Projektplanmall (Del 2)

Introduktion

Varje projektledare behöver en tillförlitlig kalkylbladsmall som de kan använda för att hantera uppgifter och milstolpar i ett skräddarsytt projekt. I den här artikeln kommer vi att belysa funktionerna i vår Projektplanmall (Del 2) Mall och dela med oss av hur Kanban-tavlan, Triage-matrisen, Riskanalysen, Gantt-diagrammet och instrumentpanelen fungerar - så att du kan systematisera din projektledning.

Även om denna mall kan användas för företag, småföretag eller personliga initiativ - kommer vi att använda det hypotetiska exemplet på "husvändning" för att ge dig konkreta exempel på hur du använder denna mall.

Husvändningens lockelse är obestridlig. Populära TV-program målar upp en glamorös bild: köp en nedgången egendom, ge den en stilfull makeover och sälj den för en fin vinst. Det kan verka enkelt, men det är mycket mer komplicerat. En framgångsrik vändning är en robust och detaljerad projektplan; utan den kan drömmen snabbt bli en kostsam mardröm. För att undvika det försöker många olika lösningar: Från anteckningar på papper till oändliga påminnelseappar och dyra projektledningsprogram, sökandet efter det perfekta organisatoriska verktyget kan vara överväldigande. För att förenkla det har vi skapat en Projektplanmall (Del 2) kalkylbladsmall.

Med hjälp av mallen kommer vi att illustrera hur man hanterar olika projekt och uppgifter för att analysera dem i olika vyer, såsom:

I denna artikel kommer mallen att användas för att organisera en husvändning från början. Vi kommer att börja med att skapa projektet och lista uppgifterna för att kunna analysera prioriteringarna, riskerna och resultaten. Fortsätt att läsa för att lära dig hur man använder mallen och - vem vet - hur man organiserar ett husvändningsprojekt.

Projektinställning

Föreställ dig att du just har förvärvat en nedgången egendom för att förvandla den till en lönsam pärla. För att påbörja denna resa behöver du en solid plan. Här kommer fliken 'Projekt' in i bilden.

Börja med att ge projektet ett klart och koncist namn. För vårt exempel, låt oss kalla det "Elm Street Revival." Ställ in 'Start' och 'Slutdatum' och beskriv kortfattat projektets mål och omfattning.Det kan vara som "Komplett renovering av ett historiskt hem för återförsäljning." Sedan, fastställ en uppskattad budget för att säkerställa att du håller dig inom den.

Fliken 'Delprojekt' tillåter också att tilldela olika teammedlemmar till varje delprojekt och kategorisera dem efter position. På detta sätt kan du lägga till projektledaren och chefen för att veta vem som är ansvarig för leveransen och utförandet. Det är också möjligt att lägga till andra medarbetare, som entreprenörer, inredningsdesigners, finansanalytiker och andra.

Vi kan nu lista milstolparna nu när den grundläggande projektinformationen och teamstrukturen är redo. Milstolpar är kritiska händelser eller stadier inom ditt projekt som markerar betydande framsteg och kan ha flera uppgifter – vilket vi kommer att täcka senare. I det här exemplet kan milstolparna vara de rum som behöver renoveras för en framgångsrik husvändning — kök, sovrum, vardagsrum, badrum och allt du kan hitta i ett hus. Som ett resultat är det lättare att spåra framstegen och vad som ännu ska göras.

Uppgiftshantering

När vårt hus på Elm Street står, väntar på att förvandlas från ett gammalt hus till ett nytt hem, blir fliken 'Uppgifter' vår vägkarta. Det är mallens kärna, där all information matas in för att skapa vyerna från de andra flikarna – från Kanban till instrumentpanelens diagram.Denna flik handlar inte bara om vad som behöver göras; det handlar också om hur mycket det kommer att kosta och vad som bör prioriteras för ett framgångsrikt projekt.

Uppgiftsdetaljer

Föreställ dig att du kliver in i huset och föreställer dig den första uppgiften. Välj Projektet och den associerade Milstolpen i fliken 'Uppgifter'. Välj en milstolpe skapad i fliken 'Projekt' för vårt Elm Street-projekt, som den 'Kök' en. Sådana kategoriseringar hjälper till att segmentera uppgifter i detaljerade åtgärder. Det kan variera från "Installera nya skåp" och "Byta ut gamla ljusarmaturer" till "Uppgradera till en modern köksdisk." Dessa detaljerade uppgifter säkerställer att varje hörn av huset märks.

