プロジェクト計画テンプレート（パート2）

はじめに

どのプロジェクトマネージャーも、特別なプロジェクトのタスクとマイルストーンを管理するための信頼できるスプレッドシートテンプレートが必要です。この記事では、私たちのプロジェクト計画テンプレート（パート2）テンプレートの特徴を強調し、カンバンボード、トリアージマトリックス、リスク分析、ガントチャート、ダッシュボードの動作方法を共有します。これにより、プロジェクト管理を体系化することができます。

このテンプレートは、企業、中小企業、または個人のイニシアチブに使用できますが、具体的な使用例を提供するために、"家のリフォーム"の仮想例を使用します。

家のリフォームの魅力は否定できません。人気のテレビ番組は魅力的な絵を描きます：状態の悪い物件を購入し、スタイリッシュに改装し、利益を上げて売却します。それは簡単に見えるかもしれませんが、それははるかに複雑です。成功したリフォームは、堅牢で詳細なプロジェクト計画であり、それがなければ、夢はすぐに高額な悪夢になります。それを避けるために、多くの人がさまざまな解決策を試みます：紙にメモを取ることから、終わりのないリマインダーアプリ、高価なプロジェクト管理ソフトウェアまで、完璧な組織ツールを求める探求は圧倒的です。それを簡素化するために、私たちはプロジェクト計画テンプレート（パート2）スプレッドシートテンプレートを作成しました。

このテンプレートを使用して、さまざまなプロジェクトとタスクの管理方法を示し、それらを以下のようなさまざまなビューで分析します。

この記事では、テンプレートを使用して家のリノベーションを最初から整理します。プロジェクトを作成し、タスクをリストアップして優先順位、リスク、結果を分析できるように始めます。テンプレートの使用方法と、誰が家のリノベーションプロジェクトをどのように整理するかを学ぶために、読み続けてください。

プロジェクトの設定

あなたが古びた物件を手に入れて、それを利益を生む宝石に変えることを想像してみてください。この旅を始めるためには、しっかりとした計画が必要です。ここで'Projects'タブが役立ちます。

プロジェクトには明確で簡潔な名前を付けてください。例えば、"エルムストリートリバイバル"と呼びましょう。'Start'と'End date'を設定し、プロジェクトの目標と範囲を簡潔に説明します。それは、"歴史的な家の完全な改装を再販のために行う"のようなものです。その後、予算を設定して、それを超えないようにします。

'サブプロジェクト'タブでは、各サブプロジェクトに異なるチームメンバーを割り当て、役職でカテゴライズすることも可能です。このように、プロジェクトリーダーやマネージャーを追加して、誰が納品と実行を担当しているのかを把握することができます。また、契約者、インテリアデザイナー、財務アナリストなど、他の協力者を追加することも可能です。

基本的なプロジェクト情報とチーム構造が整ったので、マイルストーンをリストアップすることができます。マイルストーンは、プロジェクト内の重要なイベントや段階で、大きな進捗を示し、複数のタスクを持つことができます - これについては後ほど説明します。この例では、マイルストーンは、成功した家のフリップのために改装が必要な部屋 - キッチン、ベッドルーム、リビングルーム、バスルーム、家にあるすべてのもの - になる可能性があります。その結果、進捗状況とまだ行われていないことを追跡するのが容易になります。

タスク管理

私たちのエルムストリートの家が立っていて、古い家から新しい家へと変身を待っている間、'タスク'タブが私たちの道しるべになります。これはテンプレートの中核で、他のタブからのビューを作成するためのすべての情報が入力されます - カンバンからダッシュボードチャートまで。このタブは、何をするべきかだけでなく、それがいくらかかるのか、どのプロジェクトを優先すべきかについても述べています。

タスクの詳細

家に入って最初のタスクを想像してみてください。'タスク'タブでプロジェクトと関連するマイルストーンを選択します。'プロジェクト'タブで作成したElm Streetプロジェクトのマイルストーン、例えば'キッチン'を選択します。このようなカテゴリ分けにより、タスクを詳細なアクションに分割することができます。それは"新しいキャビネットの設置"や"古い照明器具の交換"から"モダンなキッチンシンクへのアップグレード"まで様々です。これらの詳細なタスクにより、家のすべての角が注目されます。

