Tidrapportsmall

Sammanfattning

Har du någonsin haft svårt att hålla reda på ditt teams arbetstider och räkna ut kostnaderna? Vi har skapat en Tidrapportsmall för att hjälpa till med detta. Denna mall hjälper dig att hantera alla arbetstimmar, inklusive raster och övertid, på ett ställe. Den analyserar prestanda och ekonomi med veckovisa och månatliga instrumentpaneler. Dessutom kan du automatiskt skapa PDF-rapporter för att övervaka och validera månatliga arbetstimmar.

På detta sätt behöver du inte oroa dig för oväntad övertid som påverkar företagets budget eller att du inte får korrekt betalt. För team kan en tidrapport leda till kostnadsbesparingar genom smartare tidsanvändning. Frilansare kan vara säkra på att varje arbetad timme korrekt registreras och betalas. Och det bästa? Det sparar dig tid på organisering och beräkningar, vilket ger dig mer frihet att fokusera på andra projekt och uppgifter.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Tidrapportsmall' spreadsheet — 13 sheets

Tidrapportsmall

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Innehåll

Hur man använder mallen

Innan du använder mallen är det bra att veta hur den är uppbyggd. De blåmarkerade fälten - eller blå text - är där du behöver ange din information, och de är avgörande för att mallen ska fungera korrekt. De svarta fälten har speciella formler och beräkningar. Var försiktig så att du inte raderar fälten med svarta siffror eller gör stora ändringar, eftersom de är viktiga för att mallen ska fungera korrekt.

Denna mall är utformad för enkel användning och har flikar organiserade efter färg för enkel navigering: blå för 'Inmatningsflikar,' grön för 'Instrumentbrädeflikar,' och grå för 'Rapporter & PDF-flikar.' De blå flikarna är där du matar in dina data, inklusive företagsdetaljer, anställdas namn, handledare och de timmar varje anställd arbetar dagligen. Detta avsnitt är också där du loggar in för specifika arbetstider. De gröna instrumentbrädeflikarna uppdateras automatiskt med diagram som illustrerar de data du har matat in i inmatningsflikarna. Dessa visuella hjälpmedel hjälper dig att förstå de totala arbetade timmarna, och skiljer mellan ordinarie och övertidstimmar. Slutligen är de grå flikarna avsedda för att automatiskt generera PDF:er, tillgängliga på begäran. Dessa PDF:er erbjuder en omfattande.

Hur man registrerar arbetade timmar

Att förstå hur man loggar dina timmar korrekt är avgörande för att maximera fördelarna med denna mall. Processen börjar i 'Fält'-fliken, där du ställer in initial information. I avsnittet 'Tidrapportsfält', ange detaljer för anställda och handledare efter behov. I tabellen "Handledarfördelning", som är en del av avsnittet "Tidrapportsdetaljer", länka varje handledare till sina respektive anställda. Denna inställning gör att mallen automatiskt kan fylla i relaterade fält.

Du kan också lägga till skäl för frånvaro och två anpassningsbara fält anpassade till ditt företags specifika krav.Denna flexibilitet möjliggör spårning av olika element såsom kunder, projekt, avdelningar eller annan relevant information. Dessa inställningar kommer att vara tillgängliga som alternativ i en rullgardinsmeny, vilket förenklar processen att fylla i tidrapporten.

För att logga timmar, gå till fliken 'Tidrapport input', strukturerad i distinkta sektioner för enkel datainmatning:

1. 'Allmänna detaljer' för att logga datum och den ansvariga personen.
2. 'Arbetstimmar detaljer' för att registrera start- och sluttider, raster och orsaker till frånvaro, om några.
3. 'Anpassningsbara Inputs' för de tidigare inställda anpassningsbara fälten, med ett extra fält för eventuella viktiga anteckningar.

Att fylla i dessa detaljer utlöser två automatiserade beräkningssektioner: 'Arbetstimmar' och 'Betalningsberäkning'. Dessa sektioner analyserar kostnaden för arbetsdagen, inklusive ordinarie och övertidstimmar, vilket vi kommer att utforska vidare.

Hur man spårar kostnader och extra timmar

Att korrekt hantera övertid är avgörande för att kontrollera driftskostnaderna. I vår tidrapportmall kan du konfigurera reglerna för beräkning av övertid i fliken "Fält" för att passa dina behov. Du kan välja mellan dagliga eller veckovisa kumulativa beräkningar för övertid.Att välja daglig beräkning innebär att mallen kommer att räkna med eventuellt övertidsarbete som en anställd utför på daglig basis, och ger extra betalning för dessa timmar oavsett det totala antalet arbetade timmar under veckan. Å andra sidan beräknar den veckovisa ackumuleringsmetoden övertid endast om en anställds totala veckotimmar överstiger de standardiserade arbetsveckotimmarna, vilket ger en mer exakt metod för budgethantering.

