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Introducción

La incorporación de nuevo personal puede presentar frecuentemente dificultades y dejar a los nuevos integrantes del equipo abrumados e inciertos acerca de los roles y expectativas que se les imponen. Un Employee Onboarding Handbook detallado proporciona claridad sobre el ethos corporativo, las directrices operativas y las expectativas del lugar de trabajo. Este documento permite una integración armoniosa y eficiente de los recién llegados a la empresa.

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Un Employee Onboarding Handbook bien elaborado introduce a los nuevos empleados en la cultura y los ritmos operativos de una organización. La inclusión de explicaciones de las políticas de la empresa y los estándares de cultura y conducta en el lugar de trabajo juegan un papel central en el establecimiento de expectativas. Además, la descripción de la estructura de los paquetes de compensación y beneficios fomenta una relación transparente y de confianza desde el principio. Las investigaciones indican que las organizaciones con procesos de incorporación claros experimentan un menor tiempo de productividad para el personal entrante y una reducción en las tasas de rotación temprana. Con tal recurso en mano, los nuevos empleados se sienten empoderados y orientados, listos para contribuir al máximo de sus capacidades.

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Política y Cultura

Los Manuales de Inducción de Empleados normalmente comienzan con una sección de política de la empresa, que sirve como base para que los nuevos empleados se alineen con los estándares organizacionales.Esta sección les presenta la historia, misión y visión de la empresa, permitiéndoles comprender la narrativa corporativa y fomentar un sentido de pertenencia.

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La narrativa está respaldada por una presentación exhaustiva de los valores compartidos y la cultura del equipo, anclando a cada empleado en la identidad colectiva y las metas de la organización. Por ejemplo, una startup fintech en crecimiento puede incluir historias de sus humildes comienzos y rápido crecimiento para inculcar un sentido de orgullo y propósito. El contenido adicional dentro de este dominio de política incluye reglas esenciales de empleo, como oportunidades de empleo equitativas y cumplimiento de inmigración, para posicionar a la empresa como un establecimiento inclusivo y respetuoso de la ley. Se describen las reglas generales de mantenimiento para entornos tanto en la oficina como remotos para gobernar las interacciones y logística diarias.

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Estudio de caso: la inusual propuesta de Zappos

Zappos, el minorista en línea de zapatos y ropa, es famoso por su cultura corporativa y su innovador proceso de incorporación de empleados. Central en su enfoque es un completo programa de capacitación de cuatro semanas que todos los empleados, independientemente de su futuro rol dentro de la empresa, deben realizar. Durante este tiempo, los nuevos empleados pasan tiempo respondiendo llamadas y comunicándose con los clientes, lo que les permite experimentar directamente el aspecto central del negocio desde cero.

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Un aspecto único de la inducción de Zappos es la "La Oferta" en la que se les da a los nuevos empleados la opción al final del período de capacitación de aceptar un pago para abandonar la empresa. Esta propuesta inusual se basa en la creencia de que solo los empleados verdaderamente comprometidos con el ethos y los objetivos a largo plazo de la empresa deben permanecer. Asegura que aquellos que permanecen estén completamente alineados con los valores de Zappos y contribuyan a la vibrante cultura y alto nivel de excelencia en el servicio al cliente que la empresa mantiene. Este enfoque ha contribuido a la fuerte cultura organizacional de Zappos y a las altas tasas de retención de empleados, convirtiéndolo en un referente para estrategias exitosas de inducción y capacitación.

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Expectativas y Conducta en el Lugar de Trabajo

Construyendo sobre la sólida base de la política de la empresa, el manual transita hacia las directivas de las horas de trabajo y la conducta. Esta parte informa a los empleados sobre los días de trabajo esperados, enfatizando la importancia de la puntualidad y la fiabilidad en diferentes zonas horarias, lo que se vuelve especialmente relevante en equipos globales. Una empresa de software, por ejemplo, podría establecer horas centrales cuando se espera que todos los empleados, independientemente de su ubicación, estén disponibles, promoviendo la colaboración transregional y la comunicación efectiva.

