El tiempo es su mayor activo. No lo desperdicie. Utilice nuestra Reuniones y Agendas (Parte 3) presentación para empoderar a todo su equipo para tomar decisiones rápidas, resolver problemas complicados y compartir información valiosa. Visualice rápidamente los datos clave, los objetivos y los próximos pasos. Rastree fácilmente las métricas entre reuniones para medir el éxito. Reúnase de manera más eficiente para ahorrarle a usted, y a todos los demás, tiempo, dinero y cordura.
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La mayoría de los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son ineficaces. Al mismo tiempo, el auge de las llamadas por Zoom ha reducido la duración media de las reuniones a 30 minutos o menos. Utilice esta diapositiva de Objetivos de la Sesión para esbozar los objetivos a lo largo de varias sesiones y mantener las reuniones al punto. Utilice etiquetas para aclarar qué reuniones serán remotas y cuáles en persona.
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Según McKinsey, más del 20% de la fuerza laboral trabajará de forma remota al menos tres a cinco días a la semana más allá de 2021, y entre el 42-63% de todas las comunicaciones entre empleados se pueden hacer de forma remota. Utilice la diapositiva de Instrucciones para Reuniones Remotas para guiar a los nuevos empleados y clientes a través del proceso de reuniones remotas de su empresa.
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Se desperdician más de $399 mil millones en reuniones ineficaces cada año, y las reuniones improductivas cuestan a la empresa promedio más de $700,000 anualmente. Mida la efectividad de sus reuniones con esta diapositiva de Resultados y Resultados. Rastree los KPIs clave y las analíticas a lo largo de las reuniones para determinar si se lograron resultados.
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Las reuniones aumentaron en un 13% en 2020, pero el tiempo total en reuniones disminuyó en un 20%. En 2020, el 67% de todas las reuniones duraron 30 minutos o menos, mientras que solo el 20% duró una hora completa. Dado que el individuo promedio solo puede concentrarse en un solo tema durante 10 a 18 minutos, las reuniones más cortas han demostrado ser más efectivas y aumentar la satisfacción de los empleados.
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Esta presentación puede ayudar a reducir su tiempo total de reunión y hacer que sus reuniones sean más efectivas. Visualice la agenda, los objetivos, los temas y los próximos pasos de cada reunión. Comparta ideas clave con todos los asistentes de una manera digerible para que todos se vayan sabiendo qué hacer a continuación para un impacto máximo.
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Por último, recopile comentarios de los asistentes. La mejor manera de confirmar la efectividad de cada reunión es encuestar a sus empleados individualmente y compartir comentarios para aprender y crecer.
La mayoría de los asistentes a las reuniones prefieren ayudas visuales que estimulen su atención y los mantengan comprometidos. Ofrezca objetivos claros con agendas concisas. Rastree su progreso entre reuniones. Presente los próximos pasos y los aprendizajes clave de cada sesión de reunión en un formato visualmente atractivo. En última instancia, utilice esta presentación para mejorar los resultados generales de las reuniones.
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Una encuesta a 187 empresas en todo el mundo con capitalizaciones de mercado de $1 mil millones realizada por Marakon Associates y la Economist Intelligence Unit descubrió que el 80% del tiempo de la dirección se gasta en problemas que solo representan el 20% del valor a largo plazo de una empresa. Con esta presentación, puede capitalizar las estrategias que maximizan la eficiencia de las reuniones: centrar las reuniones en decisiones, medir el valor de su agenda, completar los puntos de la agenda lo antes posible, tomar decisiones a largo plazo y seguir las reuniones con pasos a seguir concretos.
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Para más opciones para optimizar su próxima reunión, consulte nuestro Reunión y Agenda y Reunión y Agenda (Parte 2)