جعبه ابزار مدیریت پروژه نهایی

خلاصه

آیا همیشه دوست داشته اید یک پروژه را مانند الون ماسک اداره کنید؟ چه درباره توانایی پیش بینی موفقیت یک پروژه مانند یک تحلیلگر مالی در گلدمن ساکس؟ این جعبه ابزار مدیریت پروژه نهایی است که هر رهبر پروژه برای تضمین موفقیت از ابتدا در جعبه ابزار خود نیاز دارد. شما یاد خواهید گرفت چگونه نرخ بازده داخلی را محاسبه کنید، تجزیه و تحلیل مونت کارلو انجام دهید، تیم ها را با یک ماتریس RACI مدیریت کنید، یک منشور پروژه بنویسید، وضعیت پروژه را با داشبوردها و نمودارهای گانت ردیابی کنید و یک نظرسنجی پس از مرگ انجام دهید.

Questions and answers

How can these project management tools help in predicting a project's success like a financial analyst at Goldman Sachs?

View answer

Project management tools can help predict a project's success in several ways similar to a financial analyst at Goldman Sachs. They allow for the calculation of the internal rate of return, which can provide insight into the potential profitability of a project. They also enable the conduct of Monte-Carlo analysis, a statistical technique that allows for the modeling of different outcomes in a process that cannot easily be predicted due to the intervention of random variables. Tools like RACI matrix can help manage teams effectively, ensuring tasks are completed on time and resources are used efficiently. Project charters can provide a clear overview of the project, its objectives, and key stakeholders, while dashboards and Gantt charts can track project status and progress. Finally, a post mortem survey can provide valuable insights into what worked and what didn't, which can be used to improve future projects.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

View answer

A post-mortem survey, also known as a project retrospective, is a tool to evaluate the strengths and weaknesses of a project after its completion. It provides valuable insights into what worked well, what didn't, and areas for improvement. This feedback can be used to refine processes, improve team collaboration, and increase efficiency in future projects. It also helps in identifying risks and issues that were not apparent at the project's outset, thereby contributing to better risk management in future projects.

View all questions

Ask follow up

نتیجه

با این چارچوب، شما مراحل مختلف مدیریت پروژه را یاد خواهید گرفت، از چگونگی ارزیابی سودمندی پروژه خود، مدیریت تیم خود، ردیابی پیشرفت خود و با موفقیت تکمیل پروژه خود با برداشت های ارزشمند برای پروژه بعدی خود. ما از مثال های واقعی از شرکت هایی مانند SpaceX، Instagram، Microsoft استفاده خواهیم کرد و همچنین یک شکست مدیریت پروژه که اغلب از آن فراموش می شود از آمازون را به اشتراک می گذاریم و چگونه شما می توانید از اشتباهات مشابه جلوگیری کنید.

Questions and answers

How does this framework contribute to the successful completion of a project and provide valuable takeaways for the next one?

View answer

This framework contributes to the successful completion of a project by guiding you through various stages of project management. It helps in evaluating the project's viability, managing the team, and tracking progress. It also provides valuable takeaways for the next project by using real-world examples to illustrate successful strategies and common pitfalls. This allows you to learn from both successes and failures, and apply these lessons to future projects.

What was the project management fail from Amazon and how can it be avoided?

View answer

The specific project management failure from Amazon is not mentioned in the content provided. However, Amazon has had several project failures in the past. One notable example is the Fire Phone, which was discontinued just a year after its launch due to poor sales and reviews. This could have been avoided by better market research and understanding the competitive landscape. It's also crucial to listen to customer feedback and adapt the product accordingly. These are general project management principles that can help avoid similar mistakes.

View all questions

Ask follow up

برجسته های ابزار

چارچوب تخصیص RACI

هنگامی که شما ریسک ها و پاداش های احتمالی پروژه خود را می دانید، وقت آن است که نقش ها و مسئولیت ها را تخصیص دهید.

در سال 2015، سرپرست مهندسی Instagram با یک مشکل مواجه شد - شرکت در نظرسنجی رضایت کارمندان نمره شفافیت پایینی داشت. او متوجه شد مشکل عدم وضوح در پشت سر تصمیمات بود. مشکل ارتباط در مورد تصمیمات نبود، بلکه ارتباط در مورد چرایی تصمیمات بود. پس Instagram چگونه مشکل وضوح خود را حل کرد؟ یک چارچوب به نام نقش ها و مسئولیت های تیم RACI. (اسلاید 23)

RACI مخفف Responsible, Accountable, Consulted و Informed است. در چارچوب RACI، نقش ها بر اساس اینکه کی مسئول تصمیم است، کی مسئول آن تصمیم است، کی مشورت می کند قبل از اینکه تصمیم نهایی شود و کی اطلاع داده می شود از تصمیمات هنگامی که انجام می شوند، تخصیص داده می شود. هدف از RACI اطمینان حاصل کردن از اینکه تمام ذینفعان مسئولیت های خود را می دانند، تایید اینکه منابع به درستی تخصیص یافته اند، و ایجاد شفافیت به طوری که همه در یک صفحه هستند و می توانند برای آنچه مسئول هستند مسئولیت پذیری کنند.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the RACI framework and explain how?

