Szablon Planu Projektu (Część 2)

Wprowadzenie

Każdy menedżer projektu potrzebuje gotowego szablonu arkusza kalkulacyjnego, który może wykorzystać do zarządzania zadaniami i kamieniami milowymi projektu na zamówienie. W tym artykule podkreślimy cechy naszego szablonu Szablon Planu Projektu (Część 2) i podzielimy się z Tobą, jak działają tablica Kanban, macierz triage, analiza ryzyka, wykres Gantta i pulpit nawigacyjny - abyś mógł usystematyzować swoje zarządzanie projektem.

Chociaż ten szablon może być używany dla inicjatyw korporacyjnych, małych firm lub osobistych - użyjemy hipotetycznego przykładu "odwrócenia domu", aby dać Ci konkretne przykłady, jak korzystać z tego szablonu.

Atrakcyjność odwracania domów jest niezaprzeczalna. Popularne programy telewizyjne malują atrakcyjny obraz: kup niszczyjącą się nieruchomość, daj jej stylowy remont, a następnie sprzedaj ją za ładny zysk. Może wydawać się to proste, ale jest znacznie bardziej skomplikowane. Udane odwrócenie to solidny i szczegółowy plan projektu; bez niego, marzenie może szybko stać się kosztownym koszmarem. Aby tego uniknąć, wielu próbuje różnych rozwiązań: od notatek na papierze, przez niekończące się aplikacje przypominające, po drogie oprogramowanie do zarządzania projektami, poszukiwanie idealnego narzędzia organizacyjnego może być przytłaczające. Aby to uprościć, stworzyliśmy szablon arkusza kalkulacyjnego Szablon Planu Projektu (Część 2).

Korzystając z szablonu, pokażemy, jak zarządzać różnymi projektami i zadaniami, aby analizować je z różnych perspektyw, takich jak:

W tym artykule szablon zostanie wykorzystany do zorganizowania remontu domu od początku. Zacznijmy od stworzenia projektu i wylistowania zadań, aby móc analizować priorytety, ryzyka i wyniki. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak korzystać z szablonu i - kto wie - jak zorganizować projekt remontu domu.

Konfiguracja projektu

Wyobraź sobie, że właśnie nabyłeś zniszczoną nieruchomość, aby przekształcić ją w dochodowy klejnot. Aby wyruszyć w tę podróż, potrzebujesz solidnego planu. Tutaj pojawia się zakładka 'Projekty'.

Zacznij od nadania projektowi jasnej i zwięzłej nazwy. Dla naszego przykładu nazwijmy go "Odrodzenie ulicy Wiązowej.[/EDQ] Ustal 'datę rozpoczęcia' i 'datę zakończenia' i krótko opisz cele i zakres projektu.Mogłoby to wyglądać tak "Kompleksowa renowacja zabytkowego domu na sprzedaż." Następnie ustal szacunkowy budżet, aby upewnić się, że się w nim mieszczysz.

Zakładka 'Podprojekty' pozwala również przypisywać różnym członkom zespołu poszczególne podprojekty i kategoryzować je według stanowiska. W ten sposób możesz dodać lidera projektu i menedżera, aby wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za dostawę i wykonanie. Możliwe jest również dodanie innych współpracowników, takich jak wykonawcy, projektanci wnętrz, analitycy finansowi i inni.

Teraz, gdy podstawowe informacje o projekcie i struktura zespołu są gotowe, możemy wymienić kamienie milowe. Kamienie milowe to kluczowe wydarzenia lub etapy w twoim projekcie, które oznaczają znaczny postęp i mogą mieć wiele zadań - o których omówimy później. W tym przykładzie kamieniami milowymi mogłyby być pomieszczenia, które wymagają renowacji, aby skutecznie odwrócić dom - kuchnia, sypialnie, salony, łazienki i wszystko, co można znaleźć w domu. W rezultacie łatwiej śledzić postęp i to, co jeszcze pozostaje do zrobienia.