Du kan också anpassa arbetsveckans längd för att stämma överens med ditt teams schema, oavsett om det är fem, sex eller sju dagar. Denna anpassning säkerställer att den veckovisa arbetsbelastningen och övertiden beräknas korrekt för effektiv kostnadshantering. Specifika detaljer om dagliga arbetstimmar, timlöner och övertidslöner anges i tabellen "Anställdas arbetstimmar" under avsnittet "Tidrapportsdetaljer". Du kan tilldela varje anställd deras förväntade dagliga timmar och priser, med mallen som automatiskt beräknar de totala förväntade veckotimmarna baserat på de angivna arbetsdagarna.

Efter denna initiala inställning blir fliken "Tidrapportsinmatning" platsen för daglig timloggning och kostnadsberäkning.När du anger start- och sluttider, tillsammans med raster, bearbetar mallen automatiskt denna information för att generera insikter i de två sista sektionerna: "Arbetstimmar" för att spåra totala ordinarie och övertidstimmar, och "Betalningsberäkning," som bedömer kostnaderna förknippade med dessa timmar baserat på de parametrar som ställts in i fliken "Fält".

Hur man övervakar resultat

När de initiala konfigurationerna görs i fliken "Fält" och timmar loggas, erbjuder instrumentpanelerna en omfattande och detaljerad analys av resultaten. Fliken "Veckosammanfattning" fungerar som en central punkt för att granska hur timmar fördelades över en vald vecka. Den inkluderar filter för tidsperioder - som år och månad - och specifika kategorier som anställda och chefer, vilket underlättar detaljerad analys.

Instrumentpanelen presenterar en tydlig uppdelning av totala arbetade timmar tillsammans med de kostnader som uppstått, och skiljer mellan ordinarie och övertidstimmar. Den använder diagram för att skildra fördelningen av timmar och kostnader över anställda och per dag, vilket förbättrar insynen i operativa dynamiken. Dessutom spårar den totala lediga dagar som tagits av anställda, kategoriserade efter orsak, vilket hjälper till med exakt hantering och främjar förbättrad samordning inom teamet.

Mot botten av fliken konsoliderar mallen veckans data, med detaljer om datum, anställda, arbetsdagar och den totala kostnaden. Dessa veckoinsikter sträcker sig in i den månatliga instrumentpanelen, som samlar data för hela den valda månaden. Denna nivå av analys kan avslöja arbetstrender, identifiera områden där övertid är överdriven och stödja strategisk planering för bemanning på kommande projekt.

Hur man skapar PDF-rapporter

Vår Timesheet-mall inkluderar funktioner för att skapa PDF-rapporter som ger detaljerade insikter i arbetstimmar på både individuell och teamnivå. Dessa flikar är utrustade med en filtreringsfunktion och möjliggör generering av rapporter för specifika tidsramar.

Fliken "Timesheet Report" är skräddarsydd för att generera individuella anställdrapporter. Denna funktion är särskilt användbar för detaljerad timspårning och förenklar processen för validering av handledare, inklusive utrymmen för de nödvändiga signaturerna. Denna personliga rapport hjälper till att upprätthålla transparens och ansvar för varje anställds arbetstimmar. I motsats till detta samlar fliken "Employee Report" de timmar som alla anställda som rapporterar till en specifik handledare har arbetat i en enda, omfattande rapport. Denna kollektiva vy gör det möjligt för handledare att bedöma det totala antalet timmar deras team har arbetat effektivt, vilket lägger en robust grund för att verifiera rapporterade timmar och hantera teamproduktivitet.

Exportera PDF

Efter att ha ställt in den period du vill exportera dina rapporter, kan du utfärda dem i PDF. Så här gör du:

1. Klicka på fliken "File" i det övre vänstra hörnet av Excel. Från sidomenyn, välj "Print."
2. Välj "Microsoft Print to PDF" och klicka på "Print" igen för att välja var du vill spara PDF;
3. Om du har en skrivare, välj den för att skriva ut din rapport för signatur direkt.

Anpassa logotypen

Du kan också infoga din egen logotyp i mallen. För att göra detta, följ dessa steg:

1. Navigera till fliken "Insert" på bandet;
2. Klicka på "Pictures" inom gruppen "Illustrations";
3. Välj "Over cells" > "This Device" > Bläddra efter bildfilen, välj den och klicka på "Insert."

När den har infogats kommer bilden att visas över cellerna. Du kan klicka och dra bilden för att placera den var du vill. För att ändra storlek på bilden, klicka på den och dra i något hörn eller sidhandtag.

Slutsats

Tidrapportmallen förbättrar hanteringen av arbetstimmar, utrustad med anpassningsbara datainmatningsalternativ och automatiserade beräkningar för timmar och kostnader, vilket förenklar operativt beslutsfattande för att optimera teamtimmar och budgetutnyttjande.Denna mall är inriktad på att förbättra resultaten, medan dess användarvänliga design sparar tid, vilket gör att du kan koncentrera dig på andra avgörande uppgifter.