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Introdução

A introdução de novos funcionários pode frequentemente apresentar dificuldades e deixar as novas adições à equipe sobrecarregadas e incertas sobre os papéis e expectativas colocadas sobre eles. Um Employee Onboarding Handbook detalhado fornece clareza sobre o ethos corporativo, diretrizes operacionais e expectativas do local de trabalho. Este documento permite uma integração harmoniosa e eficiente de novatos na empresa.

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Um Employee Onboarding Handbook bem elaborado introduz novos funcionários na cultura e ritmos operacionais de uma organização. A inclusão de explicações sobre a política da empresa e padrões de cultura e conduta no local de trabalho desempenha um papel central na definição de expectativas. Além disso, a descrição da estrutura dos pacotes de compensação e benefícios incentiva um relacionamento transparente e confiável desde o início. Pesquisas indicam que organizações com processos de integração claros testemunham um menor tempo para a produtividade do pessoal recém-chegado e uma redução nas taxas de rotatividade precoce. Com tal recurso em mãos, os novos contratados se sentem capacitados e orientados, prontos para contribuir com o melhor de suas habilidades.

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Política e Cultura

Os Manuais de Integração de Funcionários normalmente começam com uma seção de política da empresa, que serve como a base para os novos contratados se alinharem com os padrões organizacionais.Esta seção apresenta aos novos colaboradores a história, missão e visão da empresa, permitindo que compreendam a narrativa corporativa e promovam um sentimento de pertencimento.

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A narrativa é apoiada por uma apresentação completa dos valores compartilhados e da cultura da equipe, ancorando cada funcionário na identidade coletiva e nos objetivos da organização. Por exemplo, uma startup fintech em crescimento pode incluir histórias de seus humildes começos e rápido crescimento para incutir um sentimento de orgulho e propósito. Outros conteúdos dentro desta política incluem regras essenciais de emprego - como oportunidades de emprego igualitárias e conformidade com a imigração - para posicionar a empresa como um estabelecimento inclusivo e respeitador da lei. Regras gerais de organização para ambientes de trabalho presenciais e remotos são delineadas para governar interações e logística diárias.

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Estudo de caso: A proposta incomum da Zappos

A Zappos, varejista online de sapatos e roupas, é renomada por sua cultura corporativa e processo inovador de integração de funcionários. Central para sua abordagem é um programa de treinamento abrangente de quatro semanas que todos os funcionários, independentemente de seu futuro papel dentro da empresa, passam. Durante este tempo, os novos contratados passam tempo respondendo chamadas e se comunicando com os clientes, permitindo que eles experimentem diretamente o aspecto central do negócio desde o início.

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Um aspecto único da integração da Zappos é a "A Oferta" na qual novos contratados recebem a opção, ao final do período de treinamento, de aceitar um pagamento para deixar a empresa. Esta proposta incomum baseia-se na crença de que apenas os funcionários verdadeiramente comprometidos com o ethos da empresa e os objetivos de longo prazo devem permanecer. Garante que aqueles que permanecem estejam totalmente alinhados com os valores da Zappos e contribuam para a cultura vibrante e alto nível de excelência no atendimento ao cliente que a empresa defende. Esta abordagem contribuiu para a forte cultura organizacional da Zappos e altas taxas de retenção de funcionários, tornando-a um benchmark para estratégias de integração e treinamento bem-sucedidas.

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Expectativas e Conduta no Local de Trabalho

Construindo sobre a sólida base da política da empresa, o manual transita para as diretrizes de horas de trabalho e conduta. Esta parte informa aos funcionários os dias de trabalho esperados, enfatizando a importância da pontualidade e confiabilidade em diferentes fusos horários, o que se torna especialmente relevante em equipes globais. Uma empresa de software, por exemplo, pode estabelecer horas centrais quando todos os funcionários, independentemente da localização, são esperados para estar disponíveis, promovendo colaboração inter-regional e comunicação eficaz.

