إنجاز الأمور

الملخص

هل تشعر بالإرهاق من كثرة الأعمال؟ هل ترغب في زيادة إنتاجيتك وتحقيق أهدافك؟ نحن جميعًا نكافح من أجل الإنتاجية، ولكن إنجاز الأمور يقدم للقارئ نظامًا بسيطًا ولكنه مفصل لزيادة الإنتاجية. كتبه خبير العالم الرائد في التنظيم الشخصي والمهني، وتستخدم الأساليب الموجودة في هذا الكتاب من قبل الملايين من الأشخاص حول العالم، بالإضافة إلى الشركات مثل مايكروسوفت ولوكهيد.

يمكن أن يساعدك هذا النظام في تقليل التوتر والتحسن في تنظيم كل عملك، سواء كان شخصيًا أو مهنيًا، لأنه يوفر تعليمات مفصلة حول كيفية تبسيط حياتك، وإتقان تدفق العمل، وتنظيم المهام والحفاظ على الرؤية في حياتك. لذا إذا كنت متعبًا من الشعور بالإرهاق، يمكن أن يوفر لك هذا النظام المتكامل لزيادة الإنتاجية بدون ضغط السلام الداخلي، بينما يمكنك من إتمام مهامك بكفاءة.

الملخص

إنجاز الأمور يقدم للقارئ نظامًا بسيطًا ولكنه مفصل لزيادة الإنتاجية. النظام، الذي يشار إليه غالبًا بـ GTD، يدفع الإنتاجية من خلال سؤال بسيط - "ما هو الخطوة الملموسة التالية التي ستقربني من هدفي؟". GTD هو نظام رائع لأنه يبقي المهام بسيطة بما فيه الكفاية حتى يتم تقليل التأجيل والتسويف إلى الحد الأدنى.بدفع الفرد للبحث والقيام بالإجراء التالي المباشر باستمرار، يوفر GTD الوضوح والتركيز، الذي بدوره يعزز الإنتاجية بطريقة ملموسة وواضحة.

المعالجة، ليست التخزين

في عالم اليوم، أصبحت بيئات العمل والمهام معقدة بشكل متزايد. مع الكم الكبير من الأشياء التي يجب القيام بها، من السهل للشخص أن يضيع ببساطة. لتجنب الغرق في هذه التعقيدات، يجب أن تبقى المهام المختلفة في الاعتبار في جميع الأوقات. ولكن ذلك، بدوره، يتسبب في ازدحام الدماغ بالبيانات. لذا بدلاً من استخدام الدماغ كمعالج، يميل إلى استخدامه كجهاز تخزين. وبما أن أدمغتنا سيئة بشكل طبيعي في المهام المتعددة، فإن محاولة الاحتفاظ بها مليئة بالمهام المعلقة تهدر الموارد الثمينة وتمنعها من التركيز على الإجراءات - فهي تمنعها من القيام بالأشياء فعلياً. من أجل تحقيق أقصى قدر من الكفاءة، يجب أن يتمكن الدماغ من التركيز 100% على المهمة المطلوبة، دون التفكير في المشاريع المعلقة أو الأشياء غير المتعلقة.

إتقان تدفق العمل

لزيادة تركيز الدماغ، يجب أن يصبح خالياً من الازدحام. الطريقة للقيام بذلك هي بتسجيل كل شيء حتى يتمكن الدماغ من التركيز على الإجراءات. التحدي هنا هو معرفة كيفية نقل هذه الفكرة إلى عمل ملموس. المهام والمشاريع الغامضة هي مشكلة خاصة.الطريقة البسيطة للتعامل مع تحديد الحدود وتحديد المهام هي عن طريق جمع البيانات التي تحتاجها، وتوضيح المهمة القادمة التي يمكن تنفيذها ومراجعة كل شيء. هناك 5 خطوات بسيطة تساعد في إتقان سير العمل:

1. الجمع — الجمع يعني استخدام السلال، الملاحظات، الطرق الإلكترونية، إلخ. لتدوين كل شيء. يجب جمع 100% من جميع المهام، والمشاريع والبيانات المختلفة وكتابتها.
2. المعالجة – بعد كتابة البيانات، قم بمعالجتها. هذا يعني طرح أسئلة مثل "ما هو؟"، "هل يمكن تنفيذه؟"، "هل هو حيوي؟"، إلخ.
3. التنظيم — يجب كتابة البيانات المعالجة ثم على قائمة الإجراءات القادمة، أو التخلص منها، أو حفظها لاحقا أو تنظيمها بطريقة أخرى.
4. المراجعة — هدف المراجعة هو التأكد من أن النظام نظيف، حديث وكامل.
5. التنفيذ — عندما يتم إكمال جميع الخطوات السابقة، حان الوقت لبدء تنفيذ الإجراءات والخطوات المختلفة.

