सारांश
"कानबान" क्या है? कानबान एक परियोजना प्रबंधन ढांचा है जो एक नोटकार्ड दृश्यलेखन का उपयोग करता है ताकि टीम के सदस्य आसानी से देख सकें कि प्रत्येक कार्य या परियोजना कार्यप्रवाह चरणों की एक श्रृंखला में कहां है। कानबान प्रणाली, जो टोयोटा में आविष्कार की गई थी, ने ऑटोमोबाइल निर्माता को सालाना तीन सौ कारों से कम बेचने से दुनिया के सबसे बड़े ऑटोमोबाइल निर्माताओं में से एक बनाने में मदद की और 2021 तक सैकड़ों अरबों की आय की। नीचे, हम कानबान और इसकी उत्पत्ति की व्याख्या करते हैं, "कानबान बोर्ड" कैसे काम करता है, और कैसे आप कानबान बोर्ड स्प्रेडशीट टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं और शुरू करने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं।
कानबान की व्याख्या
कानबान प्रणाली को 1950 के दशक में टोयोटा में औद्योगिक अभियांत्रिक तैइची ओहनो द्वारा विकसित किया गया था। कानबान शब्द दो जापानी शब्दों से आता है, "कान" 看 जिसका अर्थ होता है संकेत, और "बान" 板, जिसका अर्थ होता है बोर्ड, अर्थात "संकेतबोर्ड"। इस शब्द का प्रचलन जापान में 1600 के दशक के आसपास हुआ जब अर्थव्यवस्था उड़ान भरने लगी, और जापानी शहरों में प्रतिस्पर्धी व्यापारों से भर गये जिन्हें ग्राहकों के लिए प्रतिस्पर्धा करने और उभरने के लिए कला मय संकेतबोर्ड की आवश्यकता थी।यह परंपरा नियोन, एलईडी, और 3D बिलबोर्ड्स तक जारी रही है जो आज जापानी शहरों को आबाद करते हैं। इन साइनबोर्ड्स में सबसे अच्छे ने अपनी मूल मूल्यवानता को संभवतः स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से संचारित किया।
ओहनो का कानबान सिस्टम साइनबोर्ड पर साइन कार्ड का उपयोग करके एक कार्य किस चरण में है, इसे दर्शाता है, और दर्शकों को एक प्रक्रिया कार्यप्रवाह में अगले कार्य करने के लिए प्रेरित करता है। ओहनो के अपने शब्दों में, सिस्टम को "केवल उत्पादन करने के लिए डिज़ाइन किया गया था, जब इसकी आवश्यकता होती है और जितनी मात्रा में आवश्यक होती है।" ओहनो ने इस सिस्टम को टोयोटा के सीईओ कीचिरो टोयोडा की आवश्यकता पर आविष्कार किया, जो चाहते थे कि टोयोटा अमेरिकी कार कंपनियों की उत्पादकता के साथ प्रतिस्पर्धा करे तीन वर्षों के भीतर। हालांकि, कंपनी इतनी खराब हालत में थी कि वे नए कर्मचारियों को भी नियुक्त नहीं कर सकते थे। उनके पास अमेरिकियों के पास जो उपकरण थे, वह नहीं था, और नए लोगों को नियुक्त नहीं कर सकते थे, इसलिए उन्हें अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए एक आंतरिक सिस्टम विकसित करना पड़ा।
तैइची ओहनो ने मशीन शॉप प्रबंधक के रूप में अपने करियर की शुरुआत की और अंततः निदेशक बन गए।इस समय के दौरान, उन्होंने सात प्रमुख क्षेत्रों की पहचान की जो कंपनी की कम प्रदर्शन को बढ़ावा देते थे। विशेष रूप से, उन्हें अधिक उत्पादन और कच्चे माल के स्टॉकपाइलिंग की समस्याओं का सामना करना पड़ा, जो उपभोक्ता मांग में परिवर्तन होने पर अपशिष्ट उत्पन्न करती थी। इसलिए ओहनो को एक प्रणाली बनाने की आवश्यकता थी जो एक नये उत्पाद की आवश्यकता का संकेत देती, जिसे उत्पादन लाइन और कच्चे माल के आपूर्तिकर्ता के साथ सही समय पर साझा किया जा सकता था...