Därefter, delegera uppgiften genom att tilldela en specifik Teammedlem. Till exempel, om Tim är din betrodda snickare, ge honom jobbet att installera nya skåp. Genom att specificera roller, effektiviserar du kommunikationen och eliminerar potentiella överlappningar eller försummelse. När tilldelad, kan du skissa på den uppskattade kostnaden ($). Varje spik, plank, och kakel har ett pris. Att uppskatta kostnader för varje uppgift säkerställer att Elm Street Revival förblir lönsamt och inte tömmer resurser oväntat.

Uppgiftsframsteg

Med uppgifter nu satta i rörelse, kan du definiera Stadiet för uppgiften. Att veta att de nya skåpen är 'Pågående' eller att diskbytet är 'Kommande' ger realtidsinsikter i transformationen.Under tiden hjälper Prioritetsfältet dig att avgöra vilka uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet eller den potentiella avkastningen på investeringen. Till exempel kan byte av de föråldrade ljusarmaturerna avsevärt öka husets värde, vilket gör det till en högprioriterad uppgift. Omvänt kan kosmetiska uppgraderingar, även om de är viktiga, vänta.

Dessutom tillåter mallen övervakning av varje uppgifts progression. 'Framsteg'-fältets procentandel erbjuder en ögonblicksbild av hur nära (eller långt) du är från att förverkliga din vision för varje segment. När uppgifterna avancerar, uppdatera slutförandeprocenten, och mallen kommer visuellt att representera framstegen med ett framstegsfält, som guidar dig tills uppgiften når 100% slutförande. För incheckningar kan uppföljningsdatumet ställas in för att fungera som en påminnelse och se till att uppgifterna förblir aktiva. Nu, för att se uppgiftsframstegen i en mer intuitiv layout, har vi 'Kanban board'-fliken.

Kanban board

När ditt Elm Street-projekt utvecklas, fungerar "Kanban"-fliken som en visuell storyboard och fångar varje fas av husets omvandling. Baserat på 'Stadiet' definierat i 'Uppgifter'-fliken, erbjuder denna Kanban-vy en dynamisk storyboard av uppgifter, segmenterar dem i olika stadier för att underlätta spårning av vad som är nästa på renoveringsresan.

Varje kort inom Kanban-vyn visar information om uppgiften, såsom uppgiftens namn, det tilldelade teammedlemmen, spannet från start till slutdatum, den uppskattade kostnaden, prioritet, framsteg och det inställda uppföljningsdatumet. Denna omedelbara tillgång till uppgiftsspecifikationer säkerställer att du, vid en snabb överblick, är välutrustad med nödvändiga insikter.

Denna vy har också filter som låter dig specificera de uppgifter som visas baserat på datum, projektnamn, milstolpe, teammedlem och prioritet. Dessutom är datum- och valutaformaten som visas över hela brädet anpassningsbara.

Uppgiftstidslinjer

Tillbaka till fliken 'Uppgifter' kan vi nu ange information om uppgiftstidslinjen inom avsnittet 'Perioddetaljer'. Tidslinjer erbjuder mer än bara kronologiska markörer; de ger berättelsen om framsteg. Börja med 'Startdatum'. Detta fält representerar den dag du startar en uppgift. Sedan finns det 'Förfallodatum' - deadline för att undvika förseningar. 'Slutfört datum' kommer in i bilden när uppgiften är klar. Alla dessa datum matar in i visualiseringsverktyg - som Kanban - och särskilt Gantt-diagrammet.

Gantt-diagram

Gantt-diagrammet ger en tidslinjevy för att spåra uppgiftens varaktighet, överlappningar och slutförande. Tillsammans omvandlar dessa datum fliken 'Uppgifter' till ett dynamiskt verktyg som säkerställer en tidig och framgångsrik projektgenomförande.

Denna flik erbjuder en övergripande vy över de betydande kontrollpunkterna inom ett projekt, tillsammans med detaljer om varje uppgift. Du kan använda filter för att spåra uppgifter och milstolpar efter specifika datum, projekt, milstolpar eller till och med teammedlemmar - liknande Kanban Board-fliken.

Uppgiftstriage

Nu håller inte alla uppgifter samma vikt eller betydelse. Vissa kräver omedelbar uppmärksamhet, medan andra kan vänta. Här blir 'Triage'-fälten väsentliga i 'Uppgifter'-fliken.

