Ultimate Project Management Toolbox

सारांश

क्या आपने कभी एलन मस्क की तरह एक परियोजना चलाने की इच्छा की है? गोल्डमन सैक्स के वित्तीय विश्लेषक की तरह एक परियोजना की सफलता का अनुमान लगाने की क्षमता के बारे में क्या कहना? यहां हर परियोजना के नेता को उनके उपकरण बक्से में सफलता की सुनिश्चितता के लिए जरूरत होती है Ultimate Project Management Toolbox। आपको आंतरिक दर लाभ की गणना करने, मोंटे-कार्लो विश्लेषण करने, RACI मैट्रिक्स के साथ टीमों को प्रबंधित करने, एक परियोजना चार्टर लिखने, डैशबोर्ड और गैंट चार्ट के साथ परियोजना की स्थिति का पता लगाने और एक पोस्ट मॉर्टम सर्वेक्षण करने की जानकारी मिलेगी।

5 questions and answers

What is the purpose of a post mortem survey in project management?

View answer

The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

View answer

Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

View answer

Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

View all 5 questions

Ask follow up

परिणाम

इस ढांचे के साथ, आप परियोजना प्रबंधन के विभिन्न चरणों को सीखेंगे, जैसे कि अपनी परियोजना की व्यावहारिकता का मूल्यांकन करना, अपनी टीम को प्रबंधित करना, अपनी प्रगति का पता लगाना और अपनी अगली परियोजना के लिए मूल्यवान लाभ के साथ अपनी परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करना। हम SpaceX, Instagram, Microsoft की तरह कंपनियों के वास्तविक जीवन के उदाहरणों का उपयोग करेंगे, और Amazon से एक अक्सर भूल गई परियोजना प्रबंधन विफलता भी साझा करेंगे और आप कैसे समान त्रुटियों से बच सकते हैं।

5 questions and answers

How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

View answer

The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

View answer

Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

View answer

SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

View all 5 questions

Ask follow up

उपकरण की विशेषताएं

RACI असाइनमेंट ढांचा

एक बार जब आपको अपनी परियोजना के जोखिम और संभावित इनाम का पता चल जाता है, तो यह समय होता है भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को सौंपने का।

2015 में, Instagram के इंजीनियरिंग के प्रमुख के पास एक समस्या थी - कंपनी के पास कर्मचारी संतुष्टि के सर्वेक्षण में एक कम पारदर्शिता स्कोर था। उन्होंने पता लगाया कि समस्या निर्णय कैसे लिए जाते हैं, इसके पीछे की स्पष्टता की कमी थी।मुद्दा निर्णयों के बारे में संचार नहीं था, बल्कि निर्णय क्यों लिए गए थे, इसके बारे में संचार था। तो Instagram ने अपनी स्पष्टता समस्या कैसे हल की? एक ढांचा जिसे RACI टीम भूमिकाएं और जिम्मेदारियां कहा जाता है। (स्लाइड 23)

5 questions and answers

What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

View answer

Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

View answer

A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

View answer

The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

View all 5 questions

Ask follow up

RACI का मतलब होता है Responsible, Accountable, Consulted और Informed। RACI ढांचे के तहत, भूमिकाएं निर्धारित की जाती हैं कि कौन जिम्मेदार है एक निर्णय के लिए, कौन उत्तरदायी है उस निर्णय के लिए, किसे परामर्श किया जाता है निर्णय अंतिम रूप दिए जाने से पहले और किसे सूचित किया जाता है निर्णयों के बारे में जब वे बनाए जाते हैं। RACI का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सभी हितधारक अपनी जिम्मेदारियों को जानते हैं, संसाधनों का उचित आवंटन सुनिश्चित करते हैं, और पारदर्शिता पैदा करते हैं ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों और उन्हें वे जिम्मेदार हैं, उसके लिए उत्तरदायी ठहराया जा सके।

5 questions and answers

How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

View answer

The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

View answer

The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

View answer

The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

View all 5 questions

Ask follow up

Instagram के मामले में, कम निर्णयकर्ता और निर्णय कौन ले रहा था, इसके आसपास अधिक पारदर्शिता ने टीमों को तेजी से आगे बढ़ने की संभावना बनाई। नेताओं को अधिक उत्तरदायी ठहराया गया और RACI ढांचे को कंपनी के भर में स्केल किया गया।

प्रोजेक्ट चार्टर

आपने टीम की भूमिकाओं को निर्धारित कर दिया है और हर कोई अपनी जिम्मेदारी जानता है परियोजना पर - लेकिन आप टीम को परियोजना के मुख्य लक्ष्य पर कैसे केंद्रित रखते हैं, विशेष रूप से लंबे समयावधि के दौरान?