次に、特定のチームメンバーにタスクを委任します。例えば、Timが信頼できる大工であれば、新しいキャビネットの設置を彼に任せます。役割を明確にすることで、コミュニケーションを効率化し、重複や怠慢の可能性を排除します。一度割り当てられると、推定コスト（$）を概説することができます。すべての釘、板、タイルには価格があります。各タスクのコストを見積もることで、Elm Street Revivalが利益を出し続け、予期せぬリソースの枯渇を防ぐことができます。

タスクの進行状況

タスクが進行中であることが定義されたら、タスクのステージを定義することができます。新しいキャビネットが'進行中'であるか、シンクの交換が'予定'であることを知ることで、変化のリアルタイムな洞察を提供します。一方、「優先度」フィールドは、どのタスクが即時の注意を必要とするか、または投資回収の可能性を判断するのに役立ちます。例えば、古い照明器具を交換すると、家の価値が大幅に上昇する可能性があるため、それは高優先度のタスクとなるかもしれません。逆に、美観上のアップグレードは重要ですが、待つことができます。

さらに、このテンプレートでは各タスクの進行状況を監視することができます。「進行状況」フィールドのパーセンテージは、各セグメントのビジョンを実現するまでの近さ（または遠さ）を一目で示してくれます。タスクが進行するにつれて、完成パーセンテージを更新し、テンプレートは進行バーで進行状況を視覚的に表示し、タスクが100％完了するまであなたを導きます。チェックインのために、フォローアップ日を設定してリマインダーとして機能させ、タスクがアクティブであることを確認することができます。さらに、タスクの進行状況をより直感的なレイアウトで表示するために、「カンバンボード」タブがあります。

カンバンボード

あなたのエルムストリートプロジェクトが進行するにつれて、「カンバン」タブは視覚的なストーリーボードとして機能し、家の変貌の各フェーズを捉えます。「タスク」タブで定義された「ステージ」に基づいて、このカンバンビューはタスクの動的なストーリーボードを提供し、それらをさまざまなステージに分けて、次に何を追跡するかを容易にします。

Kanbanビュー内の各カードは、タスク名、担当チームメンバー、開始日から終了日までの期間、見積もりコスト、優先度、進行状況、設定されたフォローアップ日など、タスクに関する情報を表示します。この即時アクセスにより、一目で必要な洞察を得ることができます。

このビューには、日付、プロジェクト名、マイルストーン、チームメンバー、優先度に基づいて表示されるタスクを指定するフィルターもあります。また、ボード全体で表示される日付と通貨の形式はカスタマイズ可能です。

タスクのタイムライン

'タスク'タブに戻り、'期間詳細'セクション内でタスクのタイムラインに関する情報を入力できます。タイムラインは単なる時間のマーカー以上のものを提供し、進行状況の物語を提供します。'開始日'から始めます。このフィールドは、タスクを開始する日を表します。次に'期限日' - 遅延を避けるための期限です。タスクが完了したら'完了日'が登場します。これらの日付はすべて、Kanbanのような視覚化ツールにフィードバックし、特にガントチャートに役立ちます。

ガントチャート

ガントチャートは、タスクの期間、重複、完了を追跡するタイムラインビューを提供します。これらの日付は、'タスク'タブをタイムリーで成功したプロジェクトの実行を保証するダイナミックなツールに変えます。

このタブでは、プロジェクト内の重要なチェックポイントの概観と各タスクの詳細を提供します。特定の日付、プロジェクト、マイルストーン、またはチームメンバーによるタスクとマイルストーンの追跡をフィルターで行うことができます - これはKanban Boardタブと似ています。

タスクのトリアージ

すべてのタスクが同じ重みや重要性を持つわけではありません。一部は即時の対応が必要で、他のものは待つことができます。ここで、「トリアージ」フィールドが「タスク」タブで重要になります。

'緊急性'フィールドはタスクの切迫した性質に関連しています。基礎となる地下室の作業は、それが全体の家の構造的な完全性を支えているため、即時の行動を要求します。タスクを'緊急'と'非緊急'でカテゴライズすることが可能です。