الدلاء

كما ذكرنا سابقا، منع الفوضى في الدماغ أمر حيوي، ويقدم GTD حلاً ملموساً - الدلاء. يتم استخدام الدلاء لتخزين أي معلومات أو أفكار مهمة بما فيه الكفاية لتكون انحرافاً محتملاً. هذه الدلاء لا تحتاج إلى أن تكون صناديق مادية - يمكن أن تكون موجودة في دفتر ملاحظات، تطبيق أو جهاز كمبيوتر محمول. الأمر الأكثر أهمية هو أنها قريبة بما يكفي حتى يمكن الوصول إليها بسهولة.على سبيل المثال، إذا كان يجب دفع فاتورة، بدلاً من الاحتفاظ بها في الذهن، يجب وضعها في دلو. هناك 7 أنواع رئيسية من الأدلة التي تساعد في الحفاظ على نظافة النظام ووضوحه. هم:

• الإجراءات التالية
• المشاريع
• دعم المشاريع
• في انتظار
• ربما/ في يوم من الأيام
• التقويم
• المواد المرجعية

ولكن، كيف يجب استخدام هذه الأدلة؟ هنا توضيحات لكل فئة:

الإجراءات التالية

هذا الدلو مخصص للعناصر العملية والملموسة. ميزة وجود قائمة بالإجراءات التالية بدلاً من قائمة المهام هي أن قوائم المهام ليست مثالية عندما يتعلق الأمر بالمهام التي يمكن أن تستغرق وقتًا غير متوقع. يجب تنظيم الإجراءات التالية حسب السياق (المنزل، العمل، الاجتماعات، إلخ). إذا كانت المهمة مرتبطة بتاريخ أو ساعة معينة، يجب وضعها في التقويم، وليس في دلو الإجراءات التالية. إذا كانت المهمة معقدة، قم بتحويلها إلى مشروع ونقلها إلى دلو المشاريع.

المشاريع

هذا الدلو مخصص للمشاريع الجارية - المهام المعقدة التي تتطلب أكثر من خطوة واحدة لإنجازها. أمثلة على المشاريع هي تخطيط حدث أو تنظيم رحلة. لتكون فعالًا في تخطيط المشاريع، من المهم أن تكون واضحًا حول النتيجة المرجوة من المشروع. على سبيل المثال "عندما يتم هذا المشروع، سنتمكن من الذهاب في الرحلة." ما يقوم به هذا النوع من التفكير المركز على النتائج هو تسهيل تشكيل المهام العملية، مما يجعل المشروع أكثر قابلية للتحقيق.

هناك 5 خطوات للتعامل بنجاح مع المشروع:

1. تحديد الغرض - ما هو المشروع؟
2. تصور النتيجة - ما هي النتيجة المرغوبة للمشروع؟
3. التفكير الإبداعي - ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق هذه النتيجة؟
4. التنظيم - تصنيف وتنظيم الخطوات
5. تحديد الإجراءات التالية - اختيار العناصر العملية الملموسة ونقلها إلى دلو الإجراءات التالية

مع هذا الإدارة الطبيعية للمشروع، يصبح كل مشروع قائمة بسيطة من الخطوات العملية الملموسة لاتخاذها.

• دعم المشاريع — دلو دعم المشاريع هو للموارد المختلفة التي تُستخدم لدعم إجراءات المشروع.
• في انتظار — دلو الانتظار هو للإجراءات التي تنتظر محفز. يمكن أن يكون المحفز أي شيء من مدخلات شخص ما، تقييم من شركة، دفعة مالية، إلخ. إذا كان هناك تاريخ معروف للحصول على المحفز، استخدم التقويم بدلاً من ذلك، ولكن إذا لم يكن هناك تاريخ معروف، فإن قائمة الانتظار تكون مفيدة.
• يوماً ما/ربما — دلو يوماً ما/ربما هو للعناصر التي لا يتعين القيام بها على الفور، أي أنها لا تحتوي على موعد نهائي محدد، ولكن يجب القيام بها في نقطة ما.إذا كان هناك موعد نهائي، استخدم دلو التقويم. هذا أيضا دلو للأشياء التي لم يتم تكثيفها في فكرة أو مهمة محددة بعد.
• التقويم — التقويم مفيد للأشياء التي لها وقت محدد و/أو تاريخ مرتبط بها. يمكن أن تكون هذه الأحداث، الاجتماعات، المواعيد النهائية، إلخ. يتم استخدام التقاويم أيضا للعناصر التي ليست إجراءات - يمكن أن تكون أشياء ستحتاج إلى الاهتمام في وقت محدد.
• المواد المرجعية — هذه القائمة ليست للإجراءات، ولكن لمعلومات مهمة مختلفة.

مع تنظيم العناصر بشكل مرتب في أدلتها المناسبة، كل مهمة تصبح أسهل للإكمال. ولكن هناك خطوة أخرى لاستخدام نظام GTD بكفاءة.

إخراج القمامة

نظام دلو GTD فعال للغاية، ولكن فقط طالما يحتوي على معلومات مفيدة ومحدثة. هذا يعني أن الأدلة تحتاج إلى التنظيف بشكل منتظم - بحد أدنى مرة واحدة في الأسبوع. يجب مراجعة محتوى الأدلة، وإعادة ترتيبها حسب الأولوية، ويجب التخلص من أي عناصر غير ذات صلة أو قديمة.

الهيكل في مكان العمل

الشيء الهام الأخير الذي يجب ملاحظته هو أن الهيكل في مكان العمل مهم للغاية للإنتاجية. بخلاف تنظيم الأدلة بشكل منتظم، يجب تنظيم مكان العمل نفسه. هذا يعني أن جميع المواد ذات الصلة متوفرة وأن الشخص الذي يعمل هناك مرتاح.

عندما يتم اتباع نظام GTD هذا، يتم تعظيم الكفاءة والإنتاجية. إذا تم تنظيم الأفكار، يصبح العثور على خطوات ملموسة وإنجازها أسهل، مما يقربك من تحقيق هدفك.