Att Få Saker Gjorda

Sammanfattning

Är ditt arbetsflöde överväldigande? Vill du öka din produktivitet och uppnå dina mål? Vi alla kämpar med att vara produktiva, men Att Få Saker Gjorda presenterar läsaren för ett enkelt men ändå detaljerat system för att öka produktiviteten. Skriven av världens ledande expert inom personlig och professionell organisation, används metoderna i denna bok av miljontals människor över hela världen, samt av företag som Microsoft och Lockheed.

Detta system kan hjälpa dig att minska stress och bli bättre på att organisera allt ditt arbete, både personligt och professionellt, eftersom det ger detaljerade instruktioner om hur du förenklar ditt liv, behärskar arbetsflödet, organiserar uppgifter och behåller perspektivet i ditt liv. Så om du är trött på att känna dig överväldigad, kan detta integrerade system för höjd stressfri produktivitet ge dig sinnesro, samtidigt som det gör att du effektivt kan slutföra dina uppgifter.

Översikt

Att Få Saker Gjorda presenterar läsaren för ett enkelt men ändå detaljerat system för att öka produktiviteten. Systemet, som ofta kallas GTD, driver produktiviteten genom en enkel fråga - "Vad är det nästa konkreta steget som kommer att föra mig närmare mitt mål?". GTD är ett genialt system eftersom det håller uppgifterna tillräckligt enkla så att uppskjutande och prokrastinering minskas till ett minimum.Genom att ständigt driva en individ att hitta och utföra nästa omedelbara åtgärd, ger GTD klarhet och fokus, vilket i sin tur ökar produktiviteten på ett mycket konkret och synligt sätt.

Bearbetning, inte lagring

I dagens värld har arbetsmiljöer och uppgifter blivit allt mer komplexa. Med den stora mängden saker som ska göras är det lätt för en person att helt enkelt gå vilse. För att undvika att drunkna i denna komplexitet måste olika uppgifter hållas i åtanke hela tiden. Men det leder i sin tur till att hjärnan blir överbelastad med data. Så istället för att hjärnan används som en processor, tenderar den att användas som ett lagringsmedium. Eftersom våra hjärnor är grundläggande dåliga på multitasking, slösar försöket att hålla den fylld med väntande uppgifter bort värdefulla resurser och hindrar den från att fokusera på åtgärder - den hindrar den från att faktiskt få saker gjorda. För att uppnå maximal effektivitet måste hjärnan kunna fokusera 100% på den aktuella uppgiften, utan att hänga kvar på väntande projekt eller andra orelaterade saker.

Behärska arbetsflödet

För att öka hjärnans fokus måste den bli av med röran. Sättet att göra det är genom att registrera allt så att hjärnan kan fokusera på åtgärder. Utmaningen här är att veta hur man överför denna idé till en konkret handling. Otydliga uppgifter och projekt är särskilt problematiska.Det enkla sättet att hantera gränsdragning och definiera uppgifter är genom att samla in den data du behöver, klargöra den nästa åtgärdbara uppgiften och granska allt. Det finns 5 enkla steg som hjälper till att bemästra arbetsflödet:

1. Insamling — Insamling innebär att använda korgar, anteckningar, elektroniska metoder, etc. för att skriva ner allt. 100% av alla uppgifter, projekt och olika data bör samlas in och skrivas ner.
2. Bearbetning – Efter att ha skrivit ner datan, bearbeta den. Detta innebär att ställa frågor som "Vad är det?", "Är det åtgärdskraftigt?", "Är det vitalt?", etc.
3. Organisering — Den bearbetade datan bör sedan skrivas ner på en nästa-åtgärdslista, kastas, sparas för senare eller på annat sätt organiseras.
4. Granskning — Målet med granskning är att se till att systemet är rent, aktuellt och komplett.
5. Utförande — När alla ovanstående steg är slutförda, är det dags att börja utföra de olika åtgärderna och stegen.