'Brådskande'-fältet är relaterat till den brådskande naturen hos en uppgift. Det grundläggande arbetet i källaren kräver omedelbar åtgärd, eftersom det utgör den strukturella integriteten för hela huset. Det är möjligt att kategorisera uppgifter som 'Brådskande' och 'Inte brådskande'.

Dessutom används 'Viktighet'-fältet för att kategorisera uppgifter som 'Inte viktiga' eller 'Viktiga'. Missta inte brådskande för viktighet. Vissa uppgifter kanske inte är brådskande men är avgörande för Elm Street-projektets övergripande framgång och lönsamhet. Till exempel kan valet av rätt finish för trägolven kanske inte är tidskänsligt. Men det är viktigt för att höja hemmets attraktionskraft och marknadsvärde.

Nästa är 'Inverkan'-fältet, som kan vara 'Låg' eller 'Hög'. Att känna igen sådana uppgifter hjälper till att förutse deras bredare implikationer i en dominoeffekt.

Slutligen är 'Ansträngning'-fältet, precis som 'Inverkan'-fältet, kategoriserat som 'Låg' eller 'Hög'.Denna kategorisering kan relateras till den tid en uppgift kan ta eller de resurser som behövs för att slutföra uppgiften.

Dessa fält säkerställer att resurser tilldelas effektivt för att maximera tid och investering. Som ett resultat är de direkt relaterade till vyn som byggts i fliken 'Triage'.

Triage-matris

Fliken 'Triage' visualiserar uppgifter i Eisenhower-matrisen, och en anpassad vy som korsreferenserar 'Påverkan' mot 'Ansträngning'. Eisenhower-matrisen kategoriserar uppgifter på brådskande och viktighet för att spåra prioriteringar.

Under tiden hjälper Impact vs. Effort-matrisen till med den strategiska fördelningen av resurser genom att belysa uppgifter som är höga i påverkan, men låga i ansträngning, och vice versa. Detta hjälper också till att optimera uppgifter och projektresultat.

Uppgifterna fyller automatiskt matriserna baserat på data från fliken 'Uppgifter' och de tillämpade filtren. Filter som datum, projekt, milstolpe och teammedlemmar hjälper till att förfinna de visade uppgifterna. Som standard rymmer varje matris upp till 10 olika uppgifter. Om du behöver mer utrymme för att införliva ytterligare uppgifter:

1. Välj radrubrikerna där du vill lägga till utrymme inom matrisen;
2. Högerklicka på den markerade radrubriken;
3. Välj 'Infoga' från rullgardinsmenyn.

Följ dessa steg så ofta som behövs för att skapa det önskade utrymmet i din triage.

Riskanalys för uppgifter

Triage kan hjälpa mycket när det gäller att organisera prioriteringar och resursallokering. Ändå är även de mest välplanerade planerna inte immuna mot utmaningar. Det är här Riskanalys steg in. Mallen hjälper till att kategorisera sannolikheten och allvaret i en uppgift eller ett beslut för att bedöma och hantera riskerna.

Mallen hjälper till att kategorisera risken för en uppgift eller ett beslut. 'Sannolikhet' fältet kan kategoriseras av 'Osannolikt', 'Möjligt', och 'Sannolikt', medan 'Allvar' fältet håller värden som 'Acceptabelt', 'Tolerabelt', 'Oönskat', och 'Oacceptabelt'.

Kombinationen av båda fälten resulterar i Riskbedömningsnyckelfältet. Denna mätare bedömer heltäckande den potentiella risken som är förknippad med varje uppgift eller beslut. Detta är anpassningsbart i fliken 'Fält'. I avsnittet 'Projektriskanalys' kan du välja bedömningsnyckeln (dvs. 'Låg', 'Medium', 'Hög', eller 'Extrem') baserat på olika kombinationer av Sannolikhet och Allvar. Till exempel kan en uppgift eller ett beslut som karaktäriseras som sannolikt och oacceptabelt flaggas som en 'Extrem' risk. Samtidigt kan en som är osannolik och acceptabel märkas som en 'Låg' risk. Tillbaka till mallen kommer riskbedömningsnyckeln automatiskt att tilldelas baserat på de definierade 'Sannolikhet' och 'Allvar' värdena.Dessa fält kommer att bli en matrisvy i 'Riskanalysfliken'.

Riskanalysmatris

'Riskanalys'-fliken ger en mer nyanserad förståelse för de risker som identifierats under projektplaneringen. Här är en matrisvy som korsreferenserar riskvärden från 'Sannolikhet' och 'Allvarlighets'-fälten färgkodade med 'Riskbedömningsnyckeln' definierad i 'Fält'-fliken. Uppgifterna listas automatiskt, och varje skärningspunkt erbjuder en specifik riskprofil som kan definieras baserat på allvarlighet och sannolikhet tilldelad i 'Uppgifter'-fliken.