Zarządzanie zadaniami

Podczas gdy nasz dom na Elm Street stoi, czekając na przemianę ze starego domu w nowy, zakładka 'Zadania' staje się naszą mapą drogową. To rdzeń szablonu, gdzie wprowadza się wszystkie informacje, aby stworzyć widoki z innych zakładek - od Kanban do wykresów na pulpicie.Ta karta nie dotyczy tylko tego, co należy zrobić; chodzi również o to, ile to będzie kosztować i co powinno być priorytetem dla udanego projektu.

Szczegóły zadania

Wyobraź sobie, że wchodzisz do domu i wyobrażasz sobie pierwsze zadanie. Wybierz Projekt i powiązany z nim Kamień Milowy w zakładce 'Zadania'. Wybierz kamień milowy utworzony w zakładce 'Projekty' dla naszego projektu na Elm Street, na przykład 'Kuchnia'. Takie kategoryzacje pomagają segmentować zadania na szczegółowe działania. Mogą one obejmować "Instalacja nowych szafek" i "Wymiana starych opraw oświetleniowych" aż po "Modernizacja zlewozmywaka." Te szczegółowe zadania gwarantują, że każdy kąt domu zostanie zauważony.

Następnie, deleguj zadanie, przypisując je konkretnemu członkowi zespołu. Na przykład, jeśli Tim jest twoim zaufanym stolarzem, powierz mu zadanie instalacji nowych szafek. Określając role, usprawniasz komunikację i eliminujesz potencjalne nakładki lub zaniedbania. Po przypisaniu możesz określić szacowany koszt ($). Każdy gwóźdź, deska i płytki mają swoją cenę. Szacowanie kosztów dla każdego zadania gwarantuje, że Rewitalizacja Elm Street pozostaje rentowna i nie wyczerpuje zasobów nieoczekiwanie.

Postęp w zadaniach

Teraz, gdy zadania są już w ruchu, możesz określić etap zadania. Wiedza, że nowe szafki są 'W trakcie realizacji' lub że wymiana zlewozmywaka jest 'Nadchodząca', dostarcza informacji w czasie rzeczywistym o transformacji.Tymczasem pole Priorytet pomaga określić, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi lub potencjalnego zwrotu z inwestycji. Na przykład, wymiana przestarzałych opraw oświetleniowych może znacznie zwiększyć wartość domu, czyniąc to zadaniem o wysokim priorytecie. Natomiast kosmetyczne ulepszenia, choć ważne, mogą poczekać.

Dodatkowo, szablon pozwala na monitorowanie postępów każdego zadania. Procentowe pole 'Postęp' daje obraz, jak blisko (lub daleko) jesteś od realizacji swojej wizji dla każdego segmentu. W miarę postępu zadań, aktualizuj procent ukończenia, a szablon będzie wizualnie reprezentować postęp za pomocą paska postępu, prowadząc Cię aż do osiągnięcia 100% realizacji zadania. Dla kontroli, datę kontroli można ustawić jako przypomnienie i zapewnić, że zadania pozostają aktywne. Teraz, aby zobaczyć postęp zadania w bardziej intuicyjnym układzie, mamy zakładkę 'Tablica Kanban'.

Tablica Kanban

W miarę jak Twój projekt na Elm Street się rozwija, zakładka "Kanban" służy jako wizualna tablica scenariusza i dokumentuje każdą fazę transformacji domu. Na podstawie 'Etapu' zdefiniowanego w zakładce 'Zadania', ten widok Kanban oferuje dynamiczną tablicę zadań, segmentując je na różne etapy, aby ułatwić śledzenie, co jest następne w podróży renowacji.

Każda karta w widoku Kanban wyświetla informacje dotyczące zadania, takie jak nazwa zadania, przypisany członek zespołu, okres od daty rozpoczęcia do daty zakończenia, szacowany koszt, priorytet, postęp i ustawioną datę kontroli. Natychmiastowy dostęp do szczegółów zadania zapewnia, że na pierwszy rzut oka jesteś dobrze wyposażony w niezbędne informacje.

