İşleri Halletme

Özet

İş akışınız sizi mi boğuyor? Verimliliğinizi artırmak ve hedeflerinize ulaşmak mı istiyorsunuz? Hepimiz verimli olma konusunda zorlanıyoruz, ancak İşleri Halletme okuyucuya verimliliği artırmak için basit ama ayrıntılı bir sistem sunuyor. Kişisel ve profesyonel organizasyon konusunda dünyanın önde gelen uzmanı tarafından yazılan bu kitabın yöntemleri, dünya genelinde milyonlarca insan tarafından kullanılıyor, Microsoft ve Lockheed gibi şirketler de dahil olmak üzere.

Bu sistem, hayatınızı basitleştirme, iş akışınızı yönetme, görevleri organize etme ve hayatınızdaki perspektifi koruma konusunda ayrıntılı talimatlar sağladığı için, hem kişisel hem de profesyonel tüm işlerinizi daha iyi organize etmenize ve stresinizi azaltmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, ezilmiş hissetmekten yorulduysanız, bu entegre sistem, görevlerinizi verimli bir şekilde tamamlamanızı sağlarken, size huzur sağlayabilir.

Özeti

İşleri Halletme, okuyucuya verimliliği artırmak için basit ama ayrıntılı bir sistem sunar. GTD olarak adlandırılan bu sistem, verimliliği, "Hedefime daha yakın olmamı sağlayacak bir sonraki somut adım ne?" sorusu üzerinden yönlendirir. GTD, görevleri ertelemeyi ve erteleme eğilimini en aza indiren mükemmel bir sistemdir.Bir bireyi sürekli olarak bir sonraki hemen harekete geçmeye ve bulmaya itmek, GTD'nin somut ve görünür bir şekilde verimliliği artırmasını sağlar.

İşleme, depolama değil

Günümüz dünyasında, iş ortamları ve görevler giderek daha karmaşık hale geldi. Yapılacak çok sayıda iş olduğunda, bir kişinin basitçe kaybolması kolaydır. Bu karmaşıklığın içinde boğulmamak için, çeşitli görevler her zaman aklımızda tutulmalıdır. Ancak bu, beynin verilerle dolup taşmasına neden olur. Bu yüzden beyin genellikle bir işlemci olarak değil, bir depolama aygıtı olarak kullanılır. Beyinlerimiz çoklu görev yapmada doğal olarak kötü olduğundan, bekleyen görevlerle dolu tutmaya çalışmak değerli kaynakları israf eder ve onu eylemlere odaklanmaktan alıkoyar - aslında işleri halletmesini engeller. Maksimum verimliliği elde etmek için, beyin elindeki göreve %100 odaklanabilmeli, bekleyen projeler veya diğer ilgisiz şeyler üzerinde durmamalıdır.

İş akışını yönetme

Beynin odaklanmasını artırmak için, beyin düzenli hale getirilmelidir. Bunu yapmanın yolu, beynin eylemlere odaklanabilmesi için her şeyi kaydetmektir. Buradaki zorluk, bu fikri somut bir eyleme nasıl aktaracağınızı bilmektir. Belirsiz görevler ve projeler özellikle sorunludur.Sınırları belirleme ve görevleri tanımlama konusunda basit bir yol, ihtiyacınız olan verileri toplamak, bir sonraki eyleme geçirilebilir görevi netleştirmek ve her şeyi gözden geçirmektir. İş akışını hâkimiyet altına almak için 5 basit adım vardır:

1. Toplama — Toplama, her şeyi not etmek için sepetler, notlar, elektronik yöntemler vb. kullanmayı ifade eder. Tüm görevlerin, projelerin ve çeşitli verilerin %100'ü toplanmalı ve yazılmalıdır.
2. İşleme – Verileri yazdıktan sonra işleyin. Bu, "Bu nedir?", "Eyleme geçirilebilir mi?", "Hayati mi?" gibi sorular sormayı içerir.
3. Organizasyon — İşlenmiş veriler, bir sonraki eylem listesine yazılmalı, çöpe atılmalı, daha sonra kullanılmak üzere saklanmalı veya başka bir şekilde organize edilmelidir.
4. İnceleme — İncelemenin amacı, sistemin temiz, güncel ve tam olduğundan emin olmaktır.
5. Yapma — Yukarıdaki tüm adımlar tamamlandığında, çeşitli eylemleri ve adımları yapmaya başlama zamanıdır.