View answer

Any company that deals with complex projects could benefit from the RACI framework. For instance, a construction company could use it to clearly define who is responsible for each aspect of a project, who needs to be consulted before decisions are made, and who needs to be informed of those decisions. This would ensure that everyone knows their roles and responsibilities, resources are allocated correctly, and there is transparency throughout the project.

What are the challenges in applying the RACI framework and how can they be overcome?

View answer

Applying the RACI framework can present several challenges. Firstly, it requires clear communication and understanding among all stakeholders about their roles and responsibilities, which can be difficult in large or complex projects. Secondly, it can be challenging to ensure that everyone adheres to their roles and does not overstep their boundaries. Lastly, it can be difficult to maintain the framework over time as roles and responsibilities may change. These challenges can be overcome by providing thorough training on the RACI framework, regularly reviewing and updating the RACI matrix, and fostering a culture of open communication and accountability.

View all questions

Ask follow up

در مورد Instagram، تصمیم گیران کمتر و شفافیت بیشتر در مورد کسی که تصمیمات را اتخاذ کرد، امکان حرکت سریع تر تیم ها را فراهم کرد. رهبران بیشتر مسئولیت پذیر شدند و چارچوب RACI در سراسر شرکت مقیاس بزرگ شد.

منشور پروژه

شما نقش های تیم را تخصیص داده اید و همه می دانند که مسئولیت آنها در پروژه چیست - اما چگونه تیم را متمرکز بر هدف اصلی پروژه نگه می دارید، به خصوص در طول زمان های طولانی؟

در سال 2002، الون ماسک می خواست یک موشک را برای شروع رویای خود برای فرستادن انسان ها به مریخ بخرد. با این حال، قیمت خرید یکی تا 65 میلیون دلار بالا می رفت.ماسک از مفهومی به نام "اصول اولیه" استفاده کرد تا درباره چگونگی کاهش هزینه ها به اندازه کافی برای حل مشکل تامین مالی فکر کند. مشخص شد که مواد اولیه فقط حدود دو درصد از قیمت یک موشک را تشکیل می دهند، بنابراین او مواد اولیه را خریداری کرد و خود یک موشک ساخت. ماسک نه تنها توانست هزینه راه اندازی یک موشک را 10 برابر کاهش دهد، بلکه این کار را با سود انجام داد. در نتیجه، اکنون ارزش SpaceX تقریباً 74 میلیارد دلار است تا سپتامبر 2021.

Questions and answers

What are the benefits of using a project charter in aligning internal and external stakeholders around a common purpose?

View answer

A project charter serves as a crucial tool in aligning both internal and external stakeholders around a common purpose. It provides a clear understanding of the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. This comprehensive overview sets expectations as the project develops, serving as a source of truth that encourages all stakeholders to adhere to the plan. It not only unites everyone involved but also helps prevent misunderstandings and conflicts, ensuring smoother project execution.

How can a project charter be used to manage the expectations of stakeholders in a project?

View answer

A project charter can be used to manage the expectations of stakeholders in a project by serving as a clear and concise document that outlines the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. It sets the expectations for the project and serves as a source of truth that all stakeholders can refer to throughout the project's lifecycle. This helps to ensure that everyone is on the same page and understands what is expected, which can help to prevent misunderstandings and conflicts.

View all questions

Ask follow up

برای اعمال مفهوم اصول اولیه به پروژه های خود، می توانید از منشور پروژه استفاده کنید تا تمام ذینفعان داخلی و خارجی را در اطراف یک هدف مشترک متحد کنید. منشور پروژه نه تنها "سخنرانی آسانسور" برای اهداف پروژه شماست بلکه محدوده پروژه و همچنین مشخصات فنی، ریسک ها، محدودیت ها، فرضیات و وابستگی ها را تعریف می کند. این اصول اصلی یک پروژه انتظارات را هنگام توسعه پروژه تعیین می کنند و می توانند به عنوان منبع حقیقت استفاده شوند که تمام ذینفعان را برای پیروی از برنامه به زمین می چسباند.

