Ultimate Project Management Toolbox

Sinopse

Você já quis gerir um projeto como Elon Musk? Que tal a habilidade de prever o sucesso de um projeto como um analista financeiro da Goldman Sachs? Aqui está a Ultimate Project Management Toolbox que todo líder de projeto precisa em sua caixa de ferramentas para garantir o sucesso desde o início. Você aprenderá a calcular a taxa interna de retorno, realizar análises de Monte-Carlo, gerir equipes com uma matriz RACI, escrever uma carta de projeto, acompanhar o status do projeto com painéis e gráficos de Gantt e conduzir uma pesquisa pós-morte.

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What is the purpose of a post mortem survey in project management?

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The purpose of a post mortem survey in project management is to evaluate the project's performance after its completion. It helps in identifying what went well, what didn't, and what could be improved for future projects. It's a learning tool that allows project teams to reflect on their experiences and apply lessons learned to future projects.

How does calculating the internal rate of return contribute to project management?

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Calculating the Internal Rate of Return (IRR) is a crucial aspect of project management as it helps in financial forecasting and decision-making. IRR is the discount rate that makes the net present value (NPV) of all cash flows (both positive and negative) from a project equal to zero. It provides an estimate of the profitability of the project. If the IRR of a project exceeds the cost of capital, the project would typically be considered a good investment. This allows project managers to compare and rank projects based on their IRRs, aiding in the selection of projects that would yield the highest returns.

What is the role of Monte-Carlo analysis in predicting a project's success?

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Monte-Carlo analysis plays a crucial role in predicting a project's success by providing a range of possible outcomes based on the variability of key project variables. It uses statistical methods to model possible outcomes and their probabilities, which helps in risk assessment and decision-making. It allows project managers to understand the impact of risk and uncertainty in their project schedules, budgets, and scope, thereby increasing the chances of project success.

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Resultado

Com este framework, você aprenderá as várias etapas do gerenciamento de projetos, desde como avaliar a viabilidade do seu projeto, gerir sua equipe, acompanhar seu progresso e concluir com sucesso seu projeto com lições valiosas para o próximo. Usaremos exemplos reais de empresas como SpaceX, Instagram, Microsoft e também compartilharemos um fracasso de gerenciamento de projetos muitas vezes esquecido da Amazon e como você pode evitar erros semelhantes.

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How does this framework assist in managing a team and tracking progress in a project?

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The framework assists in managing a team and tracking progress in a project by providing a structured approach. It outlines various stages of project management, including evaluating project viability, team management, and progress tracking. It also provides real-world examples from successful companies to illustrate these stages and offers insights into potential pitfalls, such as those experienced by Amazon, to help avoid similar mistakes.

What are some common project management mistakes and how does this framework help avoid them?

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Common project management mistakes include poor communication, lack of clear goals, inadequate risk management, and not tracking progress effectively. This framework helps avoid these mistakes by providing clear guidelines for each stage of project management. It emphasizes the importance of evaluating project viability, managing your team effectively, and tracking progress meticulously. Real-world examples from companies like SpaceX, Instagram, and Microsoft are used to illustrate these points. Additionally, it highlights a project management fail from Amazon to help you understand potential pitfalls and how to avoid them.

Can you provide examples of how companies like SpaceX and Microsoft have utilized this project management framework?

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SpaceX and Microsoft have utilized project management frameworks in various ways. For instance, SpaceX uses such frameworks to manage its complex space missions. They break down their projects into stages, evaluate their viability, manage their teams, and track progress to ensure successful completion. Similarly, Microsoft uses project management frameworks to handle its software development projects. They use these tools to manage their teams, track progress, and ensure that the projects are completed successfully and on time. These companies also learn from their past projects and apply those lessons to their future projects.

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Destaques da ferramenta

Framework de atribuição RACI

Uma vez que você conhece os riscos e recompensas potenciais do seu projeto, é hora de atribuir papéis e responsabilidades.

Em 2015, o chefe de engenharia do Instagram tinha um problema - a empresa tinha uma pontuação baixa de transparência em uma pesquisa de satisfação dos funcionários. Ele descobriu que o problema era a falta de clareza sobre como as decisões eram tomadas. O problema não era a comunicação sobre as decisões, mas a comunicação sobre por que as decisões eram tomadas. Então, como o Instagram resolveu seu problema de clareza? Um framework chamado Papéis e Responsabilidades da Equipe RACI. (Slide 23)

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What are the benefits of using Gantt charts and dashboards in tracking project progress?