1956 में ओहनो ने अमेरिका जाकर अमेरिकी सुपरमार्केट चेन पिगली विगली का दौरा किया। यह प्रणाली ने उन्हें प्रेरित किया कि वे मांग को ट्रैक करने और जरूरत के अनुसार कार्रवाई का संकेत देने के लिए पूरी आपूर्ति श्रृंखला में कागज कार्ड का उपयोग करें। ये कार्ड उत्पादन लाइन से जुड़े होते थे जब तक कि एक कार्ड समाप्त न हो जाता। फिर कार्ड को कार से जोड़ा जाता, और एक बार जब यह बेच दिया जाता, तो कार्ड उत्पादन लाइन पर वापस जाता। केवल तब जब कार्ड लाइन पर वापस आता, तब कार्यकर्ता एक नया उत्पाद विकसित करना शुरू कर सकते थे। फिर भी, कार्ड को "लंबित कतार" में रखा जाता जब तक वे एक विशेष संख्या को नहीं प्राप्त कर लेते, जो दर्शाता था कि जारी रखने के लिए पर्याप्त मांग थी। (स्रोत)
कार्ड केवल कारों के लिए उपयोग नहीं किए गए थे - लेकिन उत्पादन प्रक्रिया में हर सामग्री के पास अपना स्वयं का कानबान कार्ड था ताकि आपूर्तिकर्ता एक ही सिस्टम का काम करें। इसने स्टॉकपाइलिंग को कम किया, कार्यक्षमता में सुधार किया, और पूरी आपूर्ति श्रृंखला में दृश्यता प्रदान की। 1964 में, कानबान सिस्टम पूरी कंपनी में फैल गया था और टोयोटा की सभी प्रक्रियाओं में उपयोग किया गया था। इसने अंततः बड़े टोयोटा उत्पादन सिस्टम की ओर ले गया, जिसके बारे में आप हमारे [related bracelet="toyo"] पुस्तक सारांश में अधिक पढ़ सकते हैं, या हमारे [related bracelet="proopt"] प्रस्तुति टेम्पलेट फ्रेमवर्क विवरण के हिस्से के रूप में एक वीडियो देख सकते हैं।
कानबान बोर्ड कैसे काम करते हैं
इन दिनों, कानबान सिस्टम शारीरिक नोटकार्ड्स के साथ नहीं चलाया जाता है। कानबान को अंततः सॉफ्टवेयर उद्योग ने अपनाया और यह अक्सर लीन या एजाइल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट विधि के साथ उपयोग किया जाता है। एजाइल एक पुनरावृत्ति प्रोजेक्ट प्रबंधन शैली है, जहां प्रबंधक एक बड़ी प्रोजेक्ट को छोटी प्रोजेक्ट्स में तोड़ते हैं जो योजनाबद्ध, डिजाइन, निर्मित, और परीक्षण किए जाते हैं ताकि वे जल्दी से शिप कर सकें।क्योंकि एजाइल एक प्रोजेक्ट प्रबंधन दर्शन है, और कानबान एक प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण है, इसलिए दोनों का समानांतर रूप से उपयोग किया जा सकता है और स्क्रम पद्धति के साथ एक समूह कार्यों पर काम करने के लिए एक संक्षिप्त अवधि, जिसे स्प्रिंट कहा जाता है, में शामिल किया जा सकता है। (स्रोत)
डिजिटल कानबान बोर्ड्स आजकल रंग-कोडित स्तंभों का समावेश करते हैं, जो प्रत्येक अलग कार्य चरण का प्रतिनिधित्व करते हैं, और कार्ड्स, जो पूरा करने के लिए व्यक्तिगत कार्यों या प्रोजेक्ट्स का प्रतिनिधित्व करते हैं। कानबान बोर्ड्स आमतौर पर "WIP" सीमाओं के साथ आते हैं, जो "work-in-progress" सीमाओं के लिए खड़े होते हैं। ये एक दिए गए स्तंभ/चरण में कार्यों की संख्या को सीमित करते हैं, ताकि कोई भी चरण बैकलॉग न हो और बोतलनेक न बने। स्विमलेन्स का उपयोग टीमों, गतिविधियों, या सेवा के प्रकार के अनुसार कार्यों को अलग करने के लिए किया जा सकता है। (स्रोत)
