Załatwianie spraw

Streszczenie

Czy Twój przepływ pracy jest przytłaczający? Chcesz zwiększyć swoją produktywność i osiągnąć swoje cele? Wszyscy zmagamy się z byciem produktywnymi, ale Załatwianie spraw prezentuje czytelnikowi prosty, a jednocześnie szczegółowy system zwiększania produktywności. Napisane przez światowego lidera w dziedzinie osobistej i zawodowej organizacji, metody opisane w tej książce są stosowane przez miliony osób na całym świecie, a także przez takie firmy jak Microsoft i Lockheed.

Ten system może pomóc Ci zredukować stres i stać się lepszym w organizowaniu całej swojej pracy, zarówno osobistej, jak i zawodowej, ponieważ dostarcza szczegółowych instrukcji, jak uprościć swoje życie, opanować przepływ pracy, zorganizować zadania i utrzymać perspektywę w swoim życiu. Więc jeśli jesteś zmęczony byciem przytłoczonym, ten zintegrowany system zwiększonej produktywności bez stresu może dać Ci spokój ducha, jednocześnie umożliwiając Ci efektywne wykonywanie zadań.

Podsumowanie

Załatwianie spraw prezentuje czytelnikowi prosty, a jednocześnie szczegółowy system zwiększania produktywności. System, który często nazywany jest GTD, napędza produktywność poprzez jedno proste pytanie - "Jaki jest następny konkretny krok, który przybliży mnie do mojego celu?". GTD to genialny system, ponieważ utrzymuje zadania na tyle proste, że odkładanie i zwlekanie jest zredukowane do minimum.Poprzez zmuszanie jednostki do ciągłego poszukiwania i wykonywania następnego natychmiastowego działania, GTD zapewnia jasność i skupienie, które z kolei zwiększają produktywność w bardzo konkretny i widoczny sposób.

Przetwarzanie, a nie przechowywanie

W dzisiejszym świecie środowiska pracy i zadania stają się coraz bardziej skomplikowane. Przy dużej ilości rzeczy do zrobienia, łatwo jest dla osoby po prostu się zgubić. Aby uniknąć utonięcia w tej złożoności, różne zadania muszą być cały czas pamiętane. Ale to z kolei powoduje, że mózg jest zapełniony danymi. Zamiast więc używać mózgu jako procesora, często używa się go jako urządzenia do przechowywania. Ponieważ nasze mózgi są z natury słabe w wielozadaniowości, próba utrzymania go wypełnionego oczekującymi zadaniami marnuje cenne zasoby i uniemożliwia skupienie się na działaniach - uniemożliwia faktyczne wykonywanie rzeczy. Aby osiągnąć maksymalną wydajność, mózg musi być w stanie skupić się w 100% na bieżącym zadaniu, nie zastanawiając się nad oczekującymi projektami czy innymi niezwiązanymi sprawami.

Opanowanie przepływu pracy

Aby zwiększyć skupienie mózgu, musi on stać się nieobciążony. Sposób na to to zapisywanie wszystkiego, aby mózg mógł skupić się na działaniach. Wyzwanie polega tutaj na tym, jak przekształcić tę ideę w konkretne działanie. Szczególnie problematyczne są niejasne zadania i projekty.Prosty sposób na ustalanie granic i definiowanie zadań polega na zbieraniu potrzebnych danych, określaniu kolejnego zadania do wykonania i przeglądaniu wszystkiego. Istnieje 5 prostych kroków, które pomagają opanować przepływ pracy:

1. Zbieranie — Zbieranie oznacza korzystanie z koszyków, notatek, metod elektronicznych itp., aby zapisać wszystko. 100% wszystkich zadań, projektów i różnych danych powinno być zebranych i zapisanych.
2. Przetwarzanie – Po zapisaniu danych, przetwórz je. Oznacza to zadawanie pytań takich jak "Co to jest?", "Czy to jest do wykonania?", "Czy to jest istotne?", itp.
3. Organizowanie — Przetworzone dane powinny następnie być zapisane na liście kolejnych działań, wyrzucone, zapisane na później lub w inny sposób zorganizowane.
4. Przeglądanie — Celem przeglądania jest upewnienie się, że system jest czysty, aktualny i kompletny.
5. Wykonywanie — Kiedy wszystkie powyższe kroki są zakończone, nadszedł czas, aby zacząć wykonywać różne działania i kroki.

