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Introduction

L'introduction de nouveaux membres du personnel peut souvent poser des difficultés et laisser les nouvelles recrues dépassées et incertaines quant aux rôles et attentes qui leur sont imposés. Un Employee Onboarding Handbook détaillé offre une clarté sur l'éthique de l'entreprise, les directives opérationnelles et les attentes en matière de lieu de travail. Ce document permet une intégration harmonieuse et efficace des nouveaux arrivants dans l'entreprise.

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Un Employee Onboarding Handbook bien conçu introduit les nouveaux employés dans la culture et les rythmes opérationnels de l'organisation. L'inclusion d'explications sur la politique de l'entreprise et des normes de culture et de conduite en milieu de travail joue un rôle central dans la définition des attentes. De plus, la description de la structure des packages de rémunération et des avantages encourage une relation transparente et de confiance dès le départ. Les recherches indiquent que les organisations avec des processus d'intégration clairs constatent un temps de productivité plus court pour le personnel entrant et une réduction des taux de rotation précoces. Avec une telle ressource en main, les nouvelles recrues se sentent habilitées et orientées, prêtes à contribuer au mieux de leurs capacités.

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Politique et Culture

Les manuels d'intégration des employés s'ouvrent généralement avec une section sur la politique de l'entreprise, qui sert de fondement pour que les nouvelles recrues s'alignent sur les normes organisationnelles.Cette section les initie à l'histoire, la mission et la vision de l'entreprise, leur permettant de saisir le récit d'entreprise et de favoriser un sentiment d'appartenance.

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Le récit est soutenu par une présentation approfondie des valeurs partagées et de la culture d'équipe, ancrant chaque employé dans l'identité collective et les poursuites de l'organisation. Par exemple, une start-up fintech en plein essor peut inclure des histoires sur ses débuts modestes et sa croissance rapide pour instiller un sentiment de fierté et de but. D'autres contenus dans ce domaine de politique comprennent des règles d'emploi essentielles - telles que l'égalité des chances en matière d'emploi et la conformité à l'immigration - pour positionner l'entreprise comme un établissement inclusif et respectueux de la loi. Des règles générales d'entretien pour les environnements de bureau et à distance sont définies pour régir les interactions et la logistique quotidiennes.

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Étude de cas : la proposition inhabituelle de Zappos

Zappos, le détaillant de chaussures et de vêtements en ligne, est renommé pour sa culture d'entreprise et son processus d'intégration des employés innovant. Au cœur de son approche se trouve un programme de formation complet de quatre semaines que tous les employés, quel que soit leur futur rôle au sein de l'entreprise, suivent. Pendant cette période, les nouvelles recrues passent du temps à répondre aux appels et à communiquer avec les clients, leur permettant de vivre directement l'aspect central de l'entreprise de la base.

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Un aspect unique de l'intégration chez Zappos est "L'Offre" où les nouvelles recrues se voient proposer à la fin de la période de formation d'accepter une indemnité pour quitter l'entreprise. Cette proposition inhabituelle repose sur la conviction que seuls les employés véritablement engagés envers l'éthique de l'entreprise et ses objectifs à long terme devraient rester. Elle garantit que ceux qui restent sont pleinement alignés sur les valeurs de Zappos et contribuent à la culture dynamique et au haut niveau d'excellence du service clientèle que l'entreprise maintient. Cette approche a contribué à la forte culture organisationnelle de Zappos et à ses taux élevés de rétention des employés, en faisant une référence pour des stratégies d'intégration et de formation réussies.

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Attentes et Conduite au Travail

S'appuyant sur la solide base de la politique de l'entreprise, le manuel passe aux directives concernant les heures de travail et la conduite. Cette partie informe les employés des jours de travail attendus, soulignant l'importance de la ponctualité et de la fiabilité à travers différents fuseaux horaires, ce qui devient particulièrement pertinent dans les équipes mondiales. Une entreprise de logiciels, par exemple, pourrait établir des heures de base pendant lesquelles tous les employés, quel que soit leur emplacement, sont censés être disponibles, favorisant la collaboration interrégionale et une communication efficace.

