Ultimate Project Management Toolbox

Sinossi

Hai mai desiderato gestire un progetto come Elon Musk? O avere la capacità di prevedere il successo di un progetto come un analista finanziario di Goldman Sachs? Ecco il Ultimate Project Management Toolbox che ogni responsabile di progetto ha bisogno nella sua cassetta degli attrezzi per garantire il successo fin dall'inizio. Imparerai come calcolare il tasso interno di rendimento, condurre un'analisi di Monte-Carlo, gestire team con una matrice RACI, scrivere una carta del progetto, monitorare lo stato del progetto con cruscotti e diagrammi di Gantt e condurre un sondaggio post mortem.

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What is the purpose of a post mortem survey in project management?

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The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

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Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

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Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

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Risultato

Con questo framework, imparerai le varie fasi della gestione del progetto, da come valutare la fattibilità del tuo progetto, gestire il tuo team, monitorare i tuoi progressi e completare con successo il tuo progetto con preziosi spunti per il prossimo. Utilizzeremo esempi reali di aziende come SpaceX, Instagram, Microsoft, e condivideremo anche un fallimento nella gestione del progetto spesso dimenticato da Amazon e come puoi evitare errori simili.

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How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

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The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

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Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

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SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

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Evidenze dello strumento

Framework di assegnazione RACI

Una volta che conosci i rischi e le potenziali ricompense del tuo progetto, è il momento di assegnare ruoli e responsabilità.

Nel 2015, il capo dell'ingegneria di Instagram aveva un problema: l'azienda aveva un basso punteggio di trasparenza in un sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti. Scoprì che il problema era la mancanza di chiarezza su come venivano prese le decisioni.Il problema non era la comunicazione sulle decisioni, ma la comunicazione sul perché le decisioni erano state prese. Quindi, come ha risolto Instagram il suo problema di chiarezza? Un framework chiamato Ruoli e Responsabilità del Team RACI. (Diapositiva 23)

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What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

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Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

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The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

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RACI sta per Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato. Nel framework RACI, i ruoli vengono assegnati in base a chi è responsabile per una decisione, chi è responsabile per quella decisione, chi viene consultato prima che la decisione sia finalizzata e chi viene informato delle decisioni quando vengono prese. Lo scopo di RACI è assicurarsi che tutti gli stakeholder conoscano le loro responsabilità, confermare che le risorse sono giustamente allocate e creare trasparenza in modo che tutti siano sulla stessa pagina e possano essere ritenuti responsabili per ciò di cui sono responsabili.

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How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

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The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

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The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

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The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

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Nel caso di Instagram, meno decision maker e più trasparenza su chi ha preso le decisioni hanno reso possibile per i team muoversi più velocemente. I leader erano più responsabili e il framework RACI è stato scalato in tutta l'azienda.

Carta del progetto

Hai assegnato i ruoli del team e tutti conoscono la loro responsabilità nel progetto, ma come mantieni il team concentrato sull'obiettivo principale del progetto, soprattutto su lunghe tempistiche?

Nel 2002, Elon Musk voleva comprare un razzo per iniziare il suo sogno di inviare esseri umani su Marte.Tuttavia, il prezzo per acquistarne uno era alto fino a 65 milioni di dollari. Musk ha utilizzato un concetto chiamato "principi fondamentali" per riflettere su come avrebbe potuto ridurre i costi abbastanza da risolvere il problema di finanziamento. Si è scoperto che le materie prime costavano solo circa il due percento del prezzo di un razzo, quindi ha acquistato le materie prime e ne ha costruito uno da solo. Musk non solo è stato in grado di ridurre il costo per lanciare un razzo di 10 volte, ma lo ha fatto con profitto. Di conseguenza, SpaceX vale ora circa 74 miliardi di dollari a partire da settembre 2021.

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Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

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A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

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Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

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The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

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Per applicare il concetto di principi fondamentali ai tuoi progetti, puoi utilizzare un atto costitutivo del progetto per unire tutti gli stakeholder interni ed esterni attorno a uno scopo comune. Un atto costitutivo del progetto non è solo l'"elevator pitch" per gli obiettivi del tuo progetto, ma delinea l'ambito del progetto così come i suoi requisiti tecnici, rischi, vincoli, ipotesi e dipendenze. Questi principi fondamentali di un progetto stabiliscono le aspettative man mano che il progetto si sviluppa e possono essere utilizzati come la fonte di verità che radica tutti gli stakeholder a rispettare il piano.

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L'atto costitutivo del progetto delinea anche la tempistica e il budget del progetto, gli stakeholder chiave responsabili e i criteri di successo, in modo che tutti i coinvolti sappiano chi è responsabile di cosa e come dovrebbe apparire il completamento del progetto.(Diapositiva 29-31)

Cruscotti di progetto e diagrammi di Gantt

Ora che hai un piano costruito su una solida base, come sta andando quel piano?

I manager di progetto di successo necessitano di uno strumento cruscotto dello stato del progetto per monitorare lo stato del loro progetto attraverso le fasi e gli indicatori chiave di performance. Questo cruscotto aiuta a comunicare gli aggiornamenti del progetto agli stakeholder esterni e ai membri del team interno. Puoi misurare il tuo tempo rispetto alla fase del prodotto e alla timeline rispetto alla capacità delle risorse per misurare il tuo stato attuale rispetto agli obiettivi delineati nella carta del progetto. (Diapositiva 39-43)

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Per seguire i tuoi progressi nel tempo, utilizza un diagramma di Gantt per delineare i progressi della tua attività rispetto a molteplici timeline, con diverse visualizzazioni per le viste mensili, trimestrali, semestrali o annuali. (Diapositive 44-50)

Riunione post-mortem

Con gli strumenti per monitorare i progressi e rimanere in programma, dovresti avere tutte le risorse necessarie per completare il tuo prossimo progetto - quindi cosa fai quando il progetto è finito?

