Tan pronto como uno o dos asistentes se "conectan" a una reunión virtual, la productividad comienza a sufrir, porque los asistentes a menudo interpretan las reuniones virtuales como una licencia para realizar múltiples tareas, informa "Harvard Business Review". Ahora que el trabajo remoto es la nueva norma, es especialmente importante llevar a cabo reuniones efectivas y proactivas. Comuníquelo a su equipo con nuestra presentación Reuniones Virtuales. Para facilitarle la tarea, hemos añadido reglas sencillas e instrucciones técnicas a las diapositivas.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
There are several ways to make virtual meetings more engaging and interactive. First, set clear expectations and guidelines for participation. Encourage attendees to turn on their cameras to foster a more personal connection. Use interactive features like polls, quizzes, or breakout rooms to keep attendees involved. Incorporate visual aids like slides or shared documents to keep the meeting focused. Lastly, allow time for questions and discussion to ensure everyone's voice is heard.
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Con esta diapositiva, comparta las reglas básicas para todas las reuniones virtuales que se realicen en su empresa, como silenciar los micrófonos cuando los miembros del equipo no estén hablando, tener el video encendido o apagado (dependiendo de la política de su empresa), etc.
Para su comodidad, hemos ajustado las fuentes para que sean más grandes que nuestros tamaños de fuente habituales. Considerando que su audiencia ahora estará viendo esto en un escritorio o portátil en lugar de un proyector de tamaño completo, esto debería mejorar la experiencia.
Haga saber a su equipo que siempre deben enviar (y recibir) una agenda de la reunión con antelación. De esta manera, todos tienen un mejor sentido de control y suficiente tiempo para prepararse mejor para la reunión y participar activamente.
The success of a virtual meeting can be measured in several ways. One of the most common methods is participant engagement, which can be gauged through the active participation of attendees, their contribution to the discussion, and their understanding of the meeting's objectives. Another way to measure success is by the achievement of the meeting's goals, which should be clearly defined and communicated before the meeting. Additionally, the effectiveness of the meeting's organization, such as adherence to the agenda and time management, can also indicate the meeting's success.
There are several ways to engage team members in a virtual meeting. First, ensure that everyone understands the basic ground rules, such as muting mics when not speaking and having video on or off depending on company policy. Second, send a meeting agenda in advance so everyone can prepare and actively participate. Third, consider using larger fonts for presentations as your audience will be viewing these on a desktop or laptop instead of a full-size projector. Finally, encourage active participation and open communication during the meeting.
The rules of virtual meetings can be adapted for different types of meetings by considering the purpose and participants of the meeting. For instance, a brainstorming session might require everyone to have their video on for better interaction, while a large-scale company update might be more efficient if everyone except the speaker is muted. Additionally, the use of different tools and features can be adapted depending on the meeting type. For example, a training session might make use of screen sharing or whiteboard features, while a project update might require file sharing capabilities.
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Resumen
Como nuestros hogares y lugares de trabajo se están fusionando, las fronteras entre nuestras vidas personales y profesionales también se están difuminando. Por eso es crucial seguir la etiqueta de las reuniones virtuales. Una plataforma de comunicación empresarial, Slack, proporciona las siguientes pautas para el protocolo de reuniones remotas:
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Presente a todos durante la reunión y dé a todos la oportunidad de contribuir
No mire su teléfono mientras otras personas están presentando
No interrumpa a otras personas cuando estén hablando (o intenten hablar por encima de ellas)
Pruebe toda la tecnología (incluyendo cámara/video, Wi-Fi y compartición de pantalla) antes de la reunión
Lea la agenda y venga preparado
No trabaje en otras tareas (como revisar el correo electrónico) durante la reunión virtual
Apague todas las notificaciones y asegúrese de que su teléfono móvil esté en silencio
Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén en una zona tranquila libre de distracciones innecesarias
Virtual meetings can enhance team collaboration by allowing team members to connect and communicate regardless of their physical location. They can foster a sense of unity and shared purpose, as everyone can contribute their ideas and feedback in real time. Virtual meetings also enable teams to work on tasks together, share screens for demonstrations or presentations, and use various tools for brainstorming and decision-making. However, it's important to ensure that all team members are familiar with the technology used, that they have a quiet and distraction-free environment, and that they are fully engaged in the meeting.
Some tools that can enhance the effectiveness of virtual meetings include video conferencing software like Zoom or Microsoft Teams, collaborative tools like Google Docs or Trello, screen sharing tools, and project management tools like Asana or Slack. It's also beneficial to use a stable and reliable internet connection, a good quality camera and microphone, and a quiet and distraction-free environment.
The effectiveness of virtual meetings can be measured by several factors. These include the level of participation, the clarity of communication, the achievement of meeting objectives, and the technical quality of the meeting. Feedback from participants can also provide valuable insights into the effectiveness of the meeting.
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"Cuando tenga dudas, simplemente practique la cortesía común. Las personas quieren ser escuchadas, vistas y respetadas durante una reunión en línea, al igual que en cualquier otro lugar", dicen los expertos de Slack.