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Les attentes en matière de conduite forment un plan pour le comportement en milieu de travail afin de favoriser un environnement professionnel, respectueux et enrichissant pour tous les travailleurs.Ces directives couvrent tout, des interactions quotidiennes avec les collègues au respect des normes éthiques plus larges, et les politiques régissent également la manière dont les employés peuvent s'engager avec la communauté plus large à travers les médias sociaux.

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La comédienne et actrice Roseanne Barr a vu son émission de télévision renouvelée, "Roseanne," annulée par ABC après avoir posté un tweet raciste à propos de Valerie Jarrett, une ancienne conseillère principale de Barack Obama. Malgré les excuses et les explications de Barr selon lesquelles le tweet était une blague, le réseau ABC a décidé de mettre fin à son émission en raison de la nature inappropriée de ses commentaires. De même, John Schnatter a démissionné de son poste de président de Papa John's Pizza après des rapports selon lesquels il aurait utilisé une insulte raciale lors d'une conférence téléphonique. L'incident a entraîné une réaction significative, et Schnatter a démissionné dans le but de distancer l'entreprise de la controverse.

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De plus, le code vestimentaire et les normes d'apparence reflètent la culture de l'entreprise et les normes de l'industrie, fournissant une clarté sur ce qui est considéré comme une tenue appropriée dans divers contextes commerciaux. Que le cadre exige une tenue d'affaires formelle en raison d'activités en contact avec la clientèle, ou un code vestimentaire plus décontracté aligné sur les normes d'une industrie créative, les employés sont guidés sur la manière de représenter visuellement l'entreprise.Le manuel peut spécifier des attentes variables, par exemple, pour les jours où des parties prenantes externes visitent, améliorant l'image professionnelle de l'entreprise tout en permettant une flexibilité basée sur les responsabilités quotidiennes.

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Avantages pour les employés et équilibre travail-vie personnelle

Après les normes opérationnelles, le manuel fait le pont vers une section vitale sur les avantages pour les employés, cimentant l'engagement de l'organisation à récompenser sa main-d'œuvre. Le package d'avantages, incluant les plans de santé, dentaires et de vision, communique la priorisation de l'entreprise de la santé et du bien-être des employés. On pourrait considérer l'exemple d'une entreprise technologique progressive qui non seulement offre des avantages de santé traditionnels mais fournit également des services de soutien à la santé mentale et de télémédecine.

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Les dispositions de retraite telles que les plans 401(k) avec correspondance de l'employeur mettent en évidence le soutien de l'entreprise pour la stabilité financière future de ses employés. Les avantages s'étendent au temps libre rémunéré - essentiel pour la récupération et les poursuites personnelles - et peuvent inclure des horaires flexibles ou des arrangements de travail à distance qui sont de plus en plus recherchés.

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Exemple : la semaine de travail de quatre jours

Ces dernières années, le concept d'une semaine de travail de quatre jours est passé d'une idée séduisante à une réalité tangible pour plusieurs entreprises avant-gardistes.L'adoption d'un tel calendrier reflète la reconnaissance par une entreprise de l'importance du temps personnel, révolutionnant potentiellement les modèles de travail traditionnels et offrant un aperçu de l'avenir des pratiques d'emploi. Bien que la semaine de travail de quatre jours ne soit pas encore la norme pour la majorité du monde des affaires, voici quelques exemples où sa mise en œuvre a conduit à une situation gagnant-gagnant :

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  • Microsoft Japon a lancé un "Défi du choix entre travail et vie personnelle" en 2019, où ils ont testé une semaine de travail de quatre jours sans diminuer le salaire. Les résultats ont montré une augmentation de la productivité de 40%, et 92% des employés étaient satisfaits de l'initiative. Cela a également conduit à des réunions plus efficaces et à une réduction de la consommation d'électricité et de l'impression, affichant une multitude d'avantages.
  • Perpetual Guardian, une entreprise néo-zélandaise de planification successorale, est passée à une semaine de travail de quatre jours permanente après un essai qui a montré une augmentation de 20% de la productivité des employés. Les niveaux de stress des employés ont diminué de 45% à 38%, et les scores d'équilibre entre travail et vie personnelle ont augmenté de 54% à 78%.
  • Dans toute l'Islande, divers essais du secteur public pour une semaine de travail de quatre jours ont été menés entre 2015 et 2019, avec des employés travaillant moins d'heures sans réduction de salaire. Les essais ont été jugés un succès retentissant, entraînant le maintien ou l'amélioration des niveaux de productivité et un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle sans impact négatif sur la prestation de services.
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Structure de Rémunération