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Las expectativas de conducta forman un plan para el comportamiento en el lugar de trabajo con el fin de fomentar un ambiente profesional, respetuoso y enriquecedor para todos los trabajadores.Estas directrices cubren todo, desde las interacciones diarias con los colegas hasta la adhesión a los estándares éticos más amplios, y las políticas también rigen cómo los empleados pueden interactuar con la comunidad más amplia a través de las redes sociales.

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La comediante y actriz Roseanne Barr tuvo su renovado programa de televisión, "Roseanne," cancelado por ABC después de que publicó un tweet racista sobre Valerie Jarrett, una ex asesora principal de Barack Obama. A pesar de las disculpas y explicaciones de Barr de que el tweet era una broma, la cadena ABC decidió terminar su programa debido a la naturaleza inapropiada de sus comentarios. De manera similar, John Schnatter renunció como presidente de Papa John's Pizza después de informes de que utilizó un insulto racial durante una llamada de conferencia. El incidente provocó una reacción significativa, y Schnatter renunció en un esfuerzo por distanciar a la empresa de la controversia.

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Además, el código de vestimenta y los estándares de apariencia reflejan la cultura de la empresa y las normas de la industria, proporcionando claridad sobre lo que se considera vestimenta apropiada en diversos contextos empresariales. Ya sea que el entorno requiera un atuendo de negocios formal debido a actividades orientadas al cliente, o un código de vestimenta más relajado alineado con las normas de una industria creativa, se guía a los empleados sobre cómo representar visualmente a la empresa.El manual puede especificar expectativas variables, por ejemplo, para los días en que visitan los stakeholders externos, mejorando la imagen profesional de la empresa mientras permite flexibilidad basada en las responsabilidades diarias.

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Beneficios para Empleados y Equilibrio entre Trabajo y Vida Personal

Después de las normas operativas, el manual se convierte en una sección vital sobre los beneficios para los empleados, consolidando el compromiso de la organización de recompensar a su fuerza laboral. El paquete de beneficios, que incluye planes de salud, dental y de visión, comunica la priorización de la empresa de la salud y el bienestar de los empleados. Se podría considerar el ejemplo de una empresa de tecnología progresista que no solo ofrece beneficios de salud tradicionales, sino que también proporciona servicios de apoyo a la salud mental y telemedicina.

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Las provisiones de jubilación como los planes 401(k) con contribución correspondiente del empleador destacan el apoyo de la empresa para la estabilidad financiera futura de sus empleados. Los beneficios se extienden al tiempo libre remunerado, esencial para la recuperación y las actividades personales, y pueden incluir horarios flexibles o arreglos de trabajo remoto que se han vuelto cada vez más buscados.

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Ejemplo: la semana laboral de cuatro días

En los últimos años, el concepto de una semana laboral de cuatro días ha pasado de ser una idea tentadora a una realidad tangible para varias empresas con visión de futuro.La adopción de tal horario refleja el reconocimiento de una empresa de la importancia del tiempo personal, potencialmente revolucionando los modelos de trabajo tradicionales y ofreciendo un vistazo al futuro de las prácticas laborales. Aunque la semana laboral de cuatro días aún no es la norma para la mayoría del mundo corporativo, aquí hay algunos casos en los que su implementación ha llevado a un resultado beneficioso para todos:

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  • Microsoft Japón lanzó un "Desafío de Elección entre Trabajo y Vida" en 2019, donde probaron una semana laboral de cuatro días sin disminuir el salario. Los resultados mostraron un aumento de la productividad del 40%, y el 92% de los empleados estaban satisfechos con la iniciativa. También condujo a reuniones más eficientes y redujo el consumo de electricidad y la impresión, mostrando una multitud de beneficios.
  • Perpetual Guardian, una empresa de planificación de patrimonio de Nueva Zelanda, se trasladó a una semana laboral de cuatro días de forma permanente después de un ensayo que mostró un aumento del 20% en la productividad de los empleados. Los niveles de estrés de los empleados disminuyeron del 45% al 38%, y las puntuaciones de equilibrio entre trabajo y vida aumentaron del 54% al 78%.
  • En toda Islandia, se llevaron a cabo varios ensayos del sector público para una semana laboral de cuatro días entre 2015 y 2019, con empleados trabajando menos horas sin un recorte salarial. Los ensayos fueron considerados un éxito abrumador, resultando en niveles de productividad mantenidos o mejorados y un mejor equilibrio entre trabajo y vida sin un impacto negativo en la prestación de servicios.
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Estructura de Compensación