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Slack también ofrece una guía completa para las reuniones remotas. Esto es lo que hay que hacer, dice el equipo de Slack:
Elija la herramienta de reunión virtual adecuada - hay mucha tecnología disponible que facilita el proceso de llevar a cabo una reunión en línea de manera más fácil, rápida y colaborativa - la clave está en averiguar cuál de estas herramientas es la adecuada para su equipo.
Establezca las bases para reuniones virtuales exitosas - esto incluye sentirse cómodo con las personas que el equipo no ha conocido en persona; conocer a otros miembros del equipo y su experiencia; hacer que las personas se sientan como una parte igual e integral de la conversación; identificar cualquier problema potencial en cuanto a estilos de comunicación o puntos de vista diferentes antes de las reuniones.
Establezca una agenda y acuerde las pautas para las reuniones remotas - es importante crear una agenda de reunión clara que incluya: puntos clave de conversación, estructura de la reunión, miembros del equipo o equipos que estarán presentes, lo que cada miembro del equipo o equipo es responsable de llevar a la reunión y cualquier documento, archivo o investigación relevante.
Mantener a todos comprometidos - esto significa hacer tiempo para la conversación casual, hacer que todos se presenten, asignar a cada miembro un trabajo, para que nadie se sienta incómodo y mantener a los introvertidos involucrados.
Seguimiento - asegúrese de que después de la reunión todos tengan una buena idea de las entregas y los próximos pasos y entiendan quién es responsable de hacer el seguimiento de cada elemento o tarea, cuándo se deben las entregas y cuándo será la próxima reunión o chequeo.
A team leader can ensure that the meeting ends on time by setting a clear agenda with specific time slots for each topic. This agenda should be shared with all participants before the meeting. The leader should also keep track of the time during the meeting and gently steer the conversation back to the agenda if it strays off topic. Using a timer or alarm can also help keep the meeting on track. Lastly, the leader should encourage participants to keep their comments brief and to the point, and save any off-topic discussions for after the meeting.
There are several ways to handle distractions during a virtual meeting. First, ensure that you have a quiet and comfortable space to attend the meeting. Turn off any unnecessary notifications on your devices. If possible, use headphones to minimize background noise. During the meeting, stay focused on the agenda and participate actively. If you find your attention drifting, take a moment to refocus. It can also be helpful to take short breaks during long meetings to refresh your mind.
A team leader can ensure that the meeting agenda is followed during a virtual meeting by setting a clear agenda that includes key talking points, meeting structure, and responsibilities of each team member. The leader should also ensure that all relevant documents and files are shared in advance. During the meeting, the leader should guide the discussion according to the agenda, manage time effectively, and ensure that everyone is engaged and participates in the discussion.
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Estadísticas
El asesor de comunicación en la nube, Voip, resumió las estadísticas más importantes sobre las reuniones virtuales en 2020, que usted puede aprender y utilizar en su presentación:
La fuerza laboral remota global ha aumentado en un 140% desde 2005
Las empresas ahorran $11,000 anuales por empleado al usar software de videoconferencia
Los empleados ahorran un promedio de $2,000-$7,000 al usar herramientas de conferencia web que les permiten teletrabajar
Al ayudar a acortar los plazos de los proyectos, las herramientas de llamadas de video pueden ahorrar a las empresas entre el 15% y el 30% del costo total del proyecto
La videoconferencia puede reducir los costos de viaje en hasta un 30%
La videoconferencia ha reducido la necesidad de viajes de negocios en un 47%
El 62% de las empresas utilizan tres o más plataformas de llamadas de video
Zoom tuvo más de 300 millones de participantes en reuniones por día en 2020
Google Meet tuvo más de 100 millones de participantes diarios en reuniones en 2020
Microsoft Teams tuvo 75 millones de usuarios activos diarios en 2020
Cisco WebEx actualmente tiene más de 300 millones de usuarios
El 55% de las empresas permiten el trabajo remoto
El trabajo remoto aumentará en un 77% de 2019 a 2022
El trabajo remoto por encargo aumentará en un 19% de 2019 a 2022
El 30% de los empleados son trabajadores remotos a tiempo completo
El 62% de los empleados trabajan desde casa ocasionalmente
De 2010 a 2020, ha habido un aumento del 400% en el número de empleados que trabajan desde casa al menos una vez a la semana
El 77% de los trabajadores remotos informan de niveles más altos de productividad cuando trabajan desde casa
El 23% de los trabajadores remotos trabajan más horas desde casa que en la oficina
El 53% de los trabajadores remotos toman menos tiempo libre que los empleados de la oficina
El 74% de los empleados dicen que es menos probable que abandonen una empresa que ofrece trabajo remoto
El 83% de la fuerza laboral dice que poder trabajar desde casa aumentaría la satisfacción laboral
El 73% de los empleados dicen que sus empleadores requieren colaboración interdepartamental e interequipo
El 72% de las empresas notan un aumento en las asignaciones basadas en proyectos
El 66% de los empleados dicen que han experimentado un aumento en los equipos virtuales
El 72% de las empresas informan de un aumento en la colaboración con los clientes
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