Окончательный набор инструментов для управления проектами

Синопсис

Вы когда-нибудь хотели управлять проектом, как Илон Маск? А что насчет способности предсказать успех проекта, как финансовый аналитик в Goldman Sachs? Вот Окончательный набор инструментов для управления проектами, который каждому руководителю проекта необходим в своем инструментарии, чтобы гарантировать успех с самого начала. Вы научитесь рассчитывать внутреннюю норму доходности, проводить анализ методом Монте-Карло, управлять командами с помощью матрицы RACI, писать устав проекта, отслеживать статус проекта с помощью панелей и диаграмм Ганта и проводить опрос после проекта.

Результат

С этим подходом вы узнаете различные этапы управления проектами, от оценки жизнеспособности вашего проекта, управления вашей командой, отслеживания вашего прогресса и успешного завершения вашего проекта с ценными выводами для вашего следующего. Мы будем использовать реальные примеры компаний, таких как SpaceX, Instagram, Microsoft, а также поделимся часто забываются неудачами управления проектами от Amazon и как вы можете избежать подобных ошибок.

Основные инструменты

Фреймворк назначения RACI

Как только вы знаете риски и потенциальные награды вашего проекта, пришло время назначить роли и обязанности.

В 2015 году главный инженер Instagram столкнулся с проблемой — компания получила низкий балл за прозрачность в опросе удовлетворенности сотрудников. Он обнаружил, что проблема заключается в отсутствии ясности в отношении того, как принимаются решения.Проблема не была в общении о решениях, а в общении о причинах принятия решений. Как Instagram решил свою проблему с ясностью? С помощью рамки, называемой Роли и обязанности команды RACI. (Слайд 23)

RACI означает Ответственный, Обязанный, Консультированный и Информированный. В рамках RACI роли назначаются на основе того, кто ответственен за решение, кто обязан за это решение, кто консультируется перед окончательным принятием решения и кто информируется о решениях, когда они принимаются. Цель RACI - убедиться, что все заинтересованные стороны знают свои обязанности, подтвердить, что ресурсы правильно распределены, и создать прозрачность, чтобы все были на одной странице и несли ответственность за то, за что они ответственны.

В случае Instagram, меньшее количество принимающих решения и большая прозрачность вокруг того, кто принимал решения, позволили командам работать быстрее. Лидеры несли большую ответственность, и рамка RACI была масштабирована по всей компании.

Устав проекта

Вы назначили роли команды, и все знают свою ответственность в проекте — но как вы поддерживаете сосредоточенность команды на основной цели проекта, особенно на длительных временных горизонтах?

В 2002 году Илон Маск хотел купить ракету, чтобы начать свою мечту о отправке людей на Марс.Однако цена на покупку одного ракетного корабля может достигать 65 миллионов долларов. Маск использовал концепцию, называемую "первыми принципами", чтобы подумать о том, как он может снизить затраты достаточно, чтобы решить проблему финансирования. Оказывается, сырье стоит всего около двух процентов от цены ракеты, поэтому он купил сырье и построил ракету сам. Маск не только смог сократить стоимость запуска ракеты в 10 раз, но и сделал это с прибылью. В результате, стоимость SpaceX сейчас составляет примерно 74 миллиарда долларов по состоянию на сентябрь 2021 года.

Чтобы применить концепцию первых принципов к своим проектам, вы можете использовать устав проекта для объединения всех внутренних и внешних заинтересованных сторон вокруг общей цели. Устав проекта - это не только "краткое изложение" целей вашего проекта, но и определение его объема, а также технических требований, рисков, ограничений, предположений и зависимостей. Эти основные принципы проекта устанавливают ожидания по мере развития проекта и могут использоваться как источник истины, который обязывает всех заинтересованных сторон придерживаться плана.

Устав проекта также определяет сроки и бюджет проекта, ключевых заинтересованных сторон, ответственных за его выполнение, и критерии успеха, чтобы все участники знали, кто за что отвечает и как должно выглядеть успешное завершение проекта.(Слайд 29-31)

Панели управления проектами и диаграммы Ганта

Итак, теперь у вас есть план, основанный на прочном фундаменте, как идет этот план?

Успешным менеджерам проектов требуется инструмент панели состояния проекта для отслеживания статуса их проекта по фазам и ключевым показателям эффективности. Эта панель помогает сообщать обновления проекта внешним заинтересованным сторонам и внутренним членам команды. Вы можете измерить свое время по сравнению с фазой продукта и временной шкалой по сравнению с ресурсной емкостью, чтобы измерить ваше текущее состояние по сравнению с целями, изложенными в уставе проекта. (Слайд 39-43)

Чтобы следить за своим прогрессом со временем, используйте диаграмму Ганта для отображения прогресса вашей активности по нескольким временным шкалам, с различными визуализациями для месячных, квартальных, полугодовых или годовых просмотров. (Слайды 44-50)

Посмертное собрание

С инструментами для отслеживания прогресса и соблюдения графика у вас должны быть все ресурсы, необходимые для завершения вашего следующего проекта — так что вы делаете, когда проект завершен?

