Caja de Herramientas Definitiva para la Gestión de Proyectos

Sinopsis

¿Alguna vez has querido dirigir un proyecto como Elon Musk? ¿Qué tal la capacidad de predecir el éxito de un proyecto como un analista financiero de Goldman Sachs? Aquí está el Caja de Herramientas Definitiva para la Gestión de Proyectos que todo líder de proyecto necesita en su caja de herramientas para garantizar el éxito desde el principio. Aprenderás cómo calcular la tasa interna de retorno, realizar un análisis de Monte-Carlo, gestionar equipos con una matriz RACI, redactar una carta de proyecto, seguir el estado del proyecto con paneles de control y gráficos de Gantt y realizar una encuesta post mortem.

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What is the purpose of a post mortem survey in project management?

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The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

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Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

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Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

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Resultado

Con este marco, aprenderás las diversas etapas de la gestión de proyectos, desde cómo evaluar la viabilidad de tu proyecto, gestionar tu equipo, seguir tu progreso y completar con éxito tu proyecto con valiosas lecciones para el próximo. Utilizaremos ejemplos del mundo real de empresas como SpaceX, Instagram, Microsoft, y también compartiremos un fracaso de gestión de proyectos a menudo olvidado de Amazon y cómo puedes evitar errores similares.

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How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

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The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

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Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

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SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

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Destacados de las herramientas

Marco de asignación RACI

Una vez que conoces los riesgos y las posibles recompensas de tu proyecto, es hora de asignar roles y responsabilidades.

En 2015, el jefe de ingeniería de Instagram tenía un problema: la empresa tenía una baja puntuación de transparencia en una encuesta de satisfacción de los empleados. Descubrió que el problema era la falta de claridad en cómo se tomaban las decisiones. El problema no era la comunicación sobre las decisiones, sino la comunicación sobre por qué se tomaban las decisiones. ¿Cómo resolvió Instagram su problema de claridad? Un marco llamado Roles y Responsabilidades del Equipo RACI. (Diapositiva 23)

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What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

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Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

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The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

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RACI significa Responsable, Responsable, Consultado e Informado. Bajo el marco RACI, los roles se asignan en función de quién es responsable de una decisión, quién es responsable de esa decisión, quién es consultado antes de que se finalice la decisión y quién es informado de las decisiones cuando se toman. El propósito de RACI es asegurar que todos los interesados conozcan sus responsabilidades, confirmar que los recursos están correctamente asignados y crear transparencia para que todos estén en la misma página y se hagan responsables de lo que les corresponde.

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How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

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The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

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The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

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The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

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En el caso de Instagram, menos tomadores de decisiones y más transparencia en torno a quién tomaba las decisiones permitieron a los equipos moverse más rápido. Los líderes fueron más responsables y el marco RACI se escaló en toda la empresa.

Carta del proyecto

Has asignado roles al equipo y todos conocen su responsabilidad en el proyecto, pero ¿cómo mantienes al equipo enfocado en el objetivo principal del proyecto, especialmente en plazos largos?

En 2002, Elon Musk quería comprar un cohete para comenzar su sueño de enviar humanos a Marte. Sin embargo, el precio para comprar uno costaba hasta 65 millones de dólares. Musk utilizó un concepto llamado "primeros principios" para pensar en cómo podría reducir los costos lo suficiente para resolver el problema de financiación. Resulta que las materias primas solo costaban alrededor del dos por ciento del precio de un cohete, así que compró las materias primas y construyó uno él mismo. Musk no solo pudo reducir el costo de lanzar un cohete en 10 veces, sino que lo hizo con beneficios. Como resultado, SpaceX ahora vale aproximadamente 74 mil millones de dólares a partir de septiembre de 2021.

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Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

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A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

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Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

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The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

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Para aplicar el concepto de primeros principios a tus propios proyectos, puedes usar una carta de proyecto para unir a todos los interesados internos y externos en torno a un propósito común. Una carta de proyecto no solo es el "discurso de ascensor" para los objetivos de tu proyecto, sino que también describe el alcance del proyecto, así como sus requisitos técnicos, riesgos, limitaciones, suposiciones y dependencias. Estos principios fundamentales de un proyecto establecen las expectativas a medida que el proyecto se desarrolla y pueden usarse como la fuente de verdad que mantiene a todos los interesados apegados al plan.

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La carta del proyecto también describe el cronograma y el presupuesto del proyecto, los principales interesados a cargo y los criterios de éxito, para que todos los involucrados sepan quién es responsable de qué y cómo debería ser la realización del proyecto.(Diapositivas 29-31)

Paneles de control de proyectos y gráficos de Gantt

Entonces, ahora que tienes un plan que se basa en una base sólida, ¿cómo va ese plan?

Los gestores de proyectos exitosos necesitan una herramienta de panel de control de estado del proyecto para seguir el estado de su proyecto a través de las fases e indicadores clave de rendimiento. Este panel ayuda a comunicar las actualizaciones del proyecto a los interesados externos y a los miembros del equipo interno. Puedes medir tu tiempo versus la fase del producto y el cronograma versus la capacidad de recursos para medir tu estado actual contra los objetivos descritos en la carta del proyecto. (Diapositivas 39-43)

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Para seguir tu progreso a lo largo del tiempo, utiliza un gráfico de Gantt para esbozar el progreso de tu actividad contra múltiples cronogramas, con diferentes visualizaciones para vistas mensuales, trimestrales, semestrales o anuales. (Diapositivas 44-50)

Reunión post mortem

Con las herramientas para seguir el progreso y mantenerse en el cronograma, deberías tener todos los recursos que necesitas para completar tu próximo proyecto, ¿entonces qué haces cuando el proyecto ha terminado?