Ask follow up

منشور پروژه همچنین زمان بندی و بودجه پروژه، ذینفعان کلیدی مسئول، و معیارهای موفقیت را تعیین می کند، بنابراین هر کسی که درگیر است می داند که چه کسی برای چه چیزی مسئول است و چگونه باید پروژه را انجام داد. (اسلاید 29-31)

داشبورد های پروژه و نمودارهای گانت

پس اکنون که یک برنامه ای دارید که بر اساس یک بنیاد قوی ساخته شده است، چگونه این برنامه در حال پیشرفت است؟

مدیران پروژه موفق نیاز به یک ابزار داشبورد وضعیت پروژه دارند تا وضعیت پروژه خود را در طول فازها و شاخص های عملکرد کلیدی ردیابی کنند. این داشبورد به روزرسانی های پروژه را به ذینفعان خارجی و اعضای تیم داخلی ارتباط می دهد. شما می توانید زمان خود را در مقابل فاز محصول و زمان بندی در مقابل ظرفیت منابع را اندازه گیری کنید تا وضعیت فعلی خود را در مقابل اهداف تعیین شده در منشور پروژه اندازه گیری کنید. (اسلاید 39-43)

Ask follow up

برای دنبال کردن پیشرفت خود در طول زمان، از یک نمودار گانت استفاده کنید تا پیشرفت فعالیت خود را در برابر چندین زمان بندی، با تصویرسازی های مختلف برای ماهانه، سه ماهه، شش ماهه یا سالانه نشان دهید. (اسلاید 44-50)

جلسه پس از مرگ

با ابزارهایی برای ردیابی پیشرفت و رعایت برنامه، شما باید تمام منابع مورد نیاز خود را برای انجام پروژه بعدی خود داشته باشید - پس چه کاری باید انجام دهید وقتی پروژه تمام شد؟

در جولای 2014، آمازون گوشی هوشمند خود را با نام آمازون فایر فون راه اندازی کرد. اما دو ماه پس از راه اندازی، آمازون قیمت های بسیار پایین تری را ارائه داد تا گوشی را با قرارداد تقریباً رایگان کند. یک ماه بعد از آن، آمازون تقریباً 170 میلیون دلار از موجودی گوشی فایر فون را به عنوان زیان نوشت، و در نهایت محصول را کاملاً متوقف کرد. در حالی که کیندل آمازون یک موفقیت بزرگ بود که خواندن در حال حرکت را فراهم کرد، گوشی فایر فون از همان ابتدا مرده بود.پس آمازون در کجا اشتباه کرد؟ احتمالاً آمازون همین سوال را در یک (اسلاید 54)

Ask follow up

برای موفقیت در پروژه بعدی خود، حتماً یک جلسه تشریح وضعیت پس از پروژه برگزار کنید که در آن می توانید یک نظرسنجی تیمی انجام دهید تا بفهمید تیم شما احساس می کند پروژه در کجا موفق بوده یا کجا فضایی برای بهبود وجود دارد. شما می توانید پروژه را به طور کلی یا دستاوردهای فردی آن را نظرسنجی کنید. همچنین می توانید همکاری و بهره وری تیم را نظرسنجی کنید یا حتی سبک مدیریت خود را نظرسنجی کنید تا بفهمید چگونه می توانید مدیریت پروژه خود را بهبود ببخشید. این نظرسنجی های پس از مرگ از همه جمع آوری نظرات می کنند تا شما بتوانید پروژه بعدی خود را به موفقیت بزرگتری تبدیل کنید.

Ask follow up

در مورد آمازون، یک تشریح وضعیت پس از مرگ نشان داد که به جای تاکید معمول آمازون بر آنچه مشتری می خواهد، آنها یک تلفن را ساختند که هیچ کسی نمی خواست و همه چیزی که مشتری نیاز داشت، یک برنامه جدید یا دو بود.

محاسبه IRR

قبل از شروع یک پروژه، باید متوجه شوید که هزینه آن چقدر خواهد بود.

به گفته گلدمن ساکس، بیش از 504 میلیارد دلار از برگشت سهام در سال 2021 صادر شد - بیشترین مقدار در بیش از 22 سال گذشته. مایکروسافت زمانی که در سپتامبر برنامه برگشت سهام 60 میلیارد دلاری خود را اعلام کرد، به سر خط ها رسید. پس شرکت هایی مثل مایکروسافت چگونه تصمیم می گیرند که به اندازه ای زیادی سرمایه را به برگشت سهام اختصاص دهند؟ جواب یک محاسبه IRR است.(اسلاید 8)

Ask follow up

برای محاسبه هزینه یک پروژه، مدیران پروژه از ابزاری به نام نرخ بازده داخلی، یا فرمول IRR استفاده می کنند. محاسبات IRR برای سنجش هزینه یک پروژه در مقابل سودهای احتمالی آن استفاده می شود. شرکت ها از IRR برای ارزیابی برنامه های برگشت سهام استفاده می کنند. در مورد مایکروسافت، مایکروسافت از محاسبات IRR استفاده کرد تا تصمیم بگیرد که داشتن بیشتر سهام خود در بلند مدت سرمایه گذاری بهتری خواهد بود تا خرید یک شرکت دیگر.