Kovalar

Daha önce de belirttiğimiz gibi, beyindeki karmaşayı önlemek hayati önem taşır ve GTD somut bir çözüm sunar - kovalar. Kovalar, potansiyel bir dikkat dağıtıcı olacak kadar önemli olan her türlü bilgi veya fikri saklamak için kullanılır. Bu kovaların fiziksel kutular olması gerekmez - bir defterde, uygulamada veya dizüstü bilgisayarda bulunabilirler. En önemli olan şey, kolayca erişilebilecek kadar yakın olmalarıdır.Örneğin, bir fatura ödenmesi gerekiyorsa, bunu aklınızda tutmak yerine bir kovaya koymalısınız. Sistemi temiz ve düzenli tutmaya yardımcı olan 7 ana kova türü vardır. Bunlar:

• Sonraki eylemler
• Projeler
• Projeleri destekleme
• Beklemede
• Bir gün/belki
• Takvim
• Referans materyalleri

Ama, bu kovalar nasıl kullanılmalı? İşte her kategori için açıklamalar:

Sonraki eylemler

Bu kova, somut, eyleme geçirilebilir öğeler içindir. Bir sonraki eylemler listesine sahip olmanın avantajı, tahmin edilemeyen bir süre alabilecek görevler söz konusu olduğunda yapılacaklar listesinin optimal olmamasıdır. Sonraki eylemler, bağlam (ev, iş, toplantılar, vb.) ile organize edilmelidir. Bir görev belirli bir tarih veya saate bağlıysa, takvime, sonraki eylemler kovasına değil, konulmalıdır. Görev karmaşıksa, onu bir proje haline getirin ve projeler kovasına aktarın.

Projeler

Bu kova, birden fazla adım gerektiren karmaşık görevler için devam eden projeler içindir. Projelerin örnekleri bir etkinlik planlamak veya bir gezi düzenlemektir. Projeleri planlarken etkili olmak için, bir projenin istenen sonucu hakkında net olmak önemlidir. Örneğin "bu proje tamamlandığında, geziye çıkabileceğiz." Bu tür sonuç odaklı düşünme, somut görevlerin formülasyonunu kolaylaştırır, bu da projeyi daha ulaşılabilir kılar.

Bir projeyi başarıyla yönetmek için 5 adım vardır:

1. Amaç tanımlama – proje ne hakkında
2. Bir sonuç hayal etme – projenin arzu edilen sonucu nedir
3. Beyin fırtınası – bu sonucu elde etmek için hangi adımların atılması gerekiyor
4. Organizasyon – adımları kategorize etme ve organize etme
5. Sonraki eylemleri belirleme – somut, eyleme geçirilebilir öğeleri seçme ve bunları sonraki eylemler kovasına aktarma

Bu doğal proje yönetimi ile her proje, atılacak somut adımların basit bir listesi haline gelir.

• Proje desteği — Proje desteği kovası, bir projenin eylemlerini desteklemek için kullanılan çeşitli kaynaklar içindir.
• Beklemede — Beklemedeki kova, bir tetikleyici bekleyen eylemler içindir. Tetikleyici, birinin girdisi, bir şirketten bir oran, bir ödeme vb. olabilir. Tetikleyicinin alınacağı bilinen bir tarih varsa, bunun yerine takvimi kullanın, ancak bilinen bir tarih yoksa, bekleme listesi işe yarar.
• Bir gün/belki — Bir gün/belki kovası, hemen yapılması gerekmeyen, yani belirli bir son tarihi olmayan, ancak bir noktada yapılması gereken öğeler içindir.Bir son teslim tarihi varsa, takvim kovasını kullanın. Bu aynı zamanda henüz somut bir fikir veya göreve dönüştürülmemiş şeyler için de bir kovadır.
• Takvim — Takvim, belirli bir zaman ve/veya tarihle bağlantılı olan şeyler için yararlıdır. Bunlar etkinlikler, toplantılar, son teslim tarihleri vb. olabilir. Takvimler ayrıca eylem olmayan öğeler için de kullanılır - belirli bir zamanda dikkat gerektirecek şeyler olabilirler.
• Referans materyalleri — Bu liste eylemler için değil, çeşitli önemli bilgiler içindir.

Öğeler düzenli bir şekilde kendi kovalarına yerleştirildiğinde, her görev daha kolay tamamlanır. Ancak GTD sistemini verimli bir şekilde kullanmak için bir adım daha vardır.

Çöpleri çıkarmak

GTD kova sistemi son derece verimlidir, ancak sadece kullanışlı, güncel bilgiler içerdiği sürece. Bu, kovaların düzenli olarak temizlenmesi gerektiği anlamına gelir - en az haftada bir kez. Kovadaki içeriklerin gözden geçirilmesi, önceliklerine göre yeniden sıralanması ve ilgisiz veya güncelliğini yitirmiş öğelerin atılması gerekmektedir.

İş yerinde yapı

Son olarak belirtmek gerekir ki, iş yerinde yapı, verimlilik için son derece önemlidir. Kovaları düzenli olarak organize etmenin yanı sıra, çalışma alanının kendisinin de düzenli olması gerekmektedir. Bu, tüm ilgili materyallerin el altında olması ve orada çalışan kişinin rahat olması anlamına gelir.

Bu GTD sistemi takip edildiğinde, verimlilik ve üretkenlik maksimize edilir. Fikirler organize edilirse, somut adımları bulmak ve onları gerçekleştirmek daha kolay hale gelir, bu da sizi hedefinize ulaşmaya daha da yaklaştırır.