Ten widok zawiera również filtry, które pozwalają określić wyświetlane zadania na podstawie daty, nazwy projektu, kamienia milowego, członka zespołu i priorytetu. Dodatkowo, formaty daty i waluty wyświetlane na całej planszy są konfigurowalne.

Harmonogramy zadań

Wróćmy do zakładki 'Zadania', możemy teraz wprowadzić informacje dotyczące harmonogramu zadania w sekcji 'Szczegóły okresu'. Harmonogramy oferują coś więcej niż tylko markery chronologiczne; dostarczają narrację postępu. Zacznij od 'Daty rozpoczęcia'. To pole reprezentuje dzień, w którym rozpoczynasz zadanie. Następnie jest 'Termin wykonania' - termin, który należy przestrzegać, aby uniknąć opóźnień. 'Data zakończenia' wchodzi w grę, gdy zadanie jest już wykonane. Wszystkie te daty wpływają na narzędzia wizualizacji - takie jak Kanban - a zwłaszcza na wykres Gantta.

Wykres Gantta

Wykres Gantta dostarcza widoku na osi czasu do śledzenia trwania zadania, nakładania się i zakończenia. Razem, te daty przekształcają zakładkę 'Zadania' w dynamiczne narzędzie, które zapewnia terminowe i udane wykonanie projektu.

Ta karta oferuje wysokopoziomowy przegląd istotnych punktów kontrolnych w projekcie, wraz ze szczegółami każdego zadania. Możesz używać filtrów do śledzenia zadań i kamieni milowych według konkretnych dat, projektów, kamieni milowych, a nawet członków zespołu - podobnie jak w karcie Kanban Board.

Tryjaż zadań

Teraz, nie wszystkie zadania mają taką samą wagę lub znaczenie. Niektóre wymagają natychmiastowej uwagi, podczas gdy inne mogą poczekać. Tutaj pola 'Tryjaż' stają się kluczowe w zakładce 'Zadania'.

Pole 'Pilność' jest związane z naglącą naturą zadania. Podstawowe prace w piwnicy wymagają natychmiastowej reakcji, ponieważ stanowią podstawę dla strukturalnej integralności całego domu. Możliwe jest kategoryzowanie zadań jako 'Pilne' i 'Niepilne'.

Ponadto, pole 'Ważność' jest używane do kategoryzowania zadań jako 'Nieistotne' lub 'Istotne'. Nie myl pilności z ważnością. Niektóre zadania mogą nie być pilne, ale są kluczowe dla ogólnego sukcesu i rentowności projektu Elm Street. Na przykład, wybór odpowiedniego wykończenia dla podłóg z drewna twardego może nie być czasochłonny. Niemniej jednak, jest ważny dla podniesienia atrakcyjności domu i wartości rynkowej.

Następnie, jest pole 'Wpływ', które może być 'Niski' lub 'Wysoki'. Rozpoznanie takich zadań pomaga przewidzieć ich szersze implikacje w efekcie domina.

Na koniec, pole 'Wysiłek' jest, tak jak pole 'Wpływ', kategoryzowane jako 'Niski' lub 'Wysoki'.Ta kategoryzacja może być powiązana z czasem, który może zająć zadanie, lub zasobami potrzebnymi do jego wykonania.

Te pola zapewniają, że zasoby są efektywnie przydzielane, aby maksymalizować czas i inwestycję. W rezultacie są one bezpośrednio powiązane z widokiem zbudowanym w zakładce 'Triage'.

Macierz Triage

Zakładka 'Triage' wizualizuje zadania w macierzy Eisenhowera oraz w niestandardowym widoku, który krzyżuje 'Wpływ' z 'Wysiłkiem'. Macierz Eisenhowera kategoryzuje zadania pod względem pilności i ważności, aby śledzić priorytety.

Tymczasem macierz Wpływ vs. Wysiłek pomaga w strategicznym przydzielaniu zasobów, podkreślając zadania, które mają duży wpływ, ale wymagają mało wysiłku, i odwrotnie. To również pomaga optymalizować zadania i wyniki projektu.