Denna metod låter dig skapa ett dynamiskt riskbedömningsverktyg som utvecklas med projektet. Det kommer också med samma filter från de tidigare flikarna för att göra din analys mer specifik. Sök upp riskerna efter datum, projekt, milstolpe och teammedlem för att effektivt planera mot framgångsrikt slutförande.

Vi granskade alla sektioner från 'Uppgifter'-fliken och visade hur de kan påverka olika vyer genom hela mallen. Men vi har fortfarande två att gå över: RACI-matrisen och Dashboarden.

RACI-matris

I projekt som Elm Street-renoveringen är tydligheten i roller och ansvar ett måste. Felaktigt anpassade positioner kan leda till kaos, medan tydlig avgränsning säkerställer strömlinjeformad utförande. Detta scenario är precis där RACI-matrisen kommer in.

RACI står för Ansvarig, Redovisningsskyldig, Konsulterad och Informerad. Det ger insikter om vem som utför en uppgift, vem som äger den, vem man ska konsultera för beslut och vem som måste uppdateras och informeras. För att använda denna flik, välj projektet, som 'Renoveringen av Elm Street'. När det är valt, fylls milstolparna som är kopplade till detta projekt automatiskt i matrisen, vilket lägger grunden för mer detaljerade uppdrag.

Rullgardinsmenyerna används för att välja vilka teammedlemmar du vill spåra. Eftersom projektet har valts, kommer rullgardinsmenyn endast att visa teammedlemmar som är kopplade till 'Renoveringen av Elm Street', som definierats i fliken 'Projekt'. Härifrån väljer du de uppgifter du siktar på att hantera och, för varje vald uppgift, tilldelar du roller till dina teammedlemmar. Denna tilldelning bestämmer vem som är ansvarig för vad, vilket skapar en vägkarta för varje medlems engagemang under projektet.

Genom att använda RACI-fliken skapar du klarhet och säkerställer att varje deltagare, från intressenter till verkställare, förstår sin specifika roll i projektets omfattning.

Projektets instrumentbräda

En översikt över alla delar är nödvändig när projektet genomförs eller till och med när det är avslutat. Och för det har mallen en instrumentbräda.Fliken "Dashboard" fungerar som ditt panoramafönster in i projektet, där data från alla tidigare flikar samlas för att presentera en omfattande bild.

Filter finns också tillgängliga för att göra analysen mer specifik om det behövs. Du kan filtrera efter projekt, milstolpar och teammedlemmar. Dessa filter kommer att påverka alla avsnitt nedanför det. I projektöversiktsavsnittet kan en sammanställning av huvuddetaljer för projektet hittas, såsom vem som leder an, en jämförande analys av uppsatta milstolpar kontra de som uppnåtts, och den genomsnittliga varaktigheten för uppgifter. Du kommer inte bara att veta om projektets progression utan också ha insikter i takten och potentiella områden för acceleration.

Avsnittet för projektanalys belyser kommande uppgifter som är inställda för den kommande veckan. Genom att presentera en omfattande uppdelning av uppgifter efter stadium och tilldelade teammedlemmar säkerställs att ingen uppgift faller mellan stolarna, och att resurserna fördelas effektivt.

Nästa, Budgetering och finansiell planering tar förgrunden av finansiell analys. Det skisserar kostnaderna, segmenterade efter milstolpar, individuella teammedlemsbidrag och specifika uppgifter. En sådan strukturerad vy hjälper till att säkerställa att projektet förblir inom budgeten och, om inte, pekar ut var överskridandena sker.Slutligen ger riskanalysen en förutsägande insikt, genom att klassificera uppgifter baserat på deras sannolikhet att orsaka potentiella problem och deras allvarlighetsgrad.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Projektplanmall (Del 2)' spreadsheet — 17 sheets

Projektplanmall (Del 2)

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Slutsats

Att hantera ett komplext projekt som renoveringen av Elm Street går utöver stora milstolpar; det handlar om att säkerställa att varje intrikat detalj stämmer för en sömlös genomförande. Projektplanmall (Del 2) mallen erbjuder en strukturerad metod för att hantera allt, från uppgiftstilldelningar och prioriteringar, till riskbedömningar. Den kan laddas ner i Excel och Google Sheets för en klarare överblick över dina kommande projekt.