Ultimate Project Management Toolbox

Zusammenfassung

Haben Sie jemals davon geträumt, ein Projekt wie Elon Musk zu leiten? Oder die Fähigkeit, den Erfolg eines Projekts wie ein Finanzanalyst bei Goldman Sachs vorherzusagen? Hier ist das Ultimate Project Management Toolbox, das jeder Projektleiter in seinem Werkzeugkasten haben muss, um von Anfang an Erfolg zu garantieren. Sie lernen, wie man die interne Rendite berechnet, eine Monte-Carlo-Analyse durchführt, Teams mit einer RACI-Matrix verwaltet, eine Projektcharta schreibt, den Projektstatus mit Dashboards und Gantt-Diagrammen verfolgt und eine Post-Mortem-Umfrage durchführt.

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What is the purpose of a post mortem survey in project management?

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The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

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Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

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Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

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Ergebnis

Mit diesem Rahmenwerk lernen Sie die verschiedenen Stufen des Projektmanagements kennen, von der Bewertung der Machbarkeit Ihres Projekts, der Verwaltung Ihres Teams, der Verfolgung Ihres Fortschritts bis hin zum erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts mit wertvollen Erkenntnissen für Ihr nächstes. Wir werden reale Beispiele von Unternehmen wie SpaceX, Instagram, Microsoft verwenden und auch einen oft vergessenen Projektmanagementfehler von Amazon teilen und wie Sie ähnliche Fehler vermeiden können.

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How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

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The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

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Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

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SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

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Tool-Highlights

RACI-Zuweisungsrahmen

Sobald Sie die Risiken und potenziellen Belohnungen Ihres Projekts kennen, ist es an der Zeit, Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Im Jahr 2015 hatte der Leiter der Ingenieurabteilung von Instagram ein Problem - das Unternehmen hatte eine niedrige Transparenzbewertung in einer Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage. Er stellte fest, dass das Problem ein Mangel an Klarheit darüber war, wie Entscheidungen getroffen wurden. Das Problem war nicht die Kommunikation über Entscheidungen, sondern die Kommunikation darüber, warum Entscheidungen getroffen wurden. Wie hat Instagram also sein Klarheitsproblem gelöst? Ein Rahmenwerk namens RACI Teamrollen & Verantwortlichkeiten. (Folie 23)

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What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

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Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

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The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

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RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Im RACI-Rahmenwerk werden Rollen auf der Grundlage dessen zugewiesen, wer verantwortlich für eine Entscheidung ist, wer verantwortlich für diese Entscheidung ist, wer konsultiert wird, bevor die Entscheidung endgültig getroffen wird, und wer informiert wird, wenn Entscheidungen getroffen werden. Der Zweck von RACI ist es, sicherzustellen, dass alle Stakeholder ihre Verantwortlichkeiten kennen, zu bestätigen, dass Ressourcen richtig zugewiesen sind, und Transparenz zu schaffen, damit alle auf der gleichen Seite sind und für das verantwortlich gemacht werden können, wofür sie verantwortlich sind.

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How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

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The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

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The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

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The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

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Im Fall von Instagram ermöglichte es weniger Entscheidungsträger und mehr Transparenz darüber, wer die Entscheidungen getroffen hat, den Teams, schneller voranzukommen. Führungskräfte wurden stärker zur Verantwortung gezogen und das RACI-Rahmenwerk wurde im gesamten Unternehmen skaliert.

Projektcharta

Sie haben Teamrollen zugewiesen und jeder kennt seine Verantwortung im Projekt - aber wie halten Sie das Team auf das Hauptziel des Projekts fokussiert, insbesondere über lange Zeiträume?

Im Jahr 2002 wollte Elon Musk eine Rakete kaufen, um seinen Traum zu verwirklichen, Menschen zum Mars zu schicken. Der Preis für den Kauf einer solchen Rakete betrug jedoch bis zu 65 Millionen Dollar.Musk verwendete ein Konzept namens "First Principles", um darüber nachzudenken, wie er die Kosten genug senken könnte, um das Finanzierungsproblem zu lösen. Es stellte sich heraus, dass die Rohstoffe nur etwa zwei Prozent des Preises einer Rakete kosten, also kaufte er die Rohstoffe und baute selbst eine. Musk konnte nicht nur die Kosten für den Start einer Rakete um das 10-fache senken, sondern tat dies auch noch mit Gewinn. Infolgedessen ist SpaceX nun etwa 74 Milliarden Dollar wert, Stand September 2021.

