Business Process Re-engineering (BPR)

چکیده

چگونه می توان هزینه ها را کاهش داد و جریان کارهای حیاتی سازمان خود را ساده کرد؟ برای کمک به سازمان خود در تولید محصولات بهتر و افزایش بازده سرمایه گذاری، الگوی ارائه Business Process Re-engineering (BPR) را دانلود کنید. BPR یک بازنگری سیستماتیک است که بازنگری و طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار را از پایه و به طور چشمگیری بهبود می بخشد. این الگو شامل اسلایدهایی در مورد جهت گیری عملکرد در مقابل فرآیند، BPR در مقابل بهبود مداوم، فازهای BPR، ابزارهای رایج BPR، سطوح خدمات BPR، مدیریت تغییر، تجزیه و تحلیل فاصله، معیارسنجی کسب و کار، تجزیه و تحلیل زنجیره ارزش و استراتژی های برتر BPR و بسیاری دیگر است.

نتیجه

BPR لایه های مدیریتی را کاهش می دهد، جریان کار را تسریع می کند و فعالیت های حساس به زمان را بهینه می کند تا به سازمان شما کمک کند تا به محیط کسب و کار سریع امروزه سازگار شود. علاوه بر این، BPR تاکید بیشتری بر نیازهای مشتری می گذارد، که به سازمان ها امکان می دهد تا محصولات بهتری تولید کنند و بازده سرمایه گذاری بیشتری کسب کنند. از این چارچوب مدیریتی برای تبدیل سازمان خود از فقط کارکردی به لاغر، مبتنی بر فرآیند و همکاری استفاده کنید. تا انتها بخوانید و ما توضیح خواهیم داد که چگونه Airbnb از BPR برای بازسازی کل تیم محصول خود استفاده کرد تا فرآیند طراحی محصول خود را از چندین روز به 45 دقیقه کاهش دهد.

برجسته های اسلاید

عملکرد در مقابل فرآیند

کسب و کارها اغلب بر تمرکز بر "عملکرد" به جای "فرآیند" متمرکز هستند. وقتی یک سازمان بر عملکرد تمرکز می کند به جای فرآیند، رویه های پیچیده و خسته کننده که بسیاری از هزینه های عمومی را اشغال می کنند، بر روی روش های لاغر و ساده تر ترجیح داده می شوند. وقتی سازمان به تمرکز بر فرآیند تغییر می کند، عملیات بیشتر به صرفه و لاغر می شوند. از دیدگاه حکومتی و سازمانی، یک ساختار کارکردی سلسله مراتبی و اغلب بیروکراتیک است - زمانی که برای تفکر، تأیید ایده ها، اجرا و آزمایش راه حل ها می گیرد، می تواند بی نیازانه کشیده شود. در مقابل، یک ساختار سازمانی تخت ارتباطات را تسهیل و تصمیمات را تسریع می کند.

محیط کسب و کار یک تیم مبتنی بر فرآیند نیز جامع تر است. در مدل کارکردی سنتی، مسئولیت ها تقسیم می شوند. کارمندان فردی هستند و بر روی نقش های خود تمرکز دارند و تحت تأثیر عملکرد کل تیم قرار نمی گیرند. این همچنین منجر به فرهنگی سخت گیرانه و کمبود اعتماد و خودمختاری می شود. مدیران اجرایی می توانند از BPR برای تمرکز بر فرآیند استفاده کنند و با یک ساختار سازمانی تخت که بر مشتری و زنجیره ارزش تمرکز دارد، لاغرتر شوند و محیطی جامع و همکاری محور ایجاد کنند که با کارایی هزینه بیشتری آزمایش می کند. (اسلاید 3)

BPR در مقابلبهبود مداوم

چه زمانی یک سازمان تصمیم می‌گیرد از BPR به جای TQM، که به عنوان بهبود مداوم شناخته می‌شود، استفاده کند؟ تفاوت بزرگ بین BPR و بهبود مداوم این است که BPR رادیکال‌تر است و می‌تواند منجر به طراحی مجدد و بازسازی کامل ساختارهای داخلی یک سازمان شود. جایی که بهبود مداوم سعی می‌کند تغییرات ظریفی ایجاد کند تا تغییر تدریجی ایجاد شود، BPR تغییرات رادیکالی ایجاد می‌کند برای بهبودهای برجسته و تاثیرگذار. (اسلاید 4)