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Gantt charts and dashboards are powerful tools in project management. They offer several benefits:

1. Visual Representation: They provide a visual representation of the project schedule, making it easier to understand the project timeline and tasks.

2. Progress Tracking: They allow for real-time tracking of project progress. You can easily see which tasks have been completed and which are pending.

3. Resource Allocation: They help in efficient resource allocation. You can see which tasks are resource-intensive and plan accordingly.

4. Risk Management: They help in identifying potential risks and bottlenecks in the project timeline.

5. Communication: They facilitate better communication among team members as everyone can see the project status and understand their roles and responsibilities.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey is a tool used to evaluate the effectiveness of a project after its completion. It provides an opportunity to reflect on what worked well, what didn't, and what could be improved for future projects. The feedback gathered from this survey can be used to identify strengths and weaknesses in the project management process, and to make necessary adjustments for future projects. This can lead to increased efficiency, better communication, and overall project success. It's a learning opportunity that can contribute significantly to the success of future projects.

What is the role of the RACI matrix in managing teams?

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The RACI matrix is a responsibility assignment matrix that is used to clarify roles and responsibilities in cross-functional or departmental projects and processes. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. It helps to avoid confusion over roles and responsibilities during a project or business process. It's particularly useful in large projects where several departments or teams may overlap and share resources or responsibilities.

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RACI significa Responsável, Responsabilizável, Consultado e Informado. No framework RACI, os papéis são atribuídos com base em quem é responsável por uma decisão, quem é responsabilizável por essa decisão, quem é consultado antes da decisão ser finalizada e quem é informado das decisões quando são tomadas. O objetivo do RACI é garantir que todos os stakeholders conheçam suas responsabilidades, confirmar que os recursos são corretamente alocados e criar transparência para que todos estejam na mesma página e sejam responsabilizados pelo que são responsáveis.

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How can the RACI framework be used to hold stakeholders accountable in a project?

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The RACI framework can be used to hold stakeholders accountable in a project by clearly defining and assigning roles and responsibilities. The acronym RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder is assigned one of these roles for each task or decision in the project. The Responsible person is the one who does the work to complete the task. The Accountable person is the one who makes the final decision and has ultimate ownership. The Consulted people are those who are asked for input or advice, and the Informed people are those who are kept up-to-date on progress. By clearly defining these roles, everyone knows what they are expected to do, which creates transparency and accountability.

What are the roles assigned under the RACI framework in project management?

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The RACI framework in project management assigns four roles. These are: Responsible - the person who does the work to complete the task; Accountable - the person who makes the final decision and has ultimate ownership; Consulted - people who are communicated with regarding decisions and tasks, and whose input is sought; and Informed - those who are kept up-to-date on progress, but do not need to be formally consulted.

How does the RACI framework create transparency among stakeholders in a project?

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The RACI framework creates transparency among stakeholders in a project by clearly defining and communicating roles and responsibilities. RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Each stakeholder knows who is responsible for a decision, who is accountable for that decision, who needs to be consulted before the decision is finalized, and who needs to be informed of the decision when it's made. This clarity and transparency ensure everyone is on the same page and can be held accountable for their responsibilities.

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No caso do Instagram, menos tomadores de decisão e mais transparência em torno de quem tomava as decisões possibilitaram que as equipes se movessem mais rápido. Os líderes foram mais responsabilizados e o framework RACI foi escalado em toda a empresa.

Carta de projeto

Você atribuiu papéis à equipe e todos sabem sua responsabilidade no projeto - mas como você mantém a equipe focada no objetivo principal do projeto, especialmente ao longo de prazos longos?

Em 2002, Elon Musk queria comprar um foguete para começar seu sonho de enviar humanos para Marte. No entanto, o preço para comprar um custava até 65 milhões de dólares.Musk usou um conceito chamado "primeiros princípios" para pensar em como poderia reduzir os custos o suficiente para resolver o problema de financiamento. Descobriu-se que as matérias-primas custam apenas cerca de dois por cento do preço de um foguete, então ele comprou as matérias-primas e construiu um ele mesmo. Musk não só conseguiu reduzir o custo para lançar um foguete em 10x, mas fez isso com lucro. Como resultado, a SpaceX agora vale aproximadamente $74 bilhões em setembro de 2021.