A partir de la discusión de los beneficios, la atención se dirige a la sección de compensación estructurada. Esta parte del manual detalla los detalles granulares del plan de remuneración del empleado, que abarca el salario base, cualquier estructura de comisión aplicable, la elegibilidad para bonificaciones y la posibilidad de ajustes salariales ascendentes basados en el rendimiento. Un ejemplo que ilustra la eficacia de una estructura de compensación transparente podría ser extraído de una organización orientada a las ventas donde un sistema de niveles de comisión claramente definido condujo a una mayor motivación y un mayor rendimiento de ventas entre el equipo.

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Además de la compensación financiera de base, se aclaran el horario y la metodología de los pagos, que podrían incluir períodos de pago quincenales o mensuales. Esta claridad es crucial para establecer expectativas financieras y ayudar en la planificación del presupuesto personal de los empleados.

Igualmente importantes son las políticas que rodean los gastos y reembolsos, particularmente pertinentes para roles que requieren viajes o compromiso con el cliente. Una gran firma de consultoría podría adoptar un sistema automatizado de seguimiento y reembolso de gastos para agilizar el proceso y mejorar la satisfacción entre los consultores que frecuentemente incurrieron en gastos relacionados con el trabajo.

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Iniciativas de Inducción y Capacitación

Los programas de inducción y capacitación personalizados son esenciales para nutrir a los nuevos empleados a medida que comienzan sus trayectorias en la empresa. Estos programas de capacitación deben estar diseñados intencionalmente para equipar a los empleados con las habilidades y conocimientos necesarios para sobresalir en sus roles. Un plan detallado para la inducción establece una ruta clara de módulos de aprendizaje, ejercicios prácticos y actividades de integración.

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Esta sección también amplía el sistema de apoyo disponible para los nuevos empleados, como los emparejamientos de mentoría y las presentaciones departamentales, destinados a fomentar conexiones dentro de la red de la empresa. La efectividad de estos programas a menudo se rastrea a través de mecanismos de retroalimentación y hitos de rendimiento, que conducen a una mejora continua y personalización basada en las necesidades individuales y departamentales.

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Estudio de caso: Mentoría y mini-MBA de McKinsey

El programa de mentoría es parte de una estrategia deliberada para integrar a los nuevos consultores en la cultura y estilo de trabajo distintivos de McKinsey. Los mentores desempeñan un papel multifacético, actuando como asesores, entrenadores y defensores de sus mentees. Ayudan a los nuevos consultores a establecer metas profesionales, mejorar habilidades profesionales y a menudo asisten en la navegación de la red global de la firma para identificar oportunidades de crecimiento y avance.

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Complementando el programa de mentoría, la inversión de McKinsey en formación formal es igualmente robusta. El programa mini-MBA, por ejemplo, es una versión condensada de un currículo MBA tradicional y está diseñado para entregar conceptos y habilidades empresariales fundamentales que los consultores utilizarán a lo largo de sus carreras en McKinsey. Es impartido por líderes internos y expertos externos, y representa solo un componente del viaje de aprendizaje de por vida que McKinsey imagina para cada empleado.

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El modelo de aprendizaje está estructurado para atender a diferentes niveles de experiencia y especializaciones y es conocido por sus sesiones de capacitación de alto impacto que cubren una amplia gama de temas. Esto incluye análisis, liderazgo, gestión de clientes y conocimientos específicos del sector. Los recursos de aprendizaje digital de McKinsey, además, sirven como un repositorio de conocimientos siempre listo que permite a los consultores aprender y mejorar sus habilidades a demanda, adaptando el desarrollo profesional a sus compromisos con los clientes.