また、'重要性'フィールドはタスクを'重要でない'または'重要'でカテゴライズするために使用されます。緊急性と重要性を混同しないでください。一部のタスクは緊急ではないかもしれませんが、Elm Streetプロジェクトの全体的な成功と利益性にとっては重要です。例えば、ハードウッドフロアの適切な仕上げを選ぶことは時間に敏感ではないかもしれません。しかし、それは家の魅力と市場価値を高める上で重要です。

次に、'影響'フィールドがあります。これは'低'または'高'になることができます。このようなタスクを認識することで、それらがドミノ効果のように広範な影響を予見するのに役立ちます。

最後に、'努力'フィールドは、'影響'フィールドと同様に、'低'または'高'としてカテゴライズされます。このカテゴリー化は、タスクが消費する時間やタスクを完了するために必要なリソースに関連していることがあります。

これらのフィールドは、時間と投資を最大限に活用するためにリソースが効率的に割り当てられることを保証します。その結果、これらは'Triage'タブで構築されたビューに直接関連しています。

トリアージマトリックス

'Triage'タブは、タスクをアイゼンハワーマトリックスに視覚化し、'Impact'と'Effort'をクロスリファレンスするカスタムビューを提供します。アイゼンハワーマトリックスは、緊急性と重要性に基づいてタスクをカテゴリー化し、優先順位を追跡します。

一方、Impact vs. Effortマトリックスは、インパクトが高く、労力が少ないタスク、またはその逆を強調することで、リソースの戦略的な割り当てを支援します。これにより、タスクとプロジェクトの結果を最適化するのにも役立ちます。

タスクは、'Tasks'タブからのデータと適用されたフィルターに基づいてマトリックスに自動的に表示されます。日付、プロジェクト、マイルストーン、チームメンバーなどのフィルターは、表示されるタスクを絞り込むのに役立ちます。デフォルトでは、各マトリックスは最大10の異なるタスクを収容します。追加のタスクを組み込むための余裕が必要な場合は：

1. マトリックス内でスペースを追加したい行ヘッダーを選択します;
2. ハイライトされた行ヘッダーを右クリックします;
3. ドロップダウンメニューから'Insert'を選択します。

必要に応じてこれらの手順を繰り返し、トリアージに必要なスペースを作成します。

タスクリスク分析

トリアージは、優先順位の整理やリソースの割り当てに大いに役立ちます。しかし、最もよく計画された計画でも、問題に対する免疫はありません。そこでリスク分析が登場します。このテンプレートは、タスクや決定の可能性と重大性を分類し、リスクを評価し管理するのに役立ちます。

このテンプレートは、タスクや決定のリスクを分類するのに役立ちます。'Likelihood'フィールドは'Improbable'、'Possible'、'Probable'で分類でき、'Severity'フィールドは'Acceptable'、'Tolerable'、'Undesirable'、'Intolerable'のような値を持ちます。

両フィールドの組み合わせは、リスク評価キーというフィールドに結果として表示されます。この指標は、各タスクや決定に関連する潜在的なリスクを包括的に評価します。これは'Fields'タブでカスタマイズ可能です。'Project risk analysis'セクションでは、LikelihoodとSeverityの各種組み合わせに基づいて評価キー（つまり、'Low'、'Medium'、'High'、'Extreme'）を選択できます。例えば、確率的にはありえないとされ、許容できないとされるタスクや決定は、'Extreme'リスクとしてフラグが立てられるかもしれません。一方、ありえないとされ、許容可能とされるものは、'Low'リスクとラベル付けされるかもしれません。テンプレートに戻ると、リスク評価キーは、定義された'Likelihood'と'Severity'の値に基づいて自動的に割り当てられます。これらのフィールドは、'リスク分析タブ'でマトリックスビューになります。

リスク分析マトリックス

'リスク分析'タブは、プロジェクト計画中に特定されたリスクについて、より微妙な理解を提供します。ここでは、'尤度'と'重大性'のフィールドからのリスク値をクロス参照するマトリックスビューが、'フィールド'タブで定義された'リスク評価キー'で色分けされています。タスクは自動的にリストされ、各交差点は、'タスク'タブで割り当てられた重大性と尤度に基づいて定義できる特定のリスクプロファイルを提供します。