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Can you name a company that could benefit from the first principles concept and explain how?

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A company that could benefit from the first principles concept is a traditional automobile manufacturing company. This company could use the first principles concept to rethink its manufacturing process. Instead of accepting the current cost of manufacturing a car based on existing methods, the company could break down the process to its fundamental parts. By identifying the raw materials needed and exploring innovative ways to assemble them, the company could potentially reduce manufacturing costs significantly, just like Elon Musk did with SpaceX.

How can companies implement the first principles concept in their operations to reduce costs?

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Companies can implement the first principles concept in their operations to reduce costs by breaking down complex problems into their fundamental parts. This involves questioning every assumption that might not be relevant to the current situation. Once the problem is broken down, the company can then construct a new solution from scratch, optimizing each part for cost-effectiveness. This approach encourages innovative thinking and can lead to significant cost reductions, as demonstrated by Elon Musk with SpaceX.

What are the practical applications of the first principles concept in the aerospace industry?

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The first principles concept has several practical applications in the aerospace industry. One of the most notable examples is SpaceX, founded by Elon Musk. When Musk wanted to send humans to Mars, he found the cost of buying a rocket prohibitively high. Using the first principles concept, he broke down the problem to its fundamental truths and figured out that the raw materials for a rocket only cost around two percent of the rocket's price. So, he bought the raw materials and built a rocket himself, significantly reducing the cost. This approach not only made space travel more affordable but also turned SpaceX into a profitable company. Thus, the first principles concept can be used in the aerospace industry to rethink and innovate cost structures, design and manufacturing processes.

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Para aplicar o conceito de primeiros princípios aos seus próprios projetos, você pode usar uma carta de projeto para unir todos os stakeholders internos e externos em torno de um propósito comum. Uma carta de projeto não é apenas o "discurso de elevador" para os objetivos do seu projeto, mas delineia o escopo do projeto, bem como seus requisitos técnicos, riscos, restrições, suposições e dependências. Esses princípios fundamentais de um projeto definem as expectativas à medida que o projeto se desenvolve e podem ser usados como a fonte de verdade que mantém todos os stakeholders a aderir ao plano.

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A carta do projeto também delineia o cronograma e o orçamento do projeto, os principais stakeholders responsáveis e os critérios de sucesso, para que todos os envolvidos saibam quem é responsável pelo quê e como deve ser a realização do projeto.(Slide 29-31)

Painéis de projeto e gráficos de Gantt

Então, agora que você tem um plano construído sobre uma base sólida, como está indo esse plano?

Gerentes de projeto bem-sucedidos precisam de uma ferramenta de painel de status do projeto para acompanhar o status de seus projetos em fases e indicadores-chave de desempenho. Este painel ajuda a comunicar atualizações do projeto para stakeholders externos e membros da equipe interna. Você pode medir seu tempo versus fase do produto e cronograma versus capacidade de recursos para medir seu status atual contra os objetivos delineados na carta do projeto. (Slide 39-43)

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Para acompanhar seu progresso ao longo do tempo, use um gráfico de Gantt para delinear o progresso de sua atividade contra vários cronogramas, com diferentes visualizações para mensal, trimestral, semestral ou anual vistas. (Slides 44-50)

Reunião pós-morte

Com as ferramentas para acompanhar o progresso e manter-se no cronograma, você deve ter todos os recursos de que precisa para concluir seu próximo projeto - então, o que você faz quando o projeto termina?

Em julho de 2014, a Amazon lançou seu próprio smartphone, chamado Amazon Fire phone. Mas dois meses após o lançamento, a Amazon já começou a oferecer descontos massivos para tornar o telefone praticamente gratuito com um contrato. Um mês depois disso, a Amazon deu baixa em quase $170 milhões em estoque de Fire Phone como perda, eventualmente descontinuando o produto completamente. Enquanto o leitor de e-books Kindle da Amazon foi um enorme sucesso que possibilitou a leitura em movimento, o Fire Phone foi morto na chegada.Então, onde a Amazon errou? Provavelmente a Amazon fez a mesma pergunta em uma reunião de análise pós-morte.(Slide 54)

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Para garantir o sucesso futuro em seu próximo projeto, certifique-se de realizar uma reunião de análise pós-morte onde você pode realizar uma pesquisa de equipe para aprender insights sobre onde sua equipe sentiu que o projeto teve sucesso ou onde há espaço para melhoria. Você pode avaliar o projeto como um todo ou suas conquistas individuais. Você também pode avaliar a colaboração e produtividade da equipe, ou até mesmo avaliar seu próprio estilo de gerenciamento para aprender como você pode melhorar sua gestão de projetos. Essas pesquisas pós-morte coletam feedback de todos para que você possa transformar seu próximo projeto em um sucesso ainda maior.