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Cronograma de Desarrollo Integral

A medida que los empleados inician el viaje de inducción y capacitación, un cronograma de desarrollo integral sirve como guía para trazar la progresión y las expectativas para su período inicial de empleo. Este cronograma describe los hitos a alcanzar y refleja una construcción reflexiva de objetivos a corto y largo plazo.

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Los primeros 100 días para los nuevos empleados a menudo se reconocen como un período crucial que puede establecer el tono de su futuro en la empresa. Este marco de tiempo es cuando los empleados se adaptan a la cultura de la empresa, comprenden su rol y responsabilidades, y comienzan a construir relaciones con sus colegas y gerentes. Las primeras experiencias y procesos de orientación que un nuevo empleado experimenta son fundamentales para moldear su percepción de la empresa e influir en su compromiso y productividad a largo plazo.

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Durante estos primeros meses, los nuevos empleados suelen ser altamente receptivos y ansiosos por aprender, lo que lo convierte en una oportunidad ideal para que los empleadores comuniquen efectivamente sus valores, expectativas y visión de éxito. Esta fase también es un momento crítico para establecer canales de comunicación claros y preparar al nuevo empleado para una relación de mentoría que pueda proporcionar apoyo y orientación continuos.

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Estudio de caso: Salesforce gamifica el aprendizaje a largo plazo

Salesforce, un líder en soluciones de CRM basadas en la nube, adopta un enfoque visionario para la incorporación de empleados con su plataforma Trailhead. Trailhead es una experiencia de aprendizaje interactiva y gamificada diseñada para equipar a los nuevos empleados con los conocimientos y habilidades necesarios para tener éxito en Salesforce.Empodera efectivamente a los empleados para que se hagan cargo de su desarrollo personal desde el primer día.

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La plataforma proporciona una serie de tutoriales y ejercicios en línea que cubren una amplia gama de temas, desde habilidades técnicas específicas para los productos de Salesforce hasta habilidades blandas y cultura corporativa. A medida que los nuevos empleados completan diferentes módulos, ganan "insignias" y acumulan puntos que muestran sus logros. Este sistema atractivo no solo los motiva a aprender, sino que también proporciona una representación visual clara de su progreso y competencias. 

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Trailhead va más allá de la simple incorporación; también se utiliza para el aprendizaje continuo y el desarrollo profesional de todos los empleados de Salesforce. Este recurso en constante evolución ayuda al personal a mantenerse al día con las últimas tendencias tecnológicas, actualizaciones de productos y mejores prácticas. La naturaleza flexible de Trailhead permite a los empleados aprender a su propio ritmo y de acuerdo con su propio estilo de aprendizaje, lo que ha demostrado ser efectivo para mejorar el compromiso y la productividad de los empleados. Con la implementación de Trailhead, Salesforce revolucionó la forma en que las empresas piensan sobre la incorporación y la capacitación, convirtiéndola en un modelo para otros en la industria tecnológica y más allá.

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Contactos y Recursos

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El manual concluye equipando a los nuevos empleados con un directorio esencial de contactos para ayudar en su integración y networking dentro de la empresa.Incluye contactos de RRHH y una guía de la estructura organizativa, que ofrece claridad sobre los sistemas de apoyo y permite conexiones rápidas. Con un guiño al compromiso digital, el manual también dirige a los empleados a las redes sociales y plataformas en línea de la empresa para fomentar la comunicación más allá de las paredes de la oficina.

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Conclusión

El Employee Onboarding Handbook se presenta como una herramienta de navegación para los nuevos contratos, entrelazando la narrativa organizacional, desde la rica cultura de la empresa y las políticas hasta la orientación práctica sobre las horas de trabajo, la conducta y el atuendo. Detalla un compendio completo de beneficios, estructuras de compensación claras y programas de inducción cuidadosamente delineados. Los cronogramas de desarrollo y los recursos para la comunicación subrayan un compromiso con el crecimiento individual y la sinergia de la empresa. Este manual es fundamental para trazar un camino para que los empleados se integren sin problemas en la empresa, fomentando una fuerza laboral preparada y conectada.

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