2002 में, इलॉन मस्क ने मार्स पर मानवों को भेजने के अपने सपने की शुरुआत करने के लिए एक रॉकेट खरीदना चाहा।हालांकि, एक खरीदने की कीमत $65 मिलियन डॉलर तक हो सकती है। मस्क ने "प्रथम सिद्धांत" नामक अवधारणा का उपयोग किया ताकि वह सोच सके कि वह कितना खर्च कम कर सकते हैं ताकि वित्तीय समस्या का समाधान कर सकें। यह निकला कि कच्चे माल की कीमत एक रॉकेट की कीमत के केवल दो प्रतिशत होती है, इसलिए उन्होंने कच्चे माल खरीदे और स्वयं एक बनाया। मस्क ने न केवल एक रॉकेट लॉन्च करने की लागत को 10x कम किया, बल्कि इसे मुनाफे में किया। परिणामस्वरूप, SpaceX अब सितंबर 2021 के अनुसार लगभग $74 बिलियन के लगभग मूल्यवान है।

5 questions and answers

Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

View answer

A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

View answer

Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

View answer

The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

View all 5 questions

Ask follow up

अपने प्रोजेक्ट्स पर प्रथम सिद्धांतों की अवधारणा को लागू करने के लिए, आप एक प्रोजेक्ट चार्टर का उपयोग कर सकते हैं जो सभी आंतरिक और बाहरी हितधारकों को एक सामान्य उद्देश्य के चारों ओर एकजुट करता है। प्रोजेक्ट चार्टर केवल आपके प्रोजेक्ट के लक्ष्यों के लिए "एलिवेटर पिच" नहीं होता है, बल्कि प्रोजेक्ट के दायरे को भी रूपरेखांकित करता है साथ ही इसकी तकनीकी आवश्यकताएं, जोखिम, बाधाएं, मान्यताएं और निर्भरताएं। प्रोजेक्ट के इन मूल सिद्धांतों ने प्रोजेक्ट के विकास के रूप में अपेक्षाएं निर्धारित की हैं, और इसे सच्चाई के स्रोत के रूप में उपयोग किया जा सकता है जो सभी हितधारकों को योजना का पालन करने के लिए जमीन पर रखता है।

Ask follow up

प्रोजेक्ट चार्टर यह भी रूपरेखांकित करता है कि प्रोजेक्ट की समयरेखा और बजट, प्रमुख हितधारक जिम्मेदार हैं, और सफलता के मापदंड, ताकि सभी शामिल लोग जानते हों कि किसकी क्या जिम्मेदारी है और प्रोजेक्ट को पूरा करना कैसा दिखाई देना चाहिए।(स्लाइड 29-31)

प्रोजेक्ट डैशबोर्ड और गैंट चार्ट

तो अब जब आपकी योजना एक मजबूत आधार पर निर्मित है, तो वह योजना कैसी चल रही है?

सफल प्रोजेक्ट प्रबंधकों को अपने प्रोजेक्ट की स्थिति को चरणों और महत्वपूर्ण प्रदर्शन संकेतकों के आधार पर ट्रैक करने के लिए प्रोजेक्ट स्थिति डैशबोर्ड उपकरण की आवश्यकता होती है। यह डैशबोर्ड बाहरी हितधारकों और आंतरिक टीम सदस्यों को प्रोजेक्ट के अपडेट संचारित करने में मदद करता है। आप अपने समय को उत्पाद चरण और समयरेखा के खिलाफ संसाधन क्षमता के खिलाफ माप सकते हैं ताकि आप अपनी वर्तमान स्थिति को प्रोजेक्ट चार्टर में उल्लिखित लक्ष्यों के खिलाफ माप सकें। (स्लाइड 39-43)

Ask follow up

अपनी प्रगति का पालन करने के लिए, अपनी गतिविधि की प्रगति को कई समयरेखाओं के खिलाफ आउटलाइन करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करें, मासिक, त्रैमासिक, अर्धवार्षिक या पूरे वर्ष के दृश्यों के लिए विभिन्न दृश्यीकरण। (स्लाइड 44-50)

पोस्ट-मॉर्टम मीटिंग

प्रगति को ट्रैक करने और समय सारिणी पर रहने के उपकरणों के साथ, आपके पास अपनी अगली प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी संसाधन होने चाहिए - तो जब प्रोजेक्ट समाप्त हो जाता है तो आप क्या करते हैं?