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As expectativas de conduta formam um modelo para o comportamento no local de trabalho, a fim de promover um ambiente profissional, respeitoso e enriquecedor para todos os trabalhadores.Estas diretrizes cobrem tudo, desde interações diárias com colegas até a aderência a padrões éticos mais amplos, e as políticas também governam como os funcionários podem se envolver com a comunidade mais ampla por meio das redes sociais.

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A comediante e atriz Roseanne Barr teve seu programa de televisão renovado, "Roseanne," cancelado pela ABC após ela postar um tweet racista sobre Valerie Jarrett, uma ex-conselheira sênior de Barack Obama. Apesar das desculpas e explicações de Barr de que o tweet era uma piada, a ABC Network decidiu encerrar seu programa devido à natureza inadequada de seus comentários. De maneira semelhante, John Schnatter renunciou como presidente da Papa John's Pizza após relatos de que ele usou um insulto racial durante uma conferência telefônica. O incidente levou a uma reação significativa, e Schnatter se afastou na tentativa de distanciar a empresa da controvérsia.

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Além disso, o código de vestimenta e os padrões de aparência refletem a cultura da empresa e as normas da indústria, fornecendo clareza sobre o que é considerado vestimenta apropriada em vários contextos de negócios. Seja o ambiente exigindo trajes de negócios formais devido a atividades voltadas para o cliente, ou um código de vestimenta mais relaxado alinhado com as normas de uma indústria criativa, os funcionários são orientados sobre como representar a empresa visualmente.O manual pode especificar expectativas variáveis, por exemplo, para dias em que stakeholders externos visitam, melhorando a imagem profissional da empresa enquanto permite flexibilidade baseada nas responsabilidades diárias.

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Benefícios do Funcionário e Equilíbrio entre Trabalho e Vida Pessoal

Após as normas operacionais, o manual faz a transição para uma seção vital sobre os benefícios do funcionário, consolidando o compromisso da organização em recompensar sua força de trabalho. O pacote de benefícios, que inclui planos de saúde, dental e visão, comunica a priorização da empresa na saúde e bem-estar do funcionário. Pode-se considerar o exemplo de uma empresa de tecnologia progressista que não apenas oferece benefícios de saúde tradicionais, mas também fornece serviços de apoio à saúde mental e telemedicina.

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Provisões de aposentadoria, como planos 401(k) com correspondência do empregador, destacam o apoio da empresa para a estabilidade financeira futura de seus funcionários. Os benefícios se estendem ao tempo pago de folga - essencial para a recuperação e atividades pessoais - e podem incluir horários flexíveis ou arranjos de trabalho remoto que se tornaram cada vez mais procurados.

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Exemplo: a semana de trabalho de quatro dias

Nos últimos anos, o conceito de uma semana de trabalho de quatro dias passou de uma ideia tentadora para uma realidade tangível para várias empresas inovadoras.A adoção de tal agenda reflete o reconhecimento de uma empresa da importância do tempo pessoal, potencialmente revolucionando os modelos de trabalho tradicionais e oferecendo um vislumbre do futuro das práticas de emprego. Embora a semana de trabalho de quatro dias ainda não seja a norma para a maioria do mundo corporativo, aqui estão alguns exemplos onde sua implementação levou a um resultado ganha-ganha:

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  • Microsoft Japão lançou um "Desafio de Escolha entre Trabalho e Vida" em 2019, onde testaram uma semana de trabalho de quatro dias sem diminuir o salário. Os resultados mostraram um aumento de produtividade de 40%, e 92% dos funcionários ficaram satisfeitos com a iniciativa. Isso também levou a reuniões mais eficientes e reduziu o consumo de eletricidade e impressão, exibindo uma infinidade de benefícios.
  • Perpetual Guardian, uma empresa de planejamento de patrimônio da Nova Zelândia, mudou para uma semana de trabalho de quatro dias permanentemente após um teste que mostrou um aumento de 20% na produtividade dos funcionários. Os níveis de estresse dos funcionários diminuíram de 45% para 38%, e as pontuações de equilíbrio entre trabalho e vida aumentaram de 54% para 78%.
  • Em toda a Islândia, vários testes do setor público para uma semana de trabalho de quatro dias foram realizados entre 2015 e 2019, com os funcionários trabalhando menos horas sem um corte de salário. Os testes foram considerados um sucesso esmagador, resultando em níveis de produtividade mantidos ou melhorados e um melhor equilíbrio entre trabalho e vida sem um impacto negativo na prestação de serviços.
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Estrutura de Compensação

Após a discussão dos benefícios, a atenção é direcionada para a seção de compensação estruturada. Esta parte do manual detalha os pormenores do plano de remuneração do funcionário, abrangendo o salário base, quaisquer estruturas de comissão aplicáveis, elegibilidade para bônus e a possibilidade de ajustes salariais ascendentes baseados no desempenho. Um exemplo ilustrando a eficácia de uma estrutura de compensação transparente pode ser tirado de uma organização orientada para vendas onde um sistema de níveis de comissão claramente definido levou a um aumento da motivação e um melhor desempenho de vendas entre a equipe.

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Além da compensação financeira de base, o cronograma e a metodologia dos pagamentos são esclarecidos, o que pode incluir períodos de pagamento quinzenais ou mensais. Esta clareza é crucial para estabelecer expectativas financeiras e auxiliar no planejamento do orçamento pessoal dos funcionários.

Igualmente importantes são as políticas relativas a despesas e reembolsos, particularmente pertinentes para funções que exigem viagens ou interação com clientes. Uma grande empresa de consultoria pode adotar um sistema automatizado de rastreamento de despesas e reembolso para agilizar o processo e melhorar a satisfação entre os consultores que frequentemente incorrem em despesas relacionadas ao trabalho.

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Iniciativas de Integração e Treinamento

Programas de integração e treinamento personalizados são vitais para nutrir novos contratados à medida que começam suas jornadas na empresa. Esses programas de treinamento devem ser intencionalmente projetados para equipar os funcionários com as habilidades e conhecimentos necessários para se destacarem em suas funções. Um plano detalhado para a integração estabelece um caminho claro de módulos de aprendizagem, exercícios práticos e atividades de integração.

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Esta seção também expande o sistema de apoio disponível para novos funcionários, como emparelhamentos de mentoria e introduções departamentais, visando fomentar conexões dentro da rede da empresa. A eficácia desses programas é frequentemente rastreada por meio de mecanismos de feedback e marcos de desempenho, que levam à melhoria contínua e personalização com base nas necessidades individuais e departamentais.

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Estudo de caso: Mentoria e mini-MBA da McKinsey

O programa de mentoria faz parte de uma estratégia deliberada para integrar novos consultores à cultura e estilo de trabalho distintos da McKinsey. Os mentores desempenham um papel multifacetado, atuando como conselheiros, treinadores e defensores de seus mentorados. Eles ajudam os novos consultores a definir metas de carreira, melhorar habilidades profissionais e muitas vezes auxiliam na navegação pela rede global da empresa para identificar oportunidades de crescimento e avanço.

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Complementando o programa de mentoria, o investimento da McKinsey em treinamento formal é igualmente robusto. O programa mini-MBA, por exemplo, é uma versão condensada de um currículo tradicional de MBA e é personalizado para entregar conceitos e habilidades de negócios fundamentais que os consultores usarão ao longo de suas carreiras na McKinsey. É ministrado por líderes internos e especialistas externos, e representa apenas um componente da jornada de aprendizado contínuo que a McKinsey prevê para cada funcionário.

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O modelo de aprendizado é estruturado para atender a diferentes níveis de experiência e especializações e é conhecido por suas sessões de treinamento de alto impacto que cobrem uma ampla gama de tópicos. Isso inclui análise, liderança, gestão de clientes e conhecimento específico do setor. Os recursos de aprendizado digital da McKinsey, além disso, servem como um repositório sempre disponível de conhecimento que permite aos consultores aprender e aprimorar suas habilidades sob demanda, adequando o desenvolvimento profissional às suas obrigações com os clientes.

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Cronograma Abrangente de Desenvolvimento

À medida que os funcionários embarcam na jornada de integração e treinamento, um cronograma abrangente de desenvolvimento serve como um guia para traçar a progressão e as expectativas para seu período inicial de emprego. Este cronograma delineia os marcos a serem alcançados e reflete uma construção cuidadosa de metas de curto e longo prazo.

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Os primeiros 100 dias para novos contratados são frequentemente reconhecidos como um período crucial que pode definir o tom para o seu futuro na empresa. Este período é quando os funcionários se adaptam à cultura da empresa, entendem seu papel e responsabilidades e começam a construir relacionamentos com seus colegas e gestores. As primeiras experiências e processos de orientação que um novo contratado passa são fundamentais para moldar sua percepção da empresa e influenciar seu compromisso e produtividade a longo prazo.

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Durante esses primeiros meses, os novos funcionários geralmente são altamente receptivos e ansiosos para aprender, tornando-se uma oportunidade ideal para os empregadores comunicarem efetivamente seus valores, expectativas e visão de sucesso. Esta fase também é um momento crítico para estabelecer canais de comunicação claros e preparar o novo contratado para um relacionamento de mentoria que pode fornecer suporte e orientação contínuos.

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Estudo de caso: Salesforce gamifica o aprendizado a longo prazo

A Salesforce, líder em soluções de CRM baseadas na nuvem, adota uma abordagem visionária para a integração de funcionários com sua plataforma Trailhead. Trailhead é uma experiência de aprendizado interativa e gamificada projetada para equipar novos contratados com o conhecimento e habilidades necessárias para ter sucesso na Salesforce.Ele efetivamente capacita os funcionários a assumirem o controle de seu desenvolvimento pessoal desde o primeiro dia.

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A plataforma oferece uma série de tutoriais online e exercícios que abrangem uma ampla gama de tópicos, desde habilidades técnicas específicas para produtos Salesforce até habilidades interpessoais e cultura corporativa. À medida que os novos funcionários completam diferentes módulos, eles ganham "insígnias" e acumulam pontos que demonstram suas realizações. Este sistema envolvente não só os motiva a aprender, mas também fornece uma representação visual clara de seu progresso e competências. 

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O Trailhead vai além da simples integração; também é usado para aprendizado contínuo e desenvolvimento profissional de todos os funcionários da Salesforce. Este recurso em constante evolução ajuda a equipe a se manter atualizada com as últimas tendências tecnológicas, atualizações de produtos e melhores práticas. A natureza flexível do Trailhead permite que os funcionários aprendam no seu próprio ritmo e de acordo com o seu próprio estilo de aprendizagem, o que se mostrou eficaz para aumentar o envolvimento e a produtividade dos funcionários. Com a implementação do Trailhead, a Salesforce revolucionou a forma como as empresas pensam sobre integração e treinamento, tornando-se um modelo para outras na indústria de tecnologia e além.

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Contatos e Recursos

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O manual conclui equipando os novos contratados com um diretório essencial de contatos para auxiliar em sua integração e networking dentro da empresa.Inclui contatos de RH e um guia para a estrutura organizacional, que oferece clareza sobre os sistemas de apoio e permite conexões rápidas. Com uma referência ao engajamento digital, o manual também direciona os funcionários para as mídias sociais e plataformas online da empresa para incentivar a comunicação além das paredes do escritório.

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Conclusão

O Employee Onboarding Handbook serve como uma ferramenta de navegação para novos contratados, entrelaçando a narrativa organizacional, desde a rica cultura da empresa e políticas até orientações práticas sobre horários de trabalho, conduta e vestimenta. Detalha um compêndio completo de benefícios, estruturas de compensação diretas e programas de integração cuidadosamente delineados. Cronogramas de desenvolvimento e recursos para comunicação sublinham um compromisso com o crescimento individual e a sinergia da empresa. Este manual é fundamental para traçar um caminho para os funcionários se integrarem perfeitamente à empresa, promovendo uma força de trabalho preparada e conectada.

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