В июле 2014 года Amazon запустил свой собственный смартфон, названный Amazon Fire phone. Но спустя два месяца после запуска, Amazon уже начал предлагать огромные скидки, чтобы сделать телефон практически бесплатным с контрактом.Месяц спустя, Amazon списала почти $170 миллионов стоимости инвентаря Fire Phone в убыток, в конечном итоге полностью прекратив продажу этого продукта. В то время как электронная книга Amazon Kindle стала огромным успехом, позволившим читать в пути, Fire Phone был мертв при поступлении. Так где же Amazon ошиблась? Вероятно, Amazon задала себе тот же вопрос на []boldпосмертном собрании.[/bold](Слайд 54)

Чтобы обеспечить будущий успех на вашем следующем проекте, обязательно проведите посмертное собрание, где вы сможете провести опрос команды для получения информации о том, где ваша команда считает, что проект преуспел или где есть место для улучшения. Вы можете провести опрос по проекту в целом или его отдельным достижениям. Вы также можете опросить команду о сотрудничестве и продуктивности, или даже опросить свой собственный стиль управления, чтобы узнать, как вы можете улучшить управление проектом. Эти посмертные опросы собирают отзывы от всех, чтобы вы могли превратить свой следующий проект в еще больший успех.

В случае Amazon, посмертный анализ показал, что вместо обычного акцента Amazon на то, что хочет потребитель, они создали телефон, которого никто не хотел, когда все, что потребителю нужно было, это новое приложение или два.

Расчет IRR

Перед началом проекта вам нужно выяснить, сколько он будет стоить.

Согласно Goldman Sachs, в 2021 году были выпущены акции на общую сумму более 504 миллиардов долларов — это самый большой объем за последние 22 года. Microsoft привлекла внимание, когда в сентябре объявила о своей программе выкупа акций на 60 миллиардов долларов. Так как компании, такие как Microsoft, принимают решение о направлении такого большого капитала на выкуп акций? Ответ — это расчет (Слайд 8)

Для расчета стоимости проекта менеджеры проектов используют инструмент, называемый формулой внутренней нормы доходности или IRR. Расчеты IRR используются для сравнения затрат на проект с потенциальной прибылью. Корпорации используют IRR для оценки программ выкупа акций. В случае Microsoft, Microsoft использовала расчеты IRR, чтобы определить, что владение большим количеством собственных акций будет лучшим инвестиционным решением в долгосрочной перспективе, чем приобретение другой компании.

Обычно IRR рассчитывается с помощью Microsoft Excel, поскольку ручные расчеты требуют множества проб и ошибок. Чтобы определить IRR вашего проекта, оцените начальную стоимость инвестиций и то, сколько они принесут в будущих денежных потоках. Вы используете эти предположения и вставляете их в формулу IRR, чтобы увидеть, компенсируют ли денежные поступления начальные инвестиции, чтобы чистая приведенная стоимость проекта была равна нулю. (Слайд 7)

В качестве менеджера проекта вы всегда должны выбирать проект с наибольшей чистой приведенной стоимостью, а не с наибольшей IRR.Это связано с тем, что IRR является минимальным уровнем доходности для возврата инвестиций, в то время как более высокая чистая приведенная стоимость указывает на долгосрочную стоимость проекта.

Анализ Монте-Карло

После того, как вы узнаете стоимость и выгоду от проекта, вам также потребуется рассчитать связанные с ним риски. Многим руководителям проектов необходимо провести анализ рисков проекта, чтобы определить потенциальные проблемы, прежде чем приступать к масштабному новому предприятию.

У Goldman Sachs есть новая технология, которую она планирует использовать для проведения своего анализа рисков: квазиквантовые компьютеры. Текущие модели анализа рисков, используемые аналитиками Goldman, требуют огромного объема вычислительной мощности и часто выполняются за ночь. Хотя полностью квантовый компьютер мог бы выполнять эти симуляции в тысячу раз быстрее, эта технология все еще находится в десятилетии от нас. Однако квазиквантовые компьютеры могут выполнять эти симуляции в 100 раз быстрее и могут быть готовы менее чем через пять лет.

Формула, по которой работают эти симуляции, называется анализом Монте-Карло, который используется для прогнозирования вероятности различных исходов при добавлении случайных переменных. Чтобы использовать анализ Монте-Карло, присвойте несколько значений неопределенной переменной, чтобы получить диапазон результатов. Возьмите среднее значение, чтобы получить оценку, которая обычно имеет форму колокола. Средний доход становится наиболее вероятным исходом, с равной вероятностью того, что доход может быть выше или ниже.

Исходя из принципа работы метода Монте-Карло, можно предположить, что с 95% вероятностью конечный результат окажется в пределах двух стандартных отклонений от среднего значения.(Слайд 12)

Для получения дополнительных инструментов, которые делают успешными менеджеров проектов, загрузите этот фреймворк. Вы получите дополнительные инструменты, такие как таблицы оценки стоимости, калькуляторы чистой приведенной стоимости, карты преимуществ проекта, матрицы структуры дизайна проекта, структуры разбивки работ, диаграммы критического пути, доски канбан и многое другое.Наслаждайтесь!