Kosze

Jak wcześniej wspomnieliśmy, zapobieganie bałaganowi w umyśle jest kluczowe, a GTD oferuje konkretny rozwiązanie – kosze. Kosze służą do przechowywania wszelkich informacji lub pomysłów, które są na tyle ważne, że mogą stanowić potencjalne rozproszenie. Te kosze nie muszą być fizycznymi pudełkami – mogą znajdować się w zeszycie, aplikacji lub laptopie. Najważniejsze jest, aby były na tyle blisko, aby można było łatwo do nich dotrzeć.Na przykład, jeśli rachunek musi zostać opłacony, zamiast trzymać go w pamięci, powinien zostać umieszczony w odpowiednim miejscu. Istnieje 7 głównych typów takich miejsc, które pomagają utrzymać system czystym i przejrzystym. Są to:

• Następne działania
• Projekty
• Wsparcie dla projektów
• Oczekujące
• Kiedyś/może
• Kalendarz
• Materiały referencyjne

Ale jak powinny być wykorzystywane te miejsca? Oto wyjaśnienia dla każdej kategorii:

Następne działania

To miejsce jest przeznaczone dla konkretnych, możliwych do wykonania zadań. Zaletą posiadania listy następnych działań zamiast listy rzeczy do zrobienia jest to, że listy rzeczy do zrobienia nie są optymalne, jeśli chodzi o zadania, które mogą zająć nieprzewidywalną ilość czasu. Następne działania powinny być organizowane według kontekstu (dom, praca, spotkania itp.). Jeśli zadanie jest związane z konkretną datą lub godziną, powinno trafić do kalendarza, a nie do miejsca na następne działania. Jeśli zadanie jest skomplikowane, przekształć je w projekt i przenieś do miejsca na projekty.

Projekty

To miejsce jest przeznaczone dla trwających projektów - skomplikowanych zadań, które wymagają więcej niż jednego kroku do zrealizowania. Przykłady projektów to planowanie wydarzenia lub organizowanie podróży. Aby skutecznie planować projekty, ważne jest, aby mieć jasność co do oczekiwanego rezultatu projektu. Na przykład "kiedy ten projekt zostanie zakończony, będziemy mogli wyjechać na wycieczkę." Tego rodzaju myślenie skoncentrowane na wynikach ułatwia formułowanie konkretnych zadań, co sprawia, że projekt staje się bardziej osiągalny.

Istnieje 5 kroków do skutecznego zarządzania projektem:

1. Definiowanie celu – o co chodzi w projekcie
2. Wizualizacja wyniku – jaki jest pożądany wynik projektu
3. Burza mózgów – jakie kroki należy podjąć, aby osiągnąć ten wynik
4. Organizowanie – kategoryzowanie i organizowanie kroków
5. Określanie następnych działań – wybór konkretnych, możliwych do realizacji zadań i przeniesienie ich do koszyka z następnymi działaniami

Dzięki temu naturalnemu zarządzaniu projektami, każdy projekt staje się prostą listą konkretnych kroków do wykonania.

• Wsparcie dla projektów — Koszyk wsparcia dla projektów jest przeznaczony na różne zasoby, które są wykorzystywane do wspierania działań projektu.
• Czekanie na — Koszyk czekania na jest przeznaczony na działania, które czekają na wyzwalacz. Wyzwalaczem może być cokolwiek, od opinii kogoś, stawki od firmy, płatności, itp. Jeśli jest znana data otrzymania wyzwalacza, użyj kalendarza, ale jeśli nie ma znanej daty, lista czekania na staje się przydatna.
• Kiedyś/może — Koszyk kiedyś/może jest przeznaczony na elementy, które nie muszą być wykonane od razu, tzn. nie mają określonego terminu, ale powinny być wykonane w pewnym momencie.Jeśli istnieje termin wykonania, skorzystaj z kalendarza. To również miejsce na rzeczy, które nie zostały jeszcze skondensowane do konkretnej idei lub zadania.
• Kalendarz — Kalendarz jest przydatny dla rzeczy, które mają określony czas i/lub datę. Mogą to być wydarzenia, spotkania, terminy itp. Kalendarze są również używane dla elementów, które nie są działaniami - mogą to być rzeczy, które będą wymagały uwagi w określonym czasie.
• Materiały referencyjne — Ta lista nie jest przeznaczona do działań, ale do różnych ważnych informacji.

Z rzeczami uporządkowanymi w odpowiednich miejscach, każde zadanie staje się łatwiejsze do wykonania. Ale jest jeszcze jeden krok, aby skutecznie korzystać z systemu GTD.

Wyrzucanie śmieci

System GTD jest niezwykle efektywny, ale tylko wtedy, gdy zawiera użyteczne, aktualne informacje. Oznacza to, że miejsca muszą być regularnie czyszczone - minimum raz na tydzień. Zawartość miejsc musi być przeglądana, przesortowana według priorytetów, a wszelkie nieistotne lub przestarzałe elementy muszą zostać usunięte.

Struktura w miejscu pracy

Ostatnią ważną rzeczą, którą należy zauważyć, jest to, że struktura w miejscu pracy jest niezwykle ważna dla produktywności. Oprócz regularnego porządkowania miejsc, samo miejsce pracy musi być zorganizowane. Oznacza to, że wszystkie istotne materiały są pod ręką, a osoba tam pracująca czuje się komfortowo.

Kiedy ten system GTD jest stosowany, efektywność i produktywność są maksymalizowane. Jeśli pomysły są zorganizowane, znalezienie konkretnych kroków i ich realizacja staje się łatwiejsze, co przybliża Cię do osiągnięcia swojego celu.