Nel luglio del 2014, Amazon ha lanciato il suo smartphone, chiamato Amazon Fire phone. Ma due mesi dopo il lancio, Amazon ha già iniziato a offrire enormi sconti per rendere il telefono praticamente gratuito con un contratto.Un mese dopo, Amazon ha cancellato quasi $170 milioni di inventario del Fire Phone come perdita, interrompendo infine completamente il prodotto. Mentre il lettore elettronico Kindle di Amazon è stato un enorme successo che ha permesso la lettura in movimento, il Fire Phone è stato morto all'arrivo. Quindi, dove ha sbagliato Amazon? Probabilmente Amazon si è posta la stessa domanda in una riunione di []boldpost mortem.(Diapositiva 54)

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Per garantire il successo futuro nel tuo prossimo progetto, assicurati di condurre una riunione post-mortem in cui puoi svolgere un sondaggio di squadra per apprendere intuizioni su dove il tuo team ha sentito che il progetto è riuscito o dove c'è spazio per miglioramenti. Puoi sondare il progetto nel suo complesso o i suoi singoli risultati. Puoi anche sondare la collaborazione e la produttività del team, o addirittura sondare il tuo stile di gestione per capire come puoi migliorare la tua gestione del progetto. Questi sondaggi post-mortem raccolgono feedback da tutti in modo da poter trasformare il tuo prossimo progetto in un successo ancora maggiore.

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Nel caso di Amazon, un post-mortem ha rivelato che invece dell'enfasi tipica di Amazon su ciò che vuole il consumatore, hanno costruito un telefono che nessuno voleva quando tutto ciò di cui il consumatore aveva bisogno era una nuova app o due.

Calcolo IRR

Prima che un progetto inizi, devi capire quanto costerà.

Secondo Goldman Sachs, nel 2021 sono stati emessi oltre 504 miliardi di dollari di riacquisti di azioni, il massimo degli ultimi 22 anni. Microsoft ha fatto notizia quando ha annunciato il suo programma di riacquisto di azioni da 60 miliardi di dollari a settembre. Quindi, come fanno aziende come Microsoft a decidere di destinare così tanto capitale ai riacquisti di azioni? La risposta è un calcolo IRR.(Slide 8)

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Per calcolare il costo di un progetto, i project manager utilizzano uno strumento chiamato tasso interno di rendimento, o IRR, formula. I calcoli IRR sono utilizzati per pesare la spesa di un progetto rispetto ai suoi potenziali guadagni. Le aziende utilizzano l'IRR per valutare i programmi di riacquisto di azioni. Nel caso di Microsoft, Microsoft ha utilizzato i calcoli IRR per determinare che possedere più delle proprie azioni sarebbe stato un investimento migliore a lungo termine rispetto all'acquisizione di un'altra azienda.

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Tipicamente, l'IRR viene calcolato tramite Microsoft Excel, poiché i calcoli manuali richiedono molta prova ed errore. Per determinare l'IRR del tuo progetto, stima il costo iniziale dell'investimento e quanto porterà in flussi di cassa futuri. Utilizzi queste ipotesi e le inserisci nella formula IRR per vedere se i flussi di cassa in entrata annullano l'uscita dell'investimento iniziale per rendere il valore attuale netto del progetto pari a zero. (Slide 7)

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Come project manager, dovresti sempre scegliere un progetto con il valore attuale netto più alto, non l'IRR più alto.Questo perché l'IRR è il livello minimo di rendimento per recuperare un investimento, mentre un valore attuale netto più elevato indica il valore a lungo termine di un progetto.

Analisi di Monte-Carlo

Dopo aver conosciuto il costo e il beneficio di un progetto, sarà necessario calcolare anche i rischi associati. Molti project manager devono condurre un'analisi del rischio del progetto per determinare potenziali preoccupazioni prima di intraprendere un'impresa nuova di zecca.

Goldman Sachs ha una nuova tecnologia che prevede di utilizzare per condurre le sue analisi di rischio: i computer quasi quantistici. Gli attuali modelli di analisi del rischio utilizzati dagli analisti di Goldman richiedono una grande quantità di potenza di calcolo e spesso vengono eseguiti durante la notte. Mentre un computer completamente quantistico potrebbe eseguire queste simulazioni mille volte più velocemente, questa tecnologia è ancora a dieci anni di distanza. Tuttavia, i computer quasi quantistici potrebbero eseguire queste simulazioni 100 volte più velocemente e potrebbero essere pronti in cinque anni o meno.

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La formula che queste simulazioni eseguono si chiama analisi di Monte-Carlo, che viene utilizzata per prevedere la probabilità di diversi risultati man mano che vengono aggiunte variabili casuali. Per utilizzare un'analisi di Monte-Carlo, assegna più valori a una variabile incerta per ottenere una gamma di risultati. Prendi la media per ottenere una stima, che di solito assume la forma di una curva a campana. Il rendimento medio diventa l'esito più probabile, con una possibilità uguale che il rendimento possa essere superiore o inferiore.

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A causa del modo in cui funziona Monte-Carlo, si può presumere che ci sia il 95% di probabilità che il risultato finale si troverà entro due deviazioni standard dalla media.(Diapositiva 12)

Per ulteriori strumenti su ciò che rende i project manager di successo, scarica questo framework. Otterrai strumenti aggiuntivi come tabelle di stima dei costi, calcolatori del valore attuale netto, mappe dei benefici del progetto, matrici di struttura del design del progetto, strutture di suddivisione del lavoro, diagrammi del percorso critico, tavole kanban e molto altro ancora.Divertiti!

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