Zadania automatycznie zapełniają macierze na podstawie danych z zakładki 'Zadania' i zastosowanych filtrów. Filtry takie jak data, projekt, kamień milowy i członkowie zespołu pomagają doprecyzować wyświetlane zadania. Domyślnie każda macierz pomieści do 10 różnych zadań. W przypadku, gdy potrzebujesz więcej miejsca na dodatkowe zadania:

1. Wybierz nagłówki wierszy, w których chcesz dodać miejsce w macierzy;
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczonym nagłówku wiersza;
3. Wybierz 'Wstaw' z menu rozwijanego.

Powtarzaj te kroki tak często, jak to konieczne, aby stworzyć pożądaną przestrzeń w swoim triażu.

Analiza ryzyka zadań

Triaż może bardzo pomóc w organizacji priorytetów i alokacji zasobów. Niemniej jednak, nawet najbardziej przemyślane plany nie są odporne na wyzwania. Tutaj pojawia się Analiza Ryzyka. Szablon pomaga kategoryzować prawdopodobieństwo i powagę zadania lub decyzji, aby ocenić i zarządzać ryzykiem.

Szablon pomaga kategoryzować ryzyko zadania lub decyzji. Pole 'Prawdopodobieństwo' może być kategoryzowane jako 'Nieprawdopodobne', 'Możliwe' i 'Prawdopodobne', podczas gdy pole 'Powaga' zawiera wartości takie jak 'Akceptowalne', 'Tolerowalne', 'Niepożądane' i 'Nie do przyjęcia'.

Kombinacja obu pól skutkuje polem Klucz Oceny Ryzyka. Ten wskaźnik kompleksowo ocenia potencjalne ryzyko związane z każdym zadaniem lub decyzją. Jest to dostosowywalne w zakładce 'Pola'. W sekcji 'Analiza ryzyka projektu' możesz wybrać klucz oceny (np. 'Niski', 'Średni', 'Wysoki' lub 'Ekstremalny') na podstawie różnych kombinacji Prawdopodobieństwa i Powagi. Na przykład, zadanie lub decyzja charakteryzująca się jako prawdopodobne i nie do przyjęcia może być oznaczone jako ryzyko 'Ekstremalne'. Jednocześnie, to, które jest Nieprawdopodobne i Akceptowalne, może być oznaczone jako ryzyko 'Niskie'. Wracając do szablonu, klucz oceny ryzyka zostanie automatycznie przypisany na podstawie zdefiniowanych wartości 'Prawdopodobieństwa' i 'Powagi'.Te pola staną się widokiem matrycowym w zakładce 'Analiza ryzyka'.

Macierz analizy ryzyka

Zakładka 'Analiza ryzyka' daje bardziej zróżnicowane zrozumienie ryzyka zidentyfikowanego podczas planowania projektu. Tutaj, widok matrycowy, który krzyżuje wartości ryzyka z pol 'Prawdopodobieństwo' i 'Nasilenie' jest kodowany kolorami z 'Kluczem oceny ryzyka' zdefiniowanym w zakładce 'Pola'. Zadania są automatycznie wymienione, a każdy punkt przecięcia oferuje specyficzny profil ryzyka, który może być zdefiniowany na podstawie nasilenia i prawdopodobieństwa przypisanego w zakładce 'Zadania'.

Ta metoda pozwala na stworzenie dynamicznego narzędzia do oceny ryzyka, które ewoluuje wraz z projektem. Posiada również te same filtry co poprzednie zakładki, aby Twoja analiza była bardziej szczegółowa. Wyszukaj ryzyka według daty, projektu, kamienia milowego i członka zespołu, aby skutecznie planować w kierunku udanego zakończenia.

Przejrzeliśmy wszystkie sekcje z zakładki 'Zadania' i pokazaliśmy, jak mogą wpływać na różne widoki w całym szablonie. Ale mamy jeszcze dwie do omówienia: Macierz RACI i Pulpit nawigacyjny.