En julio de 2014, Amazon lanzó su propio teléfono inteligente, llamado Amazon Fire phone. Pero dos meses después del lanzamiento, Amazon ya comenzó a ofrecer descuentos masivos para hacer que el teléfono fuera prácticamente gratis con un contrato. Un mes después de eso, Amazon dio de baja casi 170 millones de dólares en inventario de Fire Phone como pérdida, eventualmente descontinuando el producto por completo. Mientras que el lector de libros electrónicos Kindle de Amazon fue un gran éxito que permitió la lectura en movimiento, el Fire Phone fue un fracaso desde su llegada. ¿Dónde se equivocó Amazon? Amazon probablemente se hizo la misma pregunta en una reunión post mortem.(Diapositiva 54)

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Para asegurar el éxito futuro en tu próximo proyecto, asegúrate de realizar una reunión post mortem donde puedas realizar una encuesta al equipo para obtener información sobre dónde tu equipo sintió que el proyecto tuvo éxito o dónde hay margen de mejora. Puedes encuestar el proyecto en su conjunto o sus logros individuales. También puedes encuestar la colaboración y productividad del equipo, o incluso encuestar tu propio estilo de gestión para aprender cómo puedes mejorar tu gestión de proyectos. Estas encuestas post mortem recopilan comentarios de todos para que puedas convertir tu próximo proyecto en un éxito aún mayor.

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En el caso de Amazon, un post mortem reveló que en lugar del énfasis típico de Amazon en lo que quiere el consumidor, construyeron un teléfono que nadie quería cuando todo lo que el consumidor necesitaba era una nueva aplicación o dos.

Cálculo del IRR

Antes de que comience un proyecto, necesitas averiguar cuánto va a costar.

Según Goldman Sachs, se emitieron más de 504 mil millones de dólares en recompras de acciones en 2021, la mayor cantidad en más de 22 años. Microsoft hizo titulares cuando anunció su propio programa de recompra de acciones de 60 mil millones de dólares en septiembre. Entonces, ¿cómo deciden empresas como Microsoft desplegar tanto capital en recompras de acciones? La respuesta es un cálculo de IRR.(Diapositiva 8)

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Para calcular el costo de un proyecto, los gestores de proyectos utilizan una herramienta llamada fórmula de tasa interna de retorno, o IRR. Las calculadoras de IRR se utilizan para ponderar el gasto de un proyecto contra sus posibles ganancias. Las corporaciones utilizan IRR para evaluar los programas de recompra de acciones. En el caso de Microsoft, Microsoft utilizó cálculos de IRR para determinar que poseer más de sus propias acciones sería una mejor inversión a largo plazo que una adquisición de otra empresa.

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Normalmente, el IRR se calcula a través de Microsoft Excel, ya que los cálculos manuales requieren mucho ensayo y error. Para determinar el IRR de tu proyecto, estima el costo inicial de la inversión y cuánto aportará en flujos de efectivo futuros. Utilizas estas suposiciones y las introduces en la fórmula de IRR para ver si los flujos de efectivo de entrada anulan la salida de la inversión inicial para hacer que el valor presente neto del proyecto sea igual a cero. (Diapositiva 7)

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Como gestor de proyectos, siempre debes elegir un proyecto con el valor presente neto más alto, no el IRR más alto. Esto se debe a que el IRR es el nivel más bajo de retorno para recuperar una inversión, mientras que un valor presente neto más alto apunta al valor a largo plazo de un proyecto.

Análisis de Monte-Carlo

Después de conocer el costo y el beneficio de un proyecto, también necesitarás calcular los riesgos asociados. Muchos gestores de proyectos necesitan realizar un análisis de riesgo de proyecto para determinar las preocupaciones potenciales a la baja antes de emprender una nueva empresa masiva.

Goldman Sachs tiene una nueva tecnología que planea usar para realizar su análisis de riesgo: computadoras casi cuánticas. Los modelos actuales de análisis de riesgo utilizados por los analistas de Goldman requieren una gran cantidad de potencia informática y a menudo se realizan durante la noche. Mientras que una computadora completamente cuántica podría realizar estas simulaciones mil veces más rápido, esta tecnología aún está a diez años de distancia. Sin embargo, las computadoras casi cuánticas podrían ejecutar estas simulaciones 100 veces más rápido y podrían estar listas en cinco años o menos.

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La fórmula que ejecutan estas simulaciones se llama análisis de Monte-Carlo, que se utiliza para predecir la probabilidad de diferentes resultados a medida que se agregan variables aleatorias. Para usar un análisis de Monte-Carlo, asigna múltiples valores a una variable incierta para obtener un rango de resultados. Toma el promedio para obtener una estimación, que generalmente toma la forma de una curva de campana.El rendimiento promedio se convierte en el resultado más probable, con una igual probabilidad de que el rendimiento pueda ser mayor o menor.

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Debido a la forma en que funciona Monte-Carlo, se puede asumir que hay un 95% de probabilidad de que el resultado final termine dentro de dos desviaciones estándar del promedio.(Diapositiva 12)

Para obtener más herramientas sobre lo que hace exitosos a los gerentes de proyectos, descargue este marco de trabajo. Obtendrá herramientas adicionales como tablas de estimación de costos, calculadoras de valor presente neto, mapas de beneficios de proyectos, matrices de estructura de diseño de proyectos, estructuras de desglose de trabajo, diagramas de ruta crítica, tableros kanban y mucho más.¡Disfruta!

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