2014 के जुलाई में, अमेज़न ने अपना खुद का स्मार्टफोन, अमेज़न फायर फोन कहलाने वाला, लॉन्च किया। लेकिन लॉन्च के दो महीने बाद, अमेज़न ने फोन को प्रैक्टिकली फ्री बनाने के लिए बड़े छूट देना शुरू कर दिया था एक अनुबंध के साथ।उसके एक महीने बाद, अमेज़न ने फ़ायर फ़ोन इन्वेंटरी के लगभग $170 मिलियन को नुकसान के रूप में लिख दिया, अंततः उत्पाद को पूरी तरह से बंद कर दिया। जबकि अमेज़न का किंडल ई-रीडर एक विशाल सफलता थी जिसने चलते-फिरते पढ़ने की सुविधा सुनिश्चित की, फ़ायर फ़ोन आगमन पर ही मर चुका था। तो अमेज़न ने कहां गलती की? अमेज़न ने संभवतः एक []boldpost mortem meeting.(स्लाइड 54)

Ask follow up

अपनी अगली परियोजना पर भविष्य में सफलता सुनिश्चित करने के लिए, एक पोस्ट-मॉर्टम बैठक आयोजित करने की सुनिश्चित करें जहां आप team survey करके जान सकते हैं कि आपकी टीम को लगता है कि परियोजना कहां सफल रही या सुधार के लिए कहां स्थान है। आप परियोजना को पूरी तरह से या इसकी व्यक्तिगत उपलब्धियों को सर्वेक्षण कर सकते हैं। आप टीम के सहयोग और उत्पादकता को भी सर्वेक्षण कर सकते हैं, या अपने प्रबंधन शैली को सर्वेक्षण करके जान सकते हैं कि आप अपने परियोजना प्रबंधन को कैसे सुधार सकते हैं। ये पोस्ट-मॉर्टम सर्वेक्षण सभी से प्रतिक्रिया इकट्ठा करते हैं ताकि आप अपनी अगली परियोजना को एक और अधिक सफलता में बदल सकें।

Ask follow up

अमेज़न के मामले में, एक पोस्ट-मॉर्टम ने यह खुलासा किया कि बजाय अमेज़न के टिप्पणी पर जो उपभोक्ता चाहता है, उन्होंने एक ऐसा फ़ोन बनाया जिसे कोई नहीं चाहता था जब सभी उपभोक्ता को एक नया ऐप या दो चाहिए था।

IRR calculation

एक परियोजना शुरू होने से पहले, आपको यह जानना होगा कि इसकी लागत कितनी होगी।

Goldman Sachs के अनुसार, 2021 में $504 बिलियन डॉलर के शेयर खरीदने के आदेश जारी किए गए थे - यह 22 सालों में सबसे अधिक था। Microsoft ने सितम्बर में अपने $60 बिलियन डॉलर के शेयर खरीदने के कार्यक्रम की घोषणा करके सुर्खियों में आया। तो Microsoft जैसी कंपनियां शेयर खरीदने में इतनी अधिक पूंजी का निर्णय कैसे लेती हैं? उत्तर है IRR गणना।(स्लाइड 8)

Ask follow up

किसी परियोजना की लागत की गणना करने के लिए, परियोजना प्रबंधकों का एक उपकरण उपयोग करते हैं जिसे आंतरिक दर वापसी, या IRR, सूत्र कहते हैं। IRR गणनाएं एक परियोजना के खर्च के खिलाफ इसके संभावित लाभों को तौलने के लिए की जाती हैं। कॉर्पोरेशन IRR का उपयोग शेयर खरीदने के कार्यक्रमों का मूल्यांकन करने के लिए करते हैं। Microsoft के मामले में, Microsoft ने IRR गणनाओं का उपयोग करके निर्धारित किया कि अपने खुद के शेयरों का अधिक अधिग्रहण करना दूसरी कंपनी की अधिग्रहण से लंबे समय तक बेहतर निवेश होगा।