この方法により、プロジェクトとともに進化するダイナミックなリスク評価ツールを作成できます。また、前のタブと同じフィルターが付いているので、分析をより具体的にすることができます。日付、プロジェクト、マイルストーン、チームメンバーごとにリスクを調べて、成功に向けた効果的な計画を立てます。

'タスク'タブのすべてのセクションを見直し、それらがテンプレート全体でどのように異なるビューに影響を与えるかを示しました。しかし、まだ見直すべき2つがあります：RACIマトリックスとダッシュボード。

RACIマトリックス

エルムストリートの改装のようなプロジェクトでは、役割と責任の明確さが必要です。位置がずれていると混乱を招き、明確な区分けが効率的な実行を保証します。このシナリオはまさにRACIマトリックスが登場する場所です。

RACIは、Responsible（責任者）、Accountable（説明責任者）、Consulted（相談者）、Informed（情報提供者）の頭文字を取ったものです。これは誰がタスクを実行し、誰がそれを所有し、誰に決定を相談し、誰が更新され、情報提供を受けるべきかについての洞察を提供します。このタブを使用するには、'Elm Street renovation'のようなプロジェクトを選択します。選択すると、このプロジェクトに関連するマイルストーンが自動的にマトリックスに表示され、より詳細な割り当てのためのステージが設定されます。

ドロップダウンメニューは、追跡したいチームメンバーを選択するために使用されます。プロジェクトが選択されているため、ドロップダウンは'Projects'タブで定義された'Elm Street renovation'に関連するチームメンバーのみを表示します。ここから、管理を目指すタスクを選択し、選択した各タスクに対してチームメンバーに役割を割り当てます。この割り当てにより、誰が何に責任を持つかが決まり、プロジェクト中の各メンバーの関与のロードマップが作成されます。

RACIタブを使用することで、明確性を確立し、ステークホルダーから実行者までのすべての参加者がプロジェクトの範囲内での自分の特定の役割を理解することを確保します。

プロジェクトダッシュボード

プロジェクトが実行中であるか、あるいは終了した後でも、すべての部分の概要を把握することは重要です。そのために、このテンプレートにはダッシュボードがあります。"ダッシュボード"タブは、プロジェクトへの全体的な視界を提供し、すべての前のタブからのデータを集約して包括的な画像を提示します。

また、必要に応じて分析をより具体的にするためのフィルターも利用可能です。プロジェクト、マイルストーン、チームメンバーでフィルタリングすることができます。これらのフィルターはそれ以下のすべてのセクションに影響を与えます。プロジェクト概要セクションでは、主要なプロジェクトの詳細の集約が見つかります。例えば、誰が主導しているか、設定されたマイルストーンと達成されたマイルストーンの比較分析、タスクの平均期間などです。プロジェクトの進行状況だけでなく、ペーシングや加速の可能性のあるエリアについての洞察も得ることができます。

プロジェクト分析セクションでは、来週に設定された迫っているタスクを強調します。ステージと割り当てられたチームメンバーごとのタスクの包括的な内訳を提示することで、タスクが抜け落ちることがなく、リソースが効果的に割り当てられることを確認します。

次に、予算と財務計画が財務分析の最前線を占めます。それはコストを概説し、マイルストーン、個々のチームメンバーの貢献、特定のタスクによって区分されます。このような構造化されたビューは、プロジェクトが予算内に収まることを確認し、そうでない場合は、オーバースペンドがどこで発生しているかを特定するのに役立ちます。最後に、リスク分析は予測的な洞察を提供し、潜在的な問題を引き起こす可能性とその重大性に基づいてタスクを分類します。

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結論

エルムストリートの改装のような複雑なプロジェクトの管理は、主要なマイルストーンを超えています。それは、すべての緻密な詳細がシームレスな実行のために整列することを確認することです。プロジェクト計画テンプレート（パート2） テンプレートは、タスクの割り当てと優先順位付けからリスク評価まで、すべてを処理するための構造化されたアプローチを提供します。それはExcelとGoogleシートでダウンロードすることができ、次のプロジェクトに対するより明確な視点を提供します。