Ultimate Project Management Toolbox

Synopsis

Avez-vous déjà voulu gérer un projet comme Elon Musk ? Que diriez-vous de la capacité à prédire le succès d'un projet comme un analyste financier chez Goldman Sachs ? Voici le Ultimate Project Management Toolbox dont chaque chef de projet a besoin dans sa boîte à outils pour garantir le succès dès le départ. Vous apprendrez comment calculer le taux de rendement interne, réaliser une analyse de Monte-Carlo, gérer des équipes avec une matrice RACI, rédiger une charte de projet, suivre l'état d'avancement du projet avec des tableaux de bord et des diagrammes de Gantt et réaliser une enquête post mortem.

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What is the purpose of a post mortem survey in project management?

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The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

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Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

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Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

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Résultat

Avec ce cadre, vous apprendrez les différentes étapes de la gestion de projet, de l'évaluation de la viabilité de votre projet, à la gestion de votre équipe, au suivi de vos progrès et à la réussite de votre projet avec des enseignements précieux pour le prochain. Nous utiliserons des exemples concrets d'entreprises comme SpaceX, Instagram, Microsoft, et partagerons également un échec de gestion de projet souvent oublié d'Amazon et comment vous pouvez éviter des erreurs similaires.

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How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

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The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

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Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

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SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

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Points forts de l'outil

Cadre d'attribution RACI

Une fois que vous connaissez les risques et les récompenses potentielles de votre projet, il est temps d'attribuer des rôles et des responsabilités.

En 2015, le responsable de l'ingénierie d'Instagram avait un problème - l'entreprise avait un faible score de transparence dans une enquête de satisfaction des employés. Il a découvert que le problème était un manque de clarté sur la façon dont les décisions étaient prises.Le problème n'était pas la communication sur les décisions, mais la communication sur les raisons des décisions. Alors, comment Instagram a-t-il résolu son problème de clarté ? Un cadre appelé Rôles et Responsabilités de l'Équipe RACI. (Diapositive 23)

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What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

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Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

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The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

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RACI signifie Responsable, Responsable, Consulté et Informé. Dans le cadre du RACI, les rôles sont attribués en fonction de qui est responsable d'une décision, qui est responsable de cette décision, qui est consulté avant que la décision ne soit finalisée et qui est informé des décisions lorsqu'elles sont prises. Le but de RACI est de s'assurer que toutes les parties prenantes connaissent leurs responsabilités, de confirmer que les ressources sont correctement allouées, et de créer une transparence afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et soit tenu responsable de ce dont il est responsable.

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How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

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The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

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The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

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The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

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Dans le cas d'Instagram, moins de décideurs et plus de transparence sur qui prenait les décisions ont permis aux équipes d'avancer plus rapidement. Les dirigeants étaient plus responsables et le cadre RACI a été déployé dans toute l'entreprise.

Charte de projet

Vous avez attribué des rôles à l'équipe et tout le monde connaît sa responsabilité sur le projet - mais comment maintenir l'équipe concentrée sur l'objectif principal du projet, surtout sur de longues périodes ?

En 2002, Elon Musk voulait acheter une fusée pour commencer son rêve d'envoyer des humains sur Mars.Cependant, le prix d'achat d'une fusée peut atteindre jusqu'à 65 millions de dollars. Musk a utilisé un concept appelé "premiers principes" pour réfléchir à la manière dont il pourrait réduire suffisamment les coûts pour résoudre le problème de financement. Il s'avère que les matières premières ne coûtent que deux pour cent du prix d'une fusée, il a donc acheté les matières premières et en a construit une lui-même. Musk a non seulement réussi à réduire le coût de lancement d'une fusée de 10 fois, mais il l'a fait avec profit. En conséquence, SpaceX vaut maintenant environ 74 milliards de dollars en septembre 2021.

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Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

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A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

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Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

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The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

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Pour appliquer le concept des premiers principes à vos propres projets, vous pouvez utiliser une charte de projet pour unir tous les intervenants internes et externes autour d'un objectif commun. Une charte de projet n'est pas seulement l'"argumentaire d'ascenseur" pour les objectifs de votre projet, mais elle délimite également la portée du projet ainsi que ses exigences techniques, risques, contraintes, hypothèses et dépendances. Ces principes fondamentaux d'un projet établissent les attentes à mesure que le projet se développe, et peuvent être utilisés comme la source de vérité qui ancre tous les intervenants à respecter le plan.

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La charte de projet décrit également le calendrier et le budget du projet, les principaux intervenants en charge, et les critères de réussite, de sorte que tous les participants savent qui est responsable de quoi et à quoi devrait ressembler la réalisation du projet.(Diapositive 29-31)

Tableaux de bord de projet et diagrammes de Gantt

Maintenant que vous avez un plan construit sur une base solide, comment se déroule ce plan ?

Les chefs de projet réussis ont besoin d'un outil de tableau de bord de l'état du projet pour suivre l'état de leur projet à travers les phases et les indicateurs clés de performance. Ce tableau de bord aide à communiquer les mises à jour du projet aux parties prenantes externes et aux membres de l'équipe interne. Vous pouvez mesurer votre temps par rapport à la phase du produit et au calendrier par rapport à la capacité des ressources pour mesurer votre état actuel par rapport aux objectifs définis dans la charte du projet. (Diapositive 39-43)

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Pour suivre vos progrès dans le temps, utilisez un diagramme de Gantt pour décrire l'avancement de votre activité par rapport à plusieurs calendriers, avec différentes visualisations pour les vues mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles. (Diapositives 44-50)

Réunion post-mortem

Avec les outils pour suivre les progrès et respecter le calendrier, vous devriez avoir toutes les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien votre prochain projet - alors que faites-vous lorsque le projet est terminé ?