डिजिटल कानबान बोर्ड्स जैसे कि अटलासियन का ट्रेलो, कानबान प्रणाली का उपयोग करते हैं और प्रत्येक कार्य और उत्पाद के बारे में जानकारी को संगठित करने के लिए अतिरिक्त कार्यक्षमता प्रदान करते हैं।इस तरह, कानबान बोर्ड्स का उपयोग व्यक्तिगत टू-डूस को प्रबंधित करने, एक संपादकीय कैलेंडर बनाने, या एक बिक्री पाइपलाइन को प्रबंधित करने के लिए किया जा सकता है। वे एक उत्पाद विकास रोडमैप को प्रबंधित करने या एक भर्ती फनल को ट्रैक करने में मदद कर सकते हैं। लेकिन अधिकांश संगठनों और उत्पाद प्रबंधकों को अपना खुद का कानबान बोर्ड बनाने के लिए उन्नत सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं होती। जैसा कि टोयोटा ने दिखाया, आपको बस अपने कार्यप्रवाह की स्पष्ट छवि की आवश्यकता होती है, और एक तरीका जिससे आप अपने प्रोजेक्ट को प्रत्येक चरण के माध्यम से संक्रमण करते समय दृश्यीकरण कर सकें।
कानबान बोर्ड स्प्रेडशीट
कार्यों को दृश्य रूप से प्रबंधित करें
सबसे पहले, वर्तमान प्रोजेक्ट के लिए सभी कार्यों को कार्य सूची पर दर्ज करें। प्रत्येक कार्य को उसके चरण, प्राथमिकता, जिम्मेदार स्वामी, और शुरू और समय सीमा निर्धारित करें। फिर, प्रगति पट्टियों के साथ कार्य में प्रगति का पता लगाएं, इसे पूरा करने में कितने घंटे लगे, और एक बार पूरा होने पर, इसकी अंतिम समाप्ति तिथि। इन ड्रॉपडाउन को संपादित करने के लिए, आप फ़ील्ड्स टैब का उपयोग कर सकते हैं, नए जिम्मेदार टीम सदस्यों, चरणों, और प्राथमिकता स्तरों को जोड़ने के लिए। आप अपनी कार्य-प्रगति सीमा भी निर्धारित कर सकते हैं, जो कानबान का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
कानबान में, प्रत्येक कार्य को उसके प्राथमिकता स्तर के अनुसार रंग-भेदी किया जाता है, जो स्थिति में है। यदि किसी विशेष चरण ने अपनी WIP सीमा को पहुंचा दिया है, तो स्तंभ स्तंभ धूमिल हो जाएगा। इसका उपयोग इसलिए किया जाता है ताकि कार्यप्रवाह का कोई भी हिस्सा अधिक से अधिक न हो।
अपने कार्यों को कैलेंडर पर देखें
यदि आप अपने कार्यों को उनकी आगामी नियत तारीख के अनुसार वर्गीकृत करना पसंद करते हैं, तो एक कैलेंडर दृश्यीकरण आपकी सूची पर पहली नियत तारीख के अनुसार कार्य को वर्गीकृत करता है, ताकि आप अपने सभी आगामी कार्यों का पूरा 12-महीने का कैलेंडर दृश्य देख सकें।
अपने कार्यों को डैशबोर्ड के साथ देखें
और डैशबोर्ड उन कार्यों की कुल संख्या का पता लगाता है जो पूरे किए गए हैं बनाम उन्हें समाप्त करने के लिए बाकी हैं, साथ ही प्रत्येक व्यक्ति को सौंपे गए कितने कार्य हैं और प्रत्येक चरण में। और यही सब कुछ है जो आपको कानबान के बारे में जानने की आवश्यकता है। याद रखें, आप इस कानबान बोर्ड स्प्रेडशीट को अपनी स्वयं की प्रोजेक्ट प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं ताकि समय और काम की घंटियां बचा सकें।
और यदि आप अपने सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों को पूरा करने में आपकी सहायता करने के लिए अधिक स्प्रेडशीट उपकरण चाहते हैं, तो हमारे [related bracelet="todosheet"] स्प्रेडशीट टेम्पलेट के साथ-साथ हमारे [related bracelet="task"] प्रस्तुति टेम्पलेट की जांच करें जो वैकल्पिक कार्य ट्रैकर दृश्यीकरण और प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण प्रदान करते हैं जो आपके काम को समय पर, हर बार पूरा करने में मदद करते हैं।