Ask follow up

معمولاً IRR با استفاده از مایکروسافت اکسل محاسبه می شود، زیرا محاسبات دستی به زیادی از آزمایش و خطا نیاز دارد. برای تعیین IRR پروژه خود، هزینه اولیه سرمایه گذاری و چقدر آن در جریان های نقدی آینده درآورد را تخمین بزنید. شما از این فرضیات استفاده می کنید و آنها را در فرمول IRR قرار می دهید تا ببینید آیا جریان های نقدی ورودی جریان خروجی سرمایه گذاری اولیه را منفی می کند تا ارزش حاضر نت پروژه برابر صفر شود. (اسلاید 7)

Questions and answers

How does the use of near-quantum computers align with Goldman Sachs' digital transformation initiatives?

View answer

The use of near-quantum computers aligns with Goldman Sachs' digital transformation initiatives by enhancing their risk analysis capabilities. The current risk analysis models used by Goldman analysts require significant computing power and are often done overnight. Near-quantum computers could run these simulations 100 times faster, thus improving efficiency and potentially providing more accurate results. This aligns with the broader digital transformation initiatives by integrating advanced technology to improve business processes.

How can other companies implement near-quantum computers in their operations?

View answer

Other companies can implement near-quantum computers in their operations by first identifying the areas that require high computing power, such as risk analysis, data processing, and simulations. They would then need to invest in near-quantum computing technology and infrastructure. This could involve partnering with tech companies that are developing these computers. Additionally, they would need to train their staff or hire experts who can operate and maintain these systems. It's important to note that the implementation of such advanced technology would require a significant investment and a strategic approach.

View all questions

Ask follow up

به عنوان یک مدیر پروژه، شما همیشه باید پروژه ای را با بالاترین ارزش حاضر نت انتخاب کنید، نه بالاترین IRR. این به این دلیل است که IRR کمترین سطح بازگشت برای بازپرداخت یک سرمایه گذاری است، در حالی که ارزش حاضر نت بیشتر به ارزش بلند مدت یک پروژه اشاره دارد.

تجزیه و تحلیل مونت کارلو

پس از اینکه هزینه و سود یک پروژه را می دانید، همچنین باید ریسک های مرتبط با آن را محاسبه کنید.بسیاری از مدیران پروژه نیاز دارند تا قبل از شروع یک سرمایه گذاری جدید بزرگ، یک تحلیل ریسک پروژه انجام دهند.

گلدمن ساکس یک فناوری جدید دارد که قصد دارد برای انجام تحلیل ریسک خود از آن استفاده کند: کامپیوترهای نزدیک به کوانتوم. مدل های تحلیل ریسک فعلی که توسط تحلیلگران گلدمن استفاده می شوند، نیاز به توان محاسباتی زیادی دارند و اغلب در طول شب انجام می شوند. در حالی که یک کامپیوتر کاملا کوانتومی می تواند این شبیه سازی ها را هزار برابر سریع تر انجام دهد، این فناوری هنوز ده سال دیگر است. با این حال، کامپیوترهای نزدیک به کوانتوم می توانند این شبیه سازی ها را 100 برابر سریع تر اجرا کنند و ممکن است در کمتر از پنج سال آماده شوند.

Ask follow up

فرمولی که این شبیه سازی ها اجرا می کنند، تحلیل مونت کارلو نام دارد، که برای پیش بینی احتمال نتایج مختلف هنگام اضافه کردن متغیرهای تصادفی استفاده می شود. برای استفاده از تحلیل مونت کارلو، مقادیر چندگانه را به یک متغیر نامعین اختصاص دهید تا محدوده ای از نتایج را دریافت کنید. میانگین را برای دریافت یک تخمین بگیرید، که معمولا شکل یک منحنی زنگوله را می گیرد. بازده میانگین به عنوان احتمال بیشترین نتیجه می شود، با احتمال برابری که بازده بالاتر یا پایین تر باشد.

Ask follow up

به دلیل نحوه کار مونت کارلو، می توان فرض کرد که 95 درصد احتمال دارد نتیجه نهایی دو انحراف معیار از میانگین باشد.(اسلاید 12)

برای ابزارهای بیشتر در مورد آنچه مدیران پروژه را موفق می کند، این چارچوب را دانلود کنید. شما ابزارهای اضافی مانند جداول تخمین هزینه، محاسبه گرهای ارزش فعلی خالص، نقشه های منافع پروژه، ماتریس های ساختار طراحی پروژه، ساختارهای شکست کار، نمودارهای مسیر بحرانی، تخته های کانبان و بسیاری دیگر را کسب خواهید کرد.لذت ببرید!

Ask follow up