Ask follow up

आमतौर पर, IRR की गणना Microsoft Excel के माध्यम से की जाती है, क्योंकि हाथ की गणनाएं बहुत सारी प्रयास और त्रुटियां मांगती हैं। अपनी परियोजना की IRR का निर्धारण करने के लिए, निवेश की प्रारंभिक लागत और यह कितना भविष्य के नकद प्रवाह ला सकता है, का अनुमान लगाएं। आप इन मान्यताओं का उपयोग करते हैं और उन्हें IRR सूत्र में डालते हैं ताकि देखा जा सके कि क्या नकद प्रवाह निवेश की प्रारंभिक आवश्यकता को नकारते हैं ताकि परियोजना का वर्तमान मूल्य शून्य हो जाए। (स्लाइड 7)

Ask follow up

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको हमेशा उच्चतम वर्तमान मूल्य वाली परियोजना को चुनना चाहिए, न कि उच्चतम IRR।यह इसलिए है क्योंकि IRR एक निवेश को वसूलने के लिए सबसे कम स्तर की वापसी है, जबकि एक उच्च नेट वर्तमान मूल्य एक परियोजना के दीर्घकालिक मूल्य को दर्शाता है।

मोंटे-कार्लो विश्लेषण

एक बार जब आपको एक परियोजना की लागत और लाभ का पता चल जाता है, तो आपको इससे जुड़े जोखिमों की गणना भी करनी होगी। कई परियोजना प्रबंधकों को एक बड़े नए उपक्रम को शुरू करने से पहले संभावित नकारात्मक मुद्दों का पता लगाने के लिए एक परियोजना जोखिम विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है।

गोल्डमन सैक्स के पास एक नया प्रौद्योगिकी है जिसका वह अपने जोखिम विश्लेषण करने के लिए उपयोग करने की योजना बना रहा है: निकट-क्वांटम कंप्यूटर। गोल्डमन विश्लेषकों द्वारा वर्तमान में उपयोग किए जाने वाले जोखिम विश्लेषण मॉडल को बहुत सारी कंप्यूटिंग शक्ति की आवश्यकता होती है और यह अक्सर रात भर किया जाता है। जबकि एक पूरी तरह से क्वांटम कंप्यूटर इन सिमुलेशनों को हजार गुना तेजी से कर सकता है, यह प्रौद्योगिकी अभी दस साल दूर है। हालांकि, निकट-क्वांटम कंप्यूटर इन सिमुलेशनों को 100x तेजी से चला सकते हैं और ये पांच साल या उससे कम समय में तैयार हो सकते हैं।

Ask follow up

इन सिमुलेशनों को चलाने का फॉर्मूला मोंटे-कार्लो विश्लेषण, कहलाता है, जिसका उपयोग विभिन्न परिणामों की संभावना का अनुमान लगाने के लिए किया जाता है जब यादृच्छिक चर को जोड़ा जाता है। एक मोंटे-कार्लो विश्लेषण का उपयोग करने के लिए, एक अनिश्चित चर को कई मूल्यों को आवंटित करें ताकि परिणामों की एक श्रृंखला मिल सके। एक अनुमान प्राप्त करने के लिए औसत लें, जो आमतौर पर एक घंटी के आकार का होता है। औसत वापसी सबसे संभाव्य परिणाम बन जाती है, जिसमें वापसी अधिक या कम होने की समान संभावना होती है।

Ask follow up

मोंट कार्लो के काम करने के तरीके के कारण, यह माना जा सकता है कि अंतिम परिणाम की 95% संभावना औसत से दो मानक विचलन के भीतर होगी।(स्लाइड 12)

परियोजना प्रबंधकों को सफल बनाने वाले अधिक उपकरणों पर, इस ढांचे को डाउनलोड करें। आपको लागत अनुमान सारणियां, नेट वर्तमान मूल्य कैलकुलेटर, परियोजना लाभ मानचित्र, परियोजना डिजाइन संरचना मैट्रिक्स, कार्य विभाजन संरचनाएं, महत्वपूर्ण पथ आरेख, कानबान बोर्ड्स और बहुत कुछ अतिरिक्त प्राप्त होगा।आनंद लें!