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Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

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A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

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Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

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The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

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Um das Konzept der First Principles auf Ihre eigenen Projekte anzuwenden, können Sie eine Projektcharta verwenden, um alle internen und externen Stakeholder um einen gemeinsamen Zweck zu vereinen. Eine Projektcharta ist nicht nur der "Elevator Pitch" für die Ziele Ihres Projekts, sondern skizziert auch den Umfang des Projekts sowie seine technischen Anforderungen, Risiken, Einschränkungen, Annahmen und Abhängigkeiten. Diese Kernprinzipien eines Projekts setzen Erwartungen, während das Projekt sich entwickelt, und können als Quelle der Wahrheit verwendet werden, die alle Stakeholder dazu bringt, sich an den Plan zu halten.

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Die Projektcharta skizziert auch den Zeitplan und das Budget des Projekts, die wichtigsten Stakeholder, die verantwortlich sind, und die Erfolgskriterien, so dass jeder Beteiligte weiß, wer für was verantwortlich ist und wie die erfolgreiche Durchführung des Projekts aussehen sollte.(Folie 29-31)

Projekt-Dashboards und Gantt-Diagramme

Jetzt, da Sie einen Plan haben, der auf einer soliden Grundlage basiert, wie läuft dieser Plan?

Erfolgreiche Projektmanager benötigen ein Projektstatus-Dashboard Werkzeug, um den Status ihres Projekts über Phasen und Schlüsselleistungsindikatoren hinweg zu verfolgen. Dieses Dashboard hilft, Projektupdates an externe Stakeholder und interne Teammitglieder zu kommunizieren. Sie können Ihre Zeit im Vergleich zur Produktphase und Zeitplan im Vergleich zur Ressourcenkapazität messen, um Ihren aktuellen Status gegenüber den in der Projektcharta skizzierten Zielen zu messen. (Folie 39-43)

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Um Ihren Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen, verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um den Fortschritt Ihrer Aktivitäten gegenüber mehreren Zeitplänen darzustellen, mit unterschiedlichen Visualisierungen für monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder ganzjährige Ansichten. (Folien 44-50)

Post-Mortem-Meeting

Mit den Werkzeugen, um den Fortschritt zu verfolgen und den Zeitplan einzuhalten, sollten Sie alle Ressourcen haben, die Sie für Ihr nächstes Projekt benötigen - was tun Sie also, wenn das Projekt vorbei ist?

Im Juli 2014 startete Amazon sein eigenes Smartphone, das Amazon Fire Phone. Aber schon zwei Monate nach dem Start begann Amazon, massive Rabatte anzubieten, um das Telefon praktisch kostenlos mit einem Vertrag zu machen. Einen Monat danach schrieb Amazon fast 170 Millionen Dollar an Fire Phone-Beständen als Verlust ab und stellte das Produkt schließlich komplett ein. Während der Kindle E-Reader von Amazon ein großer Erfolg war, der das Lesen unterwegs ermöglichte, war das Fire Phone bei seiner Ankunft tot.Wo hat Amazon also einen Fehler gemacht? Amazon hat sich wahrscheinlich dieselbe Frage in einer []boldNachbesprechung.(Folie 54)

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Um zukünftigen Erfolg bei Ihrem nächsten Projekt zu gewährleisten, sollten Sie eine Nachbesprechung durchführen, in der Sie eine Teamumfrage durchführen können, um Einblicke zu gewinnen, wo Ihr Team das Projekt als erfolgreich empfand oder wo es Verbesserungspotential gibt. Sie können das Projekt als Ganzes oder seine einzelnen Leistungen bewerten. Sie können auch die Zusammenarbeit und Produktivität des Teams oder sogar Ihren eigenen Managementstil bewerten, um zu lernen, wie Sie Ihr Projektmanagement verbessern können. Diese Nachbesprechungsumfragen sammeln Feedback von allen, damit Sie Ihr nächstes Projekt zu einem noch größeren Erfolg machen können.

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Im Fall von Amazon ergab eine Nachbesprechung, dass sie anstelle der typischen Betonung dessen, was der Verbraucher will, ein Telefon gebaut haben, das niemand wollte, als der Verbraucher nur eine neue App oder zwei benötigte.

IRR-Berechnung

Bevor ein Projekt beginnt, müssen Sie herausfinden, wie viel es kosten wird.