فازهای BPR

BPR می‌تواند به طور تقریبی به چهار فاز مداوم تقسیم شود: مرحله اول "سازماندهی" است. مدیران یک نقشه فرآیند ایجاد می‌کنند، حوزه‌های بهبود را مشخص می‌کنند، تعیین می‌کنند که هر فرآیند متعلق به چه کسی است، و سپس پروژه را آغاز می‌کنند. دوم، "تشخیص فرآیند" می‌آید. این مرحله معمولاً شامل یک Gap Analysis یا ابزار مشابه برای ارزیابی چگونگی برآورده کردن فرآیند فعلی اهداف شما است، سپس توانایی آن را برای برآورده کردن نیازهای مشتری ارزیابی می‌کند. بعدی "طراحی مجدد فرآیند" است، جایی که مدیران فرآیندهای فعلی را می‌سنجند، راه حل‌هایی برای بستن شکاف توسعه می‌دهند، و از ذینفعان کلیدی برای توسعه برنامه بهبود فرآیند خود حمایت می‌گیرند. در نهایت، "استقرار فرآیند" زمانی است که مدیران برنامه بهبود فرآیند را اجرا می‌کنند، نتایج خود را اندازه‌گیری می‌کنند، بازخورد از مشتریان را دریافت می‌کنند، و کل فرآیند BPR را دوباره تکمیل می‌کنند. (اسلاید 7)

ابزارهای رایج BPR

از آنجا که پیاده‌سازی BPR می‌تواند پیچیده باشد، برخی از ابزارهای رایجی وجود دارد که مدیران کسب و کار می‌توانند استفاده کنند. هشت ابزار رایج وجود دارد که مدیران می‌توانند در چارچوب BPR استفاده کنند. اولین آن IT است که به پیاده‌سازی ساختارهای مبتنی بر فرآیند کمک می‌کند، نظارت بر فرآیند را اتوماتیک می‌کند، و تاخیر و اوقات تعطیل را کاهش می‌دهد. باید به راه حل‌های بهبود IT نگاه کرد تا از سکون فرآیند جلوگیری شود. برای سازمان‌های بزرگتر، بازسازی IT یک کار بزرگ است و معمولاً مقاومت در برابر تغییر را ایجاد می‌کند.

دومین Change Management است، که مدیران برای آموزش افراد و تیم‌ها برای مقابله با مقاومت در برابر تغییر استفاده می‌کنند، که معمولاً الگوی استانداردی را دنبال می‌کند. مقایسه کسب و کار فرآیندهای سازمان را با رقیب برتر خود مقایسه می‌کند تا برای عملکرد بهترین در کلاس تلاش کند. تحلیل زنجیره ارزش کل زنجیره ارزش را بررسی می‌کند تا هزینه‌ها را کاهش دهد و خروجی را در تمام فعالیت‌های تجاری افزایش دهد. حسابداری مبتنی بر فعالیت یک روش مبتنی بر فرآیند برای کنترل هزینه‌ها است تا سرمایه از حوزه‌های منفعت غیرمستقیم منتقل شود. در نهایت، مدیران می‌توانند ابزارهایی را پیاده‌سازی کنند تا تیم‌ها خود را نظارت کنند و برای انجام وظایف به صورت خودکار انگیزه پیدا کنند. (اسلاید 8)

سطوح خدمات BPR

پس تاثیر BPR چیست؟ این نمودار سطح خدمات BPR با "تعریف" فرآیند فعلی شروع می‌شود تا آن‌ها را به سمت ارزش بیشتر هدایت کند و از اهداف خاص به اهداف گسترده جریان دارد.این نشان می دهد که چگونه BPR می تواند یک سازمان را با تعریف مجدد پیشنهاد ارزش استراتژیک کل سازمان، شکل دهد. همانطور که اهداف پیشرفت می کنند، آنها منجر به تغییرات گسترده تر می شوند.

