일 처리하기

시놉시스

작업 흐름이 압도적인가요? 생산성을 높이고 목표를 달성하고 싶으신가요? 우리 모두는 생산성을 높이는 데 어려움을 겪지만, 일 처리하기은 독자에게 생산성을 높이는 간단하면서도 자세한 시스템을 제시합니다. 개인 및 전문 조직의 세계적인 전문가에 의해 작성된 이 책의 방법론은 전 세계 수백만 명의 사람들, 그리고 마이크로소프트와 록히드와 같은 회사들에 의해 사용되고 있습니다.

이 시스템은 당신의 삶을 단순화하고, 작업 흐름을 마스터하고, 작업을 조직화하고, 삶에서의 관점을 유지하는 방법에 대한 자세한 지침을 제공함으로써, 개인적이고 전문적인 모든 작업을 더 잘 조직화하고 스트레스를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 그래서 만약 당신이 압도당하는 것에 지쳤다면, 이 통합된 시스템은 스트레스 없는 생산성을 높이는 동시에, 당신이 효율적으로 작업을 완료할 수 있도록 평온함을 제공할 수 있습니다.

요약

일 처리하기은 독자에게 생산성을 높이는 간단하면서도 자세한 시스템을 제시합니다. 이 시스템은 GTD라고도 불리며, '내 목표에 가까워지게 해줄 다음 구체적인 단계는 무엇인가?'라는 간단한 질문을 통해 생산성을 추진합니다. GTD는 작업을 충분히 단순하게 유지하여 연기와 미루기를 최소화하기 때문에 뛰어난 시스템입니다.

저장이 아닌 처리

오늘날의 세계에서, 업무 환경과 작업은 점점 복잡해지고 있습니다. 수행해야 할 일이 많아지면서 사람이 쉽게 방황하게 됩니다. 이런 복잡성에 허우적대지 않기 위해서는 다양한 작업을 항상 기억해야 합니다. 그러나 그것은 뇌가 데이터로 가득 차게 만듭니다. 그래서 뇌는 처리기로서 사용되기보다는 저장 장치로 사용되는 경향이 있습니다. 우리의 뇌는 본질적으로 다중 작업을 잘 수행하지 못하므로, 보류 중인 작업으로 가득 차게 하려고 하면 소중한 자원을 낭비하고 행동에 집중하는 것을 방해합니다 - 실제로 일을 처리하는 것을 방해합니다. 최대 효율성을 달성하기 위해서는 뇌가 보류 중인 프로젝트나 다른 관련 없는 일에 연연하지 않고 현재의 작업에 100% 집중할 수 있어야 합니다.

작업 흐름 마스터하기

뇌의 집중력을 높이기 위해서는 뇌가 정리되어야 합니다. 그 방법은 모든 것을 기록하여 뇌가 행동에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 여기서의 도전은 이 아이디어를 구체적인 행동으로 전환하는 방법을 알아내는 것입니다. 모호한 작업과 프로젝트는 특히 문제가 됩니다.경계를 설정하고 작업을 정의하는 간단한 방법은 필요한 데이터를 수집하고, 다음에 수행할 작업을 명확히 하고, 모든 것을 검토하는 것입니다. 작업 흐름을 마스터하는 데 도움이 되는 5가지 간단한 단계가 있습니다:

1. 수집 — 수집이란 바구니, 노트, 전자 방법 등을 사용하여 모든 것을 기록하는 것을 의미합니다. 모든 작업, 프로젝트, 다양한 데이터의 100%를 수집하고 기록해야 합니다.
2. 처리 – 데이터를 기록한 후에는 처리해야 합니다. 이는 "이것은 무엇인가요?", "실행 가능한가요?", "필수적인가요?" 등의 질문을 하는 것을 의미합니다.
3. 정리 — 처리된 데이터는 다음 작업 목록에 기록되거나, 버려지거나, 나중에 사용하기 위해 저장되거나, 다른 방식으로 정리되어야 합니다.
4. 검토 — 검토의 목표는 시스템이 깨끗하고, 최신이며, 완전한지 확인하는 것입니다.
5. 실행 — 위의 모든 단계가 완료되면, 다양한 행동과 단계를 시작하는 시간입니다.

버킷

앞서 언급했듯이, 두뇌의 혼란을 방지하는 것이 중요하며, GTD는 구체적인 해결책을 제공합니다 - 버킷. 버킷은 중요하게 여겨져서 잠재적인 방해가 될 수 있는 정보나 아이디어를 저장하는 데 사용됩니다. 이러한 버킷은 물리적인 상자일 필요는 없으며, 노트북, 앱 또는 노트북에 위치할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 그들이 충분히 가까워서 쉽게 접근할 수 있어야 한다는 것입니다.예를 들어, 청구서를 지불해야 한다면, 그것을 기억에 담아두는 대신 버킷에 넣어야 합니다. 체계를 깨끗하고 명확하게 유지하는 데 도움이 되는 7가지 주요 버킷 유형이 있습니다:

• 다음 행동
• 프로젝트
• 프로젝트 지원
• 대기 중
• 언젠가/아마도
• 달력
• 참고 자료

그러나 이러한 버킷들은 어떻게 사용되어야 할까요? 각 카테고리에 대한 설명은 다음과 같습니다:

다음 행동

이 버킷은 구체적이고 실행 가능한 항목을 위한 것입니다. 다음 행동 목록을 갖는 것의 장점은 예측할 수 없는 시간을 차지할 수 있는 작업에 대해 할 일 목록이 최적이지 않다는 것입니다. 다음 행동은 컨텍스트(집, 일, 회의 등)에 따라 정리되어야 합니다. 작업이 특정 날짜나 시간에 묶여 있다면, 그것은 달력에 넣어야 하며, 다음 행동 버킷에는 넣지 않아야 합니다. 작업이 복잡하다면, 그것을 프로젝트로 바꾸고 프로젝트 버킷으로 이동시키십시오.

프로젝트

이 버킷은 진행 중인 프로젝트 - 즉, 단계를 거쳐야 완료할 수 있는 복잡한 작업을 위한 것입니다. 프로젝트의 예로는 이벤트 계획이나 여행 조직 등이 있습니다. 프로젝트를 효과적으로 계획하기 위해서는 프로젝트의 원하는 결과에 대해 명확해야 합니다. 예를 들어 "이 프로젝트가 완료되면, 우리는 여행을 갈 수 있을 것입니다." 이러한 결과 중심적 사고는 구체적인 작업을 쉽게 구성하게 하며, 이는 프로젝트를 더욱 달성 가능하게 만듭니다.

프로젝트를 성공적으로 처리하기 위한 5단계가 있습니다:

1. 목적 정의 - 프로젝트는 무엇에 관한 것인가
2. 결과를 상상 - 프로젝트의 원하는 결과는 무엇인가
3. 브레인스토밍 - 그 결과를 달성하기 위해 어떤 단계를 밟아야 하는가
4. 조직화 - 단계를 분류하고 조직화
5. 다음 행동 식별 - 구체적인 실행 가능한 항목을 선택하고 다음 행동 버킷으로 전송

이런 자연스러운 프로젝트 관리를 통해, 모든 프로젝트는 취할 수 있는 구체적인 단계의 간단한 목록이 됩니다.

• 프로젝트 지원 — 프로젝트 지원 버킷은 프로젝트의 행동을 지원하는 다양한 자원을 위한 것입니다.
• 대기 중 — 대기 중 버킷은 트리거를 기다리는 행동을 위한 것입니다. 트리거는 누군가의 입력, 회사의 평가, 지불 등 어떤 것이든 될 수 있습니다. 트리거를 얻는 날짜가 알려져 있다면 달력을 사용하고, 알려진 날짜가 없다면 대기 목록이 유용합니다.
• 언젠가/아마도 — 언젠가/아마도 버킷은 바로 수행해야 할 항목이 아니라, 즉 특정 마감일이 없지만 어느 시점에는 수행해야 하는 항목을 위한 것입니다.마감 기한이 있다면, 캘린더 버킷을 사용하세요. 이것은 아직 구체적인 아이디어나 작업으로 정리되지 않은 것들을 위한 버킷입니다.
• 캘린더 — 캘린더는 특정 시간과/또는 날짜가 연결된 것들에 유용합니다. 이것들은 이벤트, 회의, 마감 기한 등이 될 수 있습니다. 캘린더는 행동이 아닌 항목에도 사용됩니다 - 이것들은 특정 시간에 주의가 필요한 것들일 수 있습니다.
• 참고 자료 — 이 목록은 행동을 위한 것이 아니라, 다양한 중요한 정보를 위한 것입니다.

항목들이 각각의 버킷에 깔끔하게 정리되면, 모든 작업이 완료하기 쉬워집니다. 하지만 GTD 시스템을 효율적으로 사용하기 위한 한 가지 더 단계가 있습니다.

쓰레기 버리기

GTD 버킷 시스템은 매우 효율적이지만, 유용하고 최신의 정보만 포함되어 있을 때만 그렇습니다. 이는 버킷이 정기적으로 청소되어야 함을 의미합니다 - 최소한 주당 한 번. 버킷의 내용은 검토되어야 하며, 우선 순위에 따라 재정렬되어야 하며, 관련 없거나 오래된 항목은 제거되어야 합니다.

직장에서의 구조

마지막으로 중요한 것은 직장에서의 구조가 생산성에 매우 중요하다는 것입니다. 버킷을 정기적으로 정리하는 것 외에도, 작업 공간 자체가 정리되어야 합니다. 이는 모든 관련 자료가 준비되어 있고, 그곳에서 일하는 사람이 편안함을 의미합니다.

이 GTD 시스템을 따르면 효율성과 생산성이 최대화됩니다. 아이디어가 정리되면 구체적인 단계를 찾고 이를 수행하는 것이 더 쉬워지며, 이는 당신이 목표를 달성하는 데 더 가까이 이끕니다.