسمى الحد الأقصى للعمل قيد التنفيذ. أولاً، حساب كفاءة العملية عن طريق قسمة الوقت المستغرق في المهام التي تضيف قيمة على الوقت الإجمالي المستغرق في المهام. ثم، قسم إجمالي عدد أعضاء الفريق على تلك الكفاءة، وسوف تحصل على العدد الأقصى للمهام التي يجب أن تكون قيد التنفيذ. بعد هذا العدد، والعمل سيكون متعبًا.(الشريحة 13)
استخدام مثالي لهذا هو قائمة الرد على خدمة العملاء، حيث يكاد يكون من المستحيل التخطيط لنوع المكالمات التي ستأتي وما هي طبيعة هذه المكالمات. ومع ذلك، يمكنك تقديم بعض الافتراضات العامة لتخطيط القدرة على تلبية هذا الطلب. في النموذج أدناه، يمكننا رؤية مدى تأثير حد العمل في التقدم. الوقت القيادي هو الوقت الذي يستغرقه من تلقي المهمة إلى تسليم المهمة. بمجرد استخدام حد العمل في التقدم، تم تقصير أوقات الرصاص بشكل كبير وتم إكمال المهام بكفاءة أكبر. (الشريحة 15)
[tool][EDQ]الرسوم البيانية
للحصول على المزيد من التصورات، استخدم هذه الرسوم البيانية لرسم الوقت المستغرق في كل مرحلة من مراحل التطوير. الرقم فوق كل عمود يمثل عدد المهام المشاركة. يرسم هذا الرسم البياني التراكمي كل مرحلة من مراحل التطوير مقابل بعضها البعض. (الشرائح 22 و 24)
الخاتمة
سوف تصبح لوحات الكانبان أكثر شعبية مع التحول إلى العمل عن بعد. يمكننا أن نرى ذلك بالفعل مع ارتفاع منصات الكانبان مثل Jira و Trello. يوفرون طريقة سريعة للتزامن بين الفرق، بغض النظر عن مكان وجودهم.لكن الواحات الكانبان فقط فعالة عندما تأخذ في الاعتبار القيود المفروضة على الفريق، وهذا هو السبب في أهمية تحديد حد العمل قيد التنفيذ وترتيب الأولويات للمهام الأكثر أهمية بمساعدة الأدوات الموجودة في هذه المجموعة. تذكر: يمكنك تنزيل وتخصيص هذا العرض التقديمي مجموعة كانبان لجميع احتياجات إدارة المشروع الخاصة بك لتوفير الوقت وساعات العمل.