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No caso da Amazon, uma análise pós-morte revelou que, em vez do típico ênfase da Amazon no que o consumidor quer, eles construíram um telefone que ninguém queria quando tudo o que o consumidor precisava era um novo aplicativo ou dois.

Cálculo do IRR

Antes de um projeto começar, você precisa descobrir quanto vai custar.

De acordo com a Goldman Sachs, mais de $504 bilhões de dólares em recompras de ações foram emitidas em 2021 - o maior valor em mais de 22 anos. A Microsoft chamou a atenção quando anunciou seu próprio programa de recompra de ações de $60 bilhões de dólares em setembro. Então, como empresas como a Microsoft tomam a decisão de destinar tanto capital para recompras de ações? A resposta é um cálculo de IRR.(Slide 8)

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Para calcular o custo de um projeto, os gerentes de projeto usam uma ferramenta chamada taxa interna de retorno, ou IRR, fórmula. Os cálculos do IRR são usados para pesar a despesa de um projeto contra seus ganhos potenciais. As corporações usam o IRR para avaliar os programas de recompra de ações. No caso da Microsoft, a Microsoft usou cálculos de IRR para determinar que possuir mais de suas próprias ações seria um investimento melhor a longo prazo do que a aquisição de outra empresa.

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Normalmente, o IRR é calculado via Microsoft Excel, pois os cálculos manuais exigem muita tentativa e erro. Para determinar o IRR do seu projeto, estime o custo inicial do investimento e quanto ele trará em fluxos de caixa futuros. Você usa essas suposições e as insere na fórmula do IRR para ver se os fluxos de caixa compensam a saída do investimento inicial para fazer o valor presente líquido do projeto igual a zero. (Slide 7)

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Como gerente de projeto, você deve sempre escolher um projeto com o maior valor presente líquido, não o maior IRR. Isso ocorre porque o IRR é o menor nível de retorno para recuperar um investimento, enquanto um valor presente líquido mais alto aponta para o valor de longo prazo de um projeto.

Análise de Monte-Carlo

Depois de conhecer o custo e o benefício de um projeto, você também precisará calcular os riscos associados.Muitos gerentes de projeto precisam realizar uma análise de risco do projeto para determinar preocupações potenciais antes de empreender um novo empreendimento massivo.

Goldman Sachs tem uma nova tecnologia que planeja usar para conduzir sua análise de risco: computadores quase quânticos. Os modelos de análise de risco atuais usados pelos analistas do Goldman exigem uma tonelada de poder de computação e geralmente são feitos durante a noite. Embora um computador totalmente quântico pudesse realizar essas simulações mil vezes mais rápido, essa tecnologia ainda está a dez anos de distância. No entanto, computadores quase quânticos poderiam executar essas simulações 100x mais rápido e poderiam estar prontos em cinco anos ou menos.

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A fórmula que essas simulações executam é chamada de análise de Monte-Carlo, que é usada para prever a probabilidade de diferentes resultados à medida que variáveis aleatórias são adicionadas. Para usar uma análise de Monte-Carlo, atribua múltiplos valores a uma variável incerta para obter uma gama de resultados. Pegue a média para obter uma estimativa, que geralmente assume a forma de uma curva de sino. O retorno médio se torna o resultado mais provável, com uma chance igual de que o retorno possa ser maior ou menor.

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Por causa da maneira como Monte-Carlo funciona, pode-se assumir que há uma chance de 95% de que o resultado final acabará dentro de dois desvios padrão da média.(Slide 12)

Para mais ferramentas sobre o que torna os gerentes de projeto bem-sucedidos, baixe este framework. Você ganhará ferramentas adicionais como tabelas de estimativa de custos, calculadoras de valor presente líquido, mapas de benefícios de projeto, matrizes de estrutura de design de projeto, estruturas de decomposição de trabalho, diagramas de caminho crítico, quadros kanban e muito mais.Aproveite!

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