物事を達成する

概要

あなたの仕事の流れは圧倒的ですか？生産性を向上させ、目標を達成したいと思っていますか？私たちは皆、生産性を上げることに苦労していますが、物事を達成するは読者に生産性を向上させるためのシンプルで詳細なシステムを提供します。個人とプロフェッショナルの組織の世界的な専門家によって書かれたこの本の方法は、世界中の何百万人もの人々、そしてマイクロソフトやロッキードのような企業によって使用されています。

このシステムは、あなたの人生を単純化し、仕事の流れをマスターし、タスクを整理し、人生の視点を維持する方法について詳細な指示を提供するため、ストレスを軽減し、あなたの仕事、個人的なものもプロフェッショナルなものも、すべてをより良く整理するのに役立ちます。だから、あなたが圧倒されるのに疲れているなら、この統合されたシステムは、ストレスフリーの生産性を高め、あなたが効率的にタスクを完了することを可能にしながら、心の平和を提供することができます。

要約

物事を達成するは読者に生産性を向上させるためのシンプルで詳細なシステムを提供します。このシステムは、GTDとしてよく知られており、一つのシンプルな質問を通じて生産性を向上させます - "「次に何を具体的に行えば、私の目標に近づくことができるのか？」[/EDQ]。GTDは素晴らしいシステムです。なぜなら、それはタスクを十分にシンプルに保つことで、先延ばしや先送りを最小限に抑えるからです。次々と行動を見つけて実行することを個人に促すことで、GTDは明確さと集中力を提供し、それが非常に具体的で目に見える形で生産性を向上させます。

処理、ストレージではない

現代の世界では、仕事環境やタスクがますます複雑になっています。やるべきことが多すぎて、人は簡単に迷子になります。この複雑さに溺れないようにするためには、さまざまなタスクを常に頭に入れておく必要があります。しかし、それが逆に脳をデータでいっぱいにしてしまいます。その結果、脳はプロセッサーとして使われるのではなく、ストレージデバイスとして使われがちです。私たちの脳は本質的にマルチタスクが苦手なので、保留中のタスクで詰め込むことは貴重なリソースを無駄にし、行動に集中することを防ぎます。それは、実際に物事を達成することを防ぎます。最大の効率を達成するためには、脳が保留中のプロジェクトや他の関連しないことにとらわれることなく、手元のタスクに100％集中できるようにする必要があります。

ワークフローのマスタリング

脳の集中力を高めるためには、脳を整理する必要があります。それを達成する方法は、すべてを記録して脳が行動に集中できるようにすることです。ここでの課題は、この考えを具体的な行動にどのように転換するかを知ることです。曖昧なタスクやプロジェクトは特に問題です。境界線を設定し、タスクを定義する簡単な方法は、必要なデータを収集し、次に実行可能なタスクを明確にし、すべてを見直すことです。ワークフローをマスターするための5つの簡単なステップがあります:

1. 収集 — 収集とは、バスケット、ノート、電子的な方法などを使用してすべてを記録することを意味します。すべてのタスク、プロジェクト、各種データの100％を収集し、書き留めるべきです。
2. 処理 – データを書き留めた後、それを処理します。これは、"これは何ですか？"、"それは実行可能ですか？"、"それは重要ですか？"などの質問をすることを意味します。
3. 整理 — 処理したデータは次のアクションリストに書き留められ、ゴミ箱に捨てられ、後で保存されるか、または他の方法で整理されるべきです。
4. 見直し — 見直しの目的は、システムがクリーンで、現在の状態で、完全であることを確認することです。
5. 実行 — 上記のすべてのステップが完了したら、さまざまなアクションとステップを開始する時が来ます。

バケツ

前述の通り、脳内の混乱を防ぐことは非常に重要で、GTDは具体的な解決策を提供しています – それがバケツです。バケツは、重要度が高くて注意をそらす可能性のある情報やアイデアを保存するために使用されます。これらのバケツは物理的な箱である必要はありません – ノートブック、アプリ、ラップトップに位置していても構いません。最も重要なことは、それらが手軽にアクセスできる程度に近いことです。例えば、請求書を支払う必要がある場合、それを頭に入れておくのではなく、バケットに入れるべきです。システムを清潔でクリアに保つための7つの主要なバケットタイプがあります。それらは:

• 次の行動
• プロジェクト
• プロジェクトのサポート
• 待機中
• いつか/多分
• カレンダー
• 参考資料

しかし、これらのバケットはどのように使用すべきでしょうか？各カテゴリーの説明は次のとおりです:

次の行動

このバケットは具体的で行動可能な項目のためのものです。次の行動リストを持つ利点は、予測不能な時間を取るタスクに対して最適ではないToDoリストと比較して、次の行動リストがあることです。次の行動はコンテキスト（家、仕事、会議など）によって整理されるべきです。タスクが特定の日付や時間に結びついている場合、それはカレンダーに入れるべきで、次の行動のバケットには入れないでください。タスクが複雑な場合は、それをプロジェクトに変えてプロジェクトのバケットに移すべきです。

プロジェクト

このバケットは進行中のプロジェクト - 完成するために複数のステップを必要とする複雑なタスク - のためのものです。プロジェクトの例としては、イベントの計画や旅行の組織などがあります。プロジェクトを計画する上で効果的であるためには、プロジェクトの望ましい結果について明確であることが重要です。例えば "このプロジェクトが終わったら、私たちは旅行に行くことができるでしょう。" この種の結果中心の思考が具体的なタスクの形成を容易にし、プロジェクトをより達成可能にします。

プロジェクトを成功裏に進めるための5つのステップがあります:

1. 目的の定義 - プロジェクトの内容は何か
2. 結果の予想 - プロジェクトの望ましい結果は何か
3. ブレインストーミング - その結果を達成するために何をすべきか
4. 組織化 - ステップのカテゴリー化と整理
5. 次のアクションの特定 - 具体的な行動可能な項目を選択し、それらを次のアクションのバケツに移す

この自然なプロジェクト管理により、すべてのプロジェクトは具体的なステップの単純なリストになります。

• プロジェクトサポート — プロジェクトサポートバケツは、プロジェクトのアクションをサポートするためのさまざまなリソース用です。
• 待機中 — 待機中のバケツは、トリガーを待っているアクション用です。トリガーは、誰かの入力、会社からの評価、支払いなど何でも可能です。トリガーを取得するための既知の日付がある場合は、カレンダーを使用しますが、既知の日付がない場合は、待機リストが便利です。
• いつか/多分 — いつか/多分のバケツは、すぐに行う必要はないが、ある時点で行うべき項目用です。つまり、特定の期限はありませんが、ある時点で行うべきです。締め切りがある場合は、カレンダーバケットを使用します。これはまた、具体的なアイデアやタスクにまだ凝縮されていないもののためのバケットでもあります。
• カレンダー — カレンダーは、特定の時間や日付が関連付けられているものに便利です。これらはイベント、会議、締め切りなどです。カレンダーはまた、アクションではないアイテムにも使用されます - 特定の時間に注意が必要なものがこれに該当します。
• 参考資料 — このリストはアクションではなく、様々な重要な情報のためのものです。

アイテムがそれぞれのバケットにきちんと整理されていると、すべてのタスクが容易に完了します。しかし、GTDシステムを効率的に使用するためには、もう一つのステップが必要です。

ゴミの排出

GTDバケットシステムは非常に効率的ですが、それが有用で最新の情報を含んでいる間だけです。これは、バケットを定期的にクリーニングする必要があることを意味します - 最低でも週に一度。バケットの内容を見直し、優先順位で並べ替え、関連性のないまたは古いアイテムを排出する必要があります。

職場の構造

最後に重要なことは、職場の構造が生産性にとって非常に重要であるということです。バケットを定期的に整理すること以外にも、作業スペース自体を整理する必要があります。これは、すべての関連資料が手元にあり、そこで働く人が快適であることを意味します。

このGTDシステムに従うと、効率と生産性が最大化されます。アイデアが整理されていれば、具体的なステップを見つけてそれを達成することが容易になり、目標達成に近づくことができます。