برای مثال، همانطور که کارایی فرآیند با BPR بهبود می یابد و بهترین روش های جدید BPR استفاده می شوند، تمرکز بر پروژه های خاص عملکرد به فرآیندهای اصلی کسب و کار گسترش می یابد و گسترش ارزش رخ می دهد. زنجیره های ارزش مورد توجه قرار می گیرند و از طریق طراحی مجدد فرآیند کسب و کار بهینه سازی می شوند و همانطور که طراحی مجدد منافعی برای سازمان به دست می آورد، تحولی در سطح کل سازمان رخ می دهد. همانطور که این اتفاق می افتد، ارزش استراتژیک سازمان در نهایت مجددا تعریف می شود و نوآورانه تر می شود. (اسلاید 11)

مدیریت تغییر

برای تثبیت تحول سازمان با چارچوب BPR، نیاز به مدیریت انتظارات برای یک تحول ماندگار کلیدی است. به همین دلیل رهبران باید به مدیریت تغییر توجه کنند تا سازمان های خود را در زمان های انتقالی یاری کنند. منحنی مدیریت تغییر مراحل این انتقال را نشان می دهد، با شوک و انکار اولیه، به خشم و ترس هنگامی که روش های قدیمی مختل می شوند، و در نهایت مرحله ای از پذیرش که تعهدی ماندگار به تغییر می شود.

شما می توانید منحنی مدیریت تغییر را به عنوان یک خط زمانی استفاده کنید. مراحل را در این اسلاید به سه ماهه های مالی تغییر دهید، به عنوان مثال، برای نشان دادن اینکه سازمان شما در کجای فرآیند قرار دارد و کجا امیدوار است در طول یک سال باشد. (اسلاید 13)

مورد کسب و کار Airbnb

این تحول چگونه در عمل به نظر می رسد؟ در ماه می 2015، Airbnb با یک مشکل فرآیند مواجه بود. طراحان باید منتظر مهندسان برای نوشتن کد برای مشاهده مدل های طراحی شده بر روی صفحه نمایش باشند، در حالی که مهندسان باید منتظر محققان برای تأیید یک محصول باشند، تنها برای یادگیری اینکه برخی از فرضیات اساسی آنها اشتباه بود. این رویکرد از تحقیق به عنوان یک ابزار تأیید استفاده می کرد و فاقد تعامل واقعی بین تیم ها در مراحل اولیه فرآیند بود. طراحان محصولات، مهندسان و محققان آنها در یک ظرفیت عملکردی به جای یکی فرآیند محور عمل می کردند.

از طریق یک فرآیند BPR همکاری، تیم محصول 300 نفره نه ماه صرف کرد تا کل فرآیند را کاملا بازسازی کند تا کارایی را بهبود بخشد و ارزش بیشتری را جذب کند. آنها یک محیط همکاری دیجیتال یکپارچه ایجاد کردند که طراحان و مهندسان می توانستند در آن به صورت همزمان کار کنند تا نمونه ها را به روز و طراحی مجدد کنند. این یک فرآیندی را که معمولا برای بازنگری محصولات چند روز طول می کشید، به 45 دقیقه کاهش داد. در این مورد، Airbnb از IT برای بهینه سازی سیستم های خود استفاده کرد، مدیریت تغییر را برای هدایت تیم از طریق یک طراحی مجدد سیستم کامل نه ماهه استفاده کرد، و زنجیره ارزش داخلی خود را تغییر داد تا به جای ویژگی ها، نتایج را اولویت دهد.و آنها تیم تحقیق را از ابتدای فرآیند درگیر کردند تا طراحی بتواند تکرار شونده، ساده شده و زودتر برای رسیدن به بهترین نتایج آزمایش شود.

این گرایش به فرآیند در نهایت باعث شد تیم محصول به صورت چابک، جامع، مبتنی بر تیم و خودکار شود زیرا کارگران می دانستند که می توانند به یکدیگر اعتماد کنند زیرا سکوی دیجیتالی همه به روزرسانی ها و داده ها را در یک مکان نشان می داد. اگر جریان کاری فعلی شما باعث می شود نتایج سودآورتر به تاخیر افتد، شما به این ارائه نیاز دارید. برای اسلایدهای بیشتر در مورد تجزیه و تحلیل شکاف، معیارسنجی، تجزیه و تحلیل زنجیره ارزش، و استراتژی های برتر BPR، ارائه Business Process Re-engineering (BPR) را دانلود کنید، به علاوه بسیاری دیگر برای صرفه جویی در زمان و ساعت کار.