Après la discussion sur les avantages, l'attention est ensuite dirigée vers la section de rémunération structurée. Cette partie du manuel détaille les éléments précis du plan de rémunération des employés, englobant le salaire de base, toutes les structures de commission applicables, l'éligibilité aux bonus, et la possibilité d'ajustements salariaux à la hausse basés sur la performance. Un exemple illustrant l'efficacité d'une structure de rémunération transparente pourrait être tiré d'une organisation axée sur les ventes où un système de niveaux de commission clairement défini a conduit à une motivation accrue et à une meilleure performance de vente parmi l'équipe.

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En plus de la rémunération financière de base, le calendrier et la méthodologie des paiements sont clarifiés, ce qui pourrait inclure des périodes de paie bihebdomadaires ou mensuelles. Cette clarté est cruciale pour établir des attentes financières et aider à la planification budgétaire personnelle des employés.

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Tout aussi important sont les politiques entourant les dépenses et les remboursements, particulièrement pertinentes pour les rôles qui nécessitent des déplacements ou des engagements avec les clients. Une grande entreprise de conseil pourrait adopter un système automatisé de suivi des dépenses et de remboursement pour rationaliser le processus et améliorer la satisfaction parmi les consultants qui engagent fréquemment des dépenses liées au travail.

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Initiatives d'intégration et de formation

Des programmes d'intégration et de formation sur mesure sont essentiels pour accompagner les nouvelles recrues dans leur début au sein de l'entreprise. Ces programmes de formation doivent être conçus de manière intentionnelle pour doter les employés des compétences et des connaissances nécessaires pour exceller dans leurs rôles. Un plan détaillé pour l'intégration établit un parcours clair de modules d'apprentissage, d'exercices pratiques et d'activités d'intégration.

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Cette section développe également le système de soutien disponible pour les nouveaux employés, tels que les jumelages de mentorat et les introductions départementales, visant à favoriser les connexions au sein du réseau de l'entreprise. L'efficacité de ces programmes est souvent suivie par des mécanismes de feedback et des jalons de performance, qui conduisent à une amélioration continue et une personnalisation basée sur les besoins individuels et départementaux.

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Étude de cas : Le mentorat et le mini-MBA de McKinsey

Le programme de mentorat fait partie d'une stratégie délibérée pour intégrer les nouveaux consultants dans la culture et le style de travail distinctifs de McKinsey. Les mentors jouent un rôle multifacette, agissant en tant que conseillers, entraîneurs et défenseurs de leurs mentorés. Ils aident les nouveaux consultants à définir des objectifs de carrière, à améliorer les compétences professionnelles et assistent souvent à naviguer dans le réseau mondial de l'entreprise pour identifier les opportunités de croissance et d'avancement.

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Complétant le programme de mentorat, l'investissement de McKinsey dans la formation formelle est tout aussi robuste. Le programme mini-MBA, par exemple, est une version condensée d'un programme de MBA traditionnel et est adapté pour délivrer des concepts et des compétences commerciales fondamentales que les consultants utiliseront tout au long de leur carrière chez McKinsey. Il est enseigné par des leaders internes et des experts externes, et il représente juste un composant du parcours d'apprentissage à vie que McKinsey envisage pour chaque employé.

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Le modèle d'apprentissage est structuré pour répondre à différents niveaux d'expérience et de spécialisations et est connu pour ses sessions de formation à fort impact qui couvrent un large éventail de sujets. Cela comprend l'analytique, le leadership, la gestion des clients et les connaissances spécifiques au secteur. De plus, les ressources d'apprentissage numérique de McKinsey servent de répertoire de connaissances toujours prêt qui permet aux consultants d'apprendre et de se perfectionner à la demande, en adaptant le développement professionnel à leurs engagements envers les clients.