Laut Goldman Sachs wurden im Jahr 2021 über 504 Milliarden Dollar an Aktienrückkäufen ausgegeben - das meiste seit über 22 Jahren. Microsoft machte Schlagzeilen, als es im September sein eigenes Aktienrückkaufprogramm in Höhe von 60 Milliarden Dollar ankündigte. Wie treffen Unternehmen wie Microsoft also die Entscheidung, so viel Kapital für Aktienrückkäufe einzusetzen? Die Antwort ist eine IRR-Berechnung.(Folie 8)

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Um die Kosten eines Projekts zu berechnen, verwenden Projektmanager ein Tool namens interne Rendite, oder IRR, Formel. IRR-Berechnungen werden verwendet, um die Ausgaben eines Projekts gegen seine potenziellen Gewinne abzuwägen. Unternehmen verwenden IRR, um Aktienrückkaufprogramme zu bewerten. Im Fall von Microsoft hat Microsoft IRR-Berechnungen verwendet, um zu bestimmen, dass der Besitz mehr eigener Aktien auf lange Sicht eine bessere Investition sein würde als eine Übernahme eines anderen Unternehmens.

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Typischerweise wird die IRR mit Microsoft Excel berechnet, da Handberechnungen viel Ausprobieren erfordern. Um die IRR Ihres Projekts zu bestimmen, schätzen Sie die anfänglichen Kosten der Investition und wie viel sie in zukünftigen Cashflows einbringen wird. Sie verwenden diese Annahmen und stecken sie in die IRR-Formel, um zu sehen, ob die Cashflows die Ausgaben der ursprünglichen Investition ausgleichen, um den Netto-Barwert des Projekts gleich Null zu machen. (Folie 7)

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Als Projektmanager sollten Sie immer ein Projekt mit dem höchsten Netto-Barwert und nicht dem höchsten IRR wählen. Dies liegt daran, dass die IRR die niedrigste Rendite ist, um eine Investition zurückzugewinnen, während ein höherer Netto-Barwert auf den langfristigen Wert eines Projekts hinweist.

Monte-Carlo-Analyse

Nachdem Sie die Kosten und den Nutzen eines Projekts kennen, müssen Sie auch die damit verbundenen Risiken berechnen.Viele Projektmanager müssen eine Projekt-Risikoanalyse durchführen, um potenzielle Nachteile zu ermitteln, bevor sie ein großes neues Vorhaben in Angriff nehmen.

Goldman Sachs plant, eine neue Technologie für seine Risikoanalysen einzusetzen: nahezu-Quantencomputer. Die derzeitigen Risikoanalysemodelle, die von Goldman-Analysten verwendet werden, erfordern eine Menge Rechenleistung und werden oft über Nacht durchgeführt. Während ein vollständig quantenmechanischer Computer diese Simulationen tausendmal schneller durchführen könnte, ist diese Technologie noch zehn Jahre entfernt. Nahezu-Quantencomputer könnten jedoch diese Simulationen 100x schneller durchführen und könnten in fünf Jahren oder weniger einsatzbereit sein.

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Die Formel, die diese Simulationen durchlaufen, wird als Monte-Carlo-Analyse bezeichnet, die dazu dient, die Wahrscheinlichkeit verschiedener Ergebnisse zu prognostizieren, wenn zufällige Variablen hinzugefügt werden. Um eine Monte-Carlo-Analyse zu verwenden, weisen Sie einer unsicheren Variablen mehrere Werte zu, um eine Reihe von Ergebnissen zu erhalten. Nehmen Sie den Durchschnitt, um eine Schätzung zu erhalten, die normalerweise die Form einer Glockenkurve annimmt. Die durchschnittliche Rendite wird zum wahrscheinlichsten Ergebnis, mit einer gleichen Chance, dass die Rendite höher oder niedriger sein könnte.

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Aufgrund der Arbeitsweise von Monte-Carlo kann davon ausgegangen werden, dass es eine 95%ige Chance gibt, dass das Endergebnis innerhalb von zwei Standardabweichungen vom Durchschnitt liegt.(Folie 12)

Für weitere Tools, die Projektmanager erfolgreich machen, laden Sie dieses Framework herunter. Sie erhalten zusätzliche Tools wie Kostenschätzungstabellen, Netto-Präsentwertrechner, Projektvorteilskarten, Projektstrukturmatrizen, Arbeitsaufteilungsstrukturen, kritische Pfaddiagramme, Kanban-Boards und vieles mehr.Genießen Sie!

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