En juillet 2014, Amazon a lancé son propre smartphone, appelé le téléphone Amazon Fire. Mais deux mois après le lancement, Amazon a déjà commencé à offrir d'énormes réductions pour rendre le téléphone pratiquement gratuit avec un contrat.Un mois après cela, Amazon a déclaré près de 170 millions de dollars d'inventaire de Fire Phone comme une perte, finissant par discontinuer complètement le produit. Alors que le lecteur e-reader Kindle d'Amazon était un succès massif qui a permis la lecture en déplacement, le Fire Phone était mort à l'arrivée. Alors où Amazon s'est-il trompé ? Amazon s'est probablement posé la même question lors d'une []boldréunion post mortem.(Diapositive 54)

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Pour assurer le succès futur de votre prochain projet, assurez-vous de mener une réunion post-mortem où vous pouvez organiser une enquête d'équipe pour apprendre des informations sur où votre équipe a senti que le projet a réussi ou où il y a de la place pour l'amélioration. Vous pouvez enquêter sur le projet dans son ensemble ou sur ses réalisations individuelles. Vous pouvez également enquêter sur la collaboration et la productivité de l'équipe, ou même enquêter sur votre propre style de gestion pour apprendre comment vous pouvez améliorer votre gestion de projet. Ces enquêtes post-mortem recueillent les commentaires de tout le monde afin que vous puissiez transformer votre prochain projet en un succès encore plus grand.

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Dans le cas d'Amazon, une post-mortem a révélé qu'au lieu de l'accent typique d'Amazon sur ce que le consommateur veut, ils ont construit un téléphone que personne ne voulait alors que tout ce dont le consommateur avait besoin était une nouvelle application ou deux.

Calcul de l'IRR

Avant qu'un projet ne commence, vous devez déterminer combien il va coûter.

Selon Goldman Sachs, plus de 504 milliards de dollars de rachats d'actions ont été émis en 2021, le plus grand nombre en plus de 22 ans. Microsoft a fait les gros titres lorsqu'elle a annoncé son propre programme de rachat d'actions de 60 milliards de dollars en septembre. Alors, comment des entreprises comme Microsoft prennent-elles la décision de consacrer autant de capital aux rachats d'actions ? La réponse est un calcul deTRI.(Diapositive 8)

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Pour calculer le coût d'un projet, les chefs de projet utilisent un outil appelé taux de rendement interne, ou TRI, formule. Les calculs de TRI sont utilisés pour peser les dépenses d'un projet contre ses gains potentiels. Les entreprises utilisent le TRI pour évaluer les programmes de rachat d'actions. Dans le cas de Microsoft, Microsoft a utilisé des calculs de TRI pour déterminer que posséder plus de leurs propres actions serait un meilleur investissement à long terme qu'une acquisition d'une autre entreprise.

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En général, le TRI est calculé via Microsoft Excel, car les calculs manuels nécessitent beaucoup d'essais et d'erreurs. Pour déterminer le TRI de votre projet, estimez le coût initial de l'investissement et combien il rapportera en flux de trésorerie futurs. Vous utilisez ces hypothèses et les insérez dans la formule du TRI pour voir si les entrées de trésorerie compensent la sortie initiale de l'investissement pour faire en sorte que la valeur actuelle nette du projet soit égale à zéro. (Diapositive 7)

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En tant que chef de projet, vous devriez toujours choisir un projet ayant la valeur actuelle nette la plus élevée, et non le TRI le plus élevé.C'est parce que le TRI est le niveau de rendement le plus bas pour récupérer un investissement, tandis qu'une valeur nette actuelle plus élevée indique la valeur à long terme d'un projet.

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Analyse de Monte-Carlo

Une fois que vous connaissez le coût et l'avantage d'un projet, vous devrez également calculer les risques associés. De nombreux chefs de projet doivent effectuer une analyse des risques du projet pour déterminer les préoccupations potentielles avant de se lancer dans une nouvelle entreprise massive.

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Goldman Sachs a une nouvelle technologie qu'elle prévoit d'utiliser pour effectuer son analyse des risques : les ordinateurs quasi quantiques. Les modèles actuels d'analyse des risques utilisés par les analystes de Goldman nécessitent une tonne de puissance de calcul et sont souvent effectués pendant la nuit. Alors qu'un ordinateur entièrement quantique pourrait effectuer ces simulations mille fois plus rapidement, cette technologie est encore à dix ans. Cependant, les ordinateurs quasi quantiques pourraient exécuter ces simulations 100 fois plus rapidement et pourraient être prêts en cinq ans ou moins.

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La formule que ces simulations exécutent est appelée une analyse de Monte-Carlo, qui est utilisée pour prédire la probabilité de différents résultats à mesure que des variables aléatoires sont ajoutées. Pour utiliser une analyse de Monte-Carlo, attribuez plusieurs valeurs à une variable incertaine pour obtenir une gamme de résultats. Prenez la moyenne pour obtenir une estimation, qui prend généralement la forme d'une courbe en cloche. Le rendement moyen devient le résultat le plus probable, avec une chance égale que le rendement soit supérieur ou inférieur.

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En raison de la manière dont fonctionne Monte-Carlo, on peut supposer qu'il y a 95% de chances que le résultat final se situe à deux écarts-types de la moyenne.(Diapositive 12)

Pour plus d'outils sur ce qui fait le succès des chefs de projet, téléchargez ce cadre. Vous obtiendrez des outils supplémentaires tels que des tableaux d'estimation des coûts, des calculateurs de valeur actuelle nette, des cartes des avantages du projet, des matrices de structure de conception de projet, des structures de répartition du travail, des diagrammes de chemin critique, des tableaux kanban, et bien plus encore.Profitez!

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