Hinkar

Som vi tidigare nämnde, är det viktigt att förhindra röra i hjärnan, och GTD erbjuder en konkret lösning – hinkar. Hinkar används för att lagra all information eller idéer som är tillräckligt viktiga för att vara en potentiell distraktion. Dessa hinkar behöver inte vara fysiska lådor – de kan finnas i en anteckningsbok, app eller bärbar dator. Det viktigaste är att de är tillräckligt nära så att de lätt kan nås.Till exempel, om en räkning behöver betalas, istället för att hålla den i åtanke, bör den läggas i en hink. Det finns 7 huvudtyper av hinkar som hjälper till att hålla systemet rent och klart. De är:

• Nästa åtgärder
• Projekt
• Stöd för projekt
• Väntar på
• Någon dag/kanske
• Kalender
• Referensmaterial

Men, hur ska dessa hinkar användas? Här är förklaringar för varje kategori:

Nästa åtgärder

Denna hink är för konkreta, handlingsbara objekt. Fördelen med att ha en lista över nästa åtgärder istället för en att-göra-lista är att att-göra-listor inte är optimala när det gäller uppgifter som kan ta en oförutsägbar mängd tid. Nästa åtgärder bör organiseras efter sammanhang (hem, arbete, möten, etc.). Om en uppgift är bunden till ett visst datum eller timme, bör den gå in i kalendern, inte i hinken för nästa åtgärder. Om uppgiften är komplex, gör den till ett projekt och överför den till projektets hink.

Projekt

Denna hink är för pågående projekt - komplexa uppgifter som kräver mer än ett steg för att slutföra. Exempel på projekt är att planera en händelse eller organisera en resa. För att vara effektiv i projektplanering är det viktigt att vara tydlig om det önskade resultatet av ett projekt. Till exempel "när detta projekt är klart, kommer vi att kunna åka på resan." Vad denna typ av resultatcentrerat tänkande gör är att det underlättar formuleringen av konkreta uppgifter, vilket gör projektet mer genomförbart.

Det finns 5 steg för att framgångsrikt hantera ett projekt:

1. Definiera syftet – vad handlar projektet om
2. Föreställa sig ett resultat – vad är det önskade resultatet av projektet
3. Brainstorming – vilka steg behöver tas för att uppnå det resultatet
4. Organisera – kategorisera och organisera stegen
5. Identifiera nästa åtgärder – välja konkreta åtgärdsobjekt och överföra dem till nästa-åtgärder-hinken

Med denna naturliga projektledning blir varje projekt en enkel lista med konkreta steg att ta.

• Projektstöd — Projektstödshinken är för olika resurser som används för att stödja ett projekts åtgärder.
• Väntar på — Väntar-på-hinken är för åtgärder som väntar på en trigger. Triggern kan vara allt från någons input, en kurs från ett företag, en betalning, etc. Om det finns ett känt datum för att få triggern, använd kalendern istället, men om det inte finns något känt datum kommer väntar-på-listan till hands.
• Någon dag/kanske — Någon dag/kanske-hinken är för objekt som inte behöver göras direkt, dvs de har ingen specifik deadline, men de bör göras vid någon tidpunkt.Om det finns en tidsfrist, använd kalenderhinken. Detta är också en hink för saker som ännu inte har kondenserats till en konkret idé eller uppgift.
• Kalender — Kalendern är användbar för saker som har en specifik tid och/eller datum kopplade till dem. Dessa kan vara händelser, möten, tidsfrister, etc. Kalendrar används också för föremål som inte är åtgärder - de kan vara saker som kommer att behöva uppmärksamhet vid en specifik tidpunkt.
• Referensmaterial — Denna lista är inte för åtgärder, utan för olika viktig information.

Med föremål organiserade snyggt i sina respektive hinkar, blir varje uppgift lättare att slutföra. Men det finns ett steg till för att effektivt använda GTD-systemet.

Ta ut soporna

GTD-hinksystemet är extremt effektivt, men bara medan det innehåller användbar, aktuell information. Detta innebär att hinkarna behöver rengöras regelbundet - minst en gång per vecka. Innehållet i hinkarna behöver granskas, omordnas efter prioritet, och alla irrelevanta eller föråldrade föremål behöver avlägsnas.

Struktur på arbetsplatsen

Det sista viktiga att notera är att struktur på arbetsplatsen är extremt viktig för produktiviteten. Förutom att regelbundet organisera hinkar, behöver arbetsplatsen själv vara organiserad. Detta innebär att alla relevanta material är till hands och att personen som arbetar där är bekväm.

När detta GTD-system följs, maximeras effektivitet och produktivitet. Om idéer organiseras, blir det lättare att hitta konkreta steg och uppnå dem, vilket för dig närmare att uppnå ditt mål.