Macierz RACI

W projektach takich jak renowacja ulicy Elm, jasność ról i odpowiedzialności jest koniecznością. Niezgodne stanowiska mogą prowadzić do chaosu, podczas gdy jasne wyznaczenie zapewnia sprawną realizację. To właśnie w tym scenariuszu pojawia się macierz RACI.

RACI to skrót od odpowiedzialny, rozliczalny, konsultowany i informowany. Daje on wgląd w to, kto wykonuje zadanie, kto jest jego właścicielem, kogo należy konsultować w sprawie decyzji i kto musi być na bieżąco informowany. Aby skorzystać z tej zakładki, wybierz projekt, na przykład 'Renowacja ulicy Wiązowej'. Po wybraniu, związane z tym projektem kamienie milowe są automatycznie wprowadzane do macierzy, co stanowi punkt wyjścia do bardziej szczegółowych zadań.

Menu rozwijane służą do wyboru członków zespołu, których chcesz śledzić. Ponieważ projekt został już wybrany, menu rozwijane wyświetla tylko członków zespołu związanymi z 'Renowacją ulicy Wiązowej', zdefiniowanych w zakładce 'Projekty'. Stąd wybierasz zadania, które zamierzasz zarządzać i dla każdego wybranego zadania przydzielasz role swoim członkom zespołu. Ta alokacja określa, kto jest odpowiedzialny za co, tworząc mapę drogową dla zaangażowania każdego członka podczas projektu.

Korzystając z zakładki RACI, wprowadzasz jasność i gwarantujesz, że każdy uczestnik, od interesariuszy do wykonawców, rozumie swoją specyficzną rolę w zakresie projektu.

Pulpit projektu

Przegląd wszystkich części jest niezbędny podczas realizacji projektu, a nawet po jego zakończeniu. A do tego szablon ma pulpit.Zakładka "Dashboard" służy jako panoramiczne okno do projektu, agregując dane ze wszystkich poprzednich zakładek, aby przedstawić kompleksowy obraz.

Dostępne są również filtry, które umożliwiają bardziej szczegółową analizę, jeśli jest to potrzebne. Można filtrować według projektu, kamieni milowych i członków zespołu. Te filtry wpłyną na wszystkie sekcje poniżej. W sekcji przeglądu projektu można znaleźć agregację głównych szczegółów projektu, takich jak kto prowadzi działania, porównawczą analizę ustawionych kamieni milowych w stosunku do osiągniętych, oraz średni czas trwania zadań. Nie tylko dowiesz się o postępie projektu, ale także uzyskasz wgląd w tempo pracy i potencjalne obszary przyspieszenia.

Sekcja analizy projektu podkreśla nadchodzące zadania zaplanowane na nadchodzący tydzień. Prezentując kompleksowy podział zadań według etapu i przypisanych członków zespołu, zapewnia, że żadne zadanie nie umknie uwadze i że zasoby są efektywnie alokowane.

Następnie, budżetowanie i planowanie finansowe stają na czele analizy finansowej. Określa koszty, podzielone według kamieni milowych, indywidualnych wkładów członków zespołu i konkretnych zadań. Taki uporządkowany widok pomaga zapewnić, że projekt pozostaje w ramach budżetu, a jeśli nie, wskazuje, gdzie dochodzi do przekroczeń budżetu.Na koniec, analiza ryzyka oferuje prognozujący wgląd, klasyfikując zadania na podstawie ich prawdopodobieństwa spowodowania potencjalnych problemów i ich powagi.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Szablon Planu Projektu (Część 2)' spreadsheet — 16 sheets

Szablon Planu Projektu (Część 2)

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Wnioski

Zarządzanie skomplikowanym projektem, jakim jest renowacja na ulicy Elm, wykracza poza główne kamienie milowe; chodzi o to, aby każdy drobny szczegół był zgodny dla bezproblemowego wykonania. Szablon Szablon Planu Projektu (Część 2) zapewnia strukturalne podejście do obsługi wszystkiego, od przydziału zadań i ich priorytetów, po oceny ryzyka. Można go pobrać w Excelu i Google Sheets dla lepszego spojrzenia na Twoje kolejne projekty.