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Chronologie Complète du Développement

Alors que les employés entament le parcours d'intégration et de formation, une chronologie de développement complète sert de guide pour tracer la progression et les attentes pour leur période initiale d'emploi. Cette chronologie décrit les jalons à atteindre et reflète une construction réfléchie des objectifs à court et à long terme.

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Les 100 premiers jours des nouvelles recrues sont souvent reconnus comme une période cruciale qui peut définir le ton de leur avenir dans l'entreprise. C'est pendant cette période que les employés s'acclimatent à la culture de l'entreprise, comprennent leur rôle et leurs responsabilités, et commencent à établir des relations avec leurs collègues et managers. Les premières expériences et les processus d'orientation qu'un nouvel employé subit sont essentiels pour façonner sa perception de l'entreprise et influencer son engagement et sa productivité à long terme.

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Au cours de ces premiers mois, les nouveaux employés sont généralement très réceptifs et désireux d'apprendre, ce qui en fait une excellente occasion pour les employeurs de communiquer efficacement leurs valeurs, leurs attentes et leur vision du succès. Cette phase est également un moment critique pour établir des canaux de communication clairs et préparer le nouvel employé à une relation de mentorat qui peut fournir un soutien et des conseils continus.

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Étude de cas : Salesforce gamifie l'apprentissage à long terme

Salesforce, un leader des solutions CRM basées sur le cloud, adopte une approche visionnaire de l'intégration des employés avec sa plateforme Trailhead. Trailhead est une expérience d'apprentissage interactive et gamifiée conçue pour doter les nouvelles recrues des connaissances et des compétences nécessaires pour réussir chez Salesforce.Il permet efficacement aux employés de prendre en charge leur développement personnel dès le premier jour.

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La plateforme propose une série de tutoriels et d'exercices en ligne couvrant un large éventail de sujets, des compétences techniques spécifiques aux produits Salesforce aux compétences douces et à la culture d'entreprise. Au fur et à mesure que les nouveaux employés terminent différents modules, ils gagnent des "badges" et accumulent des points qui mettent en valeur leurs réalisations. Ce système engageant les motive non seulement à apprendre, mais fournit également une représentation visuelle claire de leurs progrès et compétences. 

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Trailhead va au-delà de la simple intégration ; il est également utilisé pour l'apprentissage continu et le développement professionnel de tous les employés de Salesforce. Cette ressource en constante évolution aide le personnel à rester à jour avec les dernières tendances technologiques, les mises à jour de produits et les meilleures pratiques. La nature flexible de Trailhead permet aux employés d'apprendre à leur propre rythme et selon leur propre style d'apprentissage, ce qui s'est avéré efficace pour améliorer l'engagement et la productivité des employés. Avec le déploiement de Trailhead, Salesforce a révolutionné la façon dont les entreprises pensent à l'intégration et à la formation, en faisant un modèle pour d'autres dans l'industrie technologique et au-delà.

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Contacts et Ressources

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Le manuel se termine en équipant les nouvelles recrues d'un annuaire essentiel de contacts pour aider à leur intégration et à leur réseautage au sein de l'entreprise.Il comprend les contacts RH et un guide de la structure organisationnelle, qui offre une clarté sur les systèmes de soutien et permet des connexions rapides. Avec un clin d'œil à l'engagement numérique, le manuel dirige également les employés vers les médias sociaux et les plateformes en ligne de l'entreprise pour encourager la communication au-delà des murs du bureau.

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Conclusion

Le Employee Onboarding Handbook se présente comme un outil de navigation pour les nouvelles recrues, tissant ensemble le récit organisationnel, de la riche culture d'entreprise et des politiques aux conseils pratiques sur les heures de travail, la conduite et la tenue vestimentaire. Il détaille un compendium complet d'avantages, des structures de rémunération claires et des programmes d'intégration soigneusement définis. Les calendriers de développement et les ressources pour la communication soulignent un engagement envers la croissance individuelle et la synergie de l'entreprise. Ce manuel est essentiel pour tracer un chemin pour les employés afin qu'ils s'intègrent sans heurt dans l'entreprise, favorisant une main-d